Cara Membangun Buku Pedoman Penjualan
Diterbitkan: 2024-04-03
- 15 Maret 2024
Isi
Buku pedoman penjualan adalah aset berharga dalam banyak situasi: menerima karyawan baru, meluncurkan produk baru, dan menerapkan perubahan pada proses Anda. Setelah perwakilan Anda melihat bagaimana pedoman ini membantu mereka, mereka akan menggunakannya secara mandiri untuk membantu aktivitas penjualan.
Jika tim Anda tidak memilikinya—atau Anda telah mengandalkan dokumen lama yang sama selama bertahun-tahun—inilah saat yang tepat untuk membuat pedoman yang sesuai dengan kebutuhan tim Anda saat ini. Begini caranya:
Memulai buku pedoman penjualan
Organisasi dengan pedoman penjualan yang bagus melihat banyak manfaat. Perwakilan baru dapat melewati proses penerimaan lebih cepat, sementara perwakilan lebih mampu memanfaatkan sumber daya yang tersedia. Proses penjualan menjadi lebih konsisten di seluruh organisasi Anda, sehingga memperpendek siklus penjualan. Pada akhirnya, tim Anda mendapatkan lebih banyak kesepakatan.
Namun semua ini tidak terjadi begitu saja saat Anda mencetak buku pedoman Anda. Untuk melihat manfaatnya, pedoman Anda harus memenuhi kebutuhan pengguna. Sejak awal, Anda perlu menguraikan tujuan utama Anda dalam membuat buku pedoman. Pikirkan aspek mana dari proses penjualan yang paling perlu ditingkatkan. Jika Anda belum pernah menggunakan pedoman penjualan sebelumnya, sering kali akan sangat membantu jika pedoman tersebut tetap fokus.
Pikirkan juga format buku pedoman penjualan Anda. Dalam wawancara Mailshake , Colin Stewart, Co-Founder & Co-CEO Predictable Revenue, “Pertanyaan nol sebenarnya adalah, bagaimana kita membuat [buku pedoman penjualan] berguna? Karena jika tidak, tidak masalah seberapa bagus dokumen tersebut. Jika Anda tidak memiliki cara terstruktur untuk mengajar dan memberikan orientasi kepada orang-orang tentang cara menggunakan dokumen ini, maka yang ada hanyalah Google Docs yang sangat mewah yang akan ada di Drive dan menumbuhkan sarang laba-laba.”
Kepemilikan buku pedoman penjualan
Orang yang tepat perlu dilibatkan dalam proses ini sejak awal. Satu orang harus memikul tanggung jawab sebagai manajer proyek. Tim pedoman penjualan yang baik harus mencakup pemimpin penjualan, perwakilan penjualan dengan kinerja terbaik, perwakilan dari pemasaran produk, dan pakar materi pelajaran.
Menurut Stewart, “Jika Anda melihat organisasi mana pun, CEO-lah yang bertanggung jawab dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa orang-orang dapat melakukan pekerjaannya dan menghilangkan hambatan. Jadi menurut saya CEO-lah yang memiliki arahan strategis. Pertanyaan tentang siapa yang kami kejar atau masalah yang kami selesaikan untuk mereka, informasi tersebut mungkin berasal dari organisasi produk. Anda mungkin memiliki departemen pemasaran produk atau staf pemasaran produk yang memiliki bagian itu dan kemudian lapisan taktis benar-benar menjadi milik direktur atau manajer penjualan.”
Elemen buku pedoman penjualan
Untuk membuat fondasi buku pedoman penjualan yang hebat, Anda perlu menyertakan elemen-elemen tertentu:
1. Tinjauan umum perusahaan
Buka buku pedoman dengan deskripsi (singkat) tentang sejarah, misi, dan nilai-nilai perusahaan Anda. Deskripsi ini harus mencakup diskusi tentang bagaimana departemen penjualan diatur dalam hal peran dan wilayah. Menguraikan jalur karier potensial bagi perwakilan penjualan junior juga berguna. Karyawan baru akan merasakan bagian ini sangat berguna.
2. Produk
Buat daftar setiap produk dan layanan yang akan dijual oleh perwakilan penjualan. Sertakan informasi dasar tentang harga, proposisi nilai inti, produk kompetitif, dll. Jawab pertanyaan ini: Apa produk Anda dan mengapa pelanggan harus memilih produk Anda dibandingkan produk alternatif lainnya?
3. Persona pembeli
Buku pedoman penjualan harus mencakup sketsa semua persona pembeli yang ditargetkan perusahaan Anda. Jadikan setiap persona pembeli spesifik dengan mendiskusikan organisasi yang Anda targetkan (ukuran, industri, struktur organisasi) serta pengambil keputusan individu dalam organisasi (jabatan, tantangan). Kapan setiap pengambil keputusan memasuki proses pembelian? Informasi ini akan sangat berguna selama tahap pencarian calon pelanggan.
4. Gambaran umum proses penjualan
Tulis ikhtisar langkah demi langkah tentang kemajuan penjualan pada umumnya. Langkah-langkah apa yang perlu diambil pada setiap tahap proses, dan anggota tim penjualan mana yang akan memikul tanggung jawab untuk tugas tertentu? Memetakan proses Anda ke dalam contoh dunia nyata juga dapat membantu.
5. Metodologi penjualan
Jika tim penjualan Anda menggunakan metodologi tertentu (seperti Penjualan SPIN atau Penjualan Konseptual), uraikan secara singkat metode tersebut. Berikan daftar sumber daya untuk perwakilan yang ingin mempelajari lebih lanjut.
6. Pesan
Bagian ini harus memberikan gambaran nyata kepada perwakilan penjualan tentang pesan yang digunakan perusahaan Anda untuk pernyataan penentuan posisi, email calon pelanggan, panggilan telepon, demonstrasi, dan komunikasi penting lainnya. Sertakan contoh pesan yang kuat pada berbagai tahap proses. Bagaimana cara perwakilan penjualan memperkenalkan diri mereka kepada prospek baru, atau menangani keberatan?
7. KPI
Diskusikan bagaimana perusahaan dan manajer Anda memandang KPI. Metrik manakah yang paling harus diperhatikan oleh perwakilan penjualan? Berdasarkan data sebelumnya, KPI apa yang paling banyak dikaitkan dengan kesuksesan penjualan? Proses apa yang lebih disukai untuk melacak KPI individual?
8. Kiat-kiat CRM
Meskipun buku pedoman penjualan bukanlah tempat untuk memberikan instruksi CRM yang komprehensif, Anda harus menguraikan dasar-dasar bagaimana CRM memengaruhi proses penjualan. Apa yang perlu dilakukan dengan CRM pada setiap tahapan proses? Bagaimana seharusnya perwakilan penjualan menggunakan fungsi dasar CRM seperti dasbor, tugas, dan pembuatan laporan? Anda juga harus menyertakan sumber daya untuk pendidikan CRM lebih lanjut, termasuk personel internal yang dapat memberikan saran jika diperlukan.
9. Sumber daya yang tersedia
Sediakan inventaris sumber daya penjualan yang tersedia: studi kasus, materi pemasaran konten, referensi pelanggan, dll. Meskipun Anda mungkin tidak dapat menyertakan konten sebenarnya, perwakilan penjualan harus mengetahui di mana menemukan sumber daya tersebut. Sertakan juga beberapa diskusi tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efektif dalam proses penjualan.
10. Rencana kompensasi
Uraikan cara kerja rencana kompensasi di perusahaan Anda, termasuk informasi tentang cara penetapan kuota, bonus, dan frekuensi kontes penjualan. Berikan contoh kompensasi total pada berbagai tingkat kinerja. Jika organisasi Anda mempunyai rencana kompensasi yang berbeda, bagian ini akan sedikit lebih sulit untuk disusun, namun Anda tetap harus menjelaskan proses dasarnya.
Cara lain untuk berpikir tentang pedoman
Stewart menawarkan cara berpikir yang berbeda tentang membangun pedoman penjualan, membagi rencana akhir menjadi dua bagian: bagian strategis dan bagian taktis.
Ia menjelaskan, “Sisi strategisnya adalah siapa yang kita kejar. Masalah apa yang kita pecahkan untuk mereka? Apa keluhan pelanggan? Apa cerita pelanggannya? Jika Anda tidak memahaminya, semua hal taktis tidak terlalu penting.”
Stewart mencontohkan upaya menjual perangkat lunak otomasi pemasaran kepada petani di Nebraska sebagai kegagalan pemahaman strategis. “Arah strategisnya harus didahulukan,” lanjutnya. “Dan kemudian dukung hal itu dengan bukti melalui kisah pelanggan yang menghubungkan titik-titik di sana.”
Hanya setelah itu selesai Anda dapat beralih ke taktik, menurut Stewart. Menurutnya, pertanyaan yang harus ditanyakan oleh tim ketika menyusun pedoman mereka meliputi, “Bagaimana kami menemukannya? Bagaimana cara kita menutupnya? Alat apa yang kami gunakan? Apa saja hal yang perlu Anda ketahui tentang cara kami menjual? Seperti apa proses penjualan kami?”
Praktik terbaik untuk menulis buku pedoman penjualan
Tentu saja, Anda dapat memasukkan semua konten ini dan tetap menghasilkan pedoman yang tidak dapat digunakan. Untuk membuat buku pedoman yang benar-benar akan dibaca oleh perwakilan Anda, ikuti praktik terbaik berikut:
- Manfaatkan konten Anda dengan cerdas.
- Prioritaskan keramahan pengguna dalam menulis buku pedoman penjualan. Semua bagian dan subbagian harus diberi label yang jelas untuk memungkinkan skimming. Potong semua konten yang tidak perlu atau berlebihan.
- Selain salinan kertas, unggah buku pedoman ke cloud agar semua perwakilan dapat mengaksesnya dengan mudah. Idealnya, mereka harus dapat melompat ke bagian dan subbagian tertentu tanpa harus menggulir secara ekstensif.
- Mintalah masukan dari perwakilan penjualan mengenai draf awal pedoman ini. Minta pembaca awal untuk mengidentifikasi bagian mana pun yang tidak jelas.
- Jika memungkinkan, lacak penggunaan pedoman penjualan digital. Seberapa sering tenaga penjualan menggunakannya dan bagian apa yang paling sering digunakan? Anda juga harus mencari umpan balik kualitatif dari perwakilan.
- Referensi dan gunakan buku pedoman selama pertemuan tim.
- Lakukan penyesuaian pada buku pedoman jika diperlukan, agar perwakilan Anda mendapat informasi lengkap tentang proses revisi. Buku pedoman penjualan mudah menjadi usang saat Anda menambahkan produk, vertikal, dan alat baru.
Menggunakan buku pedoman penjualan Anda dengan tim Anda
Membangun buku pedoman penjualan bukanlah proses yang selesai. Untuk memaksimalkan kegunaannya bagi tim Anda, Anda perlu memantau dan memperbarui pedoman secara konsisten, serta memasukkannya ke dalam proses orientasi, pelatihan, dan manajemen Anda.
Ambil orientasi karyawan penjualan baru. Buku pedoman Anda dapat menjadi alat untuk merekrut karyawan baru dengan cepat, tetapi hanya jika Anda membangun kerangka kerja yang dapat ditindaklanjuti di dalamnya.
Berdasarkan pengalaman Stewart, pedoman terbaik telah menentukan tujuan bagi anggota tim penjualan baru. Buku pedoman yang dia buat menyatakan, “Berikut adalah hal-hal yang kami ingin Anda capai dan dapat Anda tunjukkan dalam 30, 60, 90 hari pertama, dan kemudian 12 bulan. Dan inilah cara Anda mencapainya, dengan siapa Anda perlu bicara, dengan siapa Anda akan membayangi, menonton video ini, membaca buku ini, dan sebagainya.”
Dia juga mengidentifikasi retensi dan penguatan pedoman sebagai prioritas. Di sisi retensi, Stewart menjelaskan, “Anda perlu mendokumentasikannya, Anda perlu mengajarkannya, dan kemudian Anda perlu mengujinya untuk memastikan bahwa mereka benar-benar menyimpannya.” Namun penguatan juga sangat penting. “Mengajari orang bagaimana melakukannya adalah satu hal. Namun jika tindakan Anda setiap hari, mingguan, atau bulanan tidak memperkuat pedoman tersebut, maka tidak ada gunanya menuliskannya.”
Pada akhirnya, menurut Stewart, proses pembuatan pedoman harus bersifat kolaboratif. Ia mencatat, “Kami mempekerjakan orang-orang cerdas, dan kami mengharapkan mereka berkontribusi dan melakukan perbaikan kecil dalam prosesnya.” Bayangkan buku pedoman Anda sebagai alat yang terus Anda uji dan ulangi untuk mendapatkan hasil terbaik secara keseluruhan.
James Meincke
James Meincke adalah Manajer Pemasaran di CloserIQ, platform perekrutan penjualan untuk startup. Dia sering berbagi wawasan penjualan di blog CloserIQ dan juga membantu menjalankan pemasaran untuk komunitas penjualan online Women in Sales.
