Rapat Pra-Konstruksi: Yang Perlu Anda Ketahui

Mereka mengatakan bahwa tindakan berbicara lebih keras daripada kata-kata.

Tapi itu tidak berarti bahwa kata-kata juga tidak penting; ini terutama berlaku dalam industri konstruksi ketika kata-kata yang tepat dapat berdampak besar pada tindakan.

Saat bekerja di lokasi konstruksi, pertemuan prakonstruksi dapat membuat perbedaan besar di dunia.

Sesuai namanya, pertemuan pra konstruksi berlangsung sebelum pekerjaan di lokasi konstruksi dimulai.

Namun, apa yang terjadi pada pertemuan prakonstruksi, dan mengapa hal itu begitu penting?

Di satu sisi, namanya memberikannya, tetapi pertemuan pra-konstruksi terlalu signifikan untuk memberikan jawaban sederhana. Mari kita lihat lebih dekat apa yang terjadi pada pertemuan prakonstruksi dan apa yang perlu Anda ketahui tentangnya.

Siapa yang Hadir

Langkah pertama dalam menjalankan rapat prakonstruksi adalah memastikan hadirnya orang yang tepat. Jika seseorang yang penting tidak dilibatkan, hal itu dapat menimbulkan konsekuensi bagi kru lainnya, berpotensi menyebabkan kesalahan atau kecelakaan yang dapat menyebabkan cedera.

Jika ragu, jangan takut untuk mengundang beberapa orang lagi ke rapat, hanya untuk amannya. Jika ada pertanyaan apakah seseorang harus ada atau tidak, biasanya tidak ada salahnya membiarkan orang itu hadir.

Namun, kehadiran pada rapat kemungkinan besar bergantung pada ukuran perusahaan dan ukuran proyek. Kontraktor kecil biasanya memiliki beberapa orang yang memakai banyak topi selama proyek berlangsung, sehingga kehadiran selama rapat prakonstruksi akan sedikit.

Kita sedang berbicara tentang

• pemilik
• pemimpin kru
• anggota kru
• dan estimator.

Namun semakin besar proyeknya, semakin banyak orang yang perlu dilibatkan dalam rapat prakonstruksi.

Hal terakhir yang Anda inginkan adalah terlalu banyak informasi yang didistribusikan secara langsung.

Singkatnya, siapa pun yang akan berperan dalam melakukan pekerjaan selama proyek atau membuat keputusan penting saat pekerjaan konstruksi dilakukan harus hadir dalam rapat dan menerima semua informasi yang disebarluaskan.

Apa Agendanya?

Apa itu pertemuan pra-mulai? Itu tergantung pada agenda dan informasi yang perlu dibagikan dengan semua orang yang terlibat dalam proyek. Pertemuan harus dimulai dengan pengenalan pemilik dan semua pemimpin proyek. Meskipun kedengarannya jelas, setiap orang harus mengetahui semua pemain kunci dan siapa yang mengelola proyek tersebut. Mengumumkan rantai komando untuk proyek konstruksi harus menjadi agenda utama.

Penting juga untuk memperjelas tanggung jawab setiap orang yang hadir, terutama peran kontrol kualitas.

Setelah perkenalan selesai, sisa pertemuan akan membahas semua dokumen penting yang terkait dengan proyek. Bagian dari pertemuan pra-konstruksi ini bisa membosankan, yang membuatnya semakin penting untuk mencantumkan semuanya dalam agenda. Ini memudahkan semua orang untuk mengikuti dan memastikan tidak ada yang terlewatkan atau dilupakan. Jika satu informasi atau poin dalam agenda dilupakan, itu dapat menghentikan seluruh operasi.

Tutupi Dasar-dasarnya

Ketika datang ke pekerjaan konstruksi, iblis ada dalam detailnya. Setiap orang harus berada di halaman yang sama, yang berarti mencakup dasar-dasar dan memastikan semua orang mengetahui kecepatannya. Ini adalah bagian besar dari apa yang terjadi pada pertemuan pra-konstruksi.

Aspek paling mendasar dari proyek harus ditinjau sehingga setiap orang memiliki pemahaman yang baik tentang apa yang akan terjadi.

Ini akan mencakup item seperti jadwal proyek dan jadwal pembayaran. Ini harus menjawab pertanyaan tentang berapa lama proyek akan berlangsung dan kapan pekerjaan tertentu perlu dilakukan.

Secara alami, ini juga akan menyebabkan gambar dan rencana dibagikan kepada semua orang di rapat. Ini juga penting untuk menghilangkan kebingungan tentang bagaimana segala sesuatunya akan berjalan setelah proyek secara resmi dimulai. Terakhir, rapat prakonstruksi harus mencakup semua kebijakan dan prosedur yang khusus untuk lokasi kerja. Setiap orang harus berorientasi pada tempat di mana mereka akan bekerja, terutama karena banyak pekerja konstruksi berpindah dari satu lokasi ke lokasi berikutnya. Secara khusus, prosedur keselamatan harus didiskusikan panjang lebar sehingga pekerja memahami semua bahaya keselamatan yang ada dan apa yang dapat dilakukan untuk menguranginya sebanyak mungkin.

Siapa yang bertanggung jawab

Sebagian besar pertemuan pra-konstruksi memastikan ada organisasi yang berkaitan dengan kepemimpinan. Tentu saja, setiap anggota tim perlu memahami tugasnya. Namun sama pentingnya untuk menentukan orang-orang yang bertanggung jawab atas proyek dan bagian mana dari proyek yang akan mereka kelola.

Misalnya:

• Siapa manajer proyek?
• Siapa yang akan bertanggung jawab atas kontrol kualitas?
• Apakah ada manajer keselamatan khusus di lokasi?
• Apakah akan ada pemimpin yang berbeda untuk bagian proyek yang berbeda?

Setelah pekerjaan dimulai, Anda tidak dapat membuat pekerja bertanya-tanya apa yang terjadi dan dengan siapa mereka berbicara ketika mereka memiliki pertanyaan. Semua pemimpin perlu mengetahui pekerja yang akan berada di bawah pengawasan mereka, dan pekerja garis depan perlu mengetahui siapa manajer proyek mereka. Ini semua harus diselesaikan pada akhir pertemuan pra-konstruksi untuk menghindari kebingungan setelah pekerjaan dimulai.

Jika masih ada pertanyaan tentang siapa yang memiliki wewenang untuk melakukan hal-hal tertentu terkait dengan proyek, hal itu akan memperlambat kemajuan dan membuat proyek terlambat dari jadwal.

Menjawab Setiap Pertanyaan

Harus selalu ada waktu yang disisihkan untuk pertanyaan di akhir pertemuan pra-konstruksi. Adalah tugas para pemimpin untuk menyambut setiap pertanyaan dari mereka yang menghadiri pertemuan kalau-kalau ada sesuatu yang didiskusikan tidak jelas.

Apa pun pertanyaan yang diajukan, selalu lebih baik untuk menjawabnya di depan kelompok besar untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama daripada mencoba mengejar semua orang nanti.

Idealnya, setidaknya akan ada beberapa pertanyaan yang diajukan setelah pertemuan pra konstruksi.

Nyatanya, memiliki beberapa pertanyaan untuk dijawab adalah tanda pertemuan yang sukses. Jika ada terlalu banyak pertanyaan, itu adalah sinyal bahwa ada hal-hal yang tidak jelas atau pertemuan tersebut tidak memberikan detail yang cukup tentang proyek tersebut.

Anda juga tidak ingin berada dalam situasi ketika tidak ada yang bertanya setelah rapat.

Tentu saja, pertemuan itu mungkin berjalan dengan sempurna dan semuanya dijelaskan dengan jelas. Tetapi kemungkinan besar semua orang bingung tetapi tidak ingin ada yang tahu bahwa mereka tidak memiliki pemahaman tentang proyek yang akan datang.

Jalankan Bisnis Konstruksi Anda Dengan Mudah Dengan Connecteam

Menjalankan rapat pra-konstruksi hanyalah salah satu aspek dari daftar tugas yang tidak ada habisnya di piring Anda.

Jadi, jika Anda ingin menjalankan setiap aspek dari hari ke hari dengan mudah, maka Anda perlu mengimplementasikan aplikasi konstruksi terkemuka, Connecteam, pronto.

Alat ini tidak hanya mudah digunakan, dapat disesuaikan dengan bisnis Anda, dapat disesuaikan, dan harganya sangat terjangkau, tetapi fitur yang tangguh sangat penting dalam meningkatkan operasi bisnis Anda.

• Mengotomatiskan alur kerja harian dan menerima laporan dari lapangan (laporan pemeriksaan keselamatan, laporan kecelakaan, daftar periksa pemeriksaan alat, dll.)
• Jadwalkan shift individu atau tim dengan drag and drop, shift berulang, template, dll., dan kirimkan pekerjaan untuk karyawan di tempat Anda
• Pelacakan waktu GPS untuk penggajian yang akurat (yang dapat Anda ekspor dalam format apa pun)
• Aplikasi kios mandor sehingga semua orang masuk dari perangkat bersama dengan kode unik
• Perpustakaan digital dan basis pengetahuan untuk bergabung dan melatih kru Anda, bahkan berbagi kuis untuk memastikan pemahaman total tentang materi yang dibahas
• Tingkatkan kepatuhan dengan membaca dan menandatangani formulir
• Integrasi mulus dengan QuickBooks online dan penggajian Gusto
• Kelola semua permintaan SDM seperti cuti, perbarui informasi kontak, terbitkan ulasan kinerja, dan lainnya
• Temukan kontak dengan mudah menggunakan direktori karyawan dalam aplikasi
• Mulai grup atau obrolan 1:1 untuk menyempurnakan pengumuman operasional
• Tingkatkan interaksi dengan jajak pendapat langsung, kotak saran, dan survei

Sekarang fitur-fitur di atas hanya menggores permukaan saja. Mulailah dengan uji coba 14 hari gratis untuk melihat apa yang benar-benar dapat dilakukan Connecteam untuk bisnis konstruksi Anda.

Hasil Akhir Rapat Pra Konstruksi

Saat menyusun rapat prakonstruksi, sebaiknya pahami tujuan rapat dan hasil yang Anda cari setelahnya. Tentu saja, ada banyak tujuan, terutama menyelesaikan proyek tepat waktu dan tanpa terjadi kecelakaan atau cedera serius.

Tapi Anda juga ingin semua orang yang menghadiri rapat pergi dengan memahami peran mereka yang sebenarnya, kapan mereka harus melakukannya, dan bagaimana hal itu berkontribusi pada proyek secara keseluruhan.

Sampai batas tertentu, Anda ingin menginspirasi diskusi di antara para pemimpin proyek – terutama karena percakapan tersebut biasanya lebih baik dilakukan sebelum proyek dimulai. Inilah saatnya untuk menuntaskan semua detail tentang bagaimana semuanya harus bersatu. Jika tidak ada yang terlibat memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang proyek yang akan datang pada akhir rapat, aman untuk mengatakan bahwa rapat pra-konstruksi Anda berjalan dengan baik.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini