Template Email Profesional: Format & Contoh Email

Kate Erwin

• 8 Desember 2021

Hilangkan stres karena menulis email formal dengan template email profesional dan contoh format email ini.

Penulisan Email Informal vs. Formal

Kami menulis email karena berbagai alasan, tetapi mereka cenderung terbagi dalam dua kategori: informal dan formal.

Email formal mungkin yang Anda kirim ke teman atau anggota keluarga. Pengumpulan cepat, undangan makan malam, rekomendasi resep hebat — sesuatu yang sederhana seperti ini.

Email formal umumnya digunakan dalam lingkungan bisnis. Mereka umum dalam penjualan B2B dan B2C, dan dalam komunikasi intra-kantor. Tentu saja, garis antara email informal dan formal bisa jadi tidak jelas, dan terkadang Anda mungkin menggunakan elemen masing-masing dalam email, tetapi penting untuk mengenali perbedaannya.

Misalnya, Anda mungkin memiliki teman baik di kantor Anda dan cara Anda berkomunikasi dengan mereka akan bergantung pada subjek email. Jika Anda menjadwalkan pertemuan makan siang mungkin lebih informal, tetapi jika Anda mengirim suntingan yang direkomendasikan ke kontrak, kemungkinan itu akan jauh lebih formal.

Setiap orang memiliki gaya penulisannya sendiri, tetapi terkadang Anda perlu lebih formal, dan di lain waktu, Anda dapat menggunakan gaya yang lebih santai.

Pemformatan Email Profesional Dasar

Saat Anda mengirim email informal, konsekuensinya umumnya tidak tinggi. Saat Anda mengirim undangan makan malam kepada teman Anda, tidak masalah apakah Anda mencampuradukkan beberapa kata dan mengoceh sedikit.

Hal yang sama tidak berlaku ketika Anda mengirim email profesional, jadi penting bagi Anda untuk fokus pada pemformatan. Jika Anda memecah email menjadi elemen dasarnya, maka akan lebih mudah untuk merencanakan komunikasi dan menyusunnya secara efektif.

Email profesional harus memiliki empat elemen dasar:

• Garis subjek
• Salam
• Badan email
• Tanda tangan email

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari email Anda, setiap aspek harus dioptimalkan dan dipersonalisasi untuk individu yang Anda kirimi email.

Garis subjek

Baris subjek mungkin tampak seperti sesuatu yang Anda isi sebagai renungan, tetapi ini sangat penting. Para pebisnis mendapatkan ratusan email setiap hari dan terlalu sering, ada banyak spam yang mengotori kotak masuk mereka.

Untuk menghemat waktu dalam jadwal sibuk mereka, orang menggunakan baris subjek untuk memutuskan apakah mereka akan membuka email atau tidak. Faktanya, 47% orang membuka email berdasarkan baris subjek, jadi ini adalah peluang utama untuk pengoptimalan.

Baris subjek Anda perlu menarik perhatian serta mengisyaratkan nilai yang Anda tawarkan.

Ini bisa menjadi keseimbangan yang sulit untuk ditemukan, tetapi baris subjek yang sempurna akan berdampak besar pada tingkat respons Anda.

Salam

Dalam bisnis, orang cenderung ingin Anda langsung pada intinya, tetapi pertama-tama, Anda harus mengurus formalitas. Jika Anda dengan cepat bolak-balik dalam email maka ini mungkin tidak diperlukan, tetapi sebagian besar email Anda akan dimulai dengan salam.

Bagi orang-orang yang telah menghabiskan waktu berdebat apakah harus memulai dengan “hai”, “halo”, atau “hei”, pertanyaan umum adalah apa salam terbaik?

Kuncinya adalah jangan terlalu memikirkannya dan selalu lakukan riset pada orang yang Anda kirimi email. Gunakan LinkedIn untuk mengetahui nama pilihan penerima (misalnya Dan vs Daniel) dan tetap sederhana.

Sementara "hei" mungkin lebih condong ke sisi informal, "hai" dan "halo" dapat diterima dengan baik, dan cara yang baik untuk memulai email Anda.

Pilihan lain yang dapat diterima termasuk:

• Sayang [nama]
• Salam pembuka
• Hai, yang di sana
• Halo semuanya

Anda akan mengembangkan gaya Anda sendiri dengan salam, tetapi tidak perlu terlalu memperumitnya.

Badan Email

Setelah Anda menarik perhatian penerima dan menyampaikan salam yang menyenangkan, Anda bisa masuk ke badan email Anda.

Di sinilah Anda akan menyusun pesan Anda dan membujuk pembaca untuk mengambil tindakan.

Namun, jangan terlalu terbawa!

Email berfungsi paling baik jika pendek dan ringkas. Tak seorang pun ingin melihat blok besar teks dan harus membaca esai. Alih-alih, penting untuk menjaga email Anda tetap pada intinya dan membuatnya terlihat menarik untuk dibaca (buat paragraf pendek dan gunakan tajuk untuk memecah segalanya).

Selalu fokuskan email Anda pada satu pesan. Jika Anda memiliki lebih dari satu hal untuk dibicarakan, maka lebih baik untuk memisahkannya ke dalam email yang berbeda. Tetap fokus pada poin Anda, berikan penerima semua informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan dan meminta tindakan.

Anda menulis email karena suatu alasan – Anda ingin mencapai sesuatu. Selesaikan email Anda dengan menyorot tindakan yang Anda ingin orang tersebut lakukan, dan kemungkinan besar mereka akan melakukannya.

Sertakan Tanda Tangan Email

Membuat tanda tangan email yang bersih adalah langkah mudah dan membuat Anda terlihat jauh lebih profesional. Ini akan memudahkan penerima untuk mengetahui siapa Anda, apa yang Anda lakukan, dan bagaimana menghubungi Anda.

Sangat sering, kami mengirim email ke orang yang tidak kami kenal, jadi penting untuk mengidentifikasi diri Anda. Tanda tangan email Anda harus menyertakan informasi seperti:

• Nama lengkap
• Alamat email
• Nomor telepon
• Tautan ke situs web Anda
• Tautan ke profil LinkedIn Anda

Ini akan membantu penerima memberikan gambaran yang lebih jelas tentang siapa yang mereka ajak bicara dan meningkatkan kemungkinan mereka merespons.

Template Email Profesional

Ada begitu banyak alasan berbeda untuk menulis email profesional sehingga sulit untuk menulis template umum yang cocok untuk semuanya. Setiap situasi memerlukan sesuatu yang sedikit berbeda, jadi Anda perlu mengubahnya, tetapi template email profesional ini dapat membantu Anda memulai.

Baris Subjek: [Masalah] – [Salam] [Nama Anda]

Yang terhormat [nama pilihan penerima penelitian],

Paragraf pertama:

Paragraf pertama harus singkat dan to the point. Jangan bertele-tele karena waktu orang sangat berharga. Misalnya, jika Anda melamar pekerjaan, sertakan jabatan pekerjaan, bagaimana Anda menemukan lowongan tersebut, dan tindakan apa yang Anda inginkan terjadi.

Paragraf Tengah:

Di sinilah Anda menunjukkan nilai yang Anda tawarkan dan menunjukkan mengapa penerima harus mengambil tindakan. Pastikan Anda tidak terlalu fokus pada diri sendiri tetapi juga berbicara tentang perusahaan/orang yang Anda jangkau.

Dalam contoh lamaran pekerjaan, ini berarti berbicara tentang beberapa pekerjaan hebat yang telah dilakukan perusahaan dan bagaimana nilainya cocok dengan Anda.

Paragraf Akhir:

Ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktunya dan perkuat tindakan yang Anda ingin mereka lakukan dengan ajakan bertindak.

Penutupan:

Sungguh-sungguh,

Tanda tangan email Anda

Template Email untuk Situasi Tertentu

Template email generik di atas dapat dibentuk agar sesuai dengan situasi apa pun, tetapi terkadang Anda menginginkan sesuatu yang sedikit lebih spesifik. Berikut adalah beberapa situasi umum di mana Anda akan menemukan diri Anda menulis email bisnis dan beberapa template untuk membantu Anda memulai.

1. Pengumuman

Anda mungkin tidak perlu orang untuk mengambil tindakan saat Anda mengirim email pengumuman, tetapi Anda membutuhkan orang untuk membacanya. Inilah cara Anda memastikan hal itu terjadi.

Baris Subjek: Pembaruan menarik untuk tim: Temui [nama]

Hai tim,

Saya senang memperkenalkan Anda ke [posisi anggota tim baru] kami yang baru. [nama anggota tim baru] membawa pengalaman hebat di [industri] dan akan menjadi [spesifikasi pekerjaan]

[nama anggota tim baru] adalah [detail menyenangkan yang mungkin ingin dibagikan oleh karyawan baru, misalnya penggemar berat Star Trek], jadi jangan ragu untuk menyapa dan memulai percakapan.

Sungguh-sungguh,

[Tanda tangan email Anda]

2. Email Tindak Lanjut Bisnis

Jaringan masih merupakan bagian yang sangat penting dari bisnis. Ketika Anda bertemu orang baru, penting untuk memastikan Anda memelihara hubungan dan salah satu cara Anda dapat melakukannya adalah melalui email tindak lanjut.

Baris Subjek: Senang bertemu dengan Anda di [acara]

Hai [nama penerima],

Senang bertemu Anda di [bagaimana Anda bertemu]. Saya sangat menikmati percakapan kami tentang [subjek] dan akan senang untuk mengejar ketinggalan dan mendiskusikannya lebih lanjut di masa depan.

Pekerjaan Anda sebagai [jabatan] di [perusahaan] menarik dan saya ingin mendengar lebih banyak tentang apa yang Anda lakukan. Jika Anda punya waktu dalam beberapa minggu mendatang, maka akan sangat bagus untuk minum kopi.

Saya biasanya bebas pada [hari], apakah ada yang cocok untuk Anda?

Sungguh-sungguh,

[Tanda tangan email Anda]

3. Permintaan

Salah satu email bisnis paling umum yang akan Anda tulis adalah permintaan. Baik itu meminta hari libur, meminta kenaikan gaji, atau yang lainnya, penting bagi Anda untuk mendapatkan email ini dengan benar. Bahkan jika Anda gugup tentang permintaan itu, tidak ada gunanya bertele-tele. Alih-alih, langsung ke intinya dalam pesan yang sederhana namun dibuat dengan baik.

Baris Perihal: Permintaan Liburan untuk [tanggal]

Yang terhormat [nama penerima],

Saya ingin menggunakan PTO saya untuk liburan mulai Jumat, 5 September hingga Jumat berikutnya, 12 September.

Saya akan memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab saya diselesaikan terlebih dahulu dan saya telah mendiskusikan beban kasus saya saat ini dengan rekan-rekan saya, [nama] dan [nama] sehingga mereka up to date.

Saya mengharapkan persetujuan Anda,

[Tanda tangan email Anda]

4. Pertanyaan

Pertanyaan dapat berkisar dari ya/tidak yang paling sederhana hingga yang sangat rumit. Saat Anda mengirim email kepada seseorang dengan pertanyaan, penting untuk menjaga hal-hal sederhana dan tidak menarik perhatian orang dari poin yang perlu Anda jawab.

Baris Perihal: Apakah Kami Memperbarui Kebijakan Keberlanjutan Kami?

Yang terhormat [nama penerima],

Mengingat saran pemerintah terbaru, saya bertanya-tanya apakah kami akan segera membuat perubahan pada kebijakan keberlanjutan kami?

Merek kami telah menjadi pemimpin dalam keberlanjutan selama bertahun-tahun, dan karena ini adalah sesuatu yang sangat saya sukai, ini menjadi sumber kebanggaan yang luar biasa. Saya berharap kami dapat terus mempertahankan komitmen kami terhadap lingkungan sesuai dengan saran baru.

Akan sangat menyenangkan mengetahui jika Anda berencana memperbarui kebijakan kami, dan jika Anda mencari masukan, saya akan sangat senang untuk berkontribusi.

Sungguh-sungguh,

[Tanda tangan email Anda]

5. Keluhan

Sayangnya, akan ada saatnya Anda memiliki keluhan dan perlu menyuarakan kekesalan Anda. Ini adalah bagian dari berbisnis, tetapi ini bisa menjadi email yang sulit untuk didekati. Kuncinya adalah Anda membuat poin Anda jelas dan menjaga semuanya tetap sederhana.

Baris Perihal: Keluhan Mengenai [subjek keluhan]

Hai, yang di sana,

Saya baru saja membeli [subjek keluhan] dari toko Anda di [lokasi] dan tidak berfungsi. Ketika saya pergi untuk mengembalikannya keesokan harinya, petugas tidak dapat menawarkan bantuan untuk memperbaikinya dan tidak mengizinkan saya mengembalikan produk untuk pengembalian dana.

Saya telah menggunakan toko Anda selama bertahun-tahun dan saya sangat kecewa dengan tingkat layanan yang buruk.

Tolong bisakah Anda melihat masalah ini dan menyelesaikan masalah untuk saya.

Sungguh-sungguh,

[Tanda tangan email Anda]

6. Permintaan maaf

Kita tidak selalu mendapatkan hal yang benar dalam hidup dan terkadang itu berarti kita harus meminta maaf. Ini tidak menyenangkan bagi siapa pun, tetapi Anda dapat menghilangkan stres dengan templat permintaan maaf sederhana ini.

Baris Subjek: [subjek permintaan maaf]

Hai [nama pelanggan],

Kami menemukan masalah dengan [apa] pada [kapan].

Apa artinya ini bagi Anda?

[catatan merinci efek masalah]

[catatan meyakinkan pelanggan]

Kami segera menyadari masalah ini dengan [subjek permintaan maaf] dan telah membatasi gangguan sebanyak mungkin. Tim teknis kami telah bekerja sepanjang waktu untuk menyelesaikan masalah ini, dan kami dapat memberi tahu Anda bahwa pada [waktu], semuanya kembali normal.

Dari semua orang di [perusahaan], kami ingin meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan. Kami sekarang menganalisis masalah dan menggunakan wawasan tersebut untuk memastikan tidak akan terulangnya masalah di masa mendatang.

Sungguh-sungguh,

[tanda tangan email Anda]

7. Pemutusan

Banyak situasi bisnis bisa menjadi rumit. Satu situasi yang sangat rumit adalah pemutusan hubungan kerja. Tentu saja, Anda tidak akan menghentikan pekerjaan seseorang melalui email, tetapi Anda mungkin harus menghentikan akun pengguna, atau yang serupa.

Baris Perihal: Penghentian Segera Akun Anda

Untuk Perhatian,

Kami telah menghentikan akun Anda dengan [perusahaan] dengan segera.

[alasan]

Setelah berbicara dengan Anda pada [tanggal dan waktu] mengenai [masalah], kami tidak melihat adanya perubahan dalam [jenis penggunaan]. Setelah beberapa komunikasi, Anda terus melanggar ketentuan penggunaan kami, yang berarti kami tidak punya pilihan selain menangguhkan akun.

Sungguh-sungguh,

[tanda tangan email Anda]

Takeaways Kunci

Menulis email profesional adalah bagian penting dari kehidupan. Bahkan dalam kehidupan pribadi kita, akan ada saat-saat di mana kita perlu menggunakan gaya penulisan yang lebih formal.

Saat Anda menulis email penting, mudah untuk memikirkan sesuatu secara berlebihan, tetapi jika Anda menjaga semuanya tetap sederhana dan langsung ke intinya, Anda akan lebih sukses. Bagi email menjadi beberapa bagian, fokus pada personalisasi, dan tetap singkat dan manis.