8 Tips untuk Menetapkan Batas Dengan Klien dengan Hormat

Menetapkan batasan dengan klien adalah tugas yang sangat sulit bagi pekerja lepas dan pemilik usaha kecil. Di satu sisi, Anda ingin menarik klien dan membuat mereka sebahagia mungkin. Namun, klien hanya akan bermanfaat (dan mudah diajak bekerja sama) jika mereka menghormati batasan Anda.

Pikirkan tentang hal ini, apa gunanya klien jika mereka tidak membayar tepat waktu? Apakah satu klien benar-benar layak jika mereka terus menuntut lebih dan lebih dari Anda sampai Anda tidak bisa fokus pada klien lain?

Dan bagaimana Anda bisa mendapatkan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat jika Anda memiliki klien yang terus-menerus menelepon selama jam di luar kantor? Inilah sebabnya mengapa menetapkan batasan dengan klien sangat penting.

Untuk menghindari masalah ini, Anda harus menegakkan batasan yang ketat. Tapi, bagaimana Anda melakukannya sambil menjaga klien Anda puas? Itulah yang akan kita bahas di postingan kali ini. Mari kita mulai dari atas:

4 Alasan mengapa menetapkan batasan dengan klien itu penting

Menetapkan batasan dengan klien mungkin menakutkan karena Anda berisiko kehilangan klien. Namun, itu adalah sesuatu yang harus Anda lakukan. Inilah alasannya:

1. Batas menjunjung tinggi rasa saling menghormati antara Anda dan klien Anda

Batasan profesional menetapkan pedoman tentang bagaimana Anda dan klien Anda berinteraksi dan berkomunikasi. Misalnya, ini membantu klien Anda mengetahui kapan dan bagaimana mereka seharusnya menghubungi Anda. Anda bisa setuju bahwa akhir pekan dan hari libur di luar batas, misalnya.

Kesepakatan semacam itu membangun rasa saling menghormati. Klien akan menghargai waktu dan batasan Anda, dan Anda akan membalas rasa hormat yang sama.

Butuh lebih banyak klien?

Dapatkan lebih banyak pekerjaan lepas dengan buku GRATIS kami: 10 Klien Baru dalam 30 Hari . Masukkan email Anda di bawah ini dan semuanya milik Anda.

Unduh sekarang

Sebaliknya, kurangnya batasan dapat berarti klien dapat menghubungi Anda kapan saja. Itu sangat berbahaya karena beberapa klien dapat dengan mudah menyalahgunakan aksesibilitas Anda.

Mereka dapat mengganggu kemampuan Anda untuk fokus pada fungsi utama lainnya dalam bisnis Anda. Beberapa bahkan akan menyusup ke waktu pribadi dan keluarga Anda. Hal ini dapat menyebabkan kebencian jika dibiarkan.

2. Batas membantu Anda membuat semua klien puas

Mempertahankan hubungan pribadi klien yang erat membuat klien merasa dihargai dan dihargai. Sayangnya, Anda tidak dapat mempertahankan hubungan seperti itu jika satu klien benar-benar mengabaikan batasan.

Mereka akan menghabiskan sebagian besar waktu Anda, dan ini akan sangat membatasi kemampuan Anda untuk mengikuti klien lain. Ini pada akhirnya dapat menghalangi Anda untuk meningkatkan skala bisnis Anda.

3. Batasan bisnis sangat penting untuk perawatan diri

Efek dari batasan yang buruk biasanya meluap ke dalam kehidupan pribadi seseorang. Jika klien Anda dapat menghubungi Anda kapan saja mereka mau, apa yang menghentikan mereka menelepon Anda di malam hari? Atau saat akhir pekan saat Anda jalan-jalan bersama keluarga?

Tanpa batasan, hampir tidak mungkin untuk memiliki kehidupan di luar pekerjaan. Dan tanpa keseimbangan kehidupan kerja yang sehat, produktivitas turun, dan risiko mengembangkan masalah medis seperti depresi meningkat pesat.

Tanpa keseimbangan, bisnis Anda akan terpukul ketika Anda tidak lagi mampu mempertahankan tingkat produktivitas yang sama.

4. Batas menyelamatkan Anda dari mengatakan tidak kepada klien Anda

Menetapkan batasan dengan klien menyelamatkan Anda dari situasi di mana Anda harus menolak permintaan klien. Misalnya, jika Anda memberi tahu klien bahwa Anda hanya tersedia pada waktu tertentu dan mereka menerima persyaratan Anda, kemungkinan mereka tidak akan repot menghubungi Anda di luar jam tersebut.

Dan karena Anda tidak akan menemukan diri Anda dalam percakapan di mana Anda harus mengatakan tidak, hubungan Anda dengan klien kemungkinan akan tumbuh lebih kuat dan lebih hormat.

Sayangnya, tidak semua klien menghormati batasan. Oleh karena itu, harapkan beberapa klien untuk menempatkan Anda dalam situasi di mana Anda mungkin harus menolaknya.

Bagaimana menetapkan batasan dengan klien

Batasan profesional harus diperlakukan sama seriusnya dengan istilah bisnis lainnya. Anda harus membuat batasan Anda di awal ketika menyiapkan dokumen yang Anda butuhkan untuk memulai bisnis online.

Di bawah ini adalah panduan empat langkah dalam menetapkan batasan dengan klien:

Tetapkan harapan

Langkah pertama untuk menetapkan batasan Anda adalah membuat harapan menjadi jelas sejak awal. Klien Anda harus tahu apa yang dapat mereka harapkan dari Anda mengenai jam kerja, ruang lingkup pekerjaan, waktu penyelesaian, waktu respons, berapa lama panggilan seharusnya berlangsung, dll.

Definisikan ekspektasi ini seakurat mungkin. Itu sangat penting untuk sesuatu seperti ruang lingkup pekerjaan yang Anda lakukan untuk klien. Jika Anda tidak menetapkan pedoman yang jelas untuk itu, beberapa klien mungkin mengambil keuntungan, membuat Anda melakukan lebih banyak pekerjaan daripada yang Anda setujui semula.

Tuliskan harapan-harapan ini dan diskusikan dengan klien Anda di awal proyek. Dengan begitu, Anda akan memulai perjalanan Anda dengan langkah yang benar, mengurangi risiko perselisihan di masa depan.

Apa yang lebih penting daripada menetapkan harapan adalah berpegang teguh pada harapan itu. Jika Anda memutuskan jam kerja Anda antara jam 8 pagi dan 4 sore, patuhi aturan itu. Kecuali jika benar-benar darurat, jangan libatkan klien di luar jam tersebut.

Ya, Anda dapat mengerjakan proyek di luar jam kantor jika perlu, tetapi hindari berinteraksi dengan klien. Mengapa? Jika Anda melanggar perjanjian Anda, klien Anda akan menganggap aturan itu tidak terlalu penting. Beberapa mungkin melewati batas Anda, dan akan sulit bagi Anda untuk menegakkan aturan yang bahkan tidak bisa Anda ikuti sendiri.

Masukkan persyaratan Anda secara tertulis

Saat menetapkan batasan dengan klien, masukkan persyaratan Anda ke dalam dokumen hukum dan minta klien menandatangani perjanjian sebelum Anda mulai bekerja sama. Ini adalah salah satu teknik terbaik untuk membuat batasan Anda resmi. Perjanjian tersebut juga memudahkan untuk menyelesaikan masalah apa pun yang mungkin timbul di kemudian hari.

Misalnya, dokumen hukum harus menunjukkan apa sebenarnya yang harus Anda sampaikan. Jadi, jika klien mencoba membuat Anda melakukan sesuatu di luar kontrak, Anda dapat dengan sopan menolak permintaan tersebut atau meminta mereka membayar ekstra.

Perjanjian harus menunjukkan syarat pembayaran juga. Itu termasuk perincian seperti jumlah terutang, metode pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan persyaratan terkait lainnya seperti biaya penalti keterlambatan.

Untuk menghindari memperumit proses orientasi klien Anda, sertakan batasan dan harapan dalam syarat & ketentuan kontrak Anda. Tetapi pastikan untuk berkomunikasi dan mendiskusikan persyaratan dengan klien Anda sebelum mereka menandatangani dokumen.

Siapkan sistem untuk menegakkan batasan

Setelah Anda dan klien Anda menyetujui persyaratannya, Anda akan memerlukan sistem untuk membantu Anda menegakkan batasan secara konsisten. Perlu diingat bahwa sistem ini bukan hanya untuk klien Anda. Anda membutuhkannya untuk menjaga diri Anda tetap terkendali juga. Mungkin akan membutuhkan lebih banyak disiplin dari pihak Anda karena Anda adalah pemimpin dalam bisnis Anda.

Manfaat lain dari menyiapkan sistem yang tepat adalah akan membantu Anda mengambil istirahat yang Anda butuhkan tanpa merasa pekerjaan Anda akan runtuh saat Anda tidak ada.

Mulailah dengan memastikan keterlibatan klien terjadi selama jam kerja saja. Untungnya, ada banyak alat untuk membantu Anda mengelola ini. Tetapkan waktu selama seminggu dan rencanakan interaksi Anda. Anda dapat dengan mudah menemukan templat jadwal kerja mingguan yang dapat membantu Anda memetakannya.

Misalnya, ponsel cerdas modern memungkinkan Anda beralih di antara profil yang berbeda. Anda dapat mengatur profil kerja dan pribadi untuk iPhone Anda dan menyesuaikan notifikasi yang masuk di setiap profil. Misalnya, Anda dapat menonaktifkan notifikasi dari email, Slack, dan aplikasi kolaborasi lainnya di profil pribadi Anda.

Profilnya sangat membantu, tetapi Anda harus melatih disiplin diri untuk menghentikan diri Anda dari melanggar aturan Anda sendiri.

Alat lain yang dapat membantu Anda menegakkan batasan profesional adalah perangkat lunak atau plugin tanggapan otomatis email. Alat-alat ini akan secara otomatis menanggapi email yang masuk saat Anda tidak ada. Mereka dapat, misalnya, membalas email klien yang memberi tahu mereka kapan mereka dapat mengharapkan tanggapan dari Anda.

Alat-alatnya sangat bagus dalam menjaga hubungan kerja dengan klien Anda tanpa mengorbankan kehidupan pribadi Anda.

Atasi batas yang dilanggar segera.

Beberapa batasan klien yang dilanggar mungkin lebih mudah ditangani daripada yang lain. Misalnya, jika ruang lingkup kiriman Anda tercakup dalam kontrak dan klien meminta pekerjaan tambahan, Anda dapat dengan mudah menjadwalkan panggilan untuk membahas biaya tambahan.

Demikian pula, Anda dapat menangani masalah seperti pembayaran terlambat dengan klausul denda keterlambatan dalam kontrak Anda.

Tetapi bagaimana jika klien yang terlalu banyak menuntut secara konsisten menelepon Anda setelah jam kerja? Bagaimana Anda mengatasinya tanpa merusak hubungan?

Anda harus duduk bersama klien dan mengingatkan mereka tentang jam kerja Anda sesopan mungkin.

Sebagian besar klien akan merespons secara positif permintaan semacam itu karena mereka mungkin berjuang dengan masalah keseimbangan kehidupan kerja. Tetapi jika kebutuhan klien telah banyak berubah sehingga mereka membutuhkan jam tambahan, Anda perlu mendiskusikan kesepakatan baru.

Anda juga bisa mengambil pendekatan proaktif di sini. Itu berarti mematikan pemberitahuan email dan memiliki telepon terpisah untuk bisnis dan waktu pribadi. Klien tidak akan pernah mengganggu kehidupan pribadi Anda jika mereka tidak dapat menghubungi Anda, bukan?

Pastikan telepon bisnis memiliki layanan pesan suara aktif untuk menangani semua panggilan setelah jam kerja karena klien tidak boleh merasa diabaikan.

Kiat untuk menetapkan batasan dengan klien

Menetapkan batasan dengan klien sangat penting, tetapi Anda harus melakukannya dengan benar; jika tidak, Anda berisiko kehilangan klien dalam prosesnya. Jadi, inilah delapan tips tentang cara melakukannya:

Ajukan pertanyaan sebelum melakukan kontrak

Beberapa pekerja lepas merasa senang mendapatkan klien baru dan lupa melakukan uji tuntas sebelum menandatangani kontrak. Sebagian besar pekerja lepas juga memperhatikan ruang lingkup dan persyaratan pembayaran saja, mengabaikan yang lainnya. Ini menetapkan prioritas yang buruk di mana pedoman tidak dibahas, sehingga memudahkan salah satu pihak untuk menyalahgunakan kontrak.

Sebelum menandatangani kontrak apa pun, lakukan diskusi terbuka dengan klien Anda. Dan saat Anda bertujuan untuk memperjelas batasan Anda, identifikasi juga harapan klien.

Diskusi ini akan menempatkan Anda pada halaman yang sama sebelum Anda mulai bekerja sama. Ini juga memberikan jalan untuk menyelesaikan masalah apa pun sebelum terlambat. Misalnya, jika Anda tidak setuju dengan jam mingguan yang diminta klien, Anda dapat menyelesaikan masalah sebelum proyek dimulai.

Gunakan saluran komunikasi resmi

Salah satu hal penting yang perlu Anda diskusikan sebelumnya adalah saluran komunikasi. Email cukup standar, tetapi Anda juga memerlukan saluran tambahan seperti Zoom, Skype, atau Slack untuk komunikasi klien yang efektif.

Opsi apa pun yang Anda setujui, pastikan untuk tetap menggunakannya setiap saat. Jangan mengirim pesan teks ke klien Anda melalui WhatsApp, misalnya. Mungkin terasa tidak berbahaya untuk melakukannya satu kali, tetapi itulah bagaimana kebiasaan buruk terbentuk, dan sebelum Anda menyadarinya, tidak ada perbedaan antara cara Anda berkomunikasi dengan sahabat dan klien Anda.

Bersiaplah untuk pergi

Menolak peluang bisnis mungkin kedengarannya tidak benar, tetapi mari kita hadapi itu, tidak setiap klien baik untuk Anda dan tujuan akhir Anda. Jika klien tidak dapat menghormati batasan yang jelas, mereka cenderung melakukan lebih banyak kerugian daripada kebaikan.

Karena itu, jangan takut untuk menolak proyek jika tidak sesuai dengan tujuan Anda, tetapi lakukan dengan sopan dan hormat.

Lakukan percakapan yang tulus dengan klien dan beri tahu mereka bahwa proyek tersebut tidak cocok untuk Anda. Kebanyakan klien akan menghargai kejujuran dan tidak akan menahan Anda untuk maju.

Berikut adalah template untuk memandu Anda:

Halo [nama klien],

Terima kasih banyak telah menghubungi kami terkait peluang ini. Saya menghargainya. Sayangnya, saya tidak dapat menangani proyek ini untuk Anda saat ini. Aku takut aku harus melewatinya.

Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan lain. Terima kasih, [nama depan klien].

Salam,
[namamu]

Tujuannya di sini adalah untuk menolak klien tanpa menggunakan kata "Tidak." Anda juga tidak ingin terlalu menjelaskan diri sendiri.

Jangan ragu untuk menyebutkan kolega yang Anda yakini dapat menangani tugas untuk klien Anda. Itu cara lain untuk mempertahankan batasan Anda sambil membantu klien yang membutuhkan.

Pahami prioritas Anda

Untuk menetapkan dan menerapkan batasan Anda secara efektif, Anda harus terlebih dahulu memahami apa yang penting dalam hidup Anda. Apa proyek prioritas untuk minggu, bulan, atau kuartal? Berapa jam per minggu yang dicadangkan untuk waktu pribadi atau keluarga Anda?

Mengetahui prioritas Anda membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi tuntutan klien yang tidak sejalan dengan tujuan Anda.

Tegakkan batasan Anda secara konsisten

Cara terbaik untuk memastikan batasan Anda dihormati adalah dengan menegakkannya secara konsisten. Jangan beri tahu klien Anda bahwa Anda tidak tersedia untuk panggilan di luar jam kerja hari ini dan melanggar aturan pada hari berikutnya. Ini membingungkan klien Anda dan membuat Anda terlihat seperti lelucon.

Tegakkan batasan Anda sepanjang hubungan.

Hormati batasan klien Anda

Hormati batasan klien Anda sama seperti Anda mengharapkan mereka menghormati batasan Anda. Bagaimanapun, rasa hormat adalah jalan dua arah.

Saat memberi tahu klien harapan Anda, tanyakan apakah mereka memiliki persyaratan sendiri. Jika ya, catat.

Pahami bahwa batasan Anda akan ditantang

Beberapa klien akan selalu menguji batasan Anda terlepas dari upaya terbaik Anda dalam mencoba mempertahankan hubungan profesional. Hal-hal seperti scope creep, misalnya, sangat umum, terutama di dunia freelance.

Misalnya, klien mungkin meminta Anda untuk menambahkan fitur baru ke aplikasi yang Anda buat untuk mereka. Lebih buruk lagi, mereka mungkin tidak memperhitungkan jam tambahan yang diperlukan untuk menambahkan fitur sebelum mengirimkan produk akhir. Permintaan sederhana seperti itu dapat merusak seluruh linimasa Anda.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, siapkan mekanisme untuk mengatasi pelanggaran ini secepat mereka terjadi.

Haruskah Anda berteman dengan klien di media sosial?

Media sosial adalah cara yang bagus untuk membangun merek Anda, tetapi ketika menyangkut klien, ia datang dengan beberapa peringatan. Terhubung dengan klien di media sosial adalah subjek yang rumit. Tentu, ada beberapa manfaat, tetapi kekurangannya sangat besar.

Misalnya, dengan mengakses beberapa barang pribadi Anda, koneksi dapat membuat klien melihat Anda lebih sebagai teman daripada klien. Ini tidak sepenuhnya buruk, tetapi dapat menyebabkan komplikasi tertentu. Misalnya, klien dapat mulai mengambil kebebasan dengan persyaratan pembayaran yang disepakati karena Anda sekarang adalah "teman dekat".

Koneksi juga dapat merusak hubungan profesional dengan mudah. Katakanlah Anda memposting opini politik di halaman Facebook Anda. Jika klien memiliki pendapat yang berbeda, mudah bagi mereka untuk tidak menyukai dan "membatalkan" Anda untuk pendapat acak Anda meskipun Anda pandai dalam pekerjaan Anda.

Pada akhirnya, keputusan apakah akan terhubung dengan klien di media sosial atau tidak bermuara pada bagaimana Anda menggunakan halaman sosial Anda. Jika halaman Facebook Anda dicadangkan untuk hal-hal pribadi dan tidak ada yang lain, manfaat terhubung dengan klien di platform sangat minim.

Di sisi lain, jika Anda menggunakan media sosial untuk menunjukkan keahlian Anda, berhubungan dengan klien bisa sangat bermanfaat. Jejaring sosial bahkan dapat membantu Anda mendapatkan klien baru.

Oleh karena itu, evaluasi bagaimana Anda menggunakan jejaring sosial Anda kemudian buat keputusan yang tepat apakah akan terhubung dengan klien atau tidak.

Apakah Anda siap untuk menetapkan batasan?

Menetapkan batasan dengan klien sangat penting untuk hubungan yang produktif. Mereka menumbuhkan rasa saling menghormati dan membantu Anda mengembangkan bisnis sambil memenuhi komitmen pribadi Anda.

Mencegah pelanggaran batas selalu lebih mudah daripada menangani pelanggaran. Ini menyelamatkan Anda dari percakapan yang sulit dan membantu Anda menciptakan hubungan yang produktif. Jadi, mengapa Anda tidak mengambil kembali kendali atas bisnis dan kehidupan Anda dengan menetapkan batasan?

Pertahankan percakapan...

Lebih dari 10.000 dari kami melakukan percakapan harian di grup Facebook gratis kami dan kami ingin melihat Anda di sana. Bergabunglah dengan kami!