Shopify Chargeback Anjuran dan Larangan

Cara Menghindari Kesalahan Mahal yang Mengakibatkan Tagihan Balik

Jika Anda seorang pedagang Shopify, Anda mungkin pernah mendengar tentang tolak bayar. Ini adalah pembalikan kewajiban yang terjadi ketika pelanggan memperdebatkan tagihan pada tagihan mereka dan bank mereka memutuskan untuk mendukung mereka.

Meskipun tolak bayar Shopify terkadang dapat mengganggu pedagang yang menjual barang langsung ke konsumen, mereka dapat menghancurkan bisnis yang terutama mengandalkan pedagang grosir.

Kiat-kiat di bawah ini akan membantu Anda tetap terdepan dalam permainan sambil tetap membuat pelanggan Anda senang.

Shopify Chargeback Anjuran dan Larangan

Dalam hal tolak bayar, sedikit membantu dalam mencegahnya dan biaya terkait. Analisis mendalam tentang biaya tolak bayar yang dilakukan oleh Lexicata mengungkapkan bahwa rata-rata biaya tolak bayar adalah $25.

Ini dapat bertambah dengan cepat ketika organisasi sering mengalami tolak bayar. Untuk mengurangi risiko mengalami tolak bayar Shopify dan berbagai konsekuensi buruknya, pertimbangkan untuk menerapkan hal yang harus dan tidak boleh dilakukan terkait dengan tindakan pencegahan tolak bayar:

Didik karyawan Anda tentang tolak bayar

Vendor perlu menyadari bahwa tolak bayar adalah risiko dalam industri apa pun. Sebagian besar tolak bayar terjadi untuk masalah non-pengiriman, pernyataan yang salah, dan layanan. Jika seorang karyawan tidak mengetahui bagaimana pelanggan dapat memulai tolak bayar, mereka tidak akan memiliki cara untuk mencegahnya. Mereka tidak akan tahu bagaimana menemukan penipu yang mencoba melakukan penipuan tolak bayar. Atau bahkan menanggapi pemberitahuan tolak bayar dengan alasan yang sah mengapa tolak bayar tidak valid.

Kirimkan produk Anda dengan bukti pengiriman yang dapat dilacak

Pelacakan paket sangat penting karena memberikan bukti yang valid bahwa barang tersebut sampai ke pelanggan. Bukti pengiriman yang dapat dilacak juga membantu penangan mendapatkan informasi spesifik tentang paket, seperti asal dan tujuannya. Data ini akan dapat diakses di situs perusahaan pelayaran dan membuktikan bahwa paket tersebut melewati rute tersebut.

Dengan sistem pelacakan, pembeli dan penjual dapat dengan cepat mendapatkan detail penting tentang lokasi paket. Tidak adanya informasi tersebut berarti Anda akan mengalami kesulitan untuk mengajukan tolak bayar di mana pembeli mengklaim bahwa mereka tidak menerima pesanan mereka.

Berikan layanan pelanggan yang sangat baik

Letakkan kebijakan Anda di tempat yang dapat ditemukan pelanggan dengan cepat, dan pastikan pelanggan Anda dapat dengan mudah memahami persyaratan layanan Anda. Menjadi responsif terhadap pembeli Anda akan memastikan mereka selalu dapat berbicara dengan Anda sebelum berbicara dengan bank mereka. Oleh karena itu, pastikan mereka tahu bagaimana menghubungi Anda ketika mereka memiliki masalah dengan pesanan mereka. Tentu saja, mengambil tindakan ini akan sia-sia jika tim Anda tidak memahami apa yang dapat mereka lakukan untuk menghindari tolak bayar.

Jangan memberikan terlalu banyak informasi dalam faktur Anda

Faktur adalah cara Anda mencatat layanan yang Anda berikan kepada klien Anda dan juga merupakan jalur komunikasi pertama dengan pelanggan Anda setelah transaksi. Pastikan kesan pertama Anda positif. Buat faktur Anda akurat dan mudah dibaca.

Idealnya, faktur Anda harus mencakup hal-hal berikut:

• Tanggal transaksi
• Nama perusahaan dan pelanggan
• Bagian untuk detail transaksi (tanggal, produk, jumlah, dll.)
• Nama orang yang bertanggung jawab atas transaksi
• Garis tanda tangan untuk pelanggan (atau perwakilan resmi)
• Intinya (jumlah total terutang)

Jangan terlalu lama memproses refund

Jika pelanggan meminta pengembalian dana, pastikan untuk bertindak cepat. Alasan tolak bayar Shopify yang umum adalah bahwa pelanggan tidak pernah menerima atau tidak mengenali barang yang ditagihkan kepada mereka. Pelanggan atau bank mereka dapat memulai jenis tolak bayar ini. Pelanggan dapat meminta tolak bayar melalui bank mereka jika mereka tidak yakin bahwa Anda telah segera menanggapi permintaan pengembalian dana.

Meskipun scammers menggunakan strategi yang sama untuk mempermainkan sistem tolak bayar, Anda pasti dapat menghindari tolak bayar yang sah dari jenis ini dengan segera menanggapi permintaan pengembalian dana. Praktik terbaik adalah menanggapi permintaan dalam waktu 10 hari dan mengeluarkan pengembalian dana atau upsell sesegera mungkin.

Jangan berikan salinan faktur dengan pengembalian dana

Alasan umum lainnya untuk tolak bayar Shopify adalah ketika pelanggan mempermasalahkan jumlah tagihan atau legitimasi transaksi. Tagihan balik ini dapat terjadi jika pelanggan mengira Anda mengeluarkan salinan faktur dengan pengembalian dana, yang diperlukan oleh beberapa pemroses kartu kredit. Untuk menghindarinya, pastikan prosedur pengembalian dana Anda konsisten. Jika Anda selalu mengeluarkan pengembalian dana ke kartu yang ditagih atau mengirim cek dengan salinan faktur, Anda akan menghindari tagihan balik ini.

Jangan gunakan istilah yang tidak jelas atau membingungkan dalam kontrak Anda, dan jangan melakukan layanan yang tidak perlu sebagai bagian dari kontrak Anda

Jika Anda mengontrak pihak ketiga untuk membuat perjanjian Anda, tinjau dengan cermat dan pastikan semua persyaratan sudah jelas. Bahasa yang ambigu atau membingungkan dalam kontrak Anda dapat mengakibatkan tolak bayar. Sekali lagi, jika Anda menjanjikan layanan tertentu dalam perjanjian Anda tanpa memberikannya dan pelanggan melakukan tolak bayar, Anda akan kalah dalam sengketa. Pikirkan baik-baik sebelum memasukkan layanan tambahan dalam kontrak Anda.

Jika Anda memutuskan untuk menawarkan beberapa layanan bernilai tambah, pastikan itu tertulis dalam kontrak Anda. Misalnya, jika Anda menyediakan layanan katering, Anda mungkin berjanji untuk menyiapkan layanan makanan dan minuman Anda untuk sejumlah tamu tertentu. Namun, jika pelanggan hanya memesan makanan untuk 50 tamu dan Anda memiliki 50 meja yang disiapkan, Anda telah kelebihan pengiriman. Ini adalah contoh kapan Anda perlu mengeluarkan kontrak dan memastikan dengan jelas layanan apa yang akan Anda berikan.

Tidak memiliki persyaratan berlebihan untuk mengeluarkan pengembalian dana

Jika pelanggan memulai tolak bayar, Anda hampir selalu memenangkan sengketa jika Anda memberikan pengembalian dana sesegera mungkin. Namun, beberapa bank akan meminta Anda untuk membuktikan bahwa pengembalian dana telah dikeluarkan. Sistem akuntansi melacak siapa yang ditagih dan kapan membantu Anda memastikan bahwa Anda memberikan pengembalian dana.

Karena itu, jika Anda memiliki kontrak dengan pelanggan, Anda berhak mengambil waktu yang wajar untuk memproses pengembalian dana. Namun, Anda harus konsisten. Selalu proses pengembalian dana secepat mungkin. Jika Anda selalu membutuhkan waktu sepuluh hari kerja untuk memproses pengembalian dana dan pelanggan mengajukan tagihan balik, Anda akan kalah dalam sengketa.

Intinya

Tagihan balik tidak dapat dinegosiasikan jika Anda menjual sesuatu secara online. Terkadang ada yang salah dengan transaksi e-niaga, yang mengakibatkan perselisihan.

Tidak peduli seberapa hati-hati Anda dalam mencegah tolak bayar Shopify, Anda masih akan berurusan dengan tolak bayar tanpa pamrih, terutama sekarang karena pengutil online mempersenjatai tolak bayar untuk melakukan penipuan ramah. Menggunakan solusi tolak bayar otomatis penuh dari Chargeflow untuk membuat strategi respons sengketa berbasis data adalah cara Anda berhenti meninggalkan uang di atas meja. Baik perusahaan Anda jarang mengalami tolak bayar atau mengalami jumlah sengketa yang luar biasa tinggi, Chargeflow memberi Anda alat untuk menghindari kematian bisnis karena tolak bayar.

FAQ Tagihan Balik Penting

Apa kode alasan tolak bayar?

Kode alasan tolak bayar adalah kode alfanumerik 2 hingga 4 digit yang dipilih oleh bank penerbit dari daftar yang telah ditentukan untuk mengungkapkan alasan yang diberikan pemegang kartu untuk meminta tolak bayar. Setiap merek kartu memiliki serangkaian kode alasan tolak bayar yang unik yang harus dipilih oleh bank.

Apa itu batas waktu tolak bayar?

Batas waktu respons tolak bayar adalah tenggat waktu yang telah ditentukan sebelumnya untuk menanggapi tolak bayar. Batas waktu chargeback berbeda menurut jaringan kartu kredit, tetapi batas waktu standar adalah 30 hari. Batas waktu dihitung mulai dari hari pemegang kartu mengajukan tolak bayar. Terkadang, mungkin perlu beberapa hari sebelum penjual menerima pemberitahuan tagihan balik.

Haruskah Anda melawan setiap tolak bayar yang menghadang Anda?

Anda harus mengikuti SEMUA tolak bayar tanpa pamrih. Menghapus tolak bayar sebagai biaya melakukan bisnis adalah tragedi ganda karena membuka bisnis Anda terhadap penipuan tolak bayar. Tagihan balik yang berlebihan dapat memengaruhi keberlanjutan bisnis Anda dan membebani Anda dengan hak istimewa pemrosesan.

Apa itu penipuan ramah?

Penipuan ramah, juga disebut penipuan tolak bayar, adalah ketika pemegang kartu melakukan transaksi dan kemudian meminta tolak bayar dari bank mereka setelah menerima barang atau jasa yang dibeli. Perkiraan menunjukkan bahwa penipuan ramah menyumbang 70% dari semua tolak bayar.

Apa itu biaya tolak bayar?

Biaya tolak bayar adalah biaya yang tidak dapat dinegosiasikan, dibebankan kepada pedagang setiap kali mereka menerima tolak bayar. Ini merupakan insentif bagi pedagang untuk menghindari tolak bayar sebanyak mungkin. Namun demikian, Shopify mengembalikan biaya tolak bayar jika pedagang memenangkan sengketa tolak bayar. Biaya tolak bayar Shopify untuk pedagang AS adalah $15.