13 Prinsip Manajemen Proyek untuk Meningkatkan Keberhasilan Proyek

Mengelola proyek baik solo atau sebagai bagian dari tim dapat menjadi tantangan. Tak pelak, ada tenggat waktu, anggaran, persyaratan klien, risiko, dan berbagai prioritas untuk dipikirkan. Semua itu bisa menjadi luar biasa dengan cepat.

Itulah mengapa mengikuti beberapa prinsip utama manajemen proyek dapat membantu meningkatkan produktivitas, menetapkan harapan yang realistis, dan memastikan lebih banyak keberhasilan proyek.

13 prinsip manajemen proyek untuk memulai produktivitas Anda

13 prinsip manajemen proyek ini bukanlah aturan atau struktur kaku yang harus Anda ikuti. Sebaliknya, itu adalah pedoman untuk meningkatkan produktivitas Anda atau tim Anda. Mengikuti prinsip-prinsip inti ini akan membuat Anda berada di jalur yang benar untuk memulai dan melaksanakan proyek apa pun.

1. Tetapkan tujuan dan sasaran proyek dengan jelas

Sebelum Anda terjun ke dalam mengerjakan proyek apa pun, tentukan dengan jelas tujuan Anda. Sasaran dan sasaran yang Anda tetapkan untuk proyek Anda akan menjadi penentu utama dalam keberhasilan atau kegagalan proyek.

Ketika Anda menentukan tujuan Anda sebelum pekerjaan dimulai, tim, klien, dan Anda, semuanya menetapkan ekspektasi realistis dari proyek tersebut. Dengan begitu Anda dapat menghindari potensi kesalahpahaman di masa depan dan mengelola harapan semua orang sejak hari pertama.

Berikut adalah contoh penetapan tujuan dan ekspektasi triwulanan menggunakan platform manajemen proyek Monday.com:

Sumber gambar

2. Nominasikan satu pemimpin proyek yang berpengalaman

Sementara semua orang di tim harus memiliki kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka tentang proyek, Anda membutuhkan seseorang untuk membuat keputusan akhir dan mengawasi penyelesaian setiap tugas dan tahap proyek. Jika tidak, Anda dapat menghadapi risiko pengambilan keputusan yang lambat, tugas yang tidak ada habisnya, dan pemeriksaan kualitas yang terbatas.

Nominasikan satu pemimpin proyek berpengalaman yang dapat mengawasi seluruh proyek dari awal hingga akhir, mendelegasikan tugas, dan membuat keputusan penting.

Pemimpin proyek pilihan Anda harus seseorang yang nyaman melakukan banyak tugas dan bekerja di antara pemangku kepentingan, anggota tim, manajer senior, klien, dan pemangku kepentingan. Mereka harus menjadi komunikator yang solid yang dapat dengan jelas mengungkapkan harapan dan tujuan mereka untuk anggota tim.

Perangkat lunak manajemen proyek seperti Kissflow sangat penting untuk mempertahankan gambaran lengkap proyek dari awal hingga akhir. Ini memudahkan para pemimpin proyek untuk mendelegasikan tugas, mengevaluasi beban kerja, dan memprioritaskan berbagai bagian yang bergerak:

Sumber gambar

3. Ketahui hasil proyek

Ketika Anda telah menentukan tujuan dan sasaran proyek, saatnya untuk mengklarifikasi hasil proyek. Hasil kerja adalah item atau layanan konkret yang akan dibawa oleh penutupan proyek Anda yang sukses.

Hasil dapat berupa produk unik yang dapat dibuktikan, fitur baru, hasil, atau kemampuan layanan.

Anda dapat menentukan hasil proyek Anda dengan memikirkan tujuan Anda.

Misalnya, jika tujuan akhirnya adalah agar pengguna dapat mengelola, melacak, dan menganalisis anggaran pemasaran perusahaan mereka dengan lebih baik, kiriman Anda mungkin berupa perangkat lunak yang memungkinkan pengguna mengunggah data dan kemudian memantau, melacak, dan mengelola sesuai kebutuhan.

Anda juga dapat membuat beberapa panduan informatif dan manual pelatihan sehingga pengguna mengetahui cara mengoperasikan perangkat lunak baru secara efektif.

Berikut ini contoh hasil proyek Anda:

Sumber gambar

4. Tetapkan peran dan tanggung jawab tim yang jelas

Beberapa hal menyebabkan lebih banyak masalah daripada peran dan tanggung jawab tim yang didefinisikan dengan buruk. Ketika orang tidak tahu apa yang harus mereka lakukan, atau bagaimana tugas mereka berhubungan dengan peran anggota tim lainnya, proyek mudah tergelincir.

Garis kabur di sekitar tanggung jawab juga dapat menyebabkan perselisihan yang tidak perlu, tugas diselesaikan dua kali, atau item tidak selesai.

Ketika anggota tim tahu apa yang harus mereka lakukan kapan dan bagaimana tanggung jawab mereka sesuai dengan gambaran yang lebih besar, proyek Anda akan lebih mungkin berjalan dengan lancar dan sukses.

Selama fase awal proyek, jelaskan peran masing-masing anggota tim dengan jelas untuk memastikan semua orang bekerja sama secara efektif.

5. Evaluasi risiko proyek

Baik itu risiko ketidaksempurnaan, melebihi anggaran, atau kehabisan sumber daya non-moneter lainnya, ada risiko yang terkait dengan pengelolaan proyek.

Sebelum Anda meluncurkan proyek secara resmi, penting untuk mengidentifikasi semua potensi risiko dan mencoba menguranginya di awal daripada terjebak oleh risiko kejutan di kemudian hari.

Jadikan ini sebagai proses kolaboratif dan minta semua anggota tim untuk mengambil risiko yang menurut mereka harus Anda pertimbangkan.

Penilaian risiko yang solid mengakui bahwa ada sesuatu yang salah. Meskipun Anda tidak dapat mencegah semua risiko yang mungkin terjadi, Anda dapat mempersiapkannya dengan baik dan menyelamatkan proyek Anda dari kegagalan.

6. Ketahui prioritas dan pencapaian proyek

Kadang-kadang ketika Anda berada di tengah-tengah proyek yang kompleks, mudah untuk teralihkan oleh detail yang lebih kecil yang terasa penting pada saat itu tetapi bukan prioritas.

Mengetahui prioritas proyek Anda dan tonggak penting akan membantu Anda mengevaluasi kemajuan dan menunjukkan di mana Anda berada. Menentukan prioritas tugas Anda sejak awal akan menunjukkan kepada Anda ke mana harus mengarahkan fokus tim jika terjadi konflik tugas atau masalah.

Untuk menentukan prioritas Anda:

• Tetapkan tonggak penting proyek dalam fase perencanaan sehingga Anda dan tim Anda tahu apakah proyek Anda sesuai rencana.
• Identifikasi KPI dan metrik yang memberi tim Anda rasa kemajuan yang nyata.
• Beri nilai tugas pada skala 1-10 sesuai dengan kepentingannya.

Berikut adalah contoh visual tentang bagaimana pencapaian proyek Anda dapat terlihat:

Sumber gambar

7. Menciptakan sistem akuntabilitas dan tanggung jawab

Pertahankan rasa tanggung jawab dengan menjaga agar anggota tim tetap berinvestasi dan termotivasi oleh proyek.

Untuk melakukannya, pilih sistem manajemen proyek pusat yang memungkinkan Anda menetapkan tugas dan tenggat waktu kepada anggota tim tertentu. Pastikan semua orang tahu apa yang harus mereka kerjakan dan kapan Anda mengharapkan untuk menerima pekerjaan yang sudah selesai. Email otomatis dan pengingat obrolan dapat membantu membuat orang merasa bertanggung jawab atas pekerjaan mereka dengan memastikan mereka tidak melupakannya.

Semua anggota tim harus memiliki akses ke alat manajemen proyek dan dapat dengan mudah melacak kemajuan dan melihat peran mereka dalam proyek pada tingkat gambaran besar.

Saat Anda meluangkan waktu untuk menyiapkan sistem manajemen proyek yang efektif sejak awal, Anda juga akan membebaskan waktu Anda sendiri sebagai manajer proyek. Anda tidak perlu mengatur mikro setiap detail kecil dan sebaliknya memberi anggota tim Anda kepercayaan diri untuk bekerja sesuai kekuatan mereka dan mengatur diri mereka sendiri dan waktu mereka dengan lebih baik.

Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti Trello, Anda dapat dengan mudah menetapkan tugas kepada anggota tim dengan tenggat waktu:

Sumber gambar

8. Tetapkan anggaran yang realistis

Setiap proyek memiliki sumber daya yang terbatas. Untuk memaksimalkan peluang keberhasilan dan penyelesaian proyek Anda, penting untuk memikirkan anggaran yang realistis sehingga Anda memiliki akses ke sumber daya yang cukup.

Anda memerlukan sumber daya yang cukup untuk memberi diri Anda ruang untuk biaya tak terduga, penundaan, dan jadwal yang masuk akal. Pada saat yang sama, manfaatkan sumber daya proyek dengan sebaik-baiknya. Ambil langkah-langkah sepanjang durasi proyek untuk memastikan Anda menghemat pengeluaran jika memungkinkan dan tetap pada jalurnya.

Sebaiknya unggah anggaran Anda ke aplikasi manajemen proyek seperti ProjectManager sehingga Anda dapat melacak biaya dan pengeluaran Anda secara waktu nyata:

Sumber gambar

9. Buat strategi untuk inisiasi

Inisiasi proyek adalah semua tugas awal yang perlu diselesaikan sebelum aktivitas proyek lainnya dapat dimulai. Selama tahap ini, Anda harus menyelesaikan semua tugas admin seperti membuat dokumen kelayakan, kasus bisnis, serta berhubungan dengan pemangku kepentingan dan manajer lainnya.

Mengikuti strategi inisiasi yang tepat memastikan Anda mengatur semua dokumen admin proyek Anda dari awal. Itu berarti ketika Anda setengah jalan melalui proyek dan pemangku kepentingan meminta untuk melihat dokumen kelayakan, Anda akan tahu bahwa Anda memilikinya dan di mana menemukannya.

Pastikan semua dokumentasi inisiasi proyek Anda yang relevan disimpan di satu lokasi pusat yang mudah diakses sehingga orang dapat memeriksa dokumen saat mereka membutuhkannya.

10. Memiliki strategi untuk eksekusi

Eksekusi proyek biasanya dimulai dengan pertemuan awal proyek untuk memulai proyek secara resmi. Di sinilah Anda berbagi visi dan tujuan proyek, menetapkan tugas kepada anggota tim, dan membuat semua orang siap untuk memulai.

Selama tahap eksekusi, pastikan Anda memiliki cara untuk merekam kesalahan, perubahan arah, atau kejadian tak terduga lainnya. Dengan begitu Anda dapat menjaga semuanya berjalan lancar bahkan jika terjadi perubahan.

11. Bangun rencana komunikasi

Sangat mudah bagi manajer proyek untuk mengatur beberapa saluran komunikasi seperti Slack, email, dan obrolan manajemen proyek untuk membuat semua orang mengetahui kemajuan proyek. Tetapi ketika ada begitu banyak saluran berbeda yang harus dilacak, itu bisa sangat melelahkan bagi anggota tim.

Itulah mengapa rencana komunikasi yang jelas dan metodis sangat penting untuk menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya. Terapkan pedoman seputar saluran komunikasi pilihan Anda baik itu email, Slack, atau rapat Zoom harian.

Anda dapat memilih untuk menggunakan metode komunikasi yang berbeda untuk berbagai jenis pembaruan tugas. Misalnya, anggota tim mungkin harus memperbarui dasbor manajemen proyek mereka setiap hari untuk memperbarui orang lain tentang kemajuan tugas. Dan Anda mungkin juga mengadakan rapat Zoom tim mingguan untuk berbagi kemajuan umum dan poin penting.

Kuncinya adalah semua orang di tim memahami cara mengomunikasikan pembaruan proyek yang berbeda melalui saluran yang tepat.

Penting juga untuk menetapkan harapan yang realistis dengan pemangku kepentingan dan klien tentang kapan mereka dapat mengharapkan untuk menerima pembaruan proyek. Orang perlu tahu kapan mereka dapat mengharapkan informasi tertentu tentang proyek tersebut.

Buat rencana komunikasi yang jelas sejak awal sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang harapan komunikasi.

Komentar yang diberi tag dalam aplikasi manajemen proyek pilihan Anda dapat membantu semua orang tetap mendapat informasi tentang pembaruan tugas harian kecil:

Sumber gambar

12. Lacak dan pantau kemajuan

Untuk membuat kemajuan menjadi item nyata yang dapat dilacak dengan lebih mudah oleh tim, penting untuk menyiapkan beberapa KPI. KPI Anda mungkin mencakup anggaran, ekspektasi kualitas, dan jadwal proyek.

Selama proyek, lacak kemajuan proyek Anda dan tinjau KPI Anda secara teratur. Dengan begitu, jika proyek Anda mulai melebihi anggaran atau tidak mencapai ekspektasi timeline, Anda dapat mengetahui masalah lebih awal dan melakukan penyesuaian sebelum menggagalkan proyek Anda.

Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat menyiapkan dasbor visual untuk melacak KPI proyek Anda:

Sumber gambar

13. Memiliki proses untuk menutup proyek

Sangat penting untuk membuat proses penutupan proyek, sehingga proyek Anda tidak terjebak dalam lingkaran umpan balik yang tidak pernah berakhir atau menjadi sesuatu yang selamanya belum selesai.

Bahkan jika Anda tidak memenuhi semua tujuan dan sasaran proyek, Anda masih perlu menyelesaikan semuanya secara formal. Untuk melakukan ini, secara resmi serahkan produk jadi, atau fitur baru kepada pemangku kepentingan. Kemudian, berikan panduan tentang cara mengoperasikan dan memecahkan masalah produk baru.

Jika Anda tidak menyelesaikan semua yang Anda harapkan untuk diselesaikan, buat protokol untuk apa yang terjadi selanjutnya. Apakah Anda akan menyelesaikan item-item ini di kemudian hari atau tidak lagi menjadi prioritas?

Anda juga perlu membuat dokumen penandatanganan resmi yang berarti pekerjaan Anda pada proyek telah selesai dan sekarang berada di tangan pemangku kepentingan atau klien.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk mengadakan pertemuan dengan anggota tim dan pemangku kepentingan tentang pelajaran dan bagaimana Anda dapat meningkatkan untuk waktu berikutnya.

Terapkan prinsip-prinsip manajemen proyek ini untuk meningkatkan kesuksesan proyek Anda

Keberhasilan proyek sering kali bermuara pada manajemen proyek yang efektif. Ikuti 13 prinsip manajemen proyek ini dan lihat bagaimana Anda dapat lebih mudah berkolaborasi dengan anggota tim dan pemangku kepentingan.

Jika Anda bertujuan untuk efisiensi proyek, proses yang disederhanakan, dan komunikasi yang jelas, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk menjadi manajer proyek yang solid. Siap untuk mulai mengelola proyek menggunakan prinsip-prinsip ini? Pertama, periksa AppSumo Store, kami memiliki beberapa penawaran perangkat lunak terbaik yang tersedia.