Operasi Penjualan: Panduan Utama [2022]

Sujan Patel

• 2 September 2022

Anda mungkin memiliki tenaga penjualan paling berbakat di dunia – perwakilan yang luar biasa dalam menarik prospek, mengajukan pertanyaan yang tepat, dan menutup kesepakatan – tetapi jika Anda tidak mendapatkan bagian operasi penjualan dengan benar, mereka tidak akan berkinerja sebaik mereka bisa. Itu karena mereka tidak akan memiliki sistem dan proses untuk melengkapi kemampuan alami mereka.

Apa itu operasi penjualan? Sebagai pakar keterlibatan penjualan dan otomatisasi, kami di Mailshake memahami perlunya operasi penjualan untuk mendukung tim penjualan yang berkembang. Jadi kami telah menyusun panduan ini untuk semua hal tentang operasi penjualan, dengan segala sesuatu mulai dari mengapa hingga bagaimana. Pelajari mengapa tim operasi penjualan sangat penting, peran dan tanggung jawab mereka, teknik penting, dan KPI untuk mengukur kesuksesan.

Apa itu Operasi Penjualan?

Operasi penjualan melibatkan penyediaan wawasan data dan strategi untuk mengurangi gesekan dan mendukung tim penjualan. Ini mungkin termasuk tanggung jawab seperti manajemen data dan pembuatan prospek.

Singkatnya, operasi penjualan adalah tentang memungkinkan perwakilan menghabiskan lebih banyak waktu mereka untuk menjual, dan lebih sedikit untuk hal-hal seperti admin, rapat, dan tugas padat karya yang bernilai rendah.

Dengan membangun unit penjualan yang lebih efisien, operasi penjualan membantu Anda mencapai hasil yang Anda butuhkan untuk memajukan bisnis Anda.

Seringkali, ini berarti menerapkan sistem penjualan yang memastikan semua repetisi bekerja menuju tujuan yang sama, daripada melakukan hal mereka sendiri.

Mengapa Operasi Penjualan Begitu Penting?

Beberapa tenaga penjualan melihat operasi sebagai penghalang upaya penjualan mereka – mereka berpikir bahwa menempatkan struktur dan proses untuk menentukan praktik terbaik dan memperkenalkan pendekatan yang konsisten membatasi bakat alami mereka.

Namun, operasi penjualan sangat berharga karena menghilangkan gesekan dari proses penjualan Anda – hal-hal yang memperlambat perwakilan Anda dan mengalihkan mereka dari bisnis yang sangat penting untuk berbicara dengan prospek.

Itu berarti mereka akan lebih efisien dan lebih produktif, yang pada gilirannya memberi mereka lebih banyak peluang untuk menutup transaksi dan mendorong pendapatan.

Berikut adalah manfaat yang lebih penting dari fungsi operasi penjualan:

• Meningkatkan produktivitas penjualan
• Menerapkan strategi berdasarkan analitik data
• Memungkinkan perekrutan, orientasi, dan pelatihan yang lebih baik
• Memungkinkan perwakilan penjualan untuk menjual lebih banyak

Operasi Penjualan vs. Pemberdayaan Penjualan

Operasi penjualan dan pemberdayaan penjualan keduanya tentang memposisikan Anda untuk menjual lebih banyak, tetapi keduanya tidak persis sama. Jadi, apa bedanya?

Secara umum, operasi penjualan melibatkan evaluasi opsi terbaik untuk tim penjualan dan membuat keputusan strategis tentang opsi tersebut. Pemberdayaan penjualan kemudian tentang menerapkan keputusan tersebut.

Sebagai contoh, pada tingkat strategis, operasi penjualan mungkin menetapkan bahwa perwakilan tidak menghabiskan cukup waktu untuk prospek yang memenuhi syarat, yang menghasilkan inefisiensi di kemudian hari dalam prosesnya. Pemberdayaan penjualan kemudian akan memberikan sesi pelatihan dan materi untuk membantu perwakilan memenuhi syarat prospek secara lebih efektif.

Kedua disiplin juga cenderung terlibat dalam bagian yang berbeda dari proses penjualan:

• Pemberdayaan penjualan: Biasanya melibatkan saluran yang lebih tinggi, dengan fokus pada keterlibatan dan pendidikan prospek
• Operasi penjualan: Biasanya melibatkan lebih jauh ke saluran, lebih banyak berurusan dengan negosiasi dan penutupan penjualan

Tanggung Jawab Operasi Penjualan

Apa yang dilakukan operasi penjualan? Tanggung jawab khusus dari departemen operasi penjualan akan sedikit berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya, tetapi secara umum, mereka akan menyentuh area berikut:

1. Manajemen & Analisis Data

Anda tidak dapat membangun proses penjualan yang lebih efisien melalui perkiraan – keputusan Anda harus didorong oleh data.

Itulah mengapa operasi penjualan perlu memimpin dalam mengelola dan menganalisis semua data penjualan yang relevan, menggali angka-angka untuk menghasilkan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti.

Metrik dan KPI spesifik yang mereka lacak akan bergantung pada angka yang paling penting bagi bisnis Anda. Misalnya, jika Anda hanya menjual satu produk dengan biaya tetap, nilai kontrak rata-rata tidak relevan, tetapi mungkin jika Anda menawarkan beberapa tingkatan atau harga khusus.

Karena itu, berikut adalah beberapa hal yang harus dipertimbangkan oleh unit operasi penjualan Anda:

• Rata-rata panggilan yang dilakukan/email terkirim per hari: Sederhananya, apakah perwakilan Anda berbicara dengan cukup banyak prospek?
• Biaya akuisisi pelanggan: Semakin sedikit yang Anda keluarkan untuk memenangkan pelanggan, semakin cepat akun itu menjadi menguntungkan.
• Tingkat penutupan: Jika Anda hanya menutup sebagian kecil dari kesepakatan, itu pertanda Anda tidak memenuhi syarat prospek secara efektif.
• Nilai seumur hidup: Hasilkan lebih banyak nilai dari setiap pelanggan, dan pendapatan Anda akan tumbuh tanpa Anda harus memenangkan banyak akun baru.
• Panjang siklus penjualan: Jika tim operasi penjualan Anda melakukan tugasnya, Anda akan melihat pengurangan waktu rata-rata dari kontak pertama dengan prospek hingga menutup kesepakatan.

2. Peramalan Penjualan

Peramalan sering diserahkan kepada pemimpin penjualan, tetapi sulit.

Habiskan terlalu lama untuk itu, dan angka-angkanya akan dengan cepat menjadi tidak relevan. Masukkan terlalu sedikit pemikiran di muka, dan itu akan menjadi sangat tidak berarti – Anda mungkin juga memilih beberapa nomor acak.

Karena tim operasi memiliki akses ke banyak data, mereka sering kali berada di posisi terbaik untuk memprediksi perolehan pendapatan dan tingkat aktivitas di masa mendatang. Hal ini memungkinkan para pemimpin penjualan untuk mengidentifikasi potensi masalah sebelum muncul dan mengoreksi arah untuk menghindarinya.

3. Kolaborasi Lintas Tim & Manajemen Pemangku Kepentingan

Penjualan memengaruhi semua orang dalam organisasi Anda.

C-suite ingin Anda menghancurkan target penjualan Anda. Pemimpin tim ingin Anda mendorong produk mereka. Semua orang menginginkan kenaikan gaji, promosi, anggaran yang lebih besar atau untuk merekrut anggota tim baru. Dan semua itu tidak mungkin jika tim penjualan tidak berkinerja baik.

Maklum, banyak pemangku kepentingan ingin memberikan pendapat mereka tentang strategi, proses, dan pelaporan penjualan.

Itu banyak kebisingan ekstra untuk ditangani oleh tenaga penjualan garis depan Anda.

Alih-alih melibatkan perwakilan Anda, serahkan tugas manajemen pemangku kepentingan dan komunikasi kepada tim operasi Anda.

4. Strategi & Komunikasi Penjualan

Karena mereka memiliki akses ke semua data itu, dan karena mereka memiliki pandangan tingkat atas tentang proses dan kinerja penjualan daripada terjebak dalam kesepakatan, operasi penjualan berada dalam posisi yang fantastis untuk mengembangkan sistem dan strategi baru yang efektif. Ini termasuk hal-hal yang:

• Dorong konversi
• Tingkatkan pencarian calon pelanggan
• Mempercepat siklus penjualan

Tidak hanya itu, tetapi mereka juga dapat memimpin dalam mengkomunikasikan setiap perubahan dalam pendekatan kepada para pemimpin penjualan dan pemangku kepentingan utama lainnya.

5. Pelatihan & Pengembangan

Tidak ada tenaga penjual yang merupakan paket lengkap. Baik mereka adalah perwakilan lama yang berpengalaman atau starter baru, selalu ada ruang untuk perbaikan – dan itu sering kali datang melalui pelatihan.

Tim operasi penjualan akan sering mengambil tanggung jawab untuk membuat dan memberikan sesi pelatihan dan jaminan lainnya.

Mereka mungkin juga membangun dan menerapkan program pendampingan penjualan untuk menciptakan sistem pendukung, berbagi praktik terbaik, dan meningkatkan moral.

Selain itu, operasi penjualan akan sering memimpin perwakilan pelatihan untuk menggunakan perangkat lunak penjualan baru . Ini karena seringkali tim operasi yang pertama kali mengidentifikasi kebutuhan akan perangkat lunak baru untuk membuat proses penjualan menjadi lebih efisien, dan mereka juga akan sering memilih perangkat lunak tersebut.

6. Mendukung Generasi Pemimpin

Banyak tenaga penjualan berjuang untuk menemukan petunjuk. Itu memakan banyak waktu mereka dan seringkali tidak memberikan hasil yang bagus.

Operasi penjualan dapat membawa efisiensi ke bagian penting dari operasi penjualan Anda ini.

Misalnya, mereka dapat membangun proses yang meningkatkan keselarasan antara fungsi penjualan dan pemasaran Anda. Itu dapat membantu Anda menjawab pertanyaan seperti:

• Bagaimana seharusnya penjualan menggunakan persona pembeli?
• Perwakilan mana yang harus memimpin dalam menangani prospek pemasaran yang memenuhi syarat?
• Konten pemberdayaan penjualan apa yang kita butuhkan?
• Di mana konten itu harus ditayangkan?

7. Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja adalah bagian penting lain dari penjualan yang dapat ditangani oleh tim operasi Anda dalam bentuk:

• Mengembangkan rencana kompensasi dan insentif
• Menciptakan proses untuk meningkatkan kinerja yang buruk
• Membangun sistem untuk mengakui kinerja terbaik

Mereka juga dapat memimpin dalam tinjauan kinerja reguler, atau mendukung pemimpin penjualan tentang cara melakukan tinjauan itu sendiri.

8. Mengevaluasi Proses Penjualan

Bagaimana Anda menilai efektivitas kampanye penjualan, proses baru, atau peluncuran produk?

Dengan mengukur dan mengevaluasi data. Ini adalah tanggung jawab utama dari fungsi operasi penjualan.

Dengan menggali angka-angkanya, tim operasi penjualan dapat menentukan keberhasilan strategi penjualan Anda saat ini. Jika segala sesuatunya tidak berjalan seperti yang diharapkan, mereka ditempatkan dengan baik untuk memberi nasihat tentang pendekatan atau proses baru.

Di luar ini, operasi penjualan juga akan menggunakan hal-hal seperti tolok ukur eksternal, analisis pesaing, dan data kinerja internal untuk membangun strategi penjualan baru jika diperlukan.

9. Mengelola Teknologi dan Alat Penjualan

Untuk meningkatkan efisiensi penjualan, operasi penjualan dapat bekerja sama dengan departemen TI untuk mengelola berbagai teknologi dan alat penjualan yang bermanfaat, seperti CRM atau platform keterlibatan penjualan .

Karena ada begitu banyak alat penjualan di luar sana dengan berbagai tingkat kerumitan, operasi penjualan dapat membantu mengelola tumpukan teknologi Anda. Operasi penjualan dapat mengambil waktu dari tugas tim penjualan dengan mengintegrasikan aplikasi, menyesuaikan CRM dan dasbor penjualan , serta menyiapkan otomatisasi tugas.

10. Mendefinisikan Wilayah yang Jelas

Secara tradisional, penjualan adalah tentang mengetuk pintu. Itu berarti setiap tenaga penjual memiliki wilayah geografis tertentu untuk memastikan bahwa tidak ada yang menginjak kaki satu sama lain.

Penjualan lapangan kurang umum saat ini, dan bahkan ketika itu masih terjadi, jarang terjadi bahwa agen penjualan lapangan akan menjadi dingin – umumnya, calon pelanggan akan berbicara dengan orang lain di pihak penjual terlebih dahulu.

Namun, bukan berarti wilayah tidak lagi relevan. Mereka mungkin tidak lagi bersifat geografis.

Tenaga penjualan yang berbeda secara alami lebih baik dalam berbicara dengan berbagai jenis prospek atau berurusan dengan berbagai jenis organisasi. Beberapa mungkin menyukai kedekatan dan aksesibilitas startup, sementara yang lain mungkin berkembang di dunia penjualan perusahaan yang lebih terlibat dan didorong oleh hubungan.

Tim operasi Anda harus memimpin dalam menentukan wilayah di seluruh fungsi penjualan Anda dan menetapkan prospek yang sesuai.

Peran Operasi Penjualan

Ada posisi yang berbeda dalam tim operasi penjualan, semua dengan fungsi penting. Berikut penjelasan dari masing-masing jenis pekerjaan sales operation:

• Wakil Presiden Operasi Penjualan: Orang ini mengawasi tim operasi penjualan. Sebagai eksekutif tingkat atas, mereka akan bekerja bersama kepemimpinan senior untuk mengelola produktivitas keseluruhan tim penjualan. Pekerjaan ini mungkin memerlukan pengalaman hingga 10 tahun dan/atau gelar MBA atau MA.
• Manajer Operasi Penjualan: Orang ini mengelola tim perwakilan operasi penjualan, spesialis, dan analis. Mereka mengidentifikasi cara untuk merampingkan proses penjualan, dan karena itu perlu memiliki banyak pengalaman dalam penjualan .
• Spesialis Operasi Penjualan: Lebih tinggi dari perwakilan operasi penjualan, seorang spesialis dapat menangani data yang lebih kompleks, membuat perkiraan penjualan, dan mendukung banyak tahapan siklus penjualan.
• Analis Operasi Penjualan: Orang ini menganalisis data dari alat penjualan seperti CRM Anda untuk membuat wawasan dan rekomendasi berbasis data untuk meningkatkan kinerja.
• Perwakilan Operasi Penjualan: Orang ini dapat menganalisis data, menggunakan alat otomatisasi penjualan, melakukan penelitian, menangani laporan dan rencana kompensasi, serta membantu meningkatkan proses penjualan. Ini biasanya merupakan posisi ops penjualan tingkat pemula dengan lebih sedikit pengalaman yang dibutuhkan selama bertahun-tahun.

Struktur Tim Operasi Penjualan

Jadi, bagaimana struktur tim operasi penjualan? Tentu saja, berdasarkan kebutuhan spesifik, setiap perusahaan dapat menyusun tim mereka secara berbeda. Berikut ini hanya satu contoh struktur tim operasi penjualan:

Teknik & Praktik Terbaik Operasi Penjualan

Dengan tanggung jawab yang luas seperti itu, mungkin sulit bagi tim operasi penjualan untuk mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Apa yang akan membuat dampak terbesar? Memperbaiki kualifikasi prospek atau merampingkan pencarian calon pelanggan? Meningkatkan keselarasan dengan pemasaran atau C-suite? Membangun program pelatihan baru atau melatih para pemimpin penjualan yang ada?

Berikut adalah beberapa teknik umum untuk menjalankan fungsi operasi penjualan yang efektif.

1. Buat Pernyataan Misi

Sangat penting untuk membuat pernyataan misi di seluruh perusahaan untuk menyelaraskan operasi penjualan dan anggota tim penjualan Anda. Pernyataan misi harus menyatakan tujuan Anda secara keseluruhan. Agar tidak terdengar terlalu kabur atau tidak orisinal, sertakan bahasa yang jelas dan unik.

Berikut adalah beberapa contoh pernyataan misi yang menonjol:

• Kickstarter: “Untuk membantu mewujudkan proyek kreatif.”
• Uber: “Nyalakan peluang dengan menggerakkan dunia.”
• Starbucks: “Untuk menginspirasi dan memelihara semangat manusia – satu orang, satu cangkir, dan satu lingkungan dalam satu waktu.”
• LinkedIn: “Hubungkan para profesional dunia untuk membuat mereka lebih produktif dan sukses.”

2. Berkolaborasi Dengan Pemimpin Penjualan dalam Strategi

Operasi penjualan tidak ada dalam ruang hampa. Jika tindakan yang mereka lakukan tidak mendapat dukungan dari tim penjualan garis depan, mereka tidak akan berhasil.

Terlebih lagi, sementara operasi penjualan hebat dalam memberikan wawasan berbasis data, mereka tidak memiliki pengalaman langsung berbicara dengan prospek dan menjual produk Anda.

Itu sebabnya semua keputusan strategis harus dibuat sebagai kolaborasi antara ops dan pemimpin penjualan garis depan.

Pendekatan ini mengurangi risiko fungsi ops membuat kesimpulan berdasarkan data yang tidak berlaku atau praktis di dunia nyata.

3. Siapkan Analisis

Sepanjang artikel ini, kita telah membahas pentingnya memastikan bahwa operasi penjualan memiliki akses ke semua data yang diperlukan.

Jadi sebagai titik awal, unit operasi harus memimpin penyiapan semua alat analisis penjualan yang relevan.

Alat apa yang mereka butuhkan? Yah, itu tergantung pada metrik yang ingin mereka fokuskan, jadi mereka juga perlu mencari tahu jenis pertanyaan yang ingin mereka jawab di telepon. Hal-hal seperti:

• Berapa banyak panggilan atau email yang dilakukan perwakilan kami per hari?
• Seberapa besar jalur penjualan kami?
• Berapa lama, rata-rata, kami membutuhkan waktu untuk menutup kesepakatan?
• Seberapa efektif kita memenuhi syarat prospek?

4. Membangun Proses Penjualan yang Lebih Efisien

Tidak ada proses penjualan yang sempurna.

Jika Anda sudah memilikinya, ada kemungkinan itu akan berantakan dari waktu ke waktu.

Dan jika Anda tidak memiliki proses formal, Anda pasti membutuhkannya. Jika tidak, Anda bahkan tidak memiliki tim penjualan – Anda hanya memiliki sekelompok individu yang melakukan apa pun yang mereka suka.

Apa pun posisi Anda saat ini, operasi penjualan harus memiliki semua data yang mereka butuhkan untuk mengidentifikasi inefisiensi dan membangun sesuatu yang lebih cerdas. Jika mereka belum memiliki data, setidaknya mereka harus memiliki alat analisis untuk mengumpulkannya.

Anda mungkin ingin memberi ops beberapa panduan tentang bagian-bagian tertentu dari proses penjualan Anda yang mungkin perlu ditingkatkan.

Sebagai alternatif, beri mereka kebebasan untuk menjelajahi seluruh proses, mencari ketidakefisienan dan menerapkan langkah-langkah untuk memberantasnya.

5. Penjual Bayangan

Seperti disebutkan sebelumnya, beberapa tenaga penjualan melihat operasi penjualan sebagai penghalang penjualan mereka. Untuk menghilangkan ide ini dan membentuk hubungan yang lebih baik antara kedua tim, mintalah anggota operasi penjualan secara teratur membayangi tim penjualan. Membayangi wiraniaga sekali seperempat akan membantu perwakilan operasi penjualan lebih memahami titik kesulitan tim penjualan dan pekerjaan sehari-hari.

6. Tetapkan Tujuan Penjualan Secara Proaktif

Tim operasi penjualan harus selalu berinovasi dan secara proaktif menetapkan sasaran penjualan . Untuk tetap sukses, tim harus selalu memiliki pola pikir berpikiran maju. Satu studi menunjukkan bahwa tim penjualan dengan strategi reaktif memiliki pencapaian kuota 14% lebih rendah daripada tim yang menggunakan strategi proaktif.

KPI dan Metrik Operasi Penjualan

Bagaimana Anda mengukur keberhasilan tim operasi penjualan? Berikut adalah beberapa contoh KPI untuk operasi penjualan:

• Rasio menang: Rasio menang atau rasio menang/kalah, atau jumlah transaksi yang Anda menangkan hingga kalah selama periode waktu tertentu, dapat memberi Anda gambaran tentang keefektifan tim penjualan. Namun, ini juga dapat menunjukkan keberhasilan atau perbaikan yang diperlukan dalam peramalan penjualan.
• Panjang siklus penjualan: Ini adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menutup transaksi rata-rata. Memperpendek siklus penjualan dan waktu untuk menutup dapat menunjukkan keberhasilan operasi penjualan dalam mengidentifikasi inefisiensi dalam siklus penjualan dan menerapkan solusi untuk meningkatkan produktivitas.
• Akurasi prakiraan: Karena prakiraan penjualan adalah bagian besar dari operasi penjualan, akurasi prakiraan penting untuk diukur. Jika ada perbedaan besar, Anda dapat mengevaluasi kembali proses Anda.
• Waktu penjualan: Waktu penjualan, atau waktu penjualan rata-rata, adalah waktu yang benar-benar dihabiskan oleh perwakilan untuk menjual. Ini dapat memberi Anda gambaran tentang produktivitas tim dan jika operasi penjualan dapat berbuat lebih banyak untuk menyelesaikan tugas-tugas non-penjualan dari piring mereka.
• Efisiensi saluran pipa: Lihatlah aliran masuk dan aliran pipa Anda dan nilai pipa. Anda juga dapat mengevaluasi berapa banyak prospek yang Anda miliki dan nilai potensial klien. Seorang analis operasi penjualan dapat menggunakan CRM Anda dan alat lain untuk melihat data ini dan meningkatkan metrik terkait saluran ini.
• Rasio penutupan: Ini adalah jumlah transaksi yang ditutup dengan jumlah prospek, yang berfungsi sebagai pengukuran lain dari kinerja tim penjualan pada umumnya.
• Pemasaran vs. prospek yang berasal dari penjualan: Menentukan apakah sebagian besar prospek Anda berasal dari pemasaran atau tim penjualan Anda akan memberi Anda wawasan tentang alokasi sumber daya.
• Biaya akuisisi pelanggan: Memperoleh pelanggan baru adalah pengeluaran yang signifikan bagi bisnis. Biaya akuisisi pelanggan membantu Anda memahami ROI yang terkait dengan perolehan pelanggan baru.
• Nilai seumur hidup pelanggan: KPI ini akan menunjukkan kepada Anda nilai total yang ditambahkan pelanggan untuk Anda selama masa hidup mereka.
• Beban kerja tim penjualan: Jika tim penjualan Anda kewalahan dengan jumlah titik kontak pelanggan, efisiensi penjualan Anda mungkin menurun. Terapkan proses alur kerja otomatis untuk meringankan beban kerja tim penjualan Anda.
• Pergantian tim penjualan: Untuk memiliki tim yang berfungsi penuh, bersiaplah untuk pergantian dan cara menguranginya. Jika omset Anda melebihi 20%, lowongan Anda akan memengaruhi KPI Anda secara keseluruhan.
• Efisiensi penjualan: Metrik ini memperhitungkan jumlah uang yang Anda belanjakan untuk penjualan vs. jumlah pelanggan yang berkonversi. Anda dapat mengukur ini secara keseluruhan tim atau sebagai individu.
• Tingkat churn pelanggan: churn Anda meningkat saat pelanggan tidak memperbarui kontrak mereka. Ini adalah metrik penting karena menunjukkan seberapa baik tim penjualan Anda memelihara pelanggan yang sudah ada setelah mereka berkonversi.

Dengan ini, Anda dapat mempertimbangkan informasi dan tujuan yang berharga saat Anda membangun tim operasi penjualan Anda. Saat Anda melakukannya, pesan demo untuk melihat bagaimana Mailshake dapat membantu mendukung tim penjualan dan operasi penjualan Anda dengan mencari calon pembeli dalam skala besar.