Tingkatkan Perusahaan Keamanan Anda Dengan Aplikasi Penjaga Keamanan #1

Ada banyak bagian yang bergerak saat Anda mengelola perusahaan satpam. Dari mengelola karyawan hingga pelanggan hingga operasi sehari-hari, semuanya sangat penting dan sangat mendesak. Di atas semua itu, ada banyak peraturan dan harapan mendasar bahwa Anda akan untung di akhir bulan.

Setelah lebih dari 100 perusahaan satpam menjadi pelanggan Connecteam, kami ingin membuat panduan tentang bagaimana perusahaan keamanan lain dapat menggunakan aplikasi satpam Connecteam untuk meningkatkan skala bisnis mereka. Kami melihat dua aspek inti:

1. Tantangan apa yang dihadapi perusahaan keamanan sebelum memilih Connecteam?
2. Mengapa mereka memilih Connecteam dan bagaimana mereka menggunakan aplikasinya?

Di bawah ini adalah kesimpulan yang kami temukan sehingga Anda dapat menskalakan perusahaan keamanan Anda dengan aplikasi penjaga keamanan #1.

Tantangan yang Dihadapi Perusahaan Keamanan Sebelum Connecteam

Sulit untuk Mempertahankan Setiap Orang di Halaman yang Sama

“Karena semuanya berubah secara teratur, menjaga semua orang tetap pada halaman yang sama merupakan tantangan.”

“Sangat sulit untuk mendapatkan visibilitas penuh tentang siapa yang mendapatkan pesan dan menerima informasi dari lapangan dari karyawan kami terlalu lama.”

“Sulit untuk mendapatkan informasi real-time dari lapangan dan kami menggunakan alat yang berbeda sehingga tidak ada yang direkam dan setiap pesan berantakan tanpa format.”

Proses Berantakan untuk Membuat Jadwal yang Efektif & Mendistribusikan Shift

“Membuat jadwal prediktif sebelumnya dan yang berhasil untuk semua orang bukanlah tugas yang mudah dilakukan, dan menggunakan pena dan kertas atau tumpukan lembar Excel untuk menyelesaikan pekerjaan hanya membuat saya tenggelam dalam dokumen.”

Melacak Jam Secara Akurat untuk Penggajian Tidak Mudah

“Memiliki karyawan tanpa meja menciptakan mimpi buruk dalam hal jam pelacakan. Sama seperti membuat jadwal, kami memiliki tumpukan kertas dan kartu punch atau email yang tak ada habisnya di mana karyawan melaporkan kapan mereka masuk dan keluar. Selain itu, kami harus mematuhi undang-undang peraturan sehingga kami harus memastikan bahwa kami memiliki jam kerja yang benar dari semua karyawan kami.”  

Orientasi dan Pelatihan

“Menjadi satpam berarti mengambil tanggung jawab dan keterampilan yang lebih besar, yang semuanya menuntut banyak pengalaman dan pelatihan. Kita harus mempersiapkan staf kita untuk menghadapi semua tantangan, membantu mereka bekerja di tingkat yang tinggi, dan mengesahkan peraturan pemerintah. Namun, kami menemukan bahwa metode orientasi dan pelatihan reguler memakan waktu dan sulit diatur terutama ketika semua orang tidak berada di lokasi yang sama.

“Kami memiliki banyak karyawan sementara sehingga kami membutuhkan proses orientasi yang cepat namun menyeluruh dan itu tidak akan merugikan kami.”

Berikan pelanggan pengalaman terbaik

“Pelanggan saya mengharapkan pengalaman terbaik dan modern. Saya bekerja keras untuk membedakan diri saya dari kompetisi dan menawarkan nilai tambah.”

Bagaimana Perusahaan Keamanan Menggunakan Aplikasi Penjaga Keamanan Connecteam

1. Komunikasi Internal yang Mudah dan Efisien

Jangan pernah ketinggalan irama dengan penjaga keamanan Anda dan pertahankan semua orang di halaman yang sama dengan mengklik tombol. Komunikasi internal dengan tim Anda sangat penting untuk kepuasan kerja dan bahkan kepuasan pelanggan!

Selain itu, Anda dapat melacak semua hasil dari dasbor untuk mengetahui siapa yang membaca pesan Anda dan siapa yang tidak. Kirim pengingat kepada mereka yang melewatkan pesan Anda sehingga Anda dapat yakin bahwa semua orang mengetahuinya.

Contoh jenis komunikasi yang dapat Anda kirim melalui aplikasi penjaga keamanan Connecteam meliputi:

• Komunikasi Bertarget : tujukan kepada semua atau sekelompok karyawan tertentu (seperti penyelia atau mereka yang berada di lokasi tertentu) dan kirim pembaruan, informasi yang relevan, protokol baru, penghargaan karyawan bulan ini, dan banyak lagi.
• Direktori Karyawan: mudah menemukan detail kontak tim Anda dengan manajemen izin penuh.Mulailah percakapan dengan siapa pun yang relevan dalam satu ketukan
• Grup Obrolan: sangat mudah untuk merampingkan komunikasi sehari-hari dengan mudah dan efisien dengan mengirim pesan ke grup yang relevan atau melalui obrolan pribadi satu lawan satu.Beri tahu tim Anda rute mana yang terbaik untuk diambil atau jika ada acara di salah satu lokasi atau jika ada kecelakaan dan mereka perlu waspada. Informasi apa pun yang perlu mereka ketahui untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efisien – bagikan dengan mereka secara real-time tanpa perlu rantai WhatsApp yang tak ada habisnya, panggilan telepon yang ceroboh, atau pesan teks yang ketinggalan zaman.
• Pemberitahuan Push dan Pembaruan: kirim pengumuman formal dan informal, seperti operasi, pembaruan CEO, pengakuan karyawan, pembaruan administratif, dan banyak lagi.Ini membuat semua orang mendapat informasi dari atas ke bawah tentang semua masalah perusahaan.

2. Penjadwalan & Pengiriman yang Lebih Cepat dan Bergantung

Connecteam memungkinkan Anda mengirim pekerjaan atau membuat shift dengan mengklik tombol! Tetapkan penjaga keamanan Anda untuk shift tertentu berdasarkan lokasi dan basis pelanggan yang berbeda, dukung perencanaan beberapa tim per shift pekerjaan, dan Anda juga dapat menyertakan informasi shift mendetail untuk memastikan semuanya dilakukan dengan benar seperti alamat, tugas, pengingat, dan lainnya.

Semua karyawan Anda memiliki akses langsung ke jadwal mereka dari mana saja sehingga mereka dapat menerima atau menolak shift, dapat melihat apakah shift terbuka untuk diperebutkan, dan banyak lagi.

Rencanakan ke depan dengan mudah dan dapatkan ikhtisar real-time di mana proyek berdiri dengan mengetahui di mana karyawan Anda berada.

• Tetapkan penjaga keamanan untuk shift berdasarkan lokasi dan basis pelanggan yang berbeda
• Mendukung perencanaan beberapa tim per shift
• Menyimpan catatan jam masuk dan keluar waktu dan lokasi, dan bahkan memungkinkan untuk catatan shift dan komentar
• Izinkan karyawan menerima/menolak shift (opsional – dapat dinonaktifkan)
• Dapatkan cuti dan permintaan liburan dan dapat melihat secara instan jika disetujui atau ditolak

3. Jam Akurat & Manajemen Penggajian Lebih Baik

Connecteam membuat pencatatan masuk dan keluar menjadi sederhana, semua karyawan hanya perlu mengeklik tombol besar dan hanya itu! Sebagai seorang manajer, Anda dapat yakin bahwa karyawan berada di tempat yang mereka katakan sehingga Anda membayar mereka secara akurat karena stempel waktu GPS ditandai untuk setiap fungsi jam masuk dan keluar. Ini membantu membatasi pukulan teman dan penyalahgunaan waktu adalah masa lalu – artinya Anda mengelola penggajian yang lebih cerdas dan akurat untuk semua.

Hemat waktu untuk penggajian dan lembar waktu dengan otomatisasi pelacakan waktu Connecteam:

• Untuk masuk dan keluar shift dengan stempel lokasi GEO
• Memanfaatkan pengaturan pengingat yang telah ditentukan sebelumnya untuk memastikan karyawan masuk dan keluar tepat waktu
• Memanfaatkan catatan dan tag, untuk memenuhi kebutuhan tertentu (seperti memfilter berdasarkan pelanggan atau tanggal tertentu)
• Mengekspor lembar penggajian, per shift atau sebagai total
• Terintegrasi langsung dengan QuickBooks Online dan Gusto untuk penggajian tanpa rasa khawatir

Perhatikan bahwa ada batasan waktu-jam yang dapat Anda atur untuk memastikan bahwa penjaga keamanan hanya dapat masuk DI SITUS yang ditugaskan kepada mereka dan hanya KETIKA seharusnya.

4. Otomatiskan Proses Harian

Sulit untuk mengelola laporan dari lapangan, sering ada celah dan lebih sering daripada tidak, Anda menghabiskan banyak waktu mengejar laporan tertentu karena tidak dikirimkan kepada Anda tepat waktu. Dan jangan biarkan saya mulai mencoba menguraikan tulisan tangan yang berantakan jika penjaga keamanan Anda masih mengisi semuanya dengan pena dan kertas.

Jadikan semua daftar periksa, formulir, dan laporan digital sehingga karyawan Anda dapat mengisinya kapan pun dan dari lokasi mana pun. Dengan sekali klik, Anda mendapatkan umpan balik langsung dari bawah sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis yang cerdas. Misalnya laporan rangkuman, log harian, laporan kejadian, penggantian biaya, checklist peralatan, dan masih banyak lagi. Semua alur kerja tersebut bahkan dapat dibagikan secara otomatis dengan klien Anda jika Anda mau.

Tingkatkan operasi harian Anda dengan mudah dengan mengirimkan laporan dari lapangan ke kantor dalam hitungan detik. Saat dalam perjalanan, karyawan dapat mengisi yang berikut dan lainnya:

• Laporan awal atau akhir shift
• laporan pemeriksaan pengawas
• Laporan kejadian
• Laporan kecelakaan
• Laporan respons peringatan
• Laporan bahaya/observasi keselamatan
• Laporan keluhan pelanggan
• Formulir pemesanan seragam
• Permintaan perawatan kendaraan

Selain itu, buat semua materi Anda yang paling umum tersedia di aplikasi, seperti:

• Prosedur Operasi Standar (SOP)
• Buku pegangan karyawan
• Protokol keselamatan dan darurat
• Kode Etik
• Kebijakan seragam
• Kebijakan pelecehan seksual

5. Tingkatkan Training & Onboarding untuk semua Satpam

Industri satpam sering dihadapkan pada banyak pergantian yang berarti bahwa jam yang Anda habiskan untuk melatih setiap karyawan baru dapat merugikan Anda dalam jangka panjang.

Dengan Connecteam, Anda memastikan bahwa semua informasi tersedia di smartphone karyawan Anda mulai dari materi pelatihan hingga prosedur, protokol, video, dan lainnya. Anda dapat melacak kemajuan mereka secara waktu nyata, mengirimkan pemberitahuan kepada siapa pun yang tertinggal, dan yang terbaik, karyawan Anda dilatih dengan kecepatan mereka sendiri, pada waktu mereka sendiri. Bahkan saat bepergian!

Setiap kali karyawan baru bergabung dengan tim, beri mereka hari pertama terbaik dengan menawarkan pengalaman abad ke-21:

• Surat resmi menyambut karyawan ke perusahaan
• Telusuri “Daftar periksa karyawan baru” untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan
• Formulir informasi pribadi (info pribadi, info kontak, kontak darurat)
• Kerahasiaan dan perjanjian non-disclosure
• Aplikasi catatan kriminal
• Dapatkan salinan ID karyawan baru dan dokumen terkait lainnya
• Pelatihan kesehatan dan keselamatan
• Penandatanganan seragam, lencana, dan peralatan lainnya

Tingkatkan keterampilan profesional secara teratur dengan memungkinkan semua materi yang relevan tersedia dengan mengklik tombol:

• Pelatihan kesehatan dan keselamatan
• Pelatihan pelecehan seksual
• Penggunaan dan pemeliharaan peralatan
• Tes dan kuis

6. Tingkatkan Kepatuhan di Seluruh Perusahaan

Connecteam digunakan oleh perusahaan keamanan untuk tujuan kepatuhan, hampir tidak ada yang lebih penting daripada mematuhi peraturan federal dan negara bagian.

Formulir 'Baca dan tandatangani' adalah umum, serta pelatihan penyegaran berkala. Semua dokumen dicatat, dan dikirim secara otomatis sebagai salinan PDF ke email yang telah ditentukan yang dapat disesuaikan untuk setiap formulir, dan pengguna dapat mengekspor laporan ringkasan kapan saja.

“Memiliki dokumen tertentu dalam arsip adalah salah satu fitur yang sangat saya sukai, karena karyawan dapat menandatangani semua yang ada di ponsel mereka. Saya membuat kebijakan pelecehan seksual, kebijakan medis termasuk lembar untuk mengumpulkan preferensi tunjangan tim, kebijakan keselamatan, dan banyak lagi. Karyawan mengetahuinya dan menandatangani aplikasi tanpa harus secara fisik berada di kantor. Ini menghemat banyak waktu dan kami menghindari kerumitan tindak lanjut bolak-balik.”– Parfait Vandi, Presiden dan Manajer Kualifikasi UGS Private Security Inc.

Membaca dan Menandatangani Dokumen:

• Pengakuan buku pegangan karyawan
• Kesepakatan seragam
• Kebijakan pelecehan seksual
• Lainnya membaca dan menandatangani dokumen

Pelatihan Penyegaran Berkala:

• Pelatihan pelecehan seksual
• Pelatihan protokol darurat
• Pelatihan keakraban kampus
• Pelatihan penyegaran protokol

Apa pun yang diperlukan perusahaan keamanan Anda untuk mendapatkan kepatuhan yang lebih baik secara menyeluruh, dapat dikelola dengan Connecteam.

7. Lebih Mudah Mengelola Tugas SDM

Mengotomatiskan proses dan mendapatkan kontrol yang lebih baik atas masalah terkait tenaga kerja:

• Referensikan Teman: sangat mudah bagi karyawan Anda untuk merekomendasikan teman untuk posisi yang membantu meningkatkan jangkauan rekrutmen Anda.
• Manajemen Permintaan Cuti Liburan/Sakit: pengguna menerima pembaruan otomatis jika permintaan ditolak atau disetujui.
• Formulir Informasi Pribadi untuk orientasi karyawan baru (info pribadi, info kontak, kontak darurat, dokumen seperti formulir pajak/ID foto, dll.)
• Memperbarui Informasi Kontak seperti alamat, nama, email, rekening bank, dan lainnya.
• Survei Kepuasan Karyawan yang dapat Anda kirim mingguan atau bulanan atau kapan pun Anda mau.

Kelola SDM internal Anda dengan solusi langsung dan waktu nyata yang mudah digunakan dan memastikan karyawan Anda memiliki akses langsung ke semua informasi terkait perusahaan.

Mengapa Perusahaan KeamananMemilih Aplikasi Penjaga Keamanan Connecteam

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini