Peran Manajer Program Dalam Transformasi Digital

Peran manajer program dalam transformasi digital selalu menjadi aspek yang sangat penting dari digitalisasi bisnis, namun banyak organisasi menemukan diri mereka tersandung karena kurangnya perencanaan dan manajemen untuk inisiatif mereka.

Pentingnya ini hanya meningkat selama dekade terakhir, karena perusahaan semakin berusaha untuk meningkatkan operasi dan daya saing mereka dengan menerapkan teknologi dan proses baru.

Bisnis, yang ingin menyingkirkan sistem lama demi mengadopsi sistem yang tahan masa depan—seringkali berbasis cloud—telah menuntut untuk menyusun strategi transformasi digital.

Studi menunjukkan bahwa 70% organisasi memiliki strategi untuk transformasi digital, atau sedang mengerjakannya

Permintaan yang meningkat ini membuat perusahaan melihat ke berbagai macam alat digitalisasi untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan pelanggan mereka—baik RPA, ERP, atau teknologi cloud lainnya.

27% perusahaan mengatakan transformasi digital adalah masalah kelangsungan hidup.

Namun bagaimana dengan peran seorang manajer program dalam transformasi digital?

Seberapa penting sebenarnya mereka bagi keberhasilan transformasi Anda?

Inilah yang akan kita lihat hari ini, untuk membantu mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang mengapa panduan yang tepat tidak hanya bermanfaat, tetapi juga diperlukan untuk manajemen perubahan yang sukses.

Kebanyakan Bisnis Gagal di Transformasi Digital

Sangat disayangkan bahwa banyak bisnis yang mengejar transformasi digital (DX) melihat upaya mereka berakhir dengan kegagalan.

Ini bukan karena kurangnya usaha—investasi dalam teknologi bisnis lebih tinggi daripada sebelumnya, dan keadaan saat ini yang kita alami setelah pandemi yang kacau dan konsekuensinya pada bisnis telah mendorong lebih banyak adopsi teknologi untuk mengisi kesenjangan yang lebih besar. sejumlah penduduk terkurung di rumah mereka.

Pengeluaran transformasi digital global (DX) diperkirakan meningkat antara 15 dan 20% dari 2017 hingga 2022, sebelum pandemi COVID-19 memaksa bisnis untuk lebih meningkatkan investasi mereka dalam teknologi untuk memenuhi kebutuhan staf dan konsumen

Namun, jumlah implementasi teknologi yang salah seharusnya menjadi perhatian besar bagi bisnis, terutama UKM yang beroperasi dengan anggaran terbatas.

Meskipun antusiasme untuk digitalisasi mengagumkan dan benar, hal itu sering kali dapat menyebabkan strategi yang tidak dipikirkan dengan matang yang mengarah pada kekecewaan dan hasil yang berada di bawah ekspektasi.

Sejumlah besar—sekitar 70%—perusahaan mengalami kegagalan transformasi digital.

Kegagalan sering kali bermuara pada banyak alasan; biasanya harapan yang tidak realistis, kepemimpinan yang buruk, kurangnya dukungan, kelelahan, dan kecenderungan para pemimpin bisnis untuk mencoba terlalu banyak, terlalu cepat.

Kabar baiknya adalah bahwa bahkan ketika sebuah perusahaan gagal pada transformasi mereka pada awalnya, dengan bantuan yang tepat mereka dapat kembali ke jalur dan kembali sesuai anggaran.

Ketika bisnis mengalihkan sebagian besar tenaga kerja mereka ke pekerjaan jarak jauh selama pandemi, banyak perusahaan berjuang untuk menerapkan solusi tepat waktu, dengan hanya 40% proyek yang memenuhi tujuan mereka sesuai jadwal, anggaran, dan kualitas.

Di sinilah peran seorang manajer proyek mutlak diperlukan.

Bagaimana Manajer Program Dalam Transformasi Digital Membantu?

Dengan masuknya teknologi ke dalam bisnis Anda, manajemen proyek Anda harus memenuhi standar agar berhasil dalam transformasi digital.

Banyak organisasi yang salah mengira bahwa implementasi transformasi digital adalah keputusan yang dimulai dan diakhiri di tingkat eksekutif atau departemen TI.

Sekarang, sementara dukungan eksekutif sangat penting, sebagian besar proyek digitalisasi harus memberikan penekanan kuat pada manajemen proyek untuk memastikan bahwa tujuan Anda (yang harus ditentukan sebelumnya) terpenuhi.

Salah satu aspek paling mendasar dari manajemen program Anda dalam transformasi digital adalah tujuan dan komunikasi yang jelas untuk memastikan bahwa bisnis Anda memenuhi timeline-nya.

Seperti Apa Manajemen Program yang Efektif Itu?

Kami telah berbicara tentang organisasi yang menginginkan transformasi tetapi gagal dalam tujuan mereka; sekarang kita perlu melihat dengan tepat mengapa peran manajer proyek sangat penting dan apa yang diharapkan dari strategi manajemen proyek Anda untuk berhasil dalam rencana Anda.

Tujuan dan pelaporan strategis yang jelas

Pertama dan terpenting, peran seorang manajer proyek adalah untuk menetapkan agenda perubahan, bagaimana hal itu akan dicapai, dan apa yang merupakan keberhasilannya.

Anda harus dapat memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang Anda terapkan dan mengapa, di situlah konsultasi dengan seorang ahli hampir pasti akan bermanfaat.

Setelah tujuan teknologi Anda ditetapkan, manajer program Anda harus dapat memberi Anda laporan tentang implementasi Anda dan apakah mereka memenuhi target mereka.

Kepemimpinan eksekutif dan manajer program harus selaras dengan apa yang menentukan kesuksesan Anda terkait dengan target waktu dan anggaran, atau Anda akan dibiarkan dalam kegelapan dan bertanya-tanya apa yang sebenarnya Anda capai dari apa yang sebenarnya merupakan jangka panjang. -usaha jangka panjang.

Menggunakan alat yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan

Untuk melanjutkan poin sebelumnya, keselarasan dan komunikasi antara PMO dan semua pemangku kepentingan terkait sangat penting, dan sebagai bagian dari strategi manajemen program transformasi digital yang efektif harus menggunakan alat yang tepat untuk membuat proses lebih lancar bagi semua orang.

Alat-alat ini harus mencakup:

• Perencanaan: Rencanakan jadwal dan garis waktu di satu tempat dengan tugas, templat, alur kerja, dan kalender
• Kolaborasi: Tetapkan tugas, tambahkan komentar, atur dasbor, izinkan pemeriksaan dan persetujuan
• Dokumentasi: Mengedit, mendokumentasikan, dan menyimpan semua file
• Evaluasi: Melacak, menilai, dan melaporkan keberhasilan melalui pengelolaan dan pelaporan sumber daya

Ini akan membantu pemangku kepentingan bisnis Anda memahami di mana tepatnya mereka berada dalam proyek implementasi dan memberi mereka informasi yang relevan dengan cepat tanpa perlu rapat berjam-jam.

Webinar Terkait: Percepat Pengiriman Dengan Manajemen Proyek

Memahami manajemen perubahan

Transformasi digital adalah proyek jangka panjang, apa pun cara Anda melihatnya.

Karena itu, penting bagi manajer program untuk dapat menyesuaikan diri dengan perubahan dalam suatu industri, pasar sesuai dengan tujuan bisnis yang berubah. Dalam hal ini, fleksibilitas dan skalabilitas adalah kunci dalam manajemen program dalam transformasi digital.

Singkatnya, Anda harus mampu merespon dan memiliki pemahaman yang kuat tentang peran manajemen perubahan untuk rencana DX Anda.

Kita telah melihat bagaimana tahun lalu telah mengganggu dunia bisnis di luar apa yang bisa dibayangkan atau diantisipasi siapa pun.

Banyak organisasi yang tidak sadar dan tidak siap menghadapi situasi tahun 2020 dan 2021, menciptakan solusi darurat terkait teknologi digital untuk menjaga operasi bisnis mereka tetap berjalan sebaik mungkin.

Peran manajer program dalam transformasi digital memerlukan kemampuan untuk menerapkan strategi komprehensif untuk implementasi teknologi dengan respons yang kuat dan sistem komunikasi di dalam perusahaan untuk memastikan setiap tindakan telah diambil untuk membawa organisasi ke hasil yang diinginkan.

Takeaways

• Mayoritas organisasi ingin melihat transformasi digital di perusahaan mereka, tetapi kurangnya visi dan kejelasan sering kali membuat upaya mereka berakhir dengan kegagalan.
• Manajemen proyek sangat penting dalam menerapkan teknologi dengan menetapkan tujuan yang jelas, jalur komunikasi, dan sarana untuk mengukur keberhasilan.
• Transformasi digital adalah proyek jangka panjang, jadi manajer harus mampu merespons perubahan, menyesuaikan tujuan, dan membantu mencapai tujuan baru—DX bukanlah misi satu-dan-selesai

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang manajemen proyek terkait implementasi teknologi bisnis, lihat vCIO Consulting Solution kami, yang menyediakan keahlian konsultan TI kami yang berpengalaman untuk memastikan tujuan transformasi digital Anda tercapai tepat waktu dan sesuai anggaran, tanpa pengecualian.