Perangkat Lunak Manajemen Alur Kerja Proyek: Apa itu? Alat Mana yang Tepat untuk Anda?

Diterbitkan: 2019-11-27

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, menyelesaikan pekerjaan menjadi tidak praktis dan menantang. Anda menjadi bagian dari statistik yang ditemukan oleh Institut Manajemen Proyek dalam studi tahun 2018: Rata-rata, lebih dari sepertiga proyek tidak mencapai tujuannya – sama seperti pada tahun 2012.

Grafik Project Management Institute 2018 tentang metrik kinerja proyek

Sumber: Institut Manajemen Proyek

Dan seperti yang dijelaskan oleh Project Management Institute, Anda, seperti pemilik bisnis dan manajer di mana pun, memahami bahwa ketika proyek gagal, begitu pula keuntungan, karena organisasi cenderung tidak mencapai tujuan strategis.

Dalam studi tahun 2017, PMI berbicara dengan Barry O'Reilly, rekan penulisLean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scale, dan berkata, “perusahaan yang sukses terus bereksperimen untuk mempelajari apa yang berhasil dan apa yang tidak. Mereka berfokus pada pemenuhan kebutuhan pelanggan dengan mengklarifikasi tujuan, mempersingkat putaran umpan balik, dan mengukur kemajuan berdasarkan hasil, bukan hasil.”

Grafik Project Management Institute 2018 tentang pengiriman nilai

Sumber: Institut Manajemen Proyek

Dari grafik di atas, kita dapat melihat bahwa organisasi yang memiliki 80% atau lebih proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran, serta memenuhi tujuan awal dan niat bisnis akan mengalami kematangan realisasi manfaat yang tinggi. PMI juga menunjukkan dalam studi 2017 mereka, “37% proyek gagal karena kurangnya tujuan yang jelas, seperti yang dikonfirmasi oleh para pemimpin bisnis.”

IBM (International Business Machines Corporation) mengatakannya sendiri, “IBM memiliki 3 tujuan utama yang jelas untuk proyek – jadwal, anggaran, dan kualitas. Hanya 40% proyek yang memenuhi tujuan utama ini.”

Jadi, seperti orang lain, Anda memutuskan untuk mengintegrasikan solusi teknologi ke dalam operasi Anda, dengan harapan dapat mengembangkan bisnis Anda dengan lebih efisien. Namun kemudian Anda mengetahui bahwa memilih alat yang tepat tidaklah semudah yang Anda kira.

Maksud saya, tidak ada kekurangan solusi di luar sana untuk membantu Anda menyelesaikan pekerjaan. Bergantung pada vertikal dan ukuran bisnis Anda, Anda mungkin memiliki lusinan (bahkan ratusan) solusi dan layanan perangkat lunak untuk dipilih.

Tapi kriteria apa yang harus Anda pertimbangkan, dan bagaimana Anda bisa menemukan solusi paling akurat untuk tujuan dan operasi bisnis spesifik Anda?

Manajemen Proyek vs. Manajemen Alur Kerja

PMChat melaporkan “bahwa penggunaan perangkat lunak PM yang tersedia secara komersial meningkatkan kinerja dan kepuasan”, namun “44% manajer proyek tidak menggunakan perangkat lunak”.

Jika itu Anda, memasuki pasar alat di luar sana bisa sangat luar biasa. Jadi sebelum kita berbicara tentang alat dan solusi perangkat lunak, mari kita perjelas perbedaan antara manajemen proyek dan manajemen alur kerja, untuk membantu Anda memahami apa yang harus dicari.

Meskipun kedua konsep tersebut terkait, keduanya tidak sama .Seperti namanya, satu untuk mengelola proyek, sementara yang lain untuk mengelola operasi dan proses – atau, dengan kata lain, alur kerja.

Anehnya, PWC menemukan bahwa “perangkat lunak PM digital meningkatkan kinerja dan menemukan bahwa 77% proyek berkinerja tinggi menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, namun ditemukan bahwa 44% manajer proyek tidak percaya penggunaan perangkat lunak untuk mengelola proyek.” Selain itu, Access Group menemukan bahwa 66% manajer proyek menyatakan bahwa keputusan utama dalam berinvestasi perangkat lunak bergantung pada organisasi. Dengan pesan campuran seperti itu, memilih perangkat lunak manajemen proyek yang tepat sangat penting, tidak hanya untuk menyelesaikan proyek Anda tetapi juga meyakinkan mereka yang menggunakan perangkat lunak manajemen proyek bahwa itu benar-benar berfungsi. Menemukan alat yang tepat adalah perbedaan antara kesuksesan dan kegagalan. Lagi pula, “Untuk setiap $1 miliar yang diinvestasikan di Amerika Serikat, $122 juta terbuang sia-sia karena kurangnya kinerja proyek,” kata PMI.org. Kami akan mengatakannya lagi, perangkat lunak manajemen proyek yang tepat hanya akan membantu bisnis Anda menyelesaikan tujuannya.

Kelola karyawan & bisnis Anda dengan Connecteam

Connecteam adalah perangkat lunak manajemen proyek terbaik untuk membantu bisnis Anda menyelesaikan tujuannya. Anda dapat dengan mudah mengelola proyek dan meningkatkan operasi organisasi yang sedang berlangsung saat dalam perjalanan.

Temukan lebih banyak lagi

Apa itu Manajemen Proyek?

Menurut Project Management Institute, manajemen proyek sebagai “ penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek. ”

Ingin melihat seperti apa hari dalam kehidupan seorang manajer proyek konstruksi? Lihat video lama tapi bagus ini:

Seperti yang Anda lihat di video, proyek adalah operasi tunggal, unik dan sementara, dibatasi oleh waktu dan cakupan . Oleh karena itu, alat manajemen proyek sering dibuat untuk pekerjaan yang memiliki garis awal dan garis akhir. Niat mereka adalah untuk membantu Anda merencanakan dan mengelola gambaran besar dari setiap usaha.

Di sinilah mereka berbeda dari alat manajemen alur kerja.

Apa itu Manajemen Alur Kerja?

Manajemen alur kerja berfokus pada detail kecil yang mengubah gambaran besar menjadi kenyataan. Menurut TaskTrakz, " alur kerja adalah... [a] serangkaian tahapan serta bagaimana Anda dapat berpindah antar tahapan ."

Alat yang berspesialisasi dalam hal ini membantu Anda mengelola tugas dan beban kerja masing-masing karyawan, dan membuat proses bisnis yang terdefinisi dengan baik yang menjadi rutinitas .

Tujuannya di sini adalah untuk membuat dan mengotomatiskan proses berulang, yang Anda sesuaikan dan optimalkan dari waktu ke waktu untuk meningkatkan produktivitas, dan karenanya meningkatkan pertumbuhan.

Anda dapat menggunakan alat ini untuk mengelola proyek dengan lebih baik, dan untuk meningkatkan operasi organisasi yang sedang berlangsung.

Kedengarannya rumit…

Inilah visualisasi manajemen alur kerja yang bagus. Di antaranya, Anda akan melihat bagaimana praktisi layanan kesehatan yang hanya mengumpulkan pembayaran untuk 60% tagihan mereka – karena kerumitan dan birokrasi dalam industri ini – akhirnya dapat memperoleh bayaran untuk semua pekerjaan yang mereka lakukan saat mereka akhirnya mengoptimalkan dan mengotomatiskan bisnis mereka proses.

Aspek Kritis Kurang di Sebagian Besar Manajemen Proyek dan Alat Manajemen Alur Kerja

Menariknya, meskipun Anda tidak dapat menghidupkan gambaran besar manajemen proyek tanpa detail kecil yang dapat dioptimalkan oleh manajemen alur kerja, manajemen alur kerja berada pada posisi yang kurang menguntungkan di pasar .

Sudah cukup buruk bahwa Anda dapat menemukan lebih banyak metodologi dan alat untuk manajemen proyek, sedangkan solusi manajemen alur kerja sering kali menawarkan kepada Anda tidak lebih dari daftar periksa yang dimuliakan.

Namun yang benar-benar membuat frustrasi adalah, seperti dalam manajemen proyek, sebagian besar alat manajemen alur kerja tidak memiliki opsi kolaborasi dan komunikasi. Banyak alat yang terlalu bergantung pada solusi eksternal, seperti email, untuk koordinasi dan komunikasi.

Akibatnya, Anda akan sering menemukan diri Anda mengelola tim di mana orang yang berbeda menggunakan alat yang berbeda untuk bekerja pada usaha yang sama . Misalnya, beberapa orang menggunakan Google Docs untuk mempermudah kolaborasi, sementara yang lain tetap menggunakan Microsoft Word yang bagus.

Tidak heran jika 62% bisnis percaya bahwa memahami berapa banyak waktu dan uang yang dihabiskan sebuah proyek adalah tantangan manajemen proyek #1 mereka.

Untuk mengatasinya, Anda memerlukan pendekatan holistik untuk proyek dan proses operasi bisnis. Masukkan manajemen alur kerja proyek.

Manajemen Alur Kerja Proyek: Menggabungkan yang Terbaik dari Kedua Dunia untuk Solusi Holistik

Manajemen alur kerja proyek lebih merupakan pendekatan daripada kategori perangkat lunak. Dengan menerapkan metodologi manajemen proyek ke dalam manajemen alur kerja (dan sebaliknya), Anda bisa mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia dengan sedikit sistem yang terlibat.

Itu, tentu saja, berarti produktivitas yang lebih tinggi, pertumbuhan yang lebih cepat, dan keuntungan yang lebih besar.

Menurut Dan Epstein, yang memiliki pengalaman lebih dari 25 tahun di industri ini, salah satu alasan manajemen alur kerja proyek sangat efektif adalah karena menciptakan manajemen proyek yang bebas dari kesalahan . Tonton seluruh webinarnya tentang topik tersebut di sini:

Cara Memilih Alat Manajemen Alur Kerja Proyek Terbaik untuk Anda

Untungnya, ada produk perangkat lunak di luar sana yang memungkinkan Anda mengoptimalkan manajemen proyek dan manajemen alur kerja, sambil tetap gesit dan serbaguna, dengan biaya yang efektif.

Alat ini memungkinkan Anda berkomunikasi dengan tim di mana pun setiap orang berada, menetapkan tugas dan subtugas bolak-balik, dan berkolaborasi dengan sesama anggota tim lebih cepat dan lebih efektif. Itu, pada gilirannya, berarti penghematan biaya dan pertumbuhan bisnis yang lebih besar.

Apa yang Harus Ditawarkan oleh Setiap Perangkat Lunak Manajemen Alur Kerja Proyek Hebat

Sebagian besar alat manajemen alur kerja hanya memberi Anda banyak daftar periksa berulang, tetapi itu tidak cukup bagi produk perangkat lunak untuk benar-benar dianggap sebagai alat manajemen alur kerja proyek.

Sebaliknya, alat tersebut perlu memberikan perspektif yang lebih holistik dan dapat menunjukkan bagaimana tugas bekerja sama sebagai bagian dari peta jalan proyek, dengan tujuan, keberatan, dan tugas tertentu. Perangkat lunak harus mampu memberikan akuntabilitas pada tingkat karyawan tunggal dan memberikan wawasan ini dengan cara yang mudah dicerna. Selain itu, alat tersebut harus dapat memberikan solusi holistik untuk kolaborasi tim pada proyek tertentu dan juga lintas proyek.

5 Pertimbangan Penting Lainnya untuk Memastikan Anda Memilih Alat Manajemen Alur Kerja Proyek yang Akurat untuk Bisnis Anda

Kebutuhanmu. Petakan terlebih dahulu, lalu pilih perangkat lunak yang membantu Anda mencapai prioritas utama.
Anggaran Mu. Pilih produk yang masuk akal untuk arus kas Anda dan jumlah waktu yang akan Anda hemat.
Berapa lama? Seberapa mudah atau rumit itu?
Kemudahan penggunaan. Biarkan tim Anda mencobanya selama uji coba gratis, untuk memastikan kesesuaiannya.
Keandalan dan pengalaman. Lihat siapa lagi yang mereka layani di industri spesifik Anda. Baca testimonial dan studi kasus dari rekan Anda.

Alat Manajemen Alur Kerja Proyek Favorit Kami: Sebuah Perbandingan

Untuk memudahkan Anda menjadi produktif, kami memutuskan untuk melakukan semua pekerjaan berat dan memberi Anda perbandingan alat manajemen alur kerja proyek favorit kami.

Harga

Durasi Uji Coba Gratis

Penerapan

Keandalan & Pengalaman

$74-149/bulan. Lebih banyak untuk perusahaan, lebih sedikit untuk startup tahap awal. Diskon 20% untuk pembelian tahunan.

30 hari

Menawarkan basis pengetahuan yang bagus (termasuk video) untuk membantu Anda memulai.

Kisah sukses termasuk LinkedIn, Siemens, OkCupid.

$29-$49/bulan untuk maksimal 30 pengguna, plus Anda dapat menambahkan lebih banyak pengguna dan ada paket Perusahaan. Connecteam sangat cocok untuk karyawan tanpa meja.

14 hari, plus ada paket gratis selamanya hingga 10 pengguna

Sesi one-on-one onboarding, pusat bantuan, tutorial bawaan, dan posting blog.

Kisah sukses termasuk Sodastream, FOX Group, Centennial Sweeping, Restorasi Kanada, SodexoMAGIC,

$33-111/bulan untuk versi cloud. Lebih banyak jika Anda memiliki 100+ pengguna. Diskon pembelian tahunan tersedia. Versi server: $559-2.239 pembayaran satu kali. Apalagi jika lebih dari 100 pengguna.

14 hari

Basis pengetahuan mencakup banyak manual.

Kisah sukses termasuk Gita Technologies, World Innovation Technologies, Lear Corporation.

Hitung harga Anda dengan memilih jumlah anggota tim, tamu, manajer proyek, dan mereka yang memiliki akses penuh, serta durasi langganan. Diskon dimulai dengan langganan 3 bulan.

14 hari

Basis pengetahuan menawarkan panduan pengguna dan tutorial (termasuk tutorial video).

Pelanggan termasuk CLH, Repsol, Loewe, Elavon.