Integrasi Salesforce Sharepoint – Manfaat, Proses dan Tantangan

Dalam dunia bisnis yang bergerak cepat, integrasi berbagai teknologi dan platform yang saling melengkapi bukan lagi sebuah tren namun sebuah kebutuhan. Artikel ini merinci nuansa menciptakan sinergi antara dua raksasa teknologi – Salesforce dan SharePoint. Dengan menggabungkan kemampuan manajemen dokumen SharePoint yang kuat dan manajemen hubungan pelanggan Salesforce, bisnis selangkah lebih dekat untuk mencapai tingkat kolaborasi dan produktivitas yang besar.

Jika Anda berencana untuk membangun integrasi Salesforce SharePoint, namun tidak yakin dengan manfaat yang ditawarkan proses tersebut, dan tantangan yang mungkin muncul dalam proses tersebut, pertanyaan Anda akan terjawab di sini.

[Baca Juga: Solusi integrasi Salesforce – Manfaat, fitur, dan pendekatan utama]

Apakah Integrasi SharePoint dengan Salesforce Diperlukan?

Meskipun Salesforce menawarkan fungsi pengunggahan dan pemeliharaan dokumen, hal ini tidak lepas dari keterbatasan. Untuk mengatasi masalah ini sebelum berdampak pada produktivitas, perusahaan mulai mencari sistem kolaborasi berbasis dokumen seperti SharePoint untuk menyimpan dokumen dan mengelola kolaborasi seluruh perusahaan.

Namun apakah integrasi ini benar-benar diperlukan? Inilah yang terjadi jika Anda membatasi proses Anda pada Salesforce.

1. Ukuran file – Salesforce hadir dengan dua opsi untuk mengunggah dokumen – “Lampiran” yang memungkinkan pengunggahan data hingga 25 MB, dan “File” yang memungkinkan pengunggahan data hingga 2 GB. Alokasi data dan pengelolaan dokumen dengan ukuran data yang lebih besar dari ini, dapat secara langsung meningkatkan biaya penyimpanan dan menghambat kinerja sistem dari waktu ke waktu karena arsitektur multi-penyewa platform.
2. Aksesibilitas dan privasi dokumen – Berbagi dokumen Salesforce dengan pengguna non-Salesforce hanya dapat dilakukan melalui URL publik. Namun, hal ini disertai dengan masalah kepatuhan GDPR dan undang-undang keamanan data lainnya, karena dokumen tersebut dibagikan secara publik. Solusi untuk hal ini adalah dengan mendapatkan lisensi tambahan untuk pengguna non-Salesforce – sesuatu yang bisa memakan biaya yang mahal.
3. Sinkronisasi waktu nyata – Perubahan yang dilakukan di drive lokal pengguna tidak secara otomatis disinkronkan dengan file Salesforce dan sebaliknya. Satu-satunya pilihan yang dimiliki pengguna adalah mengunggah/mengunduh lalu mengganti file dengan versi baru.

Meskipun dalam skenario ini, SharePoint tidak ada dalam gambaran, mungkin ada peristiwa lain di mana bisnis menggunakan Salesforce dan SharePoint, namun keduanya tidak terintegrasi. Berikut adalah permasalahan yang terkait dengan pendekatan tersebut.

1. Proses yang cacat – Karena kontrak vendor, pelanggan, dan mitra bekerja dengan proses persetujuan yang sama, mereka cenderung diotomatisasi dalam satu solusi manajemen alur kerja seperti SharePoint. Kini dalam hal persetujuan kontrak, pengguna Salesforce harus beralih dari CRM ke SharePoint, dan sebaliknya.
2. Kolaborasi tim yang bermasalah – Meskipun catatan pelanggan disimpan di Salesforce, kolaborasi mereka terjadi di SharePoint dan Salesforce. Akibatnya, pengguna Salesforce cenderung kehilangan waktu dalam beralih antar sistem untuk tetap berhubungan dengan tim mereka.
3. Duplikasi dokumen – Tantangan lain yang muncul karena kurangnya integrasi Salesforce dengan SharePoint adalah tim penjualan umumnya harus mengunduh dokumen dari SharePoint lalu mengunggahnya di Salesforce setiap kali mereka harus membagikannya dengan tim atau klien mereka. Proses ini seringkali menyebabkan duplikasi dokumen di dua sistem, yang menyebabkan kekacauan versi file.
4. Penolakan konten – Tim penjualan dapat menyalin tautan file SharePoint di Salesforce, namun mereka tidak akan dapat mempratinjaunya atau bahkan menemukannya di pencarian Global Salesforce. Akibatnya, konten yang mungkin berharga bagi komunikasi pelanggan terkubur di dalam pustaka SharePoint.

Sekarang kita telah melihat efek samping dari tidak adanya integrasi SharePoint dan Salesforce, mari kita lihat manfaat nyata dari membangun integrasi tersebut sebelum kita beralih ke langkah-langkah integrasi.

Apa Saja Manfaat Utama Integrasi SharePoint dan Salesforce?

Sistem manajemen dokumen SharePoint yang terintegrasi dengan Salesforce memberikan manfaat besar bagi bisnis yang ingin meningkatkan kolaborasi antara tim layanan dan penjualan sekaligus mengelola penanganan data secara efisien. Gabungan kemampuan Salesforce sebagai CRM dan SharePoint sebagai platform manajemen dokumen dan penyimpanan file saling melengkapi dengan sempurna.

Peningkatan Kolaborasi Tim

Integrasi SharePoint dan Salesforce meningkatkan kolaborasi tidak hanya antara tim penjualan dan layanan tetapi juga domain lain seperti pemasaran dan hukum. Mari kita lihat ini melalui contoh.

Skenario 1 – Bayangkan seorang eksekutif penjualan dan penulis konten ditugaskan membuat proposal klien. Dengan bantuan integrasi SharePoint dengan Salesforce, perubahan yang dilakukan oleh eksekutif penjualan pada dokumen penulis akan terlihat secara real-time untuk dilihat oleh semua anggota tim (yang memiliki akses dokumen). Hal ini akan memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama dan risiko kontrol versi berkurang.

Skenario 2 – Tim hukum meninjau dan kemudian menyetujui kontrak yang disimpan di SharePoint setelah itu eksekutif penjualan dapat melihat perubahan tersebut di Salesforce secara instan. Ini dapat membantu tim penjualan mendapatkan informasi terbaru saat berbagi pembaruan penting dengan klien mereka.

Keamanan Dokumen

Integrasi Salesforce SharePoint memberi bisnis akses ke fitur keamanan SharePoint yang tangguh seperti tim, peran, dan tingkat izin yang membantu mereka mematuhi undang-undang kepatuhan seperti HIPAA dan GDPR, dll. Platform ini dilengkapi dengan fitur lain di mana tanggal kedaluwarsa dapat diatur untuk file tertentu, dengan cara ini vendor pihak ketiga tidak akan dapat mengakses file setelah tanggal kedaluwarsa.

Analisis dan Pelaporan

Integrasi SharePoint Salesforce memastikan kemampuan analitis dan pelaporan yang mudah karena data yang berasal dari kedua platform dapat digabungkan untuk mendapatkan wawasan tentang kinerja penjualan, penggunaan dokumen, dan interaksi pelanggan. Misalnya, dengan bantuan alat Pelaporan dan Audit SharePoint Online, tim dapat menganalisis dokumen yang sering diakses dalam proses penjualan – memberi mereka wawasan tentang sumber daya yang memiliki dampak terbesar pada penutupan kesepakatan atau penyelesaian masalah pelanggan.

[Baca Juga: Panduan Lengkap Ilmu Data & Analisis untuk Bisnis]

Penyeimbangan Beban yang Lebih Baik

Salah satu manfaat utama integrasi Salesforce dengan SharePoint terletak pada peningkatan penyeimbangan beban. Penggunaan kedua platform secara individual memberikan banyak beban pada sistem yang menyebabkan peningkatan waktu henti dan memperlambat kinerja. Namun, integrasinya memungkinkan berbagi data dan file antara dua platform sehingga menghasilkan penyeimbangan beban yang lebih baik, dan tidak ada pemborosan sumber daya karena duplikasi dan pemeliharaan banyak salinan.

Keempatnya hanyalah manfaat tingkat tinggi yang terkait dengan integrasi Salesforce dan SharePoint. Pada tingkat proses dan alur kerja sehari-hari, beberapa keunggulan lain muncul seperti – kontrol berbagi eksternal, manajemen data yang lebih baik, peningkatan produktivitas, dan skalabilitas.

Namun, kemungkinan untuk merasakan manfaat ini di organisasi Anda bergantung sepenuhnya pada seberapa baik Anda melakukan integrasi Salesforce SharePoint. Sebelum kita masuk ke bagian itu, izinkan kami memberi Anda gambaran singkat tentang empat prinsip panduan yang dapat menjamin keberhasilan proses tersebut.

Prinsip Panduan Integrasi SharePoint Salesforce

Dalam perekonomian digital saat ini, integrasi yang sukses memainkan peran yang sangat penting dalam membangun organisasi yang efektif dan efisien. Untuk memastikan bahwa perusahaan Anda dapat mencapai hal ini, Anda harus mengikuti beberapa prinsip panduan.

1. Residensi Data – Data harus dipastikan berada dalam batas geografis yang telah ditentukan sebelumnya: di mana data tersebut dibuat, di mana akan diakses, dan di mana akan disimpan. Hal ini menjadi lebih penting ketika Anda harus mematuhi kepatuhan seputar privasi dan penyimpanan data.
2. Keamanan – Integrasi SharePoint Salesforce Anda harus menjadikan keamanan sebagai prioritas utama. Meskipun kedua platform hadir dengan algoritme keamanan yang kuat, Anda harus memperhatikan izin aksesibilitas file dan pelacakan penggunaannya. [Baca Juga: Keamanan Aplikasi Cloud: Melindungi Data Anda di Cloud]
3. Arsitektur Data – Data yang Anda gunakan harus diatur dan terstruktur secara logis untuk mendapatkan hasil maksimal dari proses integrasi. Ini biasanya terdiri dari pelabelan, kategorisasi, dan penautan titik data terkait di Salesforce dan SharePoint.
4. Berbagi Data – Setelah data diatur dan disimpan dengan baik, langkah selanjutnya adalah merencanakan akses dan distribusinya. Untuk mengatasi hal ini, SharePoint hadir dengan serangkaian fitur seperti menambahkan tanggal kedaluwarsa dalam dokumen, dasbor untuk melihat dan melacak siapa yang mengakses dokumen, dll.

Dengan membahas prinsip integrasi Salesforce SharePoint, mari kita selami proses bagaimana Anda dapat menghubungkan kedua platform dan apakah ada batasan yang harus Anda persiapkan.

Integrasi SharePoint Langkah demi Langkah dengan Salesforce

Saat Anda memulai proses integrasi Salesforce ke SharePoint, Anda biasanya akan mendapatkan tiga opsi – Menggunakan Files Connect, Membuat alat integrasi khusus, dan Menggunakan platform pihak ketiga untuk menghubungkan kedua platform.

Mari kita jelajahi ketiga opsi di sini.

File Salesforce Hubungkan Metode SharePoint

1. Buka Salesforce AppExchange dan cari “Files Connect.” Selanjutnya, klik tombol “Dapatkan Sekarang” untuk memulai instalasi.
2. Setelah instalasi, Anda sekarang harus memberikan izin dengan masuk ke bagian “Permission Sets” di menu pengaturan Salesforce dan memilih “Files Connect.” Dari sini, Anda dapat menetapkan izin pengguna yang diperlukan, seperti kemampuan untuk melihat, mengedit, dan menghapus file.
3. Selanjutnya, buat penyedia autentikasi dengan menavigasi ke “Penyedia Otentikasi” dan memilih “Files Connect.” Dari sini, Anda dapat membuat dan mengelola pengaturan yang diperlukan seperti jenis autentikasi dan akses yang diberikan pengguna.
4. Setelah ini, Anda harus mengkonfigurasi akun SharePoint. Buka bagian “SharePoint” lalu pilih “Files Connect.” Anda sekarang dapat memasukkan informasi yang diperlukan, seperti kredensial login dan URL SharePoint.
5. Sekarang saatnya untuk mengkonfigurasi aplikasi yang dikembangkan. Untuk itu, buka bagian “Kembangkan” pada menu penyiapan Salesforce, lalu pilih “Files Connect”. Dari sini, Anda kini dapat mengonfigurasi pengaturan yang diperlukan, seperti jenis integrasi dan data yang akan dibagikan antar sistem.
6. Langkah penting berikutnya untuk integrasi Salesforce ke Sharepoint adalah menyiapkan alat Salesforce Files Connect. Buka bagian “Pengaturan” di menu Salesforce dan buka “Files Connect.” Sekarang, Anda dapat mengonfigurasi pengaturan seperti jenis integrasi dan data yang akan dibagikan antar sistem.
7. Langkah terakhir integrasi Salesforce SharePoint adalah membangun tautan antara kedua platform. Untuk memastikannya, buka bagian “Sumber Data Eksternal” di menu penyiapan Salesforce dan buka “Files Connect.” Pada titik ini, Anda dapat dengan mudah mengonfigurasi pengaturan seperti jenis integrasi dan data yang akan dibagikan antar sistem.

Meskipun ini adalah bentuk integrasi Salesforce dan SharePoint yang paling banyak diterapkan, ada beberapa batasan yang mengkhawatirkan dari Files Connect, seperti dukungan sistem eksternal yang terbatas, tidak ada opsi unggah, tidak ada kontrol izin, kerumitan dalam berbagi eksternal, latensi, batasan pencarian, dll.

Tenaga Penjualan Pihak Ketiga ke Aplikasi Integrasi SharePoint

Beberapa konektor pihak ketiga ditujukan untuk mengatasi pembatasan Files Connect. Mari kita lihat tampilan tabel perbandingan antara Files Connect dan mereka.

Alat Integrasi Tenaga Penjualan SharePoint Kustom

Opsi terakhir yang biasanya dipilih oleh bisnis saat melakukan integrasi online Salesforce dan SharePoint adalah membuat alat kustom. Bermitra dengan penyedia layanan pengembangan perangkat lunak seperti Appinventiv dapat memberi Anda keahlian yang Anda perlukan untuk integrasi khusus yang mengatasi setiap kompleksitas dan batasan Files Connect dan perangkat lunak pihak ketiga.

Kini setelah Anda mengetahui tiga opsi yang biasanya Anda dapatkan saat merencanakan integrasi SharePoint dengan Salesforce, kami ingin mempersiapkan Anda menghadapi beberapa tantangan umum yang mungkin muncul, apa pun model integrasi yang Anda pilih.

Tantangan yang Umum Terjadi pada Integrasi SharePoint Salesforce dan Cara Mengatasinya

Mengintegrasikan SharePoint dengan Salesforce dapat menjadi perjalanan yang rumit bagi banyak bisnis yang tidak memiliki teknis dalam menggabungkan dua platform besar tersebut.

Migrasi data

Memigrasikan data dari Salesforce ke SharePoint atau sebaliknya bisa menjadi tugas yang sangat kompleks dan memakan waktu karena bisnis harus memastikan bahwa data mereka telah diformat, diatur, dan dimigrasi dengan benar tanpa kesalahan duplikasi atau kebenaran. Untuk mengatasi masalah ini, mereka dapat menggunakan alat migrasi data pihak ketiga atau bahkan menyewa layanan migrasi data khusus untuk membantu pendekatan ini.

Keamanan data

Memastikan bahwa data sensitif dilindungi secara menyeluruh dan akses hanya dibatasi untuk pengguna yang berwenang adalah kunci keberhasilan integrasi Salesforce SharePoint. Kami menyarankan untuk mengatasi hal ini melalui penerapan fitur keamanan seperti firewall, enkripsi, dan kontrol akses.

Kustomisasi

Menyesuaikan integrasi dan hasilnya sangat sulit ketika Anda mengambil rute Files Connect. Kurangnya salah satu hal inilah yang menyebabkan bisnis memilih solusi pihak ketiga atau bermitra dengan perusahaan pengembangan perangkat lunak yang akan membantu membangun alat integrasi khusus.

Dengan ini, kita telah melihat semua aspek integrasi Salesforce SharePoint. Singkatnya, kami membahas bagaimana fitur manajemen dokumen Salesforce saja tidak dapat memenuhi persyaratan bisnis yang sedang berkembang beserta alasannya. Selanjutnya, kita melihat beberapa manfaat utama integrasi, detail opsi yang akan Anda miliki saat menggabungkan keduanya, dan tantangan yang mungkin Anda hadapi.

Bagaimana Appinventiv Dapat Membantu Integrasi Salesforce Sharepoint?

Di Appinventiv, kami memahami bahwa setiap tim pertumbuhan bisnis mencari solusi untuk menjadi lebih produktif dan berorientasi pada hasil – sesuatu yang dijanjikan oleh integrasi Salesforce dan SharePoint. Namun bahkan dalam integrasi ini, beberapa batasan yang jelas dapat diatasi dengan menggunakan solusi khusus. Di sinilah keahlian kami berperan.

Kami memiliki pengetahuan teknis dan naluri bisnis untuk memahami masalah dasar sehari-hari Anda yang muncul karena kurangnya integrasi dan memiliki solusi teknis untuk tidak hanya menyelesaikannya tetapi bahkan membangun kemampuan kedua platform.

Hubungi pakar integrasi kami sekarang untuk menemukan solusi integrasi yang disesuaikan dan lebih efektif untuk menggabungkan dua perangkat lunak bisnis yang hebat.

FAQ

T. Apakah Salesforce mirip dengan SharePoint?

J. Meskipun Salesforce memiliki beberapa fungsi manajemen dokumen, pada dasarnya, ini adalah platform CRM. Di sisi lain, nilai jual utama SharePoint adalah sistem manajemen dan penyimpanan dokumen.

T. Apa manfaat integrasi Salesforce SharePoint?

J. Ada beberapa manfaat yang terkait dengan integrasi Salesforce dan SharePoint. Inilah yang teratas:

• Peningkatan Kolaborasi Tim
• Keamanan Dokumen
• Analisis dan Pelaporan
• Penyeimbangan Beban yang Lebih Baik
• Kontrol Berbagi Eksternal
• Manajemen Data yang Lebih Baik
• Peningkatan Produktivitas
• Skalabilitas Lebih Tinggi, dan banyak lagi.

T. Apakah Files Connect merupakan satu-satunya pilihan untuk menghubungkan kedua platform?

J. Meskipun Files Connect adalah metode integrasi yang paling banyak digunakan, ini bukan satu-satunya cara. Anda juga dapat menggunakan alat integrasi pihak ketiga atau membuat platform khusus yang memiliki kemampuan integrasi.