Prinsip manajemen operasi untuk tahun 2023 dan seterusnya

Karena bisnis berjuang untuk efisiensi, profitabilitas, dan kemampuan beradaptasi yang lebih besar—terlepas dari kondisi ekonomi—prinsip manajemen operasi memainkan peran penting dalam keberhasilan perusahaan lintas industri.

Mandat untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit akan tetap konstan karena organisasi dari semua ukuran menavigasi pasar yang selalu berubah. Meningkatkan efisiensi. Memotong biaya. Beradaptasi proses. Pastikan kepuasan pelanggan dengan produk, layanan, dan pengalaman berkualitas.

Manajer operasi harus mendekati dunia bisnis yang semakin kompleks dan bergerak cepat secara holistik dan dengan ketangkasan menggunakan kemampuan digital terbaik untuk banyak aspek dari setiap proses, termasuk desain produk, pengembangan, dan kontrol kualitas serta logistik yang terlibat dalam peramalan, pembelian, manajemen persediaan, dan pengiriman dan pengiriman. Semua ini harus diimbangi dengan mempertahankan pengalaman karyawan dan pelanggan yang sangat baik.

Meskipun alat praktis dan pendekatan teoretis untuk setiap proses bisnis dapat bervariasi dan pasti akan berubah, beberapa prinsip dasar dapat memandu perusahaan Anda untuk memperoleh dan mempertahankan efisiensi operasional dan daya saing yang sangat penting untuk sukses di tahun 2023 dan seterusnya.

10 prinsip manajemen operasi

Prinsip-prinsip keseimbangan manajemen operasi mendisiplinkan kontrol dari elemen dasar efisiensi operasional, pemecahan masalah yang kreatif, dan manajemen perubahan yang gesit.

Mungkin panduan yang paling banyak dikutip tentang topik ini adalah presentasi Randall Schaefer pada Konferensi Internasional 2007 Association for Supply Chain Management (APICS). Dia menjelaskan 10 prinsip:

1. Realitas
2. Organisasi
3. Dasar-dasar
4. Akuntabilitas
5. Perbedaan
6. Hubungan sebab dan akibat
7. Gairah yang dikelola
8. Kerendahhatian
9. Kesuksesan
10. Mengubah

Schaefer menyalahkan pelanggaran prinsip-prinsip fundamental ini sebagai kontributor utama perjuangan banyak perusahaan. Bisnis yang mempraktikkan prinsip dasar manajemen operasi adalah yang paling menguntungkan dan kompetitif.

Meskipun Schaefer mempresentasikan prinsip-prinsip ini dalam konteks mengapa pabrikan AS tertinggal dari pesaing dari seluruh dunia, fokus utamanya masih berlaku untuk ekonomi global saat ini dan lintas sektor dan industri.

Mari kita lihat lebih dekat prinsip-prinsip manajemen operasi Schaefer dan menerapkannya pada bisnis modern.

1. Realitas manajemen operasi

Keseimbangan antara mengelola operasi bisnis yang sangat terkontrol dan dapat diprediksi serta menerima perubahan yang cepat dan tak terelakkan sangat cocok untuk berhasil di masa yang bergejolak. Pikirkan fisika Newton dan teori chaos bekerja sama.

Teori, pemikiran, dan prinsip memang hebat, tetapi tidak ada seorang pun yang dapat menyelesaikan semua masalah Anda. Itu karena kenyataan berantakan dan bergerak lebih cepat dan ke arah yang berbeda dari skema dan kerangka kerja terbaik kami.

Solusi universal tidak ada. Prinsip dan kerangka kerja adalah alat, dan lebih mudah dan lebih nyaman untuk fokus pada mereka daripada masalah atau serangkaian masalah yang berantakan.

Tetapi untuk menjadi efektif, fokuslah pada masalah, bukan alatnya. Masalah adalah kenyataan sekarang; alat berasal dari masalah masa lalu yang tidak selalu sama dengan masalah hari ini. Apa yang berhasil terakhir kali mungkin tidak berhasil kali ini dengan cara yang sama.

2. Berjuang menuju prinsip organisasi

Sebisa mungkin, atur semua aspek operasi Anda menjadi ekosistem yang kohesif dan mandiri. Carilah konsistensi maksimum. Hal ini memungkinkan untuk prediktabilitas dan pengukuran, dan karenanya mengendalikan peningkatan, yang mengarah pada peningkatan efisiensi dan profitabilitas.

Organisasi diterjemahkan menjadi laba yang konsisten dan dapat diprediksi. Itulah tujuannya, idealnya. Perlu diingat bahwa kenyataan merayap dengan masalah yang berantakan, jadi jangan kaget ketika sesuatu yang berbeda terjadi.

Plus, perubahan tidak bisa dihindari, dan mengubah satu hal mengubah sesuatu yang lain, seringkali dengan cara yang tidak terduga. Hukum ketiga Newton memiliki keterbatasan.

3. Berpegang teguh pada dasar-dasar operasi

Inovasi adalah salah satu kata kunci favorit kapitalisme, dan untuk alasan yang bagus. Baik dalam sains, seni, maupun bisnis, inovasi sering kali mengarah pada terobosan besar untuk mengubah dunia.

Inovasi adalah hal yang menyenangkan dan mengasyikkan yang menjadi sorotan. Tapi itu biasanya hanya mungkin karena ketekunan dalam dasar-dasar operasi bisnis dan manajemen operasi yang terjadi sebagian besar di belakang layar, termasuk menyimpan catatan inventaris yang akurat, kelancaran logistik, sumber daya manusia, dan manajemen rantai pasokan.

Fungsi dan proses ini memastikan bahwa orang, informasi, dan materi datang dan pergi dan mendapatkan tempat yang mereka butuhkan tepat waktu dan efisien adalah operasi mendasar yang membuat bisnis tetap produktif dan menguntungkan, menciptakan margin untuk inovasi terjadi.

Berpegang teguh pada fundamental, hari demi hari, adalah peluang terbaik bagi bisnis untuk bertahan di masa sulit sambil memelihara inovasi dan bersiap untuk pertumbuhan.

4. Manajer operasi dan akuntabilitas

Meminta pertanggungjawaban orang atas kontribusi dan hasil mereka adalah motivator yang hebat. Manajer operasi bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan, standar, dan metrik, dan kemudian mengevaluasi hasilnya untuk menentukan penguatan positif atau negatif yang sesuai.

Sasaran dan standar ini perlu dikomunikasikan dengan baik sehingga setiap orang mengetahui apa yang diharapkan dan bagaimana kinerja diukur.

5. Semua tentang konteks: Varians

Bergantung pada konteks, tujuan, dan perspektif, varian bisa baik atau buruk. Saat Anda mencari kontrol proses yang lebih besar untuk memaksimalkan efisiensi dan mencapai biaya yang lebih rendah, varian selalu buruk.

Namun, bila tujuannya adalah variasi yang lebih besar dan rentang pilihan yang lebih luas, varian bisa bagus. Bagaimanapun, inovasi membutuhkan varian untuk berkembang dan muncul sebagai sesuatu yang baru dari proses atau sistem yang sangat terkontrol.

Tetapi faktanya adalah bahwa beberapa tingkat perbedaan tidak dapat dihindari. Terkadang varian itu kreatif dan bahkan dirancang ke dalam sistem, dan terkadang itu adalah gejala dari masalah yang mendasarinya.

Pemasaran di era perubahan frekuensi tinggi

Kami menghadapi rentetan gangguan harian yang terus-menerus, tetapi strategi mengutamakan data memberi pemasar ketangkasan untuk maju.

6. Kausalitas: Jangan fokus pada gejala

Dapatkan ke akar masalah dan selesaikan itu daripada mengobati gejala yang akan muncul berulang kali selama penyebab yang mendasarinya ada.

Gejala harus ditangani, tentu saja, tetapi Anda mungkin tergoda untuk hanya berfokus pada gejala dan melanjutkan hari Anda setelah mereda.

7. Orang dan prinsip: Semangat yang dikelola

Sementara kontrol dan disiplin dapat membuat perusahaan melewati masa ekonomi yang sulit, penting untuk diingat bahwa orang-orang Anda adalah orang-orang. Merekalah yang membuat atau menghancurkan organisasi Anda.

Manajer bertanggung jawab untuk menjalankan bisnis seefisien dan seefisien mungkin, yang membutuhkan kendali atas semua aspek operasi, membuatnya dapat diprediksi sebanyak mungkin untuk mengurangi jumlah dan volatilitas variabel.

Manajer yang sukses juga tahu bagaimana memotivasi dan mengelola semangat karyawan melalui akuntabilitas serta penghargaan dan kritik yang membangun.

8. Kerendahan hati: Manajer operasi yang benar-benar bijaksana

Socrates dan Shakespeare memiliki hal serupa untuk dikatakan tentang orang bijak yang sangat sadar akan batas pengetahuan mereka sendiri. Kebanggaan adalah salah satu dari kekuatan yang bisa baik atau buruk.

Kebanggaan bisa menjadi kreatif ketika memupuk kepercayaan diri untuk menghadapi tantangan baru dan melakukan pekerjaan terbaik Anda. Ketika kesombongan menghalangi Anda untuk mengakui bahwa Anda tidak mengetahui sesuatu atau dari meminta bantuan atau mencari nasihat yang bijak, itu menjadi mahal dengan cepat. Anda akan menghadapi masalah yang belum pernah Anda tangani sebelumnya.

Manajer yang baik dapat mengakui ketika mereka tidak tahu apa yang harus dilakukan. Kemudian mereka meminta bantuan, belajar dari situasinya, dan melanjutkan bisnis.

9. Menyeimbangkan prinsip dengan ketangkasan untuk sukses

Banyak dari prinsip-prinsip ini mungkin tampak kaku dan menyesakkan pada pandangan pertama, dan beberapa memang demikian, tetapi penting untuk menyeimbangkan kebutuhan akan disiplin dan kontrol yang ketat dalam manajemen operasi dengan pemahaman bahwa kemampuan beradaptasi juga merupakan prinsip kunci untuk bisnis.

Kemampuan beradaptasi membantu Anda membangun dan mempertahankan operasi, tetapi juga menghadapi masa ekonomi yang sulit seperti resesi dan mendorong pertumbuhan. Anda menentukan kesuksesan untuk bisnis Anda, menetapkan sasaran dengan KPI dan OKR. Namun saat pasar dan ekonomi berubah (baca: saat pelanggan berubah)—penting untuk meninjau kembali, memikirkan kembali, dan merevisi apa yang merupakan kesuksesan.

Operasi internal sangat penting untuk kesuksesan bisnis apa pun, dan alasan bisnis Anda beroperasi adalah untuk memberikan produk, layanan, dan pengalaman yang hebat kepada pelanggan Anda.

10. Mengelola perubahan

Satu-satunya yang konstan adalah perubahan. Solusi bersifat sementara. Masalah dan tantangan baru akan muncul yang tidak sesuai dengan pedoman saat ini atau seperangkat alat yang ada.

Alat pertama tidak sepi lama. Masalah baru membutuhkan pemikiran baru dan alat baru. Manajer mungkin memiliki heuristik dan metode favorit untuk mengevaluasi dan mencoba memecahkan masalah, tetapi penting untuk menghindari terpaku pada satu pandangan, satu alat, atau satu teori.

“Kelola stabilitas dalam jangka pendek,” kata Schaefer. “Pahami bahwa segala sesuatu pada akhirnya akan berubah dan mengelola perubahan dalam jangka panjang.”[/h2 ]

Itu tidak berarti mencoba memprediksi masa depan — meskipun munculnya analitik data, pembelajaran mesin, dan internet of things telah membantu memberi manajer visibilitas yang lebih besar ke dalam operasi dan informasi untuk pengambilan keputusan yang lebih akurat). “Kemampuan mengelola perubahan memisahkan manajer yang baik dari yang lemah,” kata Schaefer.

Mengapa manajemen operasi sangat penting

Berikut adalah beberapa cara prinsip-prinsip manajemen operasi dapat diadaptasi hingga tahun 2023 karena bisnis menavigasi ekonomi yang mungkin atau mungkin tidak mencapai soft landing.

Boom or bust, prinsip-prinsip tersebut berlaku untuk mencapai efektivitas operasional di berbagai bidang:

• Efisiensi
• Kualitas
• Fleksibilitas
• Kecepatan
• Pengendalian biaya
• Keteguhan
• Perbaikan terus-menerus
• Pelayanan pelanggan
• Inovasi
• Daya tanggap
• Skalabilitas
• Keberlanjutan

Dua aspek manajemen operasi — manajemen rantai pasokan dan logistik — menggabungkan sebagian besar atau semua kualitas ini dan memainkan peran penting dalam membuat bisnis menguntungkan dan sukses.

Disiplin dan kontrol adalah inti dari prinsip-prinsip manajemen operasi. Meningkatkan efisiensi dan memotong biaya adalah kekhawatiran yang selalu ada untuk menjadi dan tetap kompetitif dan menguntungkan. Tetapi ketika ekonomi berkontraksi dan ancaman resesi membayangi, bisnis harus bersiap menghadapi masa-masa sulit. Pengetatan anggaran dan langkah-langkah pemotongan biaya menjadi prioritas utama.

Fundamental yang bertahan dalam ujian waktu

Mengadaptasi Prinsip Pareto (aturan 80/20) ke manajemen operasi, Schaefer mengatakan bahwa pelaksanaan fundamental inti yang rajin dapat mendorong bisnis Anda 80% menuju kesuksesan.

Kemampuan beradaptasi, manajemen perubahan, pemecahan masalah secara kreatif, dan penerapan prinsip dan teori yang sesuai untuk akar penyebab masalah dapat mendorong 20% ​​sisanya, apa pun definisinya saat ini.

Schaefer menamai prinsip-prinsip tersebut secara khusus untuk presentasi APICS, sehingga versi-versi selanjutnya muncul dalam berbagai bentuk oleh para ahli yang berbeda. Namun hampir tiga dekade kemudian, presentasinya tetap relevan. Tentu saja, daftarnya telah diadaptasi dan diulang, tetapi inti dari prinsip-prinsip tersebut terus berlanjut, berfungsi sebagai pengingat bahwa semakin banyak hal berubah, semakin mereka tetap sama.