Cara Mengidentifikasi, Melacak, dan Melaporkan Metrik Penjualan
Diterbitkan: 2024-04-02
- 24 Februari 2024
Isi
Strategi pelaporan penjualan yang solid sangat penting bagi organisasi mana pun. Mereka yang tidak menetapkan metrik penjualan dan secara teratur melaporkan kemajuan dan hasil – tidak diragukan lagi – akan kehilangan peluang untuk meningkatkan prospek, konversi, dan pendapatan.
Untuk menempatkan hal ini dalam konteksnya, bayangkan Anda berencana untuk lari maraton. Anda mungkin tidak akan mengikuti maraton yang diadakan minggu depan dan hanya berharap yang terbaik. Anda akan membuat rencana yang dapat ditindaklanjuti dan menetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek yang spesifik, seperti berlari 10 mil pada tanggal X, setengah maraton pada tanggal Y, dan seterusnya. Anda juga dapat melacak kecepatan dan waktu pemulihan Anda.
Jika Anda rela bersusah payah demi tujuan pribadi, mengapa Anda tidak melakukan upaya yang sama pada fungsi penting bisnis Anda?
Lagi pula, proses pelaporan penjualan tidak jauh berbeda: Anda menetapkan tujuan jangka panjang dan pendek, melacak kemajuan, dan meminta perwakilan Anda melaporkan kembali kepada Anda beserta hasilnya.
Berikut adalah praktik terbaik saya yang harus dipatuhi oleh semua organisasi saat memutuskan cara mengidentifikasi, melacak, dan melaporkan metrik penjualan.
Apa Itu Metrik Penjualan & Mengapa Itu Penting?
Istilah “metrik penjualan” cukup luas. Anda dapat mengukur banyak hal, bergantung pada bisnis Anda, produk, susunan operasi penjualan Anda, dan banyak faktor lainnya (lebih lanjut tentang ini nanti).
Namun pada dasarnya, metrik penjualan membantu Anda mengukur aktivitas tenaga penjualan Anda selama periode tertentu – hari, minggu, bulan, atau bahkan tahun. Mereka memberi Anda wawasan yang jauh lebih terperinci tentang kinerja tim penjualan Anda daripada sekadar melihat keuntungan Anda.
Mengapa itu penting? Karena metrik tersebut membantu Anda mengevaluasi efektivitas operasi penjualan dan menginformasikan pengambilan keputusan Anda. Misalnya, jika Anda tidak mengetahui berapa banyak panggilan yang harus dilakukan seorang tenaga penjualan dalam seminggu, Anda tidak dapat menilai secara akurat apakah beban kerja mereka dapat dikelola atau apakah sudah waktunya untuk mempekerjakan orang baru.
Cara Mengidentifikasi Metrik Penjualan yang Relevan
Seperti yang telah saya tunjukkan, metrik yang “benar” bergantung pada banyak faktor yang spesifik untuk bisnis Anda. Namun secara umum, mereka akan termasuk dalam salah satu kategori berikut:
1. Kinerja Penjualan Secara Menyeluruh
Metrik tingkat atas ini berhubungan langsung dengan kinerja perusahaan Anda secara keseluruhan – pada dasarnya, apakah Anda menghasilkan cukup uang? Dan apakah Anda melakukannya di area yang tepat? Mereka mungkin tidak akan memberi tahu Anda banyak tentang kekuatan relatif dari masing-masing tenaga penjualan atau taktik, namun Anda sebaiknya mengukurnya agar dewan direksi dan manajer bank Anda senang. Contohnya meliputi:
- Total pendapatan
- Penetrasi pasar
- Nilai pelanggan seumur hidup rata-rata
- Persentase pendapatan dari bisnis baru
- Pertumbuhan kuartal ke kuartal atau tahun ke tahun
2. Metrik Aktivitas
Sekarang kami menjadi lebih spesifik! Metrik ini akan membantu Anda menelusuri apa yang sebenarnya dilakukan tenaga penjualan Anda setiap hari atau setiap minggu. Apakah mereka menggunakan waktu mereka secara efektif? Apakah mereka berbicara kepada cukup banyak orang?
Metrik dalam bagian ini dapat dipengaruhi secara langsung oleh manajer penjualan – maksud saya, jika seorang staf penjualan melakukan terlalu sedikit panggilan atau mengirim terlalu sedikit email, manajer mereka harus melakukan sesuatu untuk mengatasinya. Contohnya meliputi:
- Jumlah email yang dikirim
- Jumlah panggilan yang dilakukan
- Jumlah pertemuan yang dijadwalkan
- Jumlah interaksi media sosial
3. Metrik Saluran Pipa
Meskipun metrik aktivitas berfokus pada apa yang terjadi di sini dan saat ini, metrik saluran berfokus pada apa yang akan terjadi dalam beberapa minggu atau bulan ke depan. Segalanya mungkin tampak cerah saat ini, namun apakah Anda siap untuk mempertahankan tingkat pertumbuhan Anda saat ini? Metrik berikut akan membantu Anda menjawab pertanyaan tersebut:
- Rata-rata panjang siklus penjualan
- Total peluang terbuka per bulan/kuartal
- Total peluang yang ditutup berdasarkan bulan/kuartal
- Nilai tertimbang saluran pipa berdasarkan bulan/kuartal
- Nilai total penjualan menurut bulan/kuartal
- Nilai kontrak rata-rata
4. Metrik Gen Prospek
Mirip dengan saluran Anda, metrik ini adalah tentang memprediksi kesuksesan di masa depan. Kita semua tahu bahwa jika kita tidak memiliki cukup prospek dalam CRM – atau jika kita tidak menindaklanjutinya secara tepat waktu dan efektif – maka masa sulit akan segera tiba. Contohnya meliputi:
- Frekuensi/volume peluang baru yang ditambahkan ke jalur pipa
- Waktu respons prospek rata-rata
- Persentase prospek yang ditindaklanjuti
- Waktu rata-rata untuk menindaklanjuti petunjuk
- Biaya akuisisi pelanggan
- Persentase prospek yang memenuhi syarat
5. Metrik Penjangkauan Email
Sekarang kami fokus pada saluran tertentu. Hal ini penting, karena Anda mungkin menggunakan beberapa taktik berbeda untuk memenangkan bisnis baru, jadi tentu saja Anda ingin memahami mana yang paling efektif. Contoh metrik penjangkauan email meliputi:
- Jumlah email yang dikirim per hari/minggu (tingkat individu dan tim)
- Tarif terbuka
- Tingkat keterlibatan
- Tingkat respons
6. Metrik Panggilan Dingin
Sama seperti metrik penjangkauan email, tetapi berfokus pada aktivitas panggilan dingin. Contohnya meliputi:
- Jumlah panggilan yang dilakukan per hari/minggu (tingkat individu dan tim)
- Jumlah panggilan balik yang dilakukan
- Persentase prospek yang melanjutkan ke langkah berikutnya dalam siklus penjualan
7. Metrik Konversi
Di sini, kami melihat seberapa efektif tim penjualan Anda mengubah prospek dan prospek menjadi uang tunai. Contohnya meliputi:
- Persentase peluang yang ditutup/dimenangkan
- Persentase peluang yang hilang
- Persentase peluang yang dimenangkan oleh sumber utama
- Jumlah rata-rata percakapan untuk peluang menang/kalah
Yang penting, tidak satu pun dari “jenis” metrik ini yang akan memberi Anda gambaran lengkap.
Anda mungkin menutup 100% peluang Anda – tetapi jika Anda hanya menghasilkan satu peluang dalam sebulan, itu mungkin tidak cukup.
Atau Anda bisa mengirim ribuan email setiap hari dan membangun saluran besar, namun semua upaya itu tidak akan berarti banyak jika Anda tidak mengubahnya menjadi kesepakatan.
Itu sebabnya Anda perlu melihat berbagai metrik untuk benar-benar memahami kinerja penjualan Anda.
Cara Melacak Metrik Penjualan
Jadi, Anda telah mengidentifikasi metrik yang perlu Anda perhatikan. Besar! Namun kini Anda menghadapi tantangan lain – menemukan cara paling efektif untuk melacak kinerja.
Transparansi sangatlah penting. Staf penjualan Anda perlu memahami kinerja mereka pada tingkat individu dan tim dari hari ke hari dan minggu ke minggu. Namun mereka mungkin tidak punya waktu untuk membuat laporan CRM ad hoc (Anda ingin laporan tersebut fokus untuk menghasilkan uang bagi Anda ).
Berikut beberapa cara untuk melacak kinerja sehingga tim Anda dapat mendalami data saat mereka membutuhkannya:
1. Dasbor Penjualan
Dasbor memungkinkan Anda menampilkan semua metrik penjualan utama di satu tempat.
Idealnya, informasi tersebut mudah dipahami, sehingga staf penjualan Anda cukup meluangkan waktu beberapa menit setiap pagi untuk memeriksanya tanpa memerlukan gelar ilmu data untuk menemukan informasi yang mereka perlukan.
Anda juga ingin agar semuanya mendekati 100% otomatis. Tentu saja Anda sudah sibuk, jadi hal terakhir yang Anda perlukan adalah menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggu untuk mengumpulkan data secara manual dari berbagai sumber dan menggabungkannya ke dalam spreadsheet.
Contoh software dashboard penjualan
- Klipfolio
- HubSpot
- Pahlawan Data
- Zoho Analitik
- Slemma
- Bisa dilihat
- KetukKlik
2. Papan Peringkat Penjualan
Tenaga penjualan cenderung merupakan kelompok yang kompetitif. Hal ini merupakan hal yang baik – tenaga penjualan yang kompetitif mendorong satu sama lain untuk bekerja lebih baik (jangan biarkan segala sesuatunya menjadi terlalu kompetitif; semua orang harus tetap bergerak ke arah yang sama).
Salah satu cara untuk menumbuhkan persaingan yang sehat adalah dengan menampilkan metrik penjualan Anda dalam bentuk papan peringkat. Siapa yang paling banyak menelepon dalam 24 jam terakhir? Menambahkan nilai paling besar ke saluran pipa Anda? Menutup transaksi terbanyak dalam 30 hari terakhir?
Idealnya, papan peringkat Anda akan terus diperbarui secara real-time di layar TV atau monitor, sehingga semua orang di tim penjualan Anda memahami kinerja mereka dibandingkan rekan-rekan mereka.
Contoh perangkat lunak papan peringkat penjualan
- bangkit.global
- Permainan Efektif
- kehebohan
Cara Melaporkan Metrik Penjualan
Seperti yang telah saya jelaskan, metrik itu penting – namun angka itu sendiri tidak memiliki nilai intrinsik.
Mengetahui bahwa Jenny mengirim lebih banyak email daripada Virat bulan lalu tidak berarti apa-apa. Juga tidak ada pemahaman bahwa Anda menutup 40% peluang, atau bahwa pendapatan naik 5% dari tahun ke tahun.
Di sinilah pelaporan berperan. Laporan Anda harus menggali data, menarik poin-poin penting, dan memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
Katakanlah tim penjualan Anda menghabiskan 60% waktu pencarian calon pelanggan untuk panggilan dingin dan 40% untuk email, namun email memiliki tingkat konversi panggilan dua kali lipat. Anda mungkin ingin menelepon kembali dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengirim email, bukan?
Berikut beberapa praktik terbaik dalam membuat laporan yang memberikan tingkat wawasan dan tindakan yang tepat:
1. Tetapkan Jendela Pelaporan yang Tepat
Bukan hal yang aneh bagi organisasi untuk meminta laporan kemajuan bulanan dari tim pemasaran dan penjualan mereka, hanya karena sebagian besar elemen bisnis dilacak dari bulan ke bulan.
Ini sering kali merupakan pendekatan yang salah.
Meskipun pelaporan bulanan mungkin tepat untuk beberapa perusahaan, mereka biasanya merupakan minoritas.
Seberapa sering Anda harus melaporkan bergantung pada siklus penjualan Anda. Perusahaan dengan siklus penjualan pendek mungkin mendapat manfaat dari laporan harian singkat dan laporan mingguan yang lebih rinci. Perusahaan dengan siklus penjualan yang lebih panjang mungkin hanya perlu melaporkan setiap akhir bulan.
Mengapa sangat penting untuk mengatur jadwal pelaporan Anda dengan benar?
Jika Anda tidak memberikan laporan yang memadai, Anda berisiko kehilangan peluang dan bidang baru yang kinerjanya buruk atau yang dapat memperoleh manfaat dari investasi lebih lanjut.
Terlalu sering melaporkan, Anda akan membuat staf Anda berada dalam tekanan yang tidak perlu, semuanya hanya untuk menganalisis angka-angka yang sejujurnya mungkin tidak ada artinya.
2. Ceritakan Sebuah Kisah
Sebuah laporan tidak boleh membuat pembaca berpikir “lalu kenapa?”
Mulailah dengan mengidentifikasi satu hal terpenting yang ingin Anda komunikasikan dan sertakan dalam ringkasan pendahuluan. Dalam banyak kasus, angka tersebut adalah jumlah penjualan atau nilai transaksi yang dilakukan selama periode pelaporan, dan perbandingannya dengan kuota Anda.
Isi laporan kemudian harus merinci semua metrik relevan lainnya yang Anda lacak, diikuti dengan kesimpulan yang menjelaskan apa yang akan Anda lakukan selanjutnya dan alasannya.
3. Memberi Arti Data
Anda telah meluangkan waktu untuk melacak semua data tersebut – sekarang adalah kesempatan Anda untuk mewujudkannya.
Memberikan perbandingan bulan ke bulan, kuartal ke kuartal, dan/atau tahun ke tahun. Visualisasikan angka-angkanya agar lebih mudah dicerna. Jelaskan faktor-faktor yang memengaruhi kinerja – angka-angka tersebut tentu saja terjadi, namun mengapa ? Apakah Anda mendapatkan banyak tanggapan karena beralih ke template email baru, atau mendapatkan lebih banyak kesepakatan setelah memperbaiki proses demo produk Anda?
Jangan memaksa tim pimpinan untuk menebak mengapa sesuatu terjadi. Jelaskan untuk mereka.
Banyak upaya yang dilakukan untuk mengidentifikasi metrik penjualan yang tepat, melacaknya secara efektif, dan melaporkan hasil Anda, namun pekerjaan itulah yang akan membuat hidup Anda lebih mudah. Ini akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih cerdas, memahami apa yang terbaik (dan apa yang tidak), dan pada akhirnya menjual lebih banyak.
Atau, dengan kata lain: jika Anda tidak mengukur metrik penjualan, itu seperti Anda memasuki maraton tanpa melakukan pelatihan apa pun, mengenakan sepatu yang salah, dan muncul di waktu yang salah. Anda mungkin memiliki niat terbaik dan pola pikir positif, namun Anda tidak akan mendapatkan hasil yang Anda inginkan.
