Organisasi Nirlaba St. John Memperoleh Visibilitas Penuh Ke Operasi Harian & Komunikasi yang Disederhanakan (Studi Kasus)

St John adalah organisasi nirlaba yang beroperasi di 40 negara di seluruh dunia, dan terlibat dalam berbagai eksploitasi bisnis dan kemanusiaan dan pada dasarnya didirikan pada 1100 M yang menjadikan St John merek tertua di dunia!

Seperti kebanyakan organisasi nirlaba, St John berfokus untuk mendapatkan donasi dan mengelola sukarelawan dan karyawan mereka secara efektif dan juga menghadapi beberapa tantangan yang sama yang dialami banyak organisasi nirlaba setiap hari: memahami berapa jam karyawan dan sukarelawan bekerja, mengelola formulir, laporan, dan daftar periksa yang diisi oleh sukarelawan, merampingkan komunikasi, meningkatkan proses orientasi dan pelatihan, dan banyak lagi.

St. John sedang mencari solusi menyeluruh yang dapat membantu mereka mengatasi tantangan ini sehingga mereka dapat mengembangkan organisasi mereka sepenuhnya, dan itulah yang mengubah St. John menjadi Connecteam.

“Di cabang Afrika Selatan, Connecteam sangat membantu dalam melacak operasi dan staf ambulans kami, dan anggota sukarelawan kami yang kami sebut 'The Brigade'. Anggota tersebut terdiri dari relawan remaja dan anggota dewasa. Connecteam terbukti penting untuk mempertahankan daftar anggota tim kami yang akurat dan diperbarui serta informasi mereka dan melacak pekerjaan sukarela mereka tepat waktu. Sebagian dari staf kami sepenuhnya beroperasi di luar kantor dan sebagian dari kantor sehingga kami menggunakan sistem pelacakan waktu dengan berbagai cara yang fleksibel.”

Dianne, Kepala Pemuda Nasional, dan Jon, Direktur Ambulans, duduk bersama kami (Connecteam) untuk berbagi pengalaman mereka dengan aplikasi karyawan kami.

1. Sebelum Connecteam, apa yang Anda gunakan untuk operasi sehari-hari?

Salah satu alasan kami datang ke Connecteam adalah karena kami tidak memiliki cara yang baik untuk melacak anggota dan staf kami secara digital. Kami melakukan semuanya dengan dokumen dan kami perlu menggunakan format digital. Dan kami mencari-cari platform yang bisa membantu kami melakukan itu, di mana kami bisa tanpa kertas.

Connecteam juga memberi kami tingkat pengawasan di tingkat nasional untuk mengetahui apa yang dilakukan tingkat lokal kami. Untuk divisi Johannesburg kami, kami memiliki pengawasan langsung atas apa yang dilakukan anggota dan staf kami setiap hari, yang sebelumnya tidak kami lakukan. Kami mengandalkan laporan manual yang dilaporkan sebulan sekali oleh seseorang yang mungkin juga tidak melihat semua orang.

Saya benar-benar dapat masuk kapan saja di Connecteam dan melihat apa yang terjadi dan memiliki pemahaman yang sepenuhnya terkini. Misalnya, saya bisa melihat sekarang di Durban, dan saya melihat petugas medis mana yang ada di acara mana dan jam berapa. Perubahan besar bagi kami seperti yang Anda mengerti!

2. Beri tahu kami tentang tantangan yang Anda hadapi sebelum Connecteam.

Jadi ada beberapa alasan kami mulai mencari solusi digital. Pertama, sistem kami terbuka untuk manipulasi, semuanya hanya dokumen dan kami akan kehilangan banyak informasi dan catatan. Karena itu semua kertas jika seseorang pindah, dan jika mereka tidak menyerahkan catatannya, maka kita akan kehilangan itu. Kami benar-benar hanya akan mendapatkan informasi (tentang apa yang dilakukan orang-orang kami, berapa banyak pasien yang mereka temui, berapa jam sukarela yang mereka lakukan, dll.) Pada akhir bulan jika kami mendapatkannya sama sekali.

Itu juga menjembatani kesenjangan komunikasi yang sangat besarbagi kami. Karena kami adalah struktur yang sangat tua dan mendirikan organisasi nirlaba dan paramiliter, semuanya sangat hierarkis secara historis. Misalnya, sebagai Ketua Karang Taruna, saya harus mengirim email ke Ketua Karang Taruna di berbagai daerah dan mereka akan menyebarkan informasinya. Sekarang kita tidak perlu melakukan itu lagi. Kami tidak harus bergantung pada orang sehingga menciptakan komunikasi yang mulus di seluruh organisasi dan kami dapat menjangkau setiap sukarelawan secara langsung. Jadi meskipun kita memiliki petugas yang tidak terlalu kuat dalam berkomunikasi, orang tersebut dan timnya masih mendapatkan tingkat informasi yang sama.Connecteam menyamakan kedudukan bagi kami.

Juga untuk anggota tim kami, katakanlah saya berada di London Timur, saya sekarang dapat pergi dan memeriksa berapa jam saya telah bekerja dan dapat melihat apa yang dilakukan orang lain di seluruh negeri.Connecteam memberdayakan pengguna di tingkat akhir untuk terlibat dengan kami (Dianne dan Jon).

Hal lain untuk ditambahkan yang cukup berguna, dan sebenarnya perlu, adalah bahwa kami sedang menjalankan proyek COVID-19 sekarang di mana kami memasok petugas kesehatan ke beberapa rumah sakit di seluruh negeri dan penandaan geografis sangat penting sehingga kami dapat melihat bahwa orang-orang berada di tempat yang seharusnya ketika mereka masuk. Sangat mudah untuk melacak sukarelawan dan staf kami.

Itu aspek yang cukup penting, yang penting untuk bisnis kami bahkan sebelum COVID 19. Saat kami melakukan banyak pekerjaan medis berbasis acara, kami akan pergi ke acara olahraga, konser, dll. staf yang bekerja di acara ini yang mungkin bekerja untuk kami setiap jam. Jadi untuk penghitungan jam kerja para relawan, cukup penting untuk melihat bahwa orang-orang berada di tempat yang mereka katakan dan sudah berapa lama mereka berada di sana. Sebelumnya cara kerjanya adalah melalui pena dan kertas – tidak terlalu efisien sama sekali. Jadi jika seseorang datang dan mengatakan mereka tiba di sana pada jam 10 pagi dan pergi pada jam 4 sore, tidak ada cara untuk memvalidasi bahwa memang demikian.

3. Beri tahu kami tentang fitur yang paling sering Anda gunakan dan manfaatnya bagi perusahaan dan karyawan Anda.

Jam waktu

Setelah itu jam waktu adalah fitur utama yang kami gunakan dan geofence, kami mendesak semua orang untuk menggunakannya. Faktanya, salah satu alasan kami mengambil paket harga premium adalah untuk memastikan geofence itu penting. Jadi untuk semua acara, rumah sakit, dan sebagainya, kami mengaktifkan geofence untuk memastikan semua orang masuk dan keluar di tempat yang seharusnya.

Tautan undangan

Tautan undangan membuat hidup kami jauh lebih mudah, kami cukup mengirim tautan ke anggota staf atau sukarelawan baru dan membiarkan mereka mengisi informasi yang relevan. Nanti kami dapat menambahkannya, dan itu membuat seluruh proses orientasi dan offboarding anggota staf sangat bersih dan terorganisir – inilah tujuan kami, untuk memulai, mencari untuk mengatur dan melacak anggota tim kami dengan cara yang lebih baik.

Komunikasi yang ditargetkan menggunakan grup Cerdas

Kami juga menggunakan grup pintar untuk memisahkan komunikasi antara staf kami, terutama karena kami memiliki anggota dewasa, anak-anak, sukarelawan, dll. Kami tidak dapat memiliki anak dalam grup yang sama dengan orang dewasa, karena alasan yang jelas seperti perlindungan anak dan sebagainya. Itu sangat berguna untuk digunakan dan kami menggunakan Connecteam untuk benar-benar mendorong konten ke grup dengan cara yang ditargetkan, juga agar mereka mendapatkan konten yang hanya relevan bagi mereka.

Pembaruan

Jadi melalui pembaruan, kami telah mengirimkan kuliah, kompetisi, semacam itu. Pembaruan adalah cara yang bagus untuk lebih meningkatkan komunikasi dan keterlibatan kami dengan sukarelawan dan staf berbayar kami. Itu benar-benar membuat perbedaan besar.

Penjadwalan

Dianne mengatakan bahwa dia menggunakan jadwal untuk tujuan pelatihan yang sangat efektif dan Jon bermaksud untuk mulai menggunakannya di masa depan saat diperlukan, terutama karena dapat membantu menawarkan perubahan kepada sukarelawan dan staf berbayar, dan dapat membantu meningkatkan skala organisasi kita sebagai Sehat.

Sesuaikan folder dan konten

BEBAN. Jadi terkait dengan folder yang disesuaikan, ke situlah kami mengirimkan semua tautan, pembaruan, dan kebijakan kami. Misalnya, kami membuat formulir dan daftar periksa sehingga ketika petugas medis tiba di shiftnya, mereka dapat memeriksa kendaraan dan lainnya. Kami membuat kebijakan dan peraturan sehingga jika ada yang bingung tentang apa yang perlu mereka kenakan maka mereka dapat melihat peraturannya, dan kaum muda dapat melihat kebijakan khusus untuk mereka secara langsung di Connecteam melalui fitur penyesuaian. Melalui fitur ini, kami dapat memastikan semua orang membaca dan menandatangani kebijakan sehingga kami semua memahami hal yang sama. Ini juga menciptakan tingkat akuntabilitas yang sangat kami sukai.

Kami juga membuat tab pelatihan dengan folder yang disesuaikan dan kami menautkannya ke Google Drive kami, jadi alih-alih mengunggah dokumen ke Connecteam, kami hanya membuat hyperlink ke Drive sehingga semua barang kami disimpan di cloud dan kami mengizinkan akses ke sana. tim kami.

4. ROI apa yang telah Anda alami?

ROI kami dimulai dengan akhirnya kami dapat mengukur berapa banyak orang yang kami miliki dan seberapa efektif mereka, jadi kami segera mendapatkannya. Kami tahu persis berapa banyak anggota yang kami miliki di setiap tempat yang tidak akan sama untuk bisnis lain dan terutama nirlaba. Karena kami adalah organisasi nirlaba yang mengetahui berapa banyak anggota tim yang Anda miliki mungkin terbukti lebih menantang daripada yang Anda pikirkan, Connecteam memberi kami gambaran langsung tentang berapa banyak anggota yang kami miliki.

Sehubungan dengan kesukarelaan, kami dapat mengetahui dengan tepat kualifikasi apa yang kami miliki secara keseluruhan, kami dapat melakukan urutan keterampilan di sana, dan kami juga dapat melihat waktu seperti apa yang dilakukan sukarelawan kami, bagaimana keadaan mereka, dan di mana serta apa mereka lakukan.

Dan komunikasi cukup epik.

Ini memungkinkan kami untuk menjalankan dan membayar orang dengan cara yang tidak dapat kami lakukan. Jadi lembar waktu dan jam waktu benar-benar telah menciptakan cara yang efektif untuk mengelola kedua area tersebut sehingga kami dapat melihat pekerja berbayar dan sukarelawan. Fleksibilitas lembar waktu dan jam waktu ini sangat keren dan berguna bagi kami.

5. Apa kesan Anda tentang proses implementasi?

Kami melakukan banyak pengembangan dengan Yuval dan semua orang di tim. Semua orang di Connecteam hebat, waktu perputarannya luar biasa. Yuval sangat fantastis! Dia tidak tidur.

6. Apakah Anda akan merekomendasikan Connecteam kepada rekan Anda?Mengapa?

Kami telah merekomendasikan Connecteam!Kami memperkenalkannya ke tim internasional St. John yang sekarang menggunakannya di tingkat CEO.

Dan ada beberapa organisasi lain yang menggunakan Connecteam juga hanya berdasarkan pengalaman kami.

Dianne, “Saya telah merekomendasikannya kepada perekrut untuk manajemen karyawan untuk perusahaan besar internasional, dan saya juga telah merekomendasikannya secara umum kepada banyak manajer lainnya.

Kami sekarang meluncurkan Connecteam di St. John di area berbeda yang merupakan staf berbayar kami, jadi staf pelatihan dan pusat kami. Kami membawanya ke karyawan kami dan bukan ke layanan ambulans kami.

7. Apa yang mengejutkan Anda tentang Connecteam?

Saya merasa sangat keren bahwa semua orang di Connecteam terbuka untuk saran, yang cukup bagus. Itu mengejutkan tetapi sangat diterima.

8. Ada lagi yang ingin Anda tambahkan tentang pengalaman Anda dengan Connecteam?

Saya pikir itu luar biasa bagaimana semua orang di Connecteam akan pergi ke atas dan ke luar untuk membantu klien Anda.

Saat kami mulai menggunakan Connecteam untuk ICC (acara yang kami adakan di sini di Afrika Selatan), kami meluncurkan akun lain dari Connecteam, akun itu tidak dirancang untuk tujuan ini. Tetapi semua orang di Connecteam benar-benar berusaha keras untuk mencoba dan memastikannya berhasil. Dan kami dapat menjalankan jadwal untuk 270 anak melakukan hal yang berbeda di tempat yang berbeda. Dan kami dapat berkomunikasi secara internasional, seolah-olah itu tidak dirancang untuk itu, Connecteam tidak melewatkan apa pun untuk membantu saya secara pribadi mencoba dan mencari tahu semuanya. Jadi dari sisi pelanggan, layanan dan kemauan Connecteam untuk menjadi luar biasa benar-benar luar biasa. Itu membuat kami bekerja jauh lebih pintar daripada yang seharusnya dan bagaimana kami sebelumnya. Saya suka produknya.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini