Cara Menyewa Ruang Kantor: Tips Penting untuk Sewa Pertama Anda

Memulai perjalanan untuk menyewa ruang kantor dapat menjadi hal yang mengasyikkan sekaligus melelahkan bagi penyewa pertama kali. Membuat keputusan berdasarkan informasi sangat penting untuk menemukan yang tepat untuk bisnis Anda, dan artikel ini bertujuan untuk memandu Anda melalui cara menyewa ruang kantor.

Kami telah mengumpulkan 21 tips penting untuk membantu Anda menjelajahi dunia persewaan kantor, menghindari kesalahan umum, dan memastikan transisi yang lancar ke ruang kerja baru Anda.

Memahami Dasar-Dasar Menyewa Ruang Kantor

Menyewa ruang kantor melibatkan memasuki perjanjian sewa dengan pemilik untuk menggunakan lokasi tertentu untuk tujuan bisnis. Berikut adalah beberapa tip dan pertimbangan dasar untuk proses persewaan.

Pahami Kebutuhan Anda: Sebelum memulai pencarian, penting untuk memahami apa yang Anda cari di ruang kantor. Pertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran tim Anda, jenis pekerjaan yang Anda lakukan, peralatan atau fasilitas khusus yang Anda perlukan, anggaran Anda, dan lokasi yang paling nyaman bagi tim Anda dan klien Anda.

Menemukan Ruang yang Cocok: Setelah mengetahui apa yang Anda butuhkan, Anda dapat mulai mencari ruang yang cocok. Ini dapat melibatkan riset online, menghubungi agen real estat, atau mengunjungi ruang kerja bersama. Ingatlah untuk mempertimbangkan rencana pertumbuhan bisnis Anda karena Anda mungkin memerlukan ruang yang lebih besar di masa mendatang.

Meninjau Persyaratan Sewa: Saat Anda menemukan ruang yang sepertinya cocok, Anda harus meninjau perjanjian sewa dengan hati-hati. Berikut adalah beberapa syarat dan ketentuan utama yang harus Anda perhatikan:

• Durasi Sewa: Ini adalah jangka waktu yang Anda habiskan untuk menyewa ruang kantor. Ini bisa berkisar dari beberapa bulan hingga beberapa tahun. Jangka waktu sewa yang lebih pendek memberi Anda lebih banyak fleksibilitas, sementara jangka waktu yang lebih panjang mungkin menawarkan penghematan biaya.
• Sewa Bulanan: Ini adalah jumlah yang harus Anda bayarkan setiap bulan untuk penggunaan ruang. Pastikan ini sesuai dengan anggaran Anda.
• Uang Jaminan: Tuan tanah biasanya memerlukan uang jaminan pada awal sewa. Ini adalah sejumlah uang yang dimiliki pemilik sebagai jaminan terhadap segala kerusakan yang mungkin terjadi selama sewa. Biasanya dapat dikembalikan pada akhir masa sewa, asalkan ruang dikembalikan dalam kondisi baik.
• Biaya Pemeliharaan: Ini adalah biaya yang terkait dengan pemeliharaan ruang kantor. Ini dapat mencakup pembersihan, perbaikan, dan biaya berkelanjutan lainnya. Beberapa sewa mungkin mengharuskan penyewa untuk menutupi biaya ini, sementara yang lain mungkin memasukkannya ke dalam uang sewa.
• Utilitas: Ini mencakup layanan seperti listrik, air, pemanas, dan internet. Beberapa sewa mungkin menyertakan utilitas dalam sewa, sementara yang lain mungkin meminta penyewa untuk membayar biaya ini secara langsung.

Nasihat Hukum: Sebelum menandatangani kontrak sewa, mencari nasihat dari seorang profesional hukum yang berspesialisasi dalam real estat sangat dianjurkan. Mereka dapat membantu Anda memahami implikasi dari perjanjian sewa guna usaha dan dapat menegosiasikan persyaratan yang lebih baik atas nama Anda.

Menandatangani Sewa: Setelah Anda puas dengan persyaratan sewa dan berkonsultasi dengan pengacara Anda, Anda dapat menandatangani sewa dan melakukan pembayaran awal yang diperlukan, seperti sewa bulan pertama dan uang jaminan.

Pindah: Setelah menandatangani sewa, Anda dapat memulai proses menyiapkan kantor Anda. Ini mungkin melibatkan pembelian furnitur, pemasangan peralatan, dan kemungkinan membuat perubahan kecil pada ruangan (dengan izin pemilik).

Menyewa ruang kantor bisa menjadi proses yang rumit, tetapi perencanaan dan pertimbangan yang cermat dapat memberikan lingkungan yang cocok dan produktif untuk bisnis Anda.

Membedakan Antara Ruang Kantor Komersial dan Ruang Kantor Pribadi

Ruang kantor komersial dan pribadi masing-masing dilengkapi dengan kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Ruang Kantor Komersial:

Keuntungan:

• Ruang Lebih Besar: Ruang kantor komersial biasanya menawarkan lebih banyak luas persegi daripada kantor pribadi. Ini menjadikannya ideal untuk perusahaan dengan tenaga kerja atau bisnis yang lebih besar yang membutuhkan ruang luas untuk peralatan, inventaris, atau bahkan area yang menghadap pelanggan. Ruang ekstra ini juga dapat mengakomodasi pertumbuhan dan perluasan di masa mendatang.
• Lebih Banyak Fasilitas: Jenis ruang kantor ini biasanya dilengkapi dengan berbagai fasilitas yang tidak dapat disediakan oleh sebagian besar kantor swasta. Misalnya, kantor komersial mungkin menawarkan ruang konferensi besar, fasilitas dapur modern, kamar mandi kelas atas, dan bahkan fasilitas ekstra seperti gym atau ruang luar. Mereka mungkin juga menyertakan fasilitas seperti internet berkecepatan tinggi, layanan kebersihan, dan keamanan 24/7.
• Lingkungan Profesional: Kantor komersial sering kali memiliki tampilan dan nuansa yang lebih profesional, yang dapat bermanfaat untuk mengesankan klien atau investor. Mereka juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih formal, yang dapat meningkatkan produktivitas dan menumbuhkan rasa budaya perusahaan di kalangan karyawan.

Kekurangan:

• Biaya Lebih Tinggi: Salah satu kelemahan utama kantor komersial adalah biayanya. Mereka sering membutuhkan investasi awal yang signifikan untuk sewa, utilitas, pemeliharaan, dan mungkin pembangunan. Mereka mungkin juga memerlukan jangka waktu sewa yang lebih lama, yang dapat mengunci perusahaan ke lokasi dan ukuran ruang untuk jangka waktu yang lama.
• Kurang Fleksibilitas: Ruang kantor komersial biasanya memiliki banyak batasan. Mungkin ada batasan dalam menyesuaikan ruang, dan ketentuan sewa bisa jadi kurang fleksibel dibandingkan dengan kantor pribadi. Pemindahan atau perampingan mungkin sulit dan mahal jika melibatkan pelanggaran perjanjian sewa.

Ruang Kantor Pribadi:

Keuntungan:

• Lebih Banyak Kontrol Pribadi: Ruang kantor pribadi seringkali memberikan tingkat kontrol yang lebih tinggi terhadap lingkungan kerja. Mereka memungkinkan lebih banyak penyesuaian dalam hal desain, tata letak, dan estetika keseluruhan, sehingga memungkinkan terciptanya ruang kerja yang mencerminkan merek dan nilai perusahaan.
• Biaya Lebih Rendah: Kantor swasta biasanya memiliki biaya lebih rendah terkait dengan sewa atau hipotek, utilitas, dan pemeliharaan. Ini menjadikan mereka pilihan yang lebih terjangkau untuk pemula, usaha kecil, atau pengusaha solo.

Kekurangan:

• Ruang Terbatas: Kantor pribadi seringkali lebih kecil daripada ruang komersial, yang dapat membatasi potensi pertumbuhan atau mempersulit untuk mengakomodasi tim yang lebih besar. Mereka mungkin juga kekurangan ruang untuk fasilitas khusus seperti ruang konferensi atau area istirahat.
• Lebih Sedikit Fasilitas: Selain memiliki ruang keseluruhan yang lebih sedikit, kantor swasta seringkali memiliki lebih sedikit fasilitas bawaan. Fasilitas standar di ruang komersial, seperti internet berkecepatan tinggi atau layanan kebersihan, mungkin tidak disertakan dan dapat dikenakan biaya tambahan. Ketiadaan fasilitas tersebut dapat mempengaruhi pengalaman kerja karyawan secara keseluruhan.

Untuk memilih antara ruang kantor komersial dan pribadi, penting untuk menilai kebutuhan dan sumber daya spesifik bisnis. Beberapa bisnis mungkin menemukan profesionalisme dan kelapangan kantor komersial lebih berharga, sementara yang lain mungkin lebih memilih efektivitas biaya dan kemungkinan kustomisasi kantor pribadi.

21 Tips Berharga untuk Menyewa Ruang Kantor

Menjelajah ke ranah persewaan kantor mungkin tampak menakutkan, tetapi dengan panduan yang tepat, Anda dapat membuat proses persewaan ini dapat dikelola dan bahkan menguntungkan. Mari memandu Anda melalui tip penting berikut untuk menyewa ruang kantor.

Pahami Kebutuhan Bisnis Anda: Apakah Anda Perlu Menyewa Ruang Kantor?

Memahami kebutuhan bisnis Anda adalah dasar untuk menemukan ruang kantor yang sempurna. Sangat penting untuk mempertimbangkan jenis ruang, lokasi, dan fasilitas yang dibutuhkan bisnis Anda. Apakah kantor fisik diperlukan, atau dapatkah Anda beroperasi secara virtual?

Tetapkan Anggaran Realistis

Menetapkan anggaran yang realistis melibatkan lebih dari sekadar menghitung sewa bulanan. Ingatlah untuk mempertimbangkan biaya seperti:

• Keperluan
• Pemeliharaan
• Pertanggungan
• pelayanan internet
• Furnitur dan peralatan

Pilih Lokasi Kantor yang Tepat

Memilih lokasi yang tepat melibatkan evaluasi aksesibilitas, kedekatan dengan pelanggan Anda, dan fasilitas yang disertakan. Lokasi yang ideal akan mudah diakses oleh klien dan karyawan.

Pertimbangkan Ukuran Ruang Sewa

Mengevaluasi ukuran ruang kantor termasuk mempertimbangkan:

• Jumlah karyawan
• Pertumbuhan masa depan yang diantisipasi
• Kebutuhan akan ruang pertemuan atau area umum

Pahami Perjanjian Sewa

Memahami perjanjian sewa dan menegosiasikan persyaratan fleksibel sangat penting sebelum menandatangani. Ini dapat membantu mencegah kesalahpahaman atau biaya tak terduga di masa mendatang.

Mengevaluasi Kondisi Bangunan

Memeriksa kondisi bangunan itu perlu. Faktor-faktor seperti keamanan, kebersihan, dan pemeliharaan harus dievaluasi secara menyeluruh untuk memastikan lingkungan kerja yang kondusif.

Periksa Parkir yang Memadai

Terutama untuk bisnis yang berhadapan dengan pelanggan, tempat parkir yang memadai sangat penting. Ini bermanfaat bagi staf dan klien Anda.

Perhatikan Aksesibilitas

Ruang kantor yang mudah diakses menguntungkan karyawan dan klien. Itu harus dekat dengan transportasi umum dan dapat diakses oleh penyandang cacat.

Pertimbangkan Tata Letak Kantor: Apakah Ada Ruang Kerja yang Siap Pakai?

Tata letak kantor yang fungsional dapat meningkatkan produktivitas dan mengakomodasi alur kerja bisnis Anda. Pertimbangkan apakah ruangan tersebut mencakup workstation siap pakai.

Periksa Tindakan Keamanan Gedung

Langkah-langkah keamanan seperti CCTV, personel keamanan, dan kontrol akses penting untuk melindungi bisnis Anda dan memberikan ketenangan pikiran.

Teliti Tuan Tanah

Menyelidiki reputasi tuan tanah untuk daya tanggap dan keadilan dapat membantu memastikan hubungan yang baik antara tuan tanah dan penyewa.

Pertimbangkan Pertumbuhan Masa Depan

Potensi pertumbuhan bisnis harus dipertimbangkan saat memilih ruang kantor. Apakah Anda memerlukan lebih banyak ruang atau fasilitas berbeda di masa mendatang?

Cari Biaya Tersembunyi

Beberapa sewa mungkin termasuk biaya tersembunyi seperti pemeliharaan, utilitas, atau biaya layanan tambahan. Pastikan untuk mengungkap ini sebelum menandatangani.

Dapatkan Pengacara

Melibatkan pengacara untuk meninjau perjanjian sewa dapat membantu melindungi kepentingan bisnis Anda dan menghindari potensi jebakan hukum.

Faktor dalam Biaya Renovasi

Pembaruan tertentu dapat membantu Anda menciptakan ruang kantor yang menginspirasi. Biaya renovasi atau modifikasi ruang kantor harus diperhitungkan dalam anggaran Anda.

Periksa Aksesibilitas Internet

Akses internet berkecepatan tinggi yang andal sangat penting dalam dunia bisnis digital saat ini.

Memahami Hukum Zonasi Lokal

Undang-undang zonasi setempat dapat memengaruhi cara Anda menggunakan ruang kantor. Pastikan aktivitas bisnis Anda mematuhi undang-undang ini.

Pertimbangkan Jangka Waktu Sewa

Kebutuhan bisnis Anda harus memandu jangka waktu sewa Anda. Sewa jangka pendek menawarkan fleksibilitas tetapi kurang stabil, sedangkan sewa jangka panjang memberikan stabilitas tetapi kurang fleksibilitas.

Periksa Tempat

Memeriksa tempat secara menyeluruh sebelum menandatangani kontrak adalah penting. Melihat keluar untuk:

• Tanda-tanda serangan hama
• Pemeliharaan yang buruk
• Masalah dengan pipa ledeng atau sistem kelistrikan

Pahami Ketentuan Pengakhiran

Pahami ketentuan penghentian sewa untuk menghindari konsekuensi yang tidak terduga jika Anda perlu memutuskan sewa.

Dapatkan Semuanya dalam Menulis

Perjanjian lisan harus selalu didokumentasikan dalam kontrak sewa untuk mencegah potensi perselisihan.

FAQ: Menyewa Ruang Kantor

Berapa anggaran yang harus saya anggarkan untuk ruang kantor?

Penganggaran ruang kantor bergantung pada berbagai faktor, seperti lokasi, ukuran, dan jenis ruang. Anggaran untuk sewa, utilitas, asuransi, pemeliharaan, dan potensi biaya renovasi.

Mengapa ruang kantor begitu murah?

Ruang kantor bisa murah karena faktor-faktor seperti lokasi, usia bangunan, atau masa sewa. Sangat penting untuk memeriksa ruangan secara menyeluruh dan memahami perjanjian sewa untuk menghindari biaya tak terduga.

Bagaimana saya bisa menemukan real estat komersial?

Real estat komersial dapat ditemukan melalui daftar properti online, agen real estat komersial, atau jaringan bisnis.

Apa biaya tersembunyi saat menyewa ruang kantor?

Biaya tersembunyi dapat mencakup biaya pemeliharaan, biaya utilitas, biaya untuk layanan tambahan, dan potensi biaya renovasi.

Berapa banyak ruang yang saya butuhkan untuk setiap karyawan?

Standar industri menyarankan sekitar 150-250 kaki persegi per karyawan. Ini dapat bervariasi berdasarkan sifat bisnis dan gaya kerja Anda. Ada juga banyak ide ruang kantor yang berbeda, seperti ruang kerja bersama atau ruang kolaboratif, yang dapat membantu Anda memaksimalkan kantor Anda.

Bisakah saya menegosiasikan persyaratan sewa?

Ya, ketentuan sewa sering kali dapat dinegosiasikan. Ada banyak pertimbangan ruang kantor baru yang dapat Anda diskusikan, termasuk biaya sewa, lama sewa, dan tanggung jawab untuk perbaikan dan pemeliharaan.

Apa yang terjadi jika saya membatalkan sewa lebih awal?

Melanggar sewa lebih awal dapat mengakibatkan penalti, yang biasanya diuraikan dalam perjanjian sewa.

Seperti apa bentuk sewa kantor pada umumnya?

Sewa kantor tipikal mencakup durasi sewa, sewa bulanan, uang jaminan, tanggung jawab untuk perbaikan dan pemeliharaan, dan ketentuan penghentian sewa.

Apa perbedaan coworking space dan dedicated desk dalam hal sewa kantor?

Ruang kerja bersama menawarkan fleksibilitas dan peluang jaringan tetapi lebih sedikit privasi. Meja khusus menyediakan ruang yang dipesan di kantor bersama, menawarkan stabilitas lebih tetapi fleksibilitas lebih sedikit.

Gambar: Elemen Envato