Mengungkap Keterbatasan WhatsApp: Mencari Alternatif Lebih Baik untuk Komunikasi Internal
Diterbitkan: 2023-07-30WhatsApp telah menjadi alat komunikasi sehari-hari untuk organisasi, lebih karena popularitas dan penggunaannya yang meluas daripada keputusan yang disengaja.
Namun, WhatsApp gagal memenuhi kebutuhan organisasi yang mencari alat komunikasi internal yang efektif – belum lagi risiko yang terkait dengan penggunaannya – dan sering dimanipulasi untuk tetap mencoba dan melakukannya meskipun memiliki keterbatasan.
Dalam hal apa WhatsApp gagal memungkinkan komunikasi yang efektif?
Komunikasi tidak terukur
“Apakah Anda memberi tahu tim? Saya mengirimi mereka pesan di WhatsApp, tidak yakin siapa yang melihatnya… Saya akan meminta mereka untuk membalas.”
Komunikasi yang efektif memungkinkan organisasi mengukur pengiriman dan dampak pesan dengan mudah, tugas yang menantang saat menggunakan WhatsApp. Beberapa organisasi mencoba melakukan ini dengan menganalisis secara manual setiap pesan WhatsApp yang dikirim dan meninjau daftar di belakang masing-masing pesan. Dalam kasus ekstrim, organisasi bahkan mendokumentasikan daftar tersebut di Excel untuk mengonfirmasi bahwa tim mereka telah meninjau informasi relevan yang disampaikan kepada mereka.
Tidak memiliki prioritas pesan
“Maaf, saya tidak pernah melihat pembaruan ini. Saya melihat sekarang bahwa itu dikirim sebelumnya di utas, dan saya tidak menyadarinya.
Di WhatsApp, semua pesan diperlakukan sama. Tidak ada cara untuk menandai pesan sebagai 'prioritas', menyebabkannya mudah hilang atau terlewatkan dalam aliran pesan yang sedang berlangsung. Ini adalah kekurangan kritis dalam konteks organisasi, di mana pembaruan mendesak atau penting tidak dapat diabaikan.
Tidak memiliki riwayat percakapan untuk anggota tim baru
“Bagaimana saya dapat menemukan informasi yang dibagikan? Saya baru saja bergabung dengan tim dan tidak memilikinya di grup WhatsApp saya.”
Setiap kali organisasi mengalami perubahan pada anggota timnya, mereka perlu menambah atau menghapus orang dari grup WhatsApp mereka. Karena anggota tim baru tidak dapat mengakses percakapan sebelum mereka bergabung, informasi penting yang dibagikan sebelumnya tidak tersedia untuk mereka. Selain itu, sulit untuk melacak informasi apa yang dilihat oleh siapa, terutama jika anggota tim bergabung di waktu yang berbeda.
Kurangnya format dan struktur
“ Saya melihat Anda mengirim informasi. Apakah Anda memiliki foto kejadian tersebut? Apakah Anda ingat untuk meminta informasi kontak?
Terkadang WhatsApp bukanlah alat yang tepat untuk pekerjaan itu. Ini sering digunakan untuk menyampaikan informasi yang harus terstruktur dan diformat dengan baik, misalnya saat melaporkan insiden atau meringkas peristiwa tertentu. Namun, WhatsApp adalah alat teks gratis dan tidak mendukung ini, membuat pelaporan menjadi lebih membosankan, kurang terstruktur, dan kurang terkontrol.
Tidak dibangun untuk delegasi tugas
" Aku menyuruhmu melakukannya ..."
Sementara WhatsApp memungkinkan Anda mendelegasikan tugas dengan cepat, kelemahan utama adalah kurangnya manajemen dan dokumentasi tugas yang tepat. Saat tugas diberikan melalui WhatsApp, sulit untuk melacak apa yang diminta dan dari siapa. Selain itu, manajer mengalami kesulitan melacak kemajuan dan penyelesaian tugas serta memelihara catatannya, yang selanjutnya mengakibatkan kebingungan dan disorganisasi.
Alat manual yang tidak cocok untuk penskalaan
“Saya masih menunggu Jamie mengeluarkan Josh dari kelompok pengawas daerah. Apakah Anda menghapusnya dari semua grup WhatsApp lainnya?”
Karena WhatsApp tidak dirancang sebagai alat komunikasi organisasi, itu tidak memiliki fitur organisasi yang penting. Oleh karena itu, menggunakannya seperti itu membutuhkan banyak perawatan manual. Bahkan administrasi anggota grup dasar menjadi tantangan ketika pengguna harus dihapus secara manual dari grup. Beberapa organisasi menggunakan spreadsheet Excel untuk melakukan ini, yang mengakibatkan kesalahan seperti mengeluarkan orang dari grup penting atau menahan mereka setelah diberhentikan.
Secara keseluruhan, kurangnya skalabilitas dan fitur organisasi membuat WhatsApp menjadi pilihan yang tidak praktis untuk komunikasi yang efisien dan bebas kesalahan dalam organisasi besar.
Tidak memiliki kemampuan untuk langsung menjangkau seluruh tim dalam skala besar
“T: Berapa lama waktu yang kami perlukan untuk memberi tahu tim? A: Yah, itu tergantung seberapa cepat manajer regional kita akan meneruskannya…”
WhatsApp gagal dalam hal mengalirkan informasi di berbagai tingkat organisasi ke semua karyawan. Meskipun tidak terlalu menjadi masalah bagi tim kecil, informasi harus melewati berbagai grup obrolan untuk mencapai tim garis depan di organisasi yang lebih besar. Dan tanpa cara yang andal untuk memastikan semua orang menerima dan mengetahui informasi penting, WhatsApp tidak memungkinkan komunikasi yang konsisten di seluruh organisasi.
“ WhatsApp tidak dimaksudkan sebagai alat komunikasi organisasi dan sebagian besar digunakan oleh organisasi karena kebiasaan. Itu gagal dalam memberdayakan komunikasi yang efektif untuk organisasi karena keterbatasan dan kurangnya kemampuan. Kami sangat menyarankan mencari alternatif yang lebih baik untuk organisasi yang percaya bahwa komunikasi adalah kunci keberhasilan mereka.”
Amir Nehemia, CEO dan salah satu pendiri Connecteam
Mencari Alternatif yang Lebih Baik untuk Komunikasi Organisasi
Memahami apa yang membuat komunikasi efektif dan menarik sangat penting saat mencari alternatif yang lebih baik. Perusahaan dengan tim yang selalu berpindah-pindah membutuhkan solusi mobile-first yang melayani seluruh tim, bukan hanya tim berbasis kantor. Itulah mengapa organisasi sering beralih ke WhatsApp saat ini: mudah diakses oleh semua pekerja garis depan mereka yang merasa tidak terjangkau.
Jadi apa yang membuat platform komunikasi organisasi menjadi efisien?
Memiliki saluran langsung ke tim Anda
Platform komunikasi yang efektif memungkinkan organisasi untuk berkomunikasi langsung dengan seluruh tim mereka tanpa perantara. Oleh karena itu, platform komunikasi yang tepat akan memungkinkan Anda untuk langsung mengirim pesan yang tepat ke tim yang tepat tanpa menyalurkan komunikasi. Kemampuan untuk mengelompokkan tim dengan cepat dan memilih audiens yang relevan sangat penting untuk memastikan informasi yang tepat menjangkau orang yang tepat.
Melayani beragam arah komunikasi
Ini termasuk atas-ke-bawah, bawah-ke-atas, dan peer-to-peer. Meskipun fungsi obrolan sangat penting untuk komunikasi sehari-hari, ini belum tentu merupakan alat yang tepat bagi karyawan untuk berbicara dengan CEO atau mendorong komunikasi antar rekan di berbagai tingkatan. Platform komunikasi yang efektif akan menyediakan alat komunikasi yang berbeda bagi organisasi di luar sekadar pesan obrolan.
Membutuhkan pekerjaan manual minimal
Agar berhasil dan melibatkan semua orang dalam tim, platform komunikasi harus membutuhkan pekerjaan manual minimal dari operatornya dan mengotomatiskan sebanyak mungkin proses. Namun, ini hanyalah garis dasar. Platform kualitas harus secara proaktif mempromosikan komunikasi yang efektif, mengurangi beban komunikator dan meningkatkan pengalaman tim.
Mendukung komunikasi terstruktur dan tidak terstruktur
Meskipun obrolan adalah cara yang bagus untuk membicarakan hal-hal kecil sehari-hari, pendekatan yang lebih terstruktur seringkali diperlukan. Platform komunikasi yang efektif memungkinkan organisasi menggunakan format terstruktur yang telah ditentukan sebelumnya, memastikan penyelesaian pelaporan, dan mengurangi bolak-balik.
Memastikan penyampaian pesan dan mengukur dampaknya
Dengan menggunakan platform komunikasi yang efektif, organisasi dapat dengan cepat mengidentifikasi siapa yang telah menerima informasi dan meminta konfirmasi aktif dari tim bila diperlukan. Ini memastikan pesan prioritas tidak hilang begitu saja dan memungkinkan Anda untuk menutup loop dengan setiap karyawan dalam hitungan menit, bukan hari.
Diatur dan dikendalikan dengan baik
Komunikasi adalah bagian besar dari hari-ke-hari setiap organisasi dan, dengan demikian, harus diatur dan dikendalikan dengan baik. Tidak seperti WhatsApp, platform komunikasi yang efektif menawarkan alat, pengaturan, dan izin yang memungkinkan organisasi mengawasi dan mengontrol proses komunikasi mereka.
Ringkasan
Terlepas dari risiko yang terkait dengan WhatsApp, banyak organisasi menggunakannya saat ini untuk berkomunikasi dengan tim mereka.
Karena tidak pernah dimaksudkan sebagai alat komunikasi organisasi, WhatsApp gagal menyampaikan komunikasi yang langsung, terukur, efektif, dan terkelola dengan baik.
Oleh karena itu, organisasi harus mempertimbangkan kembali tujuan komunikasi mereka dan mencari alternatif yang lebih baik untuk WhatsApp.
Dalam hal ini, kami mengundang Anda untuk menjelajahi Connecteam, sebuah platform yang dirancang dari bawah ke atas untuk memenuhi kebutuhan komunikasi organisasi dengan banyak anggota tim yang sedang bepergian.