Cara Meningkatkan Produktivitas Dengan Solusi Komunikasi Bisnis

Selama dekade terakhir, kita telah menyaksikan sebuah revolusi dalam dunia komunikasi internal. Dalam sekejap mata, ponsel menjadi umum dan populer untuk hampir semua orang. Dan tidak hanya dalam kehidupan pribadi kita.

Operasi bisnis telah berubah secara dramatis, dari tugas sehari-hari hingga komunikasi internal hingga kepuasan pelanggan, dan lebih banyak lagi – semuanya dapat dilakukan dengan mengklik tombol dan bahkan dalam perjalanan.

Karyawan dan manajer yang dulunya tidak terhubung dan tidak dapat dihubungi kini memiliki kemampuan untuk tetap terhubung secara real-time. Ini berdampak besar pada produktivitas dan keterlibatan. Saat ini sulit membayangkan bahwa karyawan dan manajer dulunya hanya bisa bertemu langsung, setelah itu, mereka semua sendirian. Jika ada yang berubah, jika terjadi insiden, atau terjadi penjualan besar-besaran, karyawan dan manajer harus menunggu hingga penghujung hari hanya untuk mengomunikasikan hal-hal tersebut.

Tapi sekarang, ponsel adalah alat utama dalam kehidupan kita sehari-hari. Ini adalah cara termudah bagi manajer untuk menjangkau karyawan mereka dan mengelola kebutuhan bisnis sehari-hari mereka. Coba pikirkan: berapa banyak panggilan telepon yang Anda jawab atau buat sendiri setiap hari? Penelitian mengatakan Anda melakukan panggilan atau menjawab sekitar tiga kali per jam.

Namun setelah hampir satu dekade mengandalkan telepon kami untuk tugas sehari-hari, kami juga dapat melihat kelemahan dari konektivitas ini. Terutama ketika datang ke panggilan telepon tanpa akhir.

Jika Anda tidak sepenuhnya yakin, baca terus untuk menyoroti kelemahan panggilan telepon, terutama dampak negatifnya terhadap produktivitas. Tapi, ada solusinya dan kita membahasnya sebentar lagi.

Bagaimana Panggilan Telepon Membahayakan Produktivitas

1. Panggilan Telepon Mengganggu

Panggilan yang tidak direncanakan menjauhkan Anda dari apa yang Anda dan karyawan Anda coba capai dan jika itu bukan definisi hilangnya produktivitas, kami tidak tahu apa itu. Faktanya, panggilan yang tidak direncanakan membutuhkan waktu 23 menit penuh untuk pulih. Setiap kali Anda menelepon karyawan Anda, Anda menyebabkan mereka menghentikan tugas apa pun yang sedang mereka kerjakan dan membutuhkan waktu lebih lama untuk kembali ke sana.

2. Waktu Adalah Segalanya

Ada ratusan alasan mengapa panggilan tidak dijawab, baik Anda sedang rapat atau karyawan Anda sedang bersama pelanggan. Coba pikirkan, berapa kali dalam sehari karyawan Anda mencoba menghubungi Anda tanpa hasil? Dan berapa kali Anda mencoba menjangkau mereka? Permainan tag telepon tanpa akhir ini hanya menghabiskan waktu Anda.

3. Gambar Bernilai Seribu Kata

Sayangnya, saat Anda bertelepon, Anda hanya sebatas komunikasi verbal. Akan sangat sulit untuk menjelaskan sesuatu sepenuhnya ketika sebuah gambar dapat melakukan pekerjaan jauh lebih efisien. Misalnya, memberi tahu pelanggan bagaimana proyek yang Anda pekerjakan untuk mereka selesaikan, status pekerjaan pembersihan Anda, masalah tak terduga selama pertunjukan konstruksi, tingkat kecelakaan kerja Anda, dan sebagainya.

4. Berbagi & Menerima Informasi

Apa yang terjadi jika tugas yang mudah dan cepat berubah menjadi rumit dan memakan waktu? Anda mungkin perlu melakukan beberapa panggilan telepon hanya untuk berbagi informasi sederhana dan mendapatkan solusi. Bagaimana dengan berbagi detail acara perusahaan yang akan datang? Atau menggali kebijakan keselamatan setelah kecelakaan?

Tentu, Anda dapat menjadwalkan panggilan konferensi atau membawa semua orang ke lokasi yang sama untuk dapat mengomunikasikan semua ini. Namun, mengoordinasikan acara-acara ini merepotkan karena tidak ada satu hari atau satu waktu pun yang akan berhasil secara keseluruhan. Anda hanya akan menemukan diri Anda mengejar semua orang yang melewatkan panggilan atau tidak bisa datang ke rapat untuk memastikan mereka berada dalam lingkaran; dan begitu saja, satu hari penuh atau bahkan seminggu terbuang sia-sia!

Selain itu, karyawan Anda juga tidak memiliki solusi yang mudah dan real-time untuk dapat berbagi informasi dengan Anda.

5. Data Tidak Terstruktur

Katakanlah seseorang menelepon Anda untuk melaporkan lampu rusak di toko dan perlu diperbaiki dalam dua hari. Kemudian Anda menutup telepon tetapi menyadari bahwa Anda lupa menanyakan jenis lampunya apa dan kapan tukang reparasi bisa datang ke toko. Sekarang Anda harus menelepon karyawan Anda lagi untuk mendapatkan semua informasi, setelah ini selesai dan Anda memanggil tukang reparasi, Anda melihat bahwa Anda masih kehilangan informasi sehingga Anda perlu menghubungi karyawan itu lagi. Siklus terus berulang. Inilah yang terjadi ketika informasi tidak terstruktur.

6. Prioritas Tidak Ada

Anda tidak selalu memiliki kemampuan untuk memutuskan apa yang lebih penting dalam hal panggilan telepon. Misalnya, melalui selusin email dapat lebih mudah untuk diprioritaskan berdasarkan baris subjek atau dari siapa. Tetapi ketika ada panggilan masuk, jika itu nomor yang dikenal, Anda tidak tahu apa urgensi panggilan itu. Mungkin bos Anda baru saja check-in atau mungkin Anda sedang menunggu kru untuk datang ke lokasi kerja tetapi mereka terjebak macet atau itu hanya panggilan spam. Kecuali jika Anda menjawab pada saat yang tepat dan menghentikan apa yang Anda lakukan, Anda tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah Anda perlu segera menjawab panggilan atau dapat menunggu.

7. Tidak Ada Catatan Apapun

Karena tidak ada yang direkam, saat Anda perlu mengambil informasi dari panggilan yang terjadi tiga hari lalu, Anda tidak bisa. Tidak ada analitik untuk menunjukkan kepada Anda apa pokok bahasan panggilan itu. Dan jika Anda tidak mencatat setiap panggilan masuk, Anda tidak akan dapat dengan mudah mengingat kembali informasi tersebut dalam sekejap.

Sekarang, inilah masalahnya. Kami menyadari bahwa panggilan telepon akan tetap ada, terutama karena semakin banyak pekerja beralih ke pekerjaan jarak jauh dan panggilan video tampaknya menjadi norma baru. Tetapi mengetahui masalah yang terkait dengan panggilan telepon, pemilik dan manajer bisnis beralih ke solusi yang lebih modern, seperti solusi komunikasi bisnis untuk memastikan efisiensi dan produktivitas.

Apa itu Solusi Komunikasi Bisnis?

Saat Anda melengkapi perusahaan dan karyawan Anda dengan solusi komunikasi bisnis, Anda akan lebih mampu meningkatkan efisiensi, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan meningkatkan berbagi pengetahuan di antara tim Anda.

Tapi, oke, apa itu solusi komunikasi bisnis? Solusi komunikasi bisnis memungkinkan Anda berbagi informasi dan berkolaborasi dengan karyawan Anda dari mana saja dan kapan saja. Jangan hanya menganggap solusi komunikasi bisnis sebagai mekanisme untuk meningkatkan komunikasi internal tetapi sebagai cara untuk juga merampingkan manajemen tugas, menangani manajemen laporan, mendiskusikan jadwal kerja, mengelola proses penggajian, dan banyak lagi.

Menyadari hal di atas, banyak yang memilih Connecteam sebagai solusi komunikasi bisnis mereka karena ini adalah aplikasi manajemen karyawan all-in-one.

Fitur komunikasi Connecteam memastikan transparansi perusahaan, menawarkan mekanisme umpan balik untuk melibatkan karyawan dengan survei dan jajak pendapat langsung, serta menyertakan satu tempat untuk berkolaborasi, mengelola tugas, dan banyak lagi.

Fitur yang Dibutuhkan Dalam Solusi KomunikasiBisnis

Kami menunjukkan tiga masalah panggilan telepon di blog – mereka mengganggu, panggilan tidak terjawab tidak ada habisnya, dan gambar sangat penting – dan solusi komunikasi bisnis, seperti obrolan, dapat membantu mengurangi atau menghilangkan ketiga masalah ini. Alih-alih mengganggu karyawan Anda dengan panggilan telepon, cukup kirimi mereka pesan melalui aplikasi obrolan agar mereka dapat terus bekerja dan tidak menghentikan apa yang mereka lakukan untuk menjawab Anda. Jika seorang karyawan menerima pemberitahuan push, mereka juga dapat menghentikan apa yang sedang mereka lakukan. Namun, ini adalah gangguan kecil dibandingkan dengan panggilan telepon yang mengharuskan Anda untuk hampir sepenuhnya menghentikan apa yang Anda lakukan atau hanya menghabiskan terlalu banyak konsentrasi.

Alih-alih terlibat dalam permainan tag telepon, sekali lagi Anda dapat dengan mudah mengirim obrolan grup untuk menyampaikan apa pun yang Anda butuhkan. Anda juga dapat dengan cepat mengirim foto, video, atau lokasi ke manajer atau karyawan Anda jika relevan, alih-alih menghabiskan waktu untuk menelepon saat gambar bernilai ribuan kata.

Obrolan membuat komunikasi internal menjadi sederhana; buat obrolan tim dengan mudah atau mulai dialog satu lawan satu untuk menghemat waktu dan menghindari kehilangan produktivitas. Connecteam adalah solusi komunikasi bisnis online yang menampilkan alat manajemen canggih yang dibuat khusus untuk penggunaan dalam organisasi; buat survei, kotak saran, direktori karyawan, dan lainnya.

Pikirkan kembali contoh yang kami berikan: jika seorang karyawan menghubungi Anda tentang lampu yang rusak di toko. Alih-alih menelepon Anda, mereka cukup membuka laporan digital yang telah dibuat sebelumnya di aplikasi solusi komunikasi bisnis dan mengisi semua informasi yang relevan, Anda bahkan bisa mendapatkan tanda tangan digital. Ini menghemat waktu Anda berdua dan memastikan tidak ada informasi yang hilang, plus Anda memiliki riwayat semua entri yang pernah dibuat.

Solusi komunikasi bisnis harus memudahkan pembuatan formulir, laporan, atau daftar periksa. Dengan Connecteam, Anda dapat memulai dari awal atau mengedit template yang ada dan memilih dari berbagai opsi bidang, seperti teks bebas, pilihan ganda, pengunggahan gambar, pemindai dokumen, tanda tangan digital, lokasi GPS, dan banyak lagi, terutama untuk perangkat seluler.

Kirim pembaruan segera dengan pemberitahuan push untuk dengan mudah menjangkau semua karyawan Anda dengan atau tanpa kemampuan untuk komentar pengguna. Dengan cara ini, karyawan Anda mendapatkan informasi yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya, dan Anda dapat dengan mudah melacak tingkat keterlibatan serta mengetahui dengan pasti siapa yang melihat pembaruan Anda dan kapan. Sebagian besar solusi komunikasi bisnis saat ini berbasis cloud, jadi riwayat Anda akan disematkan ke semua fitur, sehingga tidak ada data yang hilang.

Garis Bawah Pada Solusi Komunikasi Bisnis

Tujuan dari solusi komunikasi bisnis ini adalah untuk membantu Anda dan karyawan Anda merampingkan komunikasi, menghabiskan lebih sedikit waktu untuk panggilan telepon, dan meningkatkan produktivitas. Impian seorang manajer.

Tidak masalah jika Anda seorang manajer bisnis besar atau bisnis ibu-ibu, komunikasi internal berada di garis depan kesuksesan dan kepuasan. Dan dengan solusi komunikasi bisnis, mengelola komunikasi internal menjadi proses yang lebih mudah.