Panduan Uraian Pekerjaan Resepsionis: Membangun Tim Stellar dengan Template Gratis

Diterbitkan: 2023-04-20

Peran resepsionis merupakan bagian integral dari organisasi mana pun, karena mereka sering menjadi titik kontak pertama untuk klien, pelanggan, dan pengunjung. Membuat deskripsi pekerjaan resepsionis yang terdefinisi dengan baik sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda, karena membantu menarik talenta terbaik dan memastikan bahwa kandidat mendapat informasi yang baik tentang tanggung jawab mereka.

Sekilas Resepsionis

Tanggung Jawab Utama Resepsionis

Resepsionis biasanya melakukan berbagai tugas untuk memastikan kelancaran pengoperasian meja depan dan kantor secara keseluruhan. Tanggung jawab utama mereka mungkin termasuk:

Menyambut klien, pelanggan, dan pengunjung dengan ramah dan profesional
Menjawab panggilan masuk dan mengarahkannya ke anggota staf yang tepat
Menangani surat dan pengiriman, baik masuk maupun keluar
Menjadwalkan janji temu dan mengelola kalender
Membantu tugas-tugas administrasi seperti entri data dan manajemen file
Memberikan informasi dasar tentang perusahaan atau layanan yang ditawarkan

Keterampilan Utama yang Diperlukan untuk Posisi Resepsionis

Resepsionis yang sukses harus memiliki berbagai keterampilan yang memungkinkan mereka unggul dalam peran mereka. Keterampilan ini mungkin termasuk:

Komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik
Kemampuan interpersonal yang kuat
Sikap profesional dan ramah
Perhatian terhadap detail
Keterampilan organisasi dan manajemen waktu
Pemecahan masalah dan kemampuan berpikir kritis
Adaptasi dan fleksibilitas
Kemahiran dalam aplikasi komputer dan perangkat lunak perkantoran

Pendidikan dan Pengalaman Diperlukan untuk Peran Resepsionis

Sementara beberapa majikan mungkin memerlukan ijazah SMA atau sederajat, banyak posisi resepsionis tidak memerlukan pendidikan formal. Namun, pengalaman sebelumnya dalam peran serupa atau dalam layanan pelanggan dapat bermanfaat. Selain itu, industri tertentu seperti kantor medis atau gigi mungkin memerlukan pengetahuan atau sertifikasi khusus.

Menyusun Deskripsi Pekerjaan yang Sempurna

Pentingnya Uraian Pekerjaan yang Akurat dan Melibatkan

Deskripsi pekerjaan yang dibuat dengan baik adalah alat penting untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik. Dengan memberikan gambaran peran resepsionis yang akurat dan menarik, kandidat dapat mengukur apakah mereka cocok untuk posisi tersebut dan selaras dengan nilai dan ekspektasi perusahaan.

Komponen Penting dari Uraian Pekerjaan Resepsionis

Deskripsi pekerjaan resepsionis yang komprehensif harus mencakup komponen utama berikut:

Judul pekerjaan: Nyatakan dengan jelas judul posisi dan istilah khusus industri yang relevan.
Tinjauan perusahaan: Berikan pengantar singkat tentang organisasi Anda dan misi atau visinya.
Tujuan pekerjaan: Rangkum tujuan utama dari peran dalam perusahaan.
Tanggung jawab dan tugas: Buat daftar tugas dan tanggung jawab utama yang terkait dengan posisi tersebut.
Keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan: Uraikan pendidikan, pengalaman, dan keahlian yang diperlukan untuk peran tersebut.
Jenis pekerjaan: Tunjukkan apakah posisinya penuh waktu, paruh waktu, atau sementara.
Lokasi dan lingkungan kerja: Tentukan lokasi pekerjaan dan jelaskan latar fisik atau budaya.
Gaji dan tunjangan: Tawarkan informasi tentang paket kompensasi dan tunjangan atau tunjangan tambahan apa pun.

Tips Menulis Deskripsi Pekerjaan yang Jelas dan Ringkas

Gunakan bahasa yang lugas: Hindari jargon dan pilihlah bahasa yang sederhana dan langsung untuk menyampaikan informasi yang diperlukan.
Jadilah spesifik: Uraikan dengan jelas tanggung jawab, kualifikasi, dan harapan yang terkait dengan peran tersebut.
Fokus pada aspek yang paling penting: Prioritaskan aspek kunci dari posisi dan hindari kandidat yang berlebihan dengan detail yang berlebihan.
Tekankan budaya perusahaan Anda: Sorot nilai, misi, dan lingkungan kerja yang membedakan organisasi Anda.
Proofread: Pastikan deskripsi pekerjaan Anda bebas dari kesalahan dan mengomunikasikan citra profesional.

Template Gratis

Untuk membantu pembuatan deskripsi pekerjaan resepsionis yang efektif, kami telah menyediakan empat templat khusus industri yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda.

Templat 1: Uraian Pekerjaan Resepsionis Medis

Judul Pekerjaan: Resepsionis Medis

Tinjauan Perusahaan: [Masukkan deskripsi singkat tentang praktik medis Anda, termasuk jenis layanan yang ditawarkan dan pernyataan misi atau visi Anda]

Tujuan Pekerjaan: Resepsionis Medis bertanggung jawab untuk memberikan dukungan pasien yang luar biasa, menjaga kantor depan, dan membantu tugas administratif untuk memastikan kelancaran operasi klinik.

Tanggung jawab dan kewajiban:

1. Sambut pasien dan pengunjung dengan ramah dan profesional
2. Jadwalkan janji temu dan kelola kalender dokter
3. Daftarkan pasien baru dan perbarui informasi pasien yang ada
4. Menjawab panggilan telepon dan menangani pertanyaan pasien
5. Mengumpulkan dan memproses pembayaran pasien
6. Kelola catatan pasien dan pastikan privasi dan kepatuhan
7. Membantu berbagai tugas administratif sesuai kebutuhan

Keterampilan dan Kualifikasi yang Dibutuhkan:

1. Ijazah SMA atau sederajat
2. Pengalaman sebelumnya di kantor medis atau peran layanan pelanggan lebih disukai
3. keahlian komunikasi berbicara dan menulis yang kuat
4. Pengetahuan tentang terminologi medis dan peraturan HIPAA
5. Kemahiran dalam sistem rekam medis elektronik (EMR) dan perangkat lunak perkantoran
6. Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik
7. Kemampuan untuk mempertahankan sikap welas asih dan profesional

Jenis Pekerjaan: [Penuh waktu, paruh waktu, atau sementara]

Lokasi dan Lingkungan Kerja: [Masukkan informasi tentang lokasi pekerjaan dan deskripsi singkat tentang pengaturan kerja]

Gaji dan Tunjangan: [Berikan perincian tentang kisaran gaji, tunjangan kesehatan, cuti berbayar, dan informasi kompensasi lain yang relevan]

Templat 2: Deskripsi Pekerjaan Resepsionis Gigi

Judul Pekerjaan: Resepsionis Gigi

Tinjauan Perusahaan: [Masukkan deskripsi singkat tentang praktik gigi Anda, termasuk jenis layanan yang ditawarkan dan pernyataan misi atau visi Anda]

Tujuan Pekerjaan: Resepsionis Gigi bertanggung jawab untuk mengelola meja depan, memberikan dukungan pasien yang sangat baik, dan membantu tugas administratif untuk memastikan pengalaman kantor gigi yang positif dan efisien.

Tanggung jawab dan kewajiban:

1. Sambut pasien dan pengunjung dengan ramah dan profesional
2. Jadwalkan janji temu dan kelola kalender dokter gigi
3. Daftarkan pasien baru dan perbarui informasi pasien yang ada
4. Menjawab panggilan telepon dan menangani pertanyaan pasien
5. Memproses klaim asuransi dan menagih pembayaran pasien
6. Memelihara catatan pasien dan memastikan privasi dan kepatuhan
7. Membantu berbagai tugas administratif sesuai kebutuhan

Keterampilan dan Kualifikasi yang Dibutuhkan:

1. Ijazah SMA atau sederajat
2. Pengalaman sebelumnya di kantor gigi atau peran layanan pelanggan lebih disukai
3. keahlian komunikasi berbicara dan menulis yang kuat
4. Pengetahuan tentang terminologi gigi dan proses asuransi
5. Kemahiran dalam perangkat lunak manajemen praktik gigi dan perangkat lunak kantor
6. Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik
7. Kemampuan untuk mempertahankan sikap welas asih dan profesional

Jenis Pekerjaan: [Penuh waktu, paruh waktu, atau sementara]

Lokasi dan Lingkungan Kerja: [Masukkan informasi tentang lokasi pekerjaan dan deskripsi singkat tentang pengaturan kerja]

Gaji dan Tunjangan: [Berikan perincian tentang kisaran gaji, tunjangan kesehatan, cuti berbayar, dan informasi kompensasi lain yang relevan]

Templat 3: Uraian Pekerjaan Resepsionis Hotel

Jabatan: Resepsionis Hotel

Tinjauan Perusahaan: [Masukkan deskripsi singkat tentang hotel Anda, termasuk jenis layanan yang ditawarkan dan pernyataan misi atau visi Anda]

Tujuan Pekerjaan: Resepsionis Hotel bertanggung jawab untuk memberikan dukungan tamu yang luar biasa, mengelola meja depan, dan membantu tugas administrasi untuk memastikan pengalaman hotel yang positif dan berkesan.

Tanggung jawab dan kewajiban:

1. Sambut tamu dan pengunjung dengan ramah dan profesional
2. Periksa tamu masuk dan keluar dari hotel secara efisien
3. Kelola reservasi dan pembatalan kamar
4. Menjawab panggilan telepon dan menangani pertanyaan tamu
5. Memproses pembayaran dan memelihara catatan yang akurat
6. Berikan informasi tentang fasilitas hotel dan atraksi lokal
7. Membantu berbagai tugas administratif sesuai kebutuhan

Keterampilan dan Kualifikasi yang Dibutuhkan:

1. Ijazah SMA atau sederajat
2. Pengalaman sebelumnya di hotel atau peran layanan pelanggan lebih disukai
3. keahlian komunikasi berbicara dan menulis yang kuat
4. Kemampuan interpersonal yang sangat baik dan pola pikir yang berfokus pada pelanggan
5. Kemahiran dalam perangkat lunak manajemen hotel dan perangkat lunak perkantoran
6. Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang luar biasa
7. Kemampuan untuk mempertahankan sikap profesional dan ramah

Jenis Pekerjaan: [Penuh waktu, paruh waktu, atau sementara]

Lokasi dan Lingkungan Kerja: [Masukkan informasi tentang lokasi pekerjaan dan deskripsi singkat tentang pengaturan kerja]

Gaji dan Tunjangan: [Berikan perincian tentang kisaran gaji, tunjangan kesehatan, cuti berbayar, dan informasi kompensasi lain yang relevan]

Templat 4: Uraian Pekerjaan Resepsionis Perusahaan

Jabatan: Resepsionis Perusahaan

Tinjauan Perusahaan: [Masukkan deskripsi singkat tentang perusahaan Anda, termasuk jenis layanan yang ditawarkan dan pernyataan misi atau visi Anda]

Tujuan Pekerjaan: Resepsionis Perusahaan bertanggung jawab untuk mengelola meja depan, memberikan dukungan pengunjung yang luar biasa, dan membantu tugas administratif untuk memastikan lingkungan kantor yang profesional dan ramah.

Tanggung jawab dan kewajiban:

1. Sambut pengunjung dan klien secara profesional dan sopan
2. Jawab panggilan masuk dan arahkan ke anggota staf yang tepat
3. Kelola pemesanan ruang konferensi dan koordinasikan rapat
4. Menangani pengiriman surat dan kurir, baik masuk maupun keluar
5. Berikan informasi dasar tentang perusahaan atau layanan yang ditawarkan
6. Menjaga area resepsionis bersih dan terorganisir
7. Membantu berbagai tugas administratif sesuai kebutuhan

Keterampilan dan Kualifikasi yang Dibutuhkan:

1. Ijazah SMA atau sederajat
2. Pengalaman sebelumnya di kantor perusahaan atau peran layanan pelanggan lebih disukai
3. Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik
4. Kemampuan interpersonal yang kuat dan sikap profesional
5. Kemahiran dalam perangkat lunak perkantoran dan sistem telepon
6. Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang luar biasa
7. Kemampuan untuk mempertahankan sikap ramah dan mudah didekati

Jenis Pekerjaan: [Penuh waktu, paruh waktu, atau sementara]

Lokasi dan Lingkungan Kerja: [Masukkan informasi tentang lokasi pekerjaan dan deskripsi singkat tentang pengaturan kerja]

Gaji dan Tunjangan: [Berikan perincian tentang kisaran gaji, tunjangan kesehatan, cuti berbayar, dan informasi kompensasi lain yang relevan]

Menyesuaikan Templat agar Sesuai dengan Kebutuhan Organisasi Anda

Penting untuk menyesuaikan template yang disediakan untuk mewakili organisasi Anda secara akurat dan persyaratan khusus dari peran resepsionis. Pastikan untuk menyesuaikan tanggung jawab, kualifikasi, dan detail khusus industri apa pun untuk membuat deskripsi pekerjaan yang secara akurat mencerminkan posisi yang Anda tawarkan.

Proses Wawancara dan Seleksi

Menyaring Kandidat Potensial

Untuk memastikan proses perekrutan yang berhasil, mulailah dengan meninjau resume dan surat lamaran dengan hati-hati untuk mengidentifikasi kandidat yang memiliki keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan. Pertimbangkan untuk menggunakan Sistem Pelacakan Pelamar (ATS) untuk merampingkan proses penyaringan dan meningkatkan efisiensi.

Mempersiapkan Pertanyaan Wawancara untuk Resepsionis

Kembangkan satu set pertanyaan wawancara yang dirancang untuk menilai keterampilan interpersonal, komunikasi, dan pemecahan masalah kandidat. Pertanyaan harus fokus pada skenario dunia nyata, pengalaman layanan pelanggan, dan tantangan terkait kantor. Selain itu, tanyakan tentang motivasi dan aspirasi karir kandidat untuk mengukur komitmen jangka panjang dan potensi kecocokan mereka dalam organisasi Anda.

Menilai Kandidat untuk Kecocokan Budaya dalam Organisasi Anda

Pertimbangkan bagaimana nilai, gaya kerja, dan kepribadian kandidat selaras dengan budaya perusahaan Anda. Menilai kecocokan budaya membantu memastikan lingkungan kerja yang positif dan mengurangi perputaran karyawan. Masukkan pertanyaan berbasis perilaku dan contoh situasional dalam wawancara untuk mengevaluasi bagaimana kandidat selaras dengan nilai dan harapan organisasi Anda.

Orientasi dan Pelatihan

Menyambut Resepsionis Baru Anda

Setelah Anda memilih kandidat yang ideal, berikan pengalaman orientasi yang hangat dan ramah. Perkenalkan mereka kepada tim, berikan tur fasilitas, dan jelaskan nilai dan harapan perusahaan. Pengenalan yang positif dan menarik membantu mengatur suasana untuk pengalaman kerja yang sukses dan memuaskan.

Menyediakan Sumber Daya dan Dukungan untuk Sukses

Lengkapi resepsionis baru Anda dengan alat, sumber daya, dan dukungan yang diperlukan untuk unggul dalam peran mereka. Ini mungkin termasuk menyediakan materi pelatihan, akses ke perangkat lunak yang relevan, atau pendampingan dari kolega yang berpengalaman. Dorong komunikasi terbuka dan umpan balik untuk memastikan mereka merasa nyaman mengajukan pertanyaan atau mencari bantuan sesuai kebutuhan.

Menetapkan Tujuan dan Harapan untuk Kinerja

Uraikan dengan jelas harapan Anda untuk kinerja resepsionis, termasuk indikator kinerja utama (KPI) atau sasaran spesifik yang terkait dengan tanggung jawab mereka. Tinjau kemajuan mereka secara teratur dan berikan umpan balik yang konstruktif untuk membantu mereka tumbuh dan berkembang dalam peran tersebut. Terapkan evaluasi kinerja untuk menilai kinerja mereka, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan mendiskusikan peluang pertumbuhan di masa depan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Apa perbedaan utama antara resepsionis dan sekretaris?

Sementara kedua peran tersebut melibatkan tugas administratif dan layanan pelanggan, resepsionis terutama mengelola meja depan, menyapa pengunjung, dan menangani panggilan masuk. Sebaliknya, seorang sekretaris sering memberikan dukungan langsung kepada individu atau departemen tertentu dan mungkin memiliki tugas yang lebih terspesialisasi seperti persiapan dokumen, entri data, dan koordinasi pertemuan.

Berapa penghasilan seorang resepsionis biasanya?

Gaji resepsionis dapat bervariasi tergantung pada industri, lokasi, dan tingkat pengalaman. Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja AS, per Mei 2020, gaji tahunan rata-rata untuk resepsionis adalah $31.110. Namun, angka ini dapat berubah seiring waktu dan mungkin tidak mewakili tren pasar saat ini secara akurat.

Apa sumber daya terbaik untuk menemukan kandidat resepsionis?

Untuk menemukan kandidat resepsionis yang memenuhi syarat, pertimbangkan untuk memposting deskripsi pekerjaan Anda di papan pekerjaan populer, situs pekerjaan khusus industri, atau platform media sosial seperti LinkedIn. Anda juga dapat menghubungi perguruan tinggi setempat, sekolah kejuruan, atau agen tenaga kerja untuk mendapatkan kandidat potensial.

Bagaimana saya tahu jika organisasi saya membutuhkan resepsionis?

Jika organisasi Anda sering menerima pengunjung, klien, atau pelanggan, dan Anda memerlukan bantuan untuk tugas administratif, resepsionis dapat menjadi tambahan yang berharga bagi tim Anda. Resepsionis membantu menciptakan suasana yang ramah, mengelola panggilan masuk, dan memberikan dukungan untuk berbagai tugas kantor, berkontribusi pada efisiensi dan kesuksesan organisasi Anda secara keseluruhan.

Bisakah resepsionis bekerja paruh waktu atau sementara?

Ya, resepsionis dapat bekerja paruh waktu atau sementara, tergantung kebutuhan organisasi Anda. Pastikan untuk secara jelas menentukan jenis pekerjaan yang diinginkan dalam deskripsi pekerjaan Anda untuk menarik kandidat yang dapat mengakomodasi kebutuhan Anda.

Lihat lebih banyak contoh deskripsi pekerjaan!