Bagaimana Menggunakan RPA di Keuangan? Gunakan Kasus & Contoh Dunia Nyata

Pengolahan data secara manual, terutama yang melibatkan angka, memiliki cakupan human error yang lebih tinggi. Prosesnya tidak hanya memakan waktu tetapi juga cukup mahal. Solusi efektif untuk masalah tersebut adalah RPA, otomatisasi proses robotik di bidang keuangan. Lembaga keuangan telah menggunakan RPA untuk proses keuangan dan akuntansi untuk beberapa waktu sekarang. Teknologi berkembang dengan cepat dan dapat menangani data lebih efisien daripada manusia sambil menghemat biaya besar.

Gambar tersebut di atas dengan jelas menunjukkan efektivitas penerapan RPA di sektor keuangan. Berbeda dengan proses manual, proses otomatis berjalan dengan lancar.

Efektivitas RPA di bidang keuangan juga dapat diukur dengan fakta bahwa sekitar 80% pemimpin keuangan telah menerapkan atau berencana untuk menerapkan otomatisasi proses robotik dalam proses bisnis mereka, menurut Gartner.

Hyperautomation tidak akan menjadi kata yang salah untuk menggambarkan RPA di bidang keuangan dan akuntansi karena dapat melakukan pekerjaan hingga 30 kali lebih banyak daripada manusia. Teknologi ini telah berevolusi dari melakukan tugas otomatisasi individu yang sederhana hingga memproses laporan otomatis lengkap, analisis data , dan perkiraan saat berinteraksi dengan teknologi lain.

Selain menghemat biaya sumber daya manusia, dengan menangani tugas terkait data yang besar dan berulang, hal yang sama dapat digunakan dengan cara yang lebih baik dengan fokus pada hasil yang lebih bermakna.

Kasus Penggunaan RPA dalam Keuangan

Mari kita telusuri beberapa kasus penggunaan RPA di bidang keuangan yang pasti akan sepadan dengan investasi yang akan Anda lakukan.

Pemrosesan PO

Organisasi Fintech sering kali sangat terlibat dalam arus kas masuk dan arus keluar. Tugas berulang untuk membuat pesanan pembelian untuk klien yang berbeda dan meneruskannya, mendapatkan persetujuan tidak hanya monoton tetapi rentan terhadap kesalahan jika dilakukan secara manual.

Pemrosesan yang sama melalui RPA yang terintegrasi dengan AI tidak hanya akan menghilangkan kemungkinan kesalahan tetapi juga akan secara cerdas menangkap data untuk membuat P. Dengan adanya sistem otomatis, matriks persetujuan otomatis dapat dibuat dan diteruskan untuk persetujuan tanpa campur tangan manusia. Sederhana, efektif, cepat, dan hemat biaya adalah beberapa manfaat paling jelas dari RPA di bidang keuangan untuk pemrosesan PO.

Pemrosesan Faktur

Pemrosesan faktur juga merupakan tugas yang berulang dan membosankan, terutama jika faktur diterima atau dibuat dalam berbagai format.

Sebagai organisasi yang berpusat pada pelanggan, organisasi keuangan berjuang untuk menaikkan faktur yang benar dalam format yang dibutuhkan klien secara tepat waktu. Selain itu, matriks dan proses persetujuan dapat menyebabkan banyak pengerjaan ulang dalam hal mengoreksi format dan data. Otomatisasi dapat mengambil tugas berulang yang membosankan sambil memastikan kebenaran dan meneruskan faktur ke otoritas persetujuan yang selaras dalam waktu singkat.

Hutang dan piutang usaha secara keseluruhan dapat sepenuhnya diotomatisasi dengan RPA di industri keuangan. Proses pembuat dan pemeriksa hampir dapat dihilangkan karena mesin dapat melakukan tugas mencocokkan faktur dengan PO yang relevan.

Rekonsiliasi Akun

Ini adalah proses bisnis penting yang mungkin memakan banyak jam kerja bagi akuntan atau tim akuntan untuk memastikan perbandingan saldo akurat. Referensi bolak-balik dan login yang diperlukan ke dalam sistem yang berbeda membutuhkan mata elang untuk memastikan tidak ada kesalahan yang dibuat dan jumlahnya dibandingkan secara akurat.

Untuk memahaminya dengan lebih baik, sebuah organisasi dengan fungsi dan sub-perusahaan yang berbeda mengikuti struktur dan proses yang berbeda dalam memelihara akunnya. Membawa semuanya ke dalam format pemrosesan yang umum mungkin tidak mungkin dilakukan berdasarkan kebutuhan bisnis dan kebutuhan klien. Namun, tim pusat menghadapi tantangan dalam mendamaikan rekening semua departemen/sub-perusahaan. Prosesnya membosankan, rawan kesalahan, dan berulang. Menerapkan RPA bisa membawa kelegaan bagi tim pusat.

Ini adalah manfaat utama RPA untuk akuntansi. Bot RPA membuat tugas cepat dan konsisten dengan mengaudit dan merekonsiliasi data di setiap langkah dan proses dengan intervensi manusia minimal dalam menggabungkan elemen dasar tugas ini. Intervensi manusia hanya diperlukan ketika data mencerminkan ketidaksejajaran.

Biaya perjalanan

Menaikkan permintaan perjalanan, memeriksa kategori pengeluaran, persetujuan yang diperlukan, dokumen pendukung yang diperlukan, dll. memakan banyak waktu untuk tim akun yang bahkan dapat menunda pemrosesan yang sama.

Memastikan pencatatan pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan dan membuat laporan pengeluaran menjadi lebih mudah dengan penerapan RPA di keuangan perusahaan. Mengelola penggantian dapat dilakukan secara tepat waktu dengan mengotomatisasi proses. Pelanggaran kebijakan dan perbedaan data dapat diberitahukan kepada individu/departemen terkait dengan bantuan peringatan otomatis.

Perhitungan Pajak

Mengumpulkan data untuk perhitungan pajak, membuat basis pajak, menyiapkan laporan, dll, ketika otomatis dan dilakukan dengan bantuan bot RPA mengurangi redundansi tugas berulang dan ketidakakuratan yang mungkin terjadi saat melakukan hal yang sama secara manual. Digit dan angka harus akurat hingga desimal untuk menghilangkan ketidaksesuaian dalam rekonsiliasi dan pemrosesan data.

Meskipun sebagian besar bisnis menjalankan proses mereka melalui perangkat lunak pemrosesan pajak, masih ada sejumlah besar pekerjaan manual yang terlibat. Sebagian besar pekerjaan manual ini dapat dilakukan menggunakan bot RPA untuk mengurangi waktu dan biaya sambil memastikan akurasi dan kepatuhan yang lebih baik terhadap parameter kepatuhan.

Perencanaan & Peramalan Anggaran

Mengambil detail dengan bantuan bot RPA dari berbagai laporan dan sistem dengan akurat akan membantu dalam membuat laporan varians yang menyediakan berbagai sudut untuk melihat dan menganalisis data. Berdasarkan data historis dan informasi terkini, perbandingan dan tren dapat diambil sebagai cara yang terbukti berhasil untuk meramalkan dan merencanakan bisnis Anda.

Laporan keuangan

Melacak transaksi bisnis dan untung rugi setiap hari membantu Anda merencanakan sebelumnya dan memperingatkan Anda tentang masalah tepat waktu. Menjadi proaktif dalam mengelola dan menangani masalah ini menyelamatkan Anda dari kerugian. Perubahan tersebut dapat diimplementasikan untuk memperbaiki dan mengimprovisasi metode dan proses bisnis yang ada.

Bank dan lembaga keuangan diharuskan menghasilkan laporan ekstensif yang mencerminkan kinerja, statistik, dan tren yang melibatkan data besar. Data yang diekstraksi secara manual akan membosankan dan tidak dapat diandalkan. Namun, otomatisasi proses robot di bidang keuangan dan akuntansi memfasilitasi pengumpulan data dari berbagai sumber dan data yang ada dalam format yang berbeda. Mengumpulkan, melaporkan, dan menganalisis data ini menghasilkan perkiraan dan perencanaan yang lebih baik.

Pemrosesan Penggajian

Pemrosesan penggajian adalah salah satu proses terpenting untuk bisnis apa pun. Pemrosesan yang tepat waktu dan akurat mengarah pada pembangunan tenaga kerja yang lebih bahagia yang, pada gilirannya, mengarah pada pembangunan basis pelanggan yang puas dan bisnis yang sukses.

Dengan kehadiran lembaga keuangan di berbagai lokasi di seluruh dunia, menangkap produktivitas, kehadiran, dan rezim pajak sesuai lokasi geografis menjadi membosankan. Mengumpulkan data tersebut dan melakukan perhitungan rentan terhadap kesalahan yang dapat menyebabkan karyawan tidak puas. RPA memberi Anda angin segar dengan mengotomatiskan seluruh proses. Perhitungan yang tepat waktu dan benar menghasilkan karyawan yang lebih bahagia.

Melakukan tugas-tugas yang membosankan seperti validasi absen, perhitungan pengurangan, perhitungan pajak, pembayaran lembur, dll. Dapat dikelola oleh bot RPA tanpa kesalahan dan penundaan.

Contoh Dunia Nyata Perusahaan yang Menggunakan RPA dalam Keuangan

Keybank: Salah satu bank komersial terkemuka, Keybank mengadaptasi RPA pada tahap awal untuk meningkatkan efisiensi dengan cara yang sangat realistis. Piutang usaha yang melibatkan beberapa langkah tugas berulang untuk menghasilkan faktur dan PO telah diotomatisasi. Meskipun fokus utama bank biasanya adalah pembayaran, otomatisasi piutang membuat proses pembayaran lancar dan bebas kesalahan dari langkah 1 hingga langkah terakhir.

Radius Financial Group: Proses hipotek adalah dokumen yang panjang dan proses verifikasi. Koordinasi antara perusahaan hipotek dan klien untuk dokumentasi yang diperlukan menghabiskan sebagian besar waktu agen hipotek. Satu kesalahan baik oleh karyawan bank atau klien dapat lebih lanjut menunda seluruh proses. Implementasi RPA mengambil aktivitas kompleks pencarian dan verifikasi detail dari sumber data yang berbeda, sehingga mengurangi waktu pemrosesan hingga 80%. Dengan penerapan RPA, Radius Financial Group dapat mempertahankan kecepatan bisnis bahkan selama masa pandemi yang sulit.

Societe Generale Bank, Brasil : Menjadi pemimpin dalam layanan keuangan dapat menjadi mungkin dengan mengotomatisasi beberapa tugas berulang yang membosankan melalui otomatisasi proses robotik. Data yang digunakan dalam industri jasa keuangan sangat besar dan kompleks. Namun, laporan otomatis reguler membantu karyawan untuk mendapatkan informasi yang lebih baik dan siap untuk memberikan layanan pelanggan yang luar biasa. Nilai tambah positif terhadap peningkatan pengalaman pelanggan telah menunjukkan perubahan yang signifikan.

Asuransi Zurich : Memiliki kehadiran mereka di berbagai negara di seluruh dunia, tantangan mereka adalah mengikuti peraturan khusus geografi. Dengan bantuan implementasi RPA, mereka dapat memisahkan kebijakan umum dan umum yang dapat dihasilkan melalui proses otomatis robot yang menghemat banyak waktu. Penjamin emisi bisa mendapatkan cukup waktu untuk meninjau kebijakan yang lebih kompleks. Hasilnya mengejutkan karena mereka dapat menghemat sekitar 50% dari biaya pemrosesan dan tentu saja waktu.

Audit Menjadi Mudah dengan RPA di Keuangan & Akuntansi

Audit menjadi bagian integral dari proses yang disebutkan di atas karena bot RPA tidak pernah melewatkan langkah apa pun, bahkan karena kesalahan, sehingga mengurangi kemungkinan masalah kepatuhan yang mungkin muncul di masa mendatang.

Dengan mengintegrasikan otomatisasi robot dengan Kecerdasan Buatan dan Pembelajaran Mesin, alat RPA dapat berinteraksi dengan berbagai aplikasi internal seperti perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan manajemen hubungan pelanggan (CRM) . Integrasi ini membantu mengurangi waktu pemrosesan dengan menyediakan analisis data yang akurat, memicu respons otomatis kepada pelanggan, dan berinteraksi dengan sistem internal lainnya.

Tim yang ramping dan hemat biaya dapat fokus pada layanan pelanggan yang lebih baik dan berimprovisasi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Integrasi semacam itu dengan kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin meningkatkan kekuatan RPA. Setiap perubahan kecil dalam algoritme dapat dengan mudah dikelola oleh RPA yang akan merusak proses otomatisasi. Mengambil laporan rinci, pola, dan analisis data historis dan terkini membantu dalam proses pengambilan keputusan.

Membungkus!

Untuk mengatasi kemacetan alur kerja, dan kemungkinan kesalahan manusia, mulailah dengan AI, otomatisasi proses robot berkemampuan ML di bidang keuangan dan akuntansi. Ini juga akan membantu menghilangkan inefisiensi yang mengarah pada layanan pelanggan yang buruk. Tugas yang berulang dan monoton membuat karyawan tidak terlibat. Dengan penerapan otomatisasi proses robot, perubahan penting dapat diamati di bidang bisnis berikut:

• Analisis perilaku pelanggan secara teratur dengan bantuan data dan laporan yang dibuat oleh bot RPA untuk mendorong pertumbuhan yang berkelanjutan.
• Tingkatkan/tingkatkan efisiensi operasional tim dengan menghilangkan tugas monoton dan menyerahkan hal yang sama ke bot RPA dan mendapatkan analisis data waktu nyata
• Beri tahu pelanggan Anda tentang berbagai fitur penting dan baru dari produk dan layanan Anda dan tingkatkan pengalaman pelanggan.
• Otomatisasi juga akan mengarah pada pengurangan penipuan keuangan dan secara proaktif menandai contoh potensi penipuan.
• Pastikan kepatuhan data selama proses berlangsung.

Bagaimana Appinventiv Membantu RPA di bidang Keuangan?

Appinventiv adalah salah satu perusahaan pengembangan perangkat lunak keuangan dengan pertumbuhan tercepat secara global. Dengan tim yang kuat yang terdiri dari lebih dari 800 penggemar teknologi, kami menyediakan solusi RPA yang dapat mengotomatiskan proses bisnis Fintech Anda dengan mulus. Tim kami mengambil setiap langkah dari konseptualisasi hingga penerapan dengan ketelitian dan antusiasme tertinggi dan memastikan kami melebihi harapan Anda.

Salah satu contohnya adalah solusi yang kami berikan kepada bank terkemuka di Eropa dengan mengotomatiskan proses perbankan mereka menggunakan teknik pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan. Upaya kami menghasilkan pengurangan 35% dalam proses manual bank, yang juga menghasilkan pengurangan 20% dalam biaya tenaga kerja.

Hubungi pakar kami sekarang untuk mendapatkan RPA sempurna dalam solusi keuangan untuk bisnis Anda!

FAQ

T. Mengapa RPA penting dalam keuangan?

A. Pentingnya RPA berkembang karena dapat secara efektif menangani tugas-tugas yang bersifat berulang yang cenderung menyebabkan kesalahan dan memakan waktu jika dilakukan secara manual. Anda dapat memiliki tim yang ramping dan hemat biaya dengan mengurangi biaya operasional sambil memastikan standar kepatuhan yang tinggi dan kesalahan manusia yang minimal hingga nol.

Mengotomatiskan sebagian besar tugas biasa manajemen inventaris, hutang dan piutang reguler, pencatatan, pemrosesan penggajian, dan pembuatan laporan dapat dikurangi dengan memanfaatkan sumber daya manusia untuk peran perencanaan dan hubungan klien yang lebih strategis. Jauh lebih mudah untuk mengelola data dan sistem dengan pertumbuhan perusahaan yang curam dan substansial.

Q. Bagaimana masa depan RPA di bidang Keuangan?

A. Bot RPA diharapkan sepenuhnya mengambil alih tugas transaksional sebagai dasarnya. Dengan mengintegrasikan RPA dengan pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan, transaksi yang kompleks dan strategis juga akan otomatis. Dengan masa depan pengembangan bot tanpa/pengkodean rendah, implementasi RPA akan jauh lebih efisien dan hemat biaya.

Integrasi lebih lanjut dengan pasar RPA akan meningkatkan kemampuan karena tidak ada penyedia tunggal yang dapat menyediakan semua fungsi untuk mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses yang mungkin digunakan perusahaan.

Q. Apa dampak RPA pada Account Payables?

A. Hutang usaha merupakan komponen penting dari keuangan dan akuntansi. Karena tugas-tugas yang terlibat bersifat berulang, itu memakan waktu dan rawan kesalahan. RPA yang terintegrasi dengan ML dan AI dapat melakukan tugas yang membosankan dan monoton dalam melakukan tugas berulang untuk menghasilkan faktur dan PO. Ini akan melacak perbandingan faktur yang diajukan dengan PO yang menjaga audit tetap berjalan secara real-time.