6 Contoh Template Email Pengingat

Apakah Anda perlu mengirimkan pengingat ramah kepada klien tentang rapat atau pembayaran yang akan datang? Templat pengingat email adalah cara terbaik untuk menghemat waktu dan menjaga agar bisnis Anda tetap berjalan dengan lancar.

Dengan memiliki pengingat email yang telah dibuat sebelumnya, Anda dapat dengan cepat mengirim pesan ke klien atau pelanggan tanpa harus mengetikkan hal yang sama setiap saat. Dalam artikel ini, kami akan membagikan enam contoh template pengingat email yang dapat Anda gunakan untuk bisnis kecil Anda. Mari kita mulai!

Apa itu Email Pengingat?

Email pengingat adalah pesan yang dikirimkan kepada seseorang untuk mengingatkan mereka tentang sesuatu yang seharusnya mereka lakukan, email sebelumnya, atau acara yang akan datang. Email pengingat bisa sangat membantu untuk membuat orang tetap teratur dan sesuai rencana, terutama jika tugas atau acara tersebut penting. Untuk memastikan email pengingat efektif, penting untuk memastikan pesannya jelas dan ringkas, dan penerima tahu kapan harus mengharapkannya.

• BACA LEBIH BANYAK: 16 Aplikasi Mail Ideal untuk Bisnis Kecil

Cara Menulis Email Pengingat

Email pengingat yang sopan adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa tugas-tugas penting tidak terlupakan. Dengan mengirimkan email pengingat yang sopan, Anda dapat memastikan bahwa penerima diingatkan tentang apa yang perlu dilakukan dan kapan harus dilakukan. Berikut adalah panduan langkah demi langkah singkat tentang cara menulis email pengingat, dimulai dengan baris subjek:

Langkah 1: Tulis baris Subjek yang Jelas

Baris subjek pengingat email penting karena itu adalah hal pertama yang akan dilihat penerima. Baris subjek harus jelas, ringkas, dan to the point. Misalnya, "Pengingat: Rapat mendatang pada hari Rabu" atau "Pengingat: Pembayaran jatuh tempo pada hari Jumat".

Langkah 2: Buka Dengan Salam Sopan

Setelah baris subjek, hal berikutnya yang akan dilihat penerima adalah pembukaan email. Sangat penting untuk membuka dengan sapaan yang sopan, seperti “Dear Mrs. Smith,” atau “Hello Mr. Jones.” Anda bisa bersikap sopan sambil juga menyertakan waktu dalam sapaan Anda. Misalnya, Anda dapat mengucapkan "Selamat pagi" atau "Selamat siang".

Langkah 3: Langsung ke Intinya

Isi email harus singkat dan to the point. Tidak perlu bertele-tele – cukup nyatakan tujuan email tersebut sekarang juga. Misalnya, "Saya hanya menulis untuk mengingatkan Anda tentang pertemuan kita pada hari Rabu", atau "Saya ingin mengingatkan Anda bahwa pembayaran Anda jatuh tempo pada hari Jumat".

Langkah 4: Sertakan Detail yang Relevan

Jika ada detail relevan yang perlu diketahui penerima, pastikan untuk memasukkannya ke dalam email. Misalnya, "Pertemuan kita akan dilakukan pada pukul 10 pagi di ruang konferensi", atau "Pembayaran Anda paling lambat pukul 17:00 pada hari Jumat".

Langkah 5: Ucapkan terima kasih kepada Penerima di Muka

Akhiri email dengan ucapan terima kasih yang sopan, seperti “Terima kasih atas waktu Anda”, atau “Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini”. Ini akan membantu menciptakan rasa niat baik dan membuat penerima lebih mungkin untuk memenuhi permintaan tersebut.

• BACA LEBIH BANYAK: Janji Persegi Melayani Industri Kecantikan dengan Pembaruan Baru

Templat Pengingat Email

Mari kita lihat template email pengingat sopan pertama kami termasuk baris subjek yang dapat Anda gunakan untuk inspirasi saat membuat email pengingat Anda sendiri…

Baris Perihal: Pengingat – Pertemuan Mendatang pada _________

Halo Bapak/Ibu. ______,

Saya hanya menulis untuk mengingatkan Anda tentang pertemuan kita pada _________. Pertemuan kita akan dilakukan pada pukul __ pagi/malam di ruang konferensi. Tolong beri tahu saya jika ada sesuatu yang perlu Anda persiapkan untuk pertemuan tersebut.

Terima kasih atas waktu Anda,

(Namamu)

Template Email Pengingat Lebih Efektif

Seperti yang Anda lihat, pengingat email di atas pendek, sopan, profesional, dan to the point. Penting untuk memastikan email pengingat Anda jelas dan ringkas untuk menghindari membingungkan atau membuat penerima frustrasi. Berikut adalah lima contoh email pengingat yang dapat Anda gunakan dalam bisnis Anda untuk berbagai situasi.

Template Pengingat Janji

Templat email pengingat janji sangat cocok untuk mengingatkan klien atau pelanggan Anda tentang janji yang akan datang, baik untuk konsultasi, rapat, atau layanan. Penting untuk menyertakan semua detail yang relevan, seperti tanggal, waktu, dan lokasi janji temu, untuk menghindari kebingungan atau kekeliruan.

Baris Perihal: Pengingat – Janji Mendatang pada _________

Halo Bapak/Ibu. ______,

Saya hanya menulis untuk mengingatkan Anda tentang janji Anda yang akan datang dengan __________ pada _________ di __________. Janji temu Anda dijadwalkan pukul __ pagi/sore. Tolong beri tahu saya jika Anda perlu menjadwal ulang atau jika ada yang bisa saya lakukan untuk mempersiapkan janji temu.

Terima kasih atas waktu Anda,

(Namamu)

Templat Pengingat Pembayaran

Templat email pengingat pembayaran sangat cocok untuk mengingatkan pelanggan atau klien Anda bahwa pembayaran sudah jatuh tempo.

Baris Perihal: Pengingat – Pembayaran Jatuh Tempo pada _________

Halo Bapak/Ibu. ______,

Saya hanya menulis untuk mengingatkan Anda bahwa tanggal jatuh tempo pembayaran Anda adalah _________. Pembayaran Anda jatuh tempo pada pukul __ pagi/sore pada tanggal tersebut. Beri tahu saya jika Anda perlu mengatur paket pembayaran atau jika ada yang dapat saya lakukan untuk membantu Anda.

Terima kasih atas waktu Anda,

(Namamu)

Teks Konfirmasi Janji Temu

Mengirim teks konfirmasi janji temu untuk rapat mendatang dengan pelanggan atau klien adalah cara yang bagus untuk memastikan mereka mengingat janji temu dan siap untuk itu.

Halo Bapak/Ibu. ______,

Ini hanyalah teks cepat untuk mengonfirmasi janji temu Anda yang akan datang pada _________. Penunjukan kami dijadwalkan untuk pagi / sore di ruang _______. Jika Anda memiliki pertanyaan atau perlu menjadwal ulang, beri tahu saya.

Terima kasih,

(Namamu)

Email Pengingat Lembut

Email pengingat yang lembut sangat cocok untuk mengingatkan pelanggan atau klien Anda tentang sesuatu yang penting, tanpa terdengar terlalu menuntut atau memaksa.

Baris Subjek: Pengingat Lembut – _________

Halo Bapak/Ibu. ______,

Saya harap Anda baik-baik saja. Saya hanya ingin dengan lembut mengingatkan Anda tentang _________. Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan.

Terima kasih atas waktu Anda,

(Namamu)

Email Pengingat Acara

Templat email pengingat acara sempurna untuk mengingatkan pelanggan atau klien Anda tentang acara yang akan datang, seperti obral, webinar, atau pelatihan.

Baris Perihal: Pengingat – Acara Mendatang pada _________

Halo Bapak/Ibu. ______,

Saya hanya menulis untuk mengingatkan Anda tentang acara mendatang kami pada _________. Acara kami akan diadakan pada _________ pukul __am/pm. Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan.

Terima kasih atas waktu Anda,

(Namamu)

• BACA SELENGKAPNYA: Permudah Penjadwalan Janji Temu, 36% Klien Menghindari Bisnis yang Tidak

Kiat Email Pengingat

Sekarang setelah Anda melihat beberapa contoh email pengingat, saatnya mempelajari beberapa tip untuk menulis email pengingat Anda sendiri. Berikut adalah lima tip yang harus Anda ikuti saat berikutnya Anda perlu membuat email pengingat singkat untuk pelanggan atau klien Anda:

Tetap pendek dan manis

Email pengingat terbaik pendek, manis, dan to the point. Tidak perlu menulis novel – cukup ingatkan pelanggan atau klien Anda tentang apa yang perlu mereka lakukan, kapan mereka perlu melakukannya, dan mengapa itu penting.

Jadilah profesional

Saat menulis email pengingat, penting untuk bersikap profesional. Hindari terdengar menuntut atau memaksa, dan pertahankan nada sopan dan sopan. Melakukan hal itu akan membantu Anda menjaga hubungan baik dengan pelanggan atau klien Anda.

Personalisasi email Anda

Jika memungkinkan, sesuaikan email pengingat Anda dengan menyebutkan nama pelanggan atau klien Anda. Ini akan membuat mereka merasa dihargai dan dihargai, dan itu akan membantu mereka mengingat email tersebut. Ini juga akan menunjukkan bahwa Anda meluangkan waktu untuk menulis email pribadi, bukan hanya mengirimkan pengingat umum.

Bersikaplah jelas

Saat menulis email pengingat, pastikan Anda jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan kapan perlu dilakukan. Ini akan membantu pelanggan atau klien Anda tetap teratur dan sesuai rencana. Ini juga membantu untuk menghindari kebingungan atau kesalahpahaman.

Koreksi email Anda

Sebelum mengirim email pengingat Anda, pastikan Anda mengoreksinya untuk kesalahan tata bahasa dan ejaan. Ini akan membantu Anda mempertahankan citra profesional dan menghindari kebingungan. Tidak ada yang lebih buruk dari email pengingat dengan kesalahan di dalamnya!

Bagaimana Anda Dengan Sopan Mengirim Email Sekedar Pengingat?

Terkadang, orang hanya membutuhkan pengingat yang ramah tentang acara atau tenggat waktu yang akan datang. Dalam kasus ini, sopan untuk mengirimkan catatan singkat melalui email kepada mereka. Anda dapat melakukannya dengan memulai alamat email Anda kepada orang yang Anda kirimi pengingat. Selanjutnya, beri tahu orang tersebut mengapa Anda mengirim email kepada mereka. Terakhir, beri tahu orang tersebut apa yang perlu mereka lakukan seperti mengonfirmasi kehadiran, melakukan pembayaran, atau menyelesaikan tugas.

Apakah Pesan Pengingat Efektif?

Tidak ada jawaban yang cocok untuk semua pertanyaan ini, karena keefektifan email tindak lanjut pengingat akan bervariasi tergantung pada masing-masing bisnis dan pelanggannya. Namun, secara umum, pesan pengingat dapat menjadi cara yang efektif untuk menindaklanjuti klien dan pelanggan dan untuk memastikan bahwa mereka mengetahui pembaruan atau tenggat waktu penting. Email pengingat yang berhasil dapat meningkatkan kemungkinan pelanggan mengambil tindakan yang diinginkan.

ANDA MUNGKIN JUGA MENYUKAI:

Gambar: Elemen Envato