Jadwal Fleksibel: Panduan Bisnis Terbaik

Bekerja dengan jadwal yang fleksibel adalah tren yang berkembang bagi pengusaha, terutama mengingat permintaan karyawan. Mari kita uraikan apa itu jadwal fleksibel, pro dan kontranya bagi pemberi kerja dan karyawan, dan bahkan menjawab beberapa FAQ tentang topik tersebut.

Permintaan untuk jadwal yang fleksibel telah tumbuh secara signifikan selama dekade terakhir.

Bahkan sebelum COVID-19, survei menunjukkan bahwa 87% karyawan menginginkan kesempatan untuk bekerja dari rumah setidaknya untuk beberapa waktu.

Setengahnya bahkan bersedia menerima pemotongan gaji sebagai gantinya.

Jadwal kerja yang fleksibel memungkinkan karyawan untuk bekerja pada tingkat produktivitas puncak mereka dan memberi mereka kemampuan untuk menjalani keseimbangan kehidupan kerja yang sehat. Faktanya, jadwal fleksibel menjadi lebih umum karena semakin banyak karyawan Milenial dan Generasi Z memasuki dunia kerja.

Di blog ini, kita akan menyelami tujuan jadwal fleksibel, berbagai pro dan kontra bagi karyawan dan pengusaha, dan bagaimana menerapkan jadwal fleksibel secara efektif ke dalam bisnis Anda.

Apa Itu Jadwal Fleksibel?

Jadwal yang fleksibel memberi karyawan alternatif untuk standar jam 8 pagi - 5 sore tetapi masih total 40 jam kerja per minggu. Secara umum, itu berarti tidak ada jadwal ketat yang sama untuk semua orang. Sebagai gantinya, karyawan dapat memilih shift atau slot waktu yang paling sesuai dengan mereka sepanjang hari (atau malam).

Jadwal fleksibel memungkinkan karyawan untuk memvariasikan waktu mereka memulai dan mengakhiri hari kerja mereka, selama mereka masih melakukan jumlah pekerjaan yang sama dan mempertahankan tingkat produktivitas yang sama atau lebih tinggi .

Apa Jenis Jadwal Fleksibel yang Tersedia?

Apakah Anda perlu bekerja di luar kantor dari waktu ke waktu atau hanya dapat bekerja selama akhir pekan, jadwal fleksibel dapat menjadi skenario yang saling menguntungkan bagi pemberi kerja dan karyawan dan dapat mengambil banyak bentuk.

Minggu Kerja Terkompresi

Minggu kerja terkompresi mungkin merupakan jadwal fleksibel yang paling umum karena mencakup empat hari kerja dalam seminggu dengan karyawan yang bekerja empat sepuluh jam sehari. Jenis jadwal fleksibel ini memberi tim Anda hari libur tambahan sehingga mereka dapat menikmati keseimbangan kehidupan kerja.

Biasanya, minggu kerja terkompresi bekerja paling baik di pengaturan kantor. Namun, jika Anda merencanakan dengan benar, itu bisa cocok dengan bisnis apa pun seperti ritel, restoran, dan sebagainya. Manfaat lain dari minggu kerja terkompresi termasuk istirahat yang lebih baik dan lebih sedikit perjalanan.

Jadwal Fleksibel Harian

Melalui jadwal fleksibel harian, karyawan memiliki beberapa pilihan:

• Mulai lebih awal dan selesaikan lebih awal
• Mulai bekerja nanti dan tetap bertugas nanti
• Luangkan waktu ekstra selama istirahat makan siang mereka, yang kemudian dibuat
• Bekerja di malam hari
• Miliki akhir pekan yang fleksibel, atau hari tetap pada hari khusus, alih-alih akhir pekan standar

Jadwal harian yang fleksibel memungkinkan untuk bekerja dari jam 10 pagi sampai jam 3 pagi atau jam 7 pagi sampai jam 4 sore. Jadwal fleksibel semacam ini berbeda dari jam standar dan diputuskan oleh karyawan dan majikan.

Waktu Fleksibel

Dengan waktu fleksibel, majikan tidak terobsesi dengan jam berapa Anda masuk. Sebaliknya, mereka ingin Anda bekerja dengan jumlah jam standar yang Anda setujui dan menyelesaikan semua tugas Anda. Ini berarti Anda bisa datang ke kantor kapan pun Anda mau dan pergi kapan pun Anda mau!

Selama karyawan bertanggung jawab atas waktu mereka dan mencapai tujuan mereka, itu yang terpenting. Jadi jika mereka hanya menghabiskan 15 jam di kantor dan sisanya dilakukan dari rumah, hei, lebih banyak kekuatan untuk Anda.

Pergeseran Terpisah

Jadwal shift terpisah berarti Anda membagi jam kerja Anda sepanjang hari. Misalnya, Anda dapat memasukkan empat jam di pagi hari, dua jam lagi di sore hari, dan mengakhiri malam Anda dengan memasukkan dua jam terakhir Anda.

Varian lain adalah memasukkan empat jam di pagi hari dan kemudian empat jam di malam hari. Jadwal shift split berarti bahwa jadwal Anda untuk hari itu dibagi untuk memungkinkan kejadian kehidupan lain di antaranya.

Berdasarkan semua yang telah kami uraikan di atas, jadwal kerja yang fleksibel dapat menghasilkan proses kerja yang efektif dan efisien. Dengan perubahan yang berkembang dalam angkatan kerja, Anda harus tetap berada di depan tren untuk memastikan keterlibatan dan kepuasan karyawan.

Jadwal Alternatif

Jadwal fleksibel semacam ini memudahkan karyawan yang tidak dapat bekerja selama lima hari dalam seminggu. Karyawan ini membutuhkan jadwal yang memungkinkan tanggung jawab mereka, seperti perawatan anak dan hal-hal pribadi lainnya.

Jadwal alternatif memudahkan karyawan untuk bekerja di akhir pekan, mengambil bagian dalam shift kedua, atau bahkan shift malam (semua jenis shift kata), memberi mereka lebih banyak kebebasan di siang hari.

tempat fleksibel

Flexplace bertindak sebagai jadwal yang telah ditentukan sebelumnya yang dirancang untuk memudahkan karyawan bekerja dari rumah atau lokasi terpencil mana pun yang bukan kantor mereka. Ini dapat berkisar dari beberapa jam atau hari dalam seminggu hingga basis waktu penuh. Penjadwalan Flexplace dapat diimplementasikan dalam tiga cara:

• Telecommuting : Menggunakan komputer dan perangkat digital untuk mengatasi keterbatasan waktu dan lokasi, telecommuting memungkinkan karyawan untuk bekerja baik dari jarak jauh atau di tempat kerja.
• Hoteling : Mirip dengan telecommuting, pekerja memesan ruang kerja bersama yang terpisah untuk melakukan pekerjaan mereka, mengurangi biaya ruang kantor.
• Program Snowbird : Kemampuan untuk memindahkan pengaturan kerja ke wilayah yang lebih hangat selama musim dingin. Pekerja di bisnis komunikasi dan telemarketing sangat diuntungkan dari program snowbird.

Kerja Jarak Jauh

Jenis jadwal fleksibel ini memungkinkan karyawan untuk melakukan semua pekerjaan di luar kantor secara sementara atau permanen.

Saat ini, banyak bisnis merangkul pekerjaan jarak jauh, memberi karyawan lebih banyak fleksibilitas daripada sebelumnya untuk bekerja dan tinggal di mana pun mereka memilih.

Program kerja jarak jauh membuka rekrutmen untuk kandidat yang lebih luas dengan pengalaman dan keterampilan yang relevan.

Posisi Paruh Waktu

Pekerjaan paruh waktu adalah pengganti yang berharga bagi pekerja yang tidak dapat bekerja berjam-jam atau berhari-hari seperti rekan kerja dengan jadwal kerja penuh waktu. Jenis fleksibilitas ini untuk pekerja yang memiliki komitmen lain di luar pekerjaan, seperti mengasuh anak atau belajar.

Berbagi Pekerjaan

Untuk menyelesaikan tugas secara efisien dan efektif, manajer mungkin mempertimbangkan untuk menerapkan program pembagian kerja atau pembagian kerja dalam bisnis mereka. Ini pada dasarnya adalah pembagian tanggung jawab penuh waktu di antara dua atau lebih pekerja paruh waktu.

Karyawan yang dipilih akan membagi setiap minggu kerja di antara mereka, memastikan bahwa jadwal pekerjaan "penuh waktu" masih lengkap.

Waktu Berbayar Ekstra (PTO)

Dengan meningkatkan waktu istirahat karyawan, Anda memberi mereka insentif untuk terus melakukan rutinitas kerja yang dapat dengan mudah menjadi monoton.

Peningkatan waktu liburan, atau bahkan waktu liburan yang tidak terbatas, adalah kebijakan yang dipertimbangkan secara serius oleh banyak bisnis untuk memotivasi pekerjanya agar bekerja secara maksimal.

Cara Membuat Jadwal Fleksibel untuk Bisnis Anda

Sejujurnya, lingkungan kerja yang fleksibel dapat membuat kehidupan majikan menjadi sangat sulit. Bagaimanapun, ini bisa menjadi mimpi buruk logistik untuk mencari karyawan yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu tergantung pada ketersediaan mereka. Ini bisa menjadi cara yang rumit untuk menjalankan bisnis, terutama jika Anda bekerja dengan karyawan di lokasi dan zona waktu yang berbeda.

Namun, dengan beberapa langkah sederhana, pengusaha dapat membuat jadwal fleksibel bekerja dengan lancar untuk kepentingan bisnis mereka.

1. Tetapkan Jam Kerja Inti

Mendapatkan tim untuk berkolaborasi dari zona waktu dan lokasi yang berbeda bisa jadi rumit. Itulah mengapa membangun jendela kerja umum sangat penting.

Misalnya, jendela kerja inti itu bisa dari jam 11 pagi sampai jam 4 sore dan selama seminggu. Hanya selama waktu ini rapat tim dan delegasi tugas dapat dilakukan.

Dengan dasar disiplin ini, karyawan tahu persis kapan waktu yang optimal untuk berkomunikasi satu sama lain dan manajemen atas sambil juga diberikan otonomi yang mereka butuhkan.

2. Kenali Karyawan Anda Secara Pribadi

Di zaman sekarang ini, tidak cukup hanya mengetahui karyawan Anda dalam hal pekerjaan yang mereka lakukan dan keterampilan yang mereka bawa ke meja.

Jika Anda memiliki gambaran yang jelas tentang siapa mereka sebagai individu, dan komitmen apa yang mereka miliki di luar pekerjaan, maka Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang ketersediaan mereka dan setiap orang lebih mungkin untuk saling percaya.

Akibatnya, tugas dapat dikelola lebih efisien. Ini juga berarti bahwa Anda tahu individu mana yang paling cocok untuk pekerjaan tertentu. Ini juga mengurangi kemungkinan perlunya mengelola karyawan secara mikro.

Mengenal karyawan jarak jauh Anda secara pribadi bisa jadi menantang. Tetapi ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membuatnya lebih mudah:

• Lakukan video call catchups secara teratur : Sangat penting untuk menghubungi karyawan secara teratur, baik harian atau mingguan. Minimal 15-30 menit mengejar ketinggalan setiap hari dapat membuat komunikasi di tingkat jarak jauh jauh lebih efektif.
• Bersikaplah mengerti : Penting untuk memberi karyawan jarak jauh manfaat dari keraguan, percaya bahwa mereka menyelesaikan pekerjaan bahkan ketika mereka tidak ada.
• Ajukan pertanyaan : Luangkan lebih sedikit waktu untuk berfokus pada diri sendiri atau tugas yang ada dan berikan sedikit perhatian kepada karyawan Anda. Tunjukkan minat pada kehidupan mereka. Ini membangun rasa saling menghormati dan menunjukkan kepada tenaga kerja Anda bahwa Anda peduli dengan mereka.

3. Maksimalkan Rapat Tim Anda

Sementara rapat tim dapat memakan waktu dan menghalangi pekerjaan yang sebenarnya, itu penting untuk membangun semangat dan moral tim. Untuk memanfaatkan rapat ini sebaik mungkin untuk mengakomodasi jadwal sibuk semua orang, Anda harus:

• Langsung : Jangan biarkan tim pergi pada garis singgung yang sia-sia. Jaga agar hal-hal tetap ringkas dan sesuai topik.
• Mengirimkan agenda : Memberi tim agenda pra-pertemuan tentang apa yang akan dibahas dalam rapat sebelumnya dapat membuat mereka siap.
• Selesaikan semuanya : Berikan tips yang dapat ditindaklanjuti kepada karyawan Anda yang dapat mereka terapkan pada pekerjaan mereka di luar rapat.

4. Gunakan Solusi Perangkat Lunak Penjadwalan Digital

Solusi perangkat lunak penjadwalan digital dapat membantu pemberi kerja menyiapkan jadwal fleksibel yang terperinci dan mudah dibaca untuk tenaga kerja mereka. Karyawan dapat membuat penyesuaian pribadi terhadap jadwal dari kenyamanan perangkat seluler mereka untuk memastikan bahwa semua shift telah dipersiapkan sebelumnya.

Perangkat lunak semacam ini, seperti Connecteam, dapat memungkinkan manajer untuk:

• Gandakan atau atur jadwal berulang, gunakan drag & drop, atau buka shift untuk diperebutkan.
• Dapatkan peringatan jika jam telah melampaui batasan harian atau mingguan yang telah ditentukan sebelumnya.
• Tambahkan info ke setiap shift, seperti waktu, lokasi, tugas, catatan, lampiran, dll.
• Dapatkan pemberitahuan jika karyawan menerima atau menolak shift, check in terlambat, atau menyelesaikan tugas.
• Tambahkan atau edit shift, tukar pengguna, tetapkan tugas, dan banyak lagi.
• Jadwalkan shift dengan berbagai cara (tunggal, ganda, impor, atau templat).

Jika Anda masih tidak yakin bahwa Anda memerlukan jadwal yang fleksibel, mari selami pro dan kontra dari perspektif majikan dan karyawan.

Pro dan Kontra Jadwal Fleksibel untuk Pengusaha

Pro untuk Pengusaha

Anda, majikan, bisa mendapatkan keuntungan dari menerapkan jadwal kerja yang fleksibel dalam berbagai cara. Ini termasuk:

• Peningkatan keterlibatan dan moral karyawan : Karyawan dengan keseimbangan kehidupan kerja jauh lebih bahagia dan puas yang mengarah pada semangat dan keterlibatan karyawan yang lebih baik. Plus, itu juga berarti mereka tidak akan repot-repot mencari pekerjaan baru di tempat lain.
• Rekrutmen yang lebih mudah : Menyertakan jadwal fleksibel memberi Anda kemungkinan yang jauh lebih tinggi untuk menarik talenta terbaik saat ini. Bukan rahasia lagi bahwa pasar kerja saat ini sangat kompetitif. Jadi, Anda perlu melayani tenaga kerja saat ini dengan insentif dan manfaat yang tepat jika Anda ingin tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan.
• Mengurangi pergantian karyawan : Jadwal kerja yang fleksibel mungkin menjadi elemen kunci dalam strategi retensi karyawan Anda, yang dapat mengurangi pergantian karyawan. Ketika karyawan terlibat, bahagia, dan puas, mereka tidak mencari pekerjaan di tempat lain.
• Tingkat produktivitas yang lebih tinggi : Studi menunjukkan tingkat produktivitas yang jauh lebih tinggi dan moral yang meningkat ketika karyawan ditawari jadwal yang fleksibel.
• Lebih sedikit ketidakhadiran atau masuk terlambat : Karyawan dengan jadwal fleksibel dapat dengan mudah merencanakan jadwal pribadi mereka di sekitar shift mereka, sehingga masuk tepat waktu terjadi secara alami. Faktanya, penelitian ini menunjukkan bahwa karyawan yang memiliki kesempatan untuk membuat jadwal kerja alternatif yang sesuai dengan kebutuhan mereka lebih mungkin untuk masuk tepat waktu. Dengan jadwal fleksibel dan aplikasi pelacakan waktu yang akurat, Anda membantu secara dramatis menurunkan ketidakhadiran dan keterlambatan masuk.

Kontra untuk Pengusaha

Dengan semua itu, jadwal kerja yang fleksibel belum tentu merupakan pengaturan yang sempurna untuk majikan. Sebagai contoh:

• Dapat menimbulkan kurangnya kepercayaan : Sebagian besar manajer terbiasa melihat karyawan mereka masuk, melakukan pekerjaan mereka, dan keluar dari jam kerja. Ini memungkinkan mereka mengawasi apa yang dilakukan karyawan mereka sepanjang hari. Namun, jadwal fleksibel bergantung pada kepercayaan. Beberapa manajer mungkin tidak memiliki kepercayaan total pada karyawan mereka, yang dapat menyebabkan hubungan negatif.
• Karyawan dapat menyalahgunakan fleksibilitas : Karyawan yang bekerja dari rumah dapat mengambil bagian dalam tugas-tugas rumah tangga, menonton TV, atau tidur siang. Beberapa rekan kerja mereka yang bekerja dari jam 9-ke-5 mungkin menganggap mereka sebagai pemalas, karena majikan tidak dapat memantau produktivitas dengan mata kepala sendiri.
• Mengurangi kepuasan pelanggan : Beberapa pelanggan mungkin merasa terganggu ketika karyawan tertentu tidak ada. Bila Anda memiliki peran pekerjaan yang berpusat pada pelanggan, maka itu mungkin hanya memungkinkan beberapa penjadwalan yang fleksibel. Mungkin bekerja dari rumah sepanjang hari tidak mungkin.

Pro dan Kontra Jadwal Fleksibel untuk Karyawan

Kelebihan untuk Karyawan

Karyawan Anda juga dapat memperoleh manfaat dari penggunaan jadwal kerja yang fleksibel dalam berbagai cara. Ini termasuk:

• Keseimbangan kehidupan kerja yang sehat : Dari kewajiban keluarga dan mengejar hasrat lain hingga memerangi masalah kesehatan atau menghindari perjalanan panjang, alasannya tidak terbatas. Menurut penelitian, 16,8% milenial memilih pekerjaan mereka karena mereka dapat mencapai keseimbangan kehidupan kerja. Selain itu, ketika memutuskan tempat bekerja, fleksibilitas adalah prioritas utama.
• Menghemat waktu dan uang untuk perjalanan : Dengan jadwal yang fleksibel, karyawan dapat bekerja dari jarak jauh, yang berarti mereka dapat menghindari lalu lintas dan peristiwa stres lainnya saat bepergian. Plus, karyawan dapat menghemat uang untuk bahan bakar dan waktu yang hilang saat bepergian.
• Lebih banyak peluang untuk tumbuh : Dalam hal perekrutan dan retensi karyawan, perusahaan harus menawarkan peluang pengembangan karyawan, terutama karena itulah yang dituntut oleh generasi milenial dan Z. Faktanya, Gallup melaporkan bahwa “87% generasi milenial menilai peluang pertumbuhan dan pengembangan profesional atau karir sama pentingnya bagi mereka dalam pekerjaan.” Dengan penjadwalan yang fleksibel, karyawan Anda dapat mengikuti kursus atau kelas profesional saat mereka tidak bekerja sehingga mereka dapat mencapai tujuan pendidikan mereka dan mencapai keterampilan profesional yang lebih tinggi terkait dengan peran pekerjaan mereka.

• Biaya yang lebih rendah untuk pengasuhan anak : Jadwal kerja yang padat, harian, dan fleksibel semuanya menawarkan kesempatan kepada orang tua untuk sangat menurunkan biaya pengasuhan anak. Jika salah satu orang tua bekerja dengan jam kerja tradisional, orang tua dengan jadwal fleksibel dapat tersedia untuk pengantaran sekolah sementara yang lain melakukan penjemputan. Keseimbangan ini menawarkan kemudahan bagi orang tua untuk mengelola dua pekerjaan penuh waktu tanpa perlu mengasuh anak.
• Kesejahteraan yang lebih sehat : 68% karyawan dengan jadwal yang tidak fleksibel melaporkan “tingkat stres kerja yang tidak masuk akal.” Pada saat yang sama, mereka yang memiliki jadwal fleksibel melaporkan tingkat stres terkait pekerjaan jauh lebih sedikit. Kesehatan fisik dan mental tim Anda penting bagi hasil akhir, bagi pelanggan, bagi tingkat pergantian, dan bagi kewarasan mereka sendiri dalam kehidupan pribadi mereka.

Kontra untuk Karyawan

Sama seperti majikan, jadwal kerja yang fleksibel juga dapat menimbulkan kerugian bagi karyawan juga. Ini termasuk:

• Penjadwalan bisa menjadi rumit : Karyawan yang secara teratur bekerja di lingkungan kantor dapat merasa sulit untuk bekerja dengan baik ketika rekan kerja mereka tidak memiliki jadwal kerja yang sama. Mungkin rumit untuk merencanakan pertemuan tim karena koordinasi di sekitar jam fleksibel setiap orang dapat menyebabkan sakit kepala.
• Tidak sesuai dengan semua peran : Tidak semua peran pekerjaan cocok untuk penjadwalan yang fleksibel, seperti posisi yang berhadapan dengan pelanggan. Oleh karena itu, peran pekerjaan ini membutuhkan jam kerja yang teratur. Untuk karyawan seperti ini, mereka mungkin membenci rekan kerja mereka yang memiliki lebih banyak kebebasan dalam jadwal mereka.
• Dapat menciptakan praktik yang tidak aman : Jika seorang karyawan bekerja lebih awal atau lebih lambat dari rekan kerja mereka, maka mereka sering berada di kantor sendirian atau hampir sendirian. Hal ini dapat menyebabkan masalah kewajiban karena jika terjadi kecelakaan atau bahaya, karyawan tidak memiliki siapa pun untuk dihubungi.

FAQ

Apa tujuan dari jadwal fleksibel?

Jadwal fleksibel memungkinkan karyawan untuk menyesuaikan jam kerja mereka sehingga tidak selalu sesuai dengan jadwal kerja tradisional seperti 9-5 hingga 8-6. Seperti namanya, jadwal fleksibel memberikan fleksibilitas bagi karyawan dan majikan, selama yang pertama masih menyelesaikan jumlah jam kontrak mereka per minggu.

Faktor-faktor apa yang harus Anda pertimbangkan saat membuat jadwal yang fleksibel?

Untuk membuat jadwal fleksibel yang relevan untuk karyawan Anda, Anda perlu menilai budaya tenaga kerja Anda saat ini dan mengidentifikasi kebutuhan individu dan kolektif karyawan Anda.

Dari sana, Anda dapat mulai membangun kebijakan dan struktur yang membuat jadwal fleksibel di tempat kerja Anda realistis dan berkelanjutan. Anda perlu menemukan alat yang efektif untuk membuat jadwal yang sebenarnya, baik itu melalui proses manual atau dengan solusi digital. Setelah diterapkan, penting untuk memantau keberhasilan jadwal dan menyesuaikannya seiring berjalannya waktu.

Pertanyaan mana yang harus Anda tanyakan kepada karyawan Anda saat membuat jadwal yang fleksibel?

Beberapa pertanyaan yang layak ditanyakan kepada karyawan Anda saat merancang jadwal fleksibel untuk mereka meliputi:

• Bisakah peran Anda dilakukan dari jarak jauh?
• Bisakah itu dilakukan setiap saat sepanjang hari?
• Apakah penjadwalan fleksibel sudah dilakukan dalam bisnis? Apakah itu berhasil?
• Apakah karyawan saat ini memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang efektif?

Intinya pada Jadwal Fleksibel

Penting bagi Anda untuk mempertimbangkan pro dan kontra dalam menyediakan jadwal kerja yang fleksibel untuk karyawan dan bisnis Anda. Kami telah menyoroti banyak manfaat, mulai dari peningkatan produktivitas hingga pengurangan pergantian karyawan.

Meskipun mungkin ada beberapa kelemahan, dengan perencanaan yang cermat, strategi manajemen karyawan yang efektif, dan aplikasi penjadwalan karyawan, Anda dapat dengan mudah mengatasi kontra yang disebutkan.