Cara merampingkan bagian paling membosankan dari bisnis desain lepas Anda

Sebagian besar pekerja kreatif lepas memiliki satu pengalaman yang sama: saat itu mereka menyadari betapa banyak bisnis kreatif melibatkan hal-hal non-kreatif. Bagi saya, itu setelah menyelesaikan tugas untuk klien pertama saya dan menyadari betapa banyak "pekerjaan penutup" yang masih harus dilakukan.

Menjadi desainer lepas juga berarti melepas topi desain Anda sekarang dan kemudian menjadi pemegang buku, copywriter, tenaga penjualan, dan banyak lagi. Anda menjalankan semuanya sendiri dan meskipun yakin, Anda dapat melakukan outsourcing dan mendapatkan bantuan, Anda masih memerlukan pemahaman yang kuat tentang semuanya.

Bagaimanapun, Anda adalah bosnya.

Dan hal-hal itu tidak sesuai dengan hati Anda, dan jelas bukan apa yang Anda inginkan untuk berkarier. Jadi sungguh menyebalkan bahwa semakin sukses dan terampil Anda, semakin banyak klien yang Anda dapatkan, semakin banyak admin yang harus Anda lakukan – mengambil waktu dari proyek desain lain yang bisa Anda kerjakan.

Sayangnya, menghabiskan setidaknya sedikit waktu untuk admin dan pemasaran dan bagian lain dari bisnis tidak dapat dihindari. Tapi pasti ada obat penghilang rasa sakit untuk situasi ini.

Anda bisa menjadi pintar dan mencari cara untuk menghabiskan waktu sesedikit mungkin untuk hal-hal itu sehingga Anda dapat tinggal di "gua desain" Anda lebih dan lebih dan hanya mengeluarkan kepala Anda untuk tugas-tugas admin yang penting.

Sebagai pekerja lepas sampingan, saya tidak punya pilihan selain bekerja dengan sangat cerdas. Saya yakin Anda bisa berhubungan. Ketika Anda hanya memiliki 10 atau lebih jam per minggu untuk mengembangkan bisnis Anda, menghabiskan satu jam penuh dalam perangkat lunak faktur Anda dapat terasa seperti pemborosan, seperti Anda sedang ditahan dari pekerjaan luar biasa yang akan membuat orang memperhatikan Anda.

Jadi, inilah cara terbaik untuk bekerja cerdas dan merampingkan hal-hal yang membosankan.

Empat jenis perampingan yang perlu diperhatikan

Di antara semua peretasan kehidupan dan aplikasi yang mengubah hidup dan semua yang ada di antaranya, mudah untuk kewalahan oleh semua saran produktivitas di luar sana. Beberapa alat dan guru membuat janji manis yang terasa cukup menggoda.

Tapi banyak orang yang terlalu memperumitnya. Terutama ketika Anda pertama kali menguasai seluruh hal perampingan ini, yang terbaik adalah menjaga semuanya tetap sederhana.

Inilah yang saya suka sebut empat kategori bekerja cerdas:

1. Mengalihdayakan ke orang lain

Mengalihdayakan sebagian pekerjaan Anda kepada orang lain adalah cara yang cukup jelas untuk menyingkirkan hal-hal yang tidak Anda sukai dari daftar tugas Anda. Ini adalah taktik paling drastis (memotong tugas sepenuhnya alih-alih hanya menghemat waktu), jadi Anda akan menghemat banyak waktu, tetapi juga salah satu metode yang lebih mahal.

Cara yang baik untuk memulai adalah dengan menyewa asisten virtual umum untuk menangani beberapa hal yang menghambat Anda. Saya suka cara Indigo Colton mendefinisikannya di The Freelance to Freedom Project: “Mereka mengambil alih tugas yang perlu dilakukan bisnis Anda agar berjalan lancar, tetapi Anda tidak suka melakukannya atau itu menghabiskan terlalu banyak waktu Anda.”

13 alat berbasis browser yang harus dimiliki setiap desainer dalam perangkat mereka

Ah, aplikasi berbasis browser. Ini adalah perangkat lunak solid yang memperbarui dirinya sendiri. Anda tidak perlu dipusingkan dengan mengunduh sesuatu. Dan, mungkin yang paling fantastis dari semuanya, aplikasi pilihan Anda dapat diakses di berbagai...

2. Otomatiskan menggunakan aplikasi

Ini adalah metode favorit pribadi saya untuk menghemat waktu. Teknologi sangat pintar sekarang, itu gila. Biarkan dia melakukan semua yang dia bisa untuk kita. Otomatisasi alur kerja dapat membantu Anda melewati seluruh langkah atau tahapan admin lepas Anda. Ini juga sangat bagus untuk jenis hal admin yang akan kita bicarakan di posting ini karena sebagian besar energinya rendah, tugas mudah.

Mencari aplikasi faktur yang bagus? Tidak terlihat lagi.

3. Pekerjaan batch

Ambil tugas admin atau non-kreatif yang memiliki beberapa kesamaan atau dilakukan dalam alat yang sama, kelompokkan bersama, dan mulailah memperlakukannya sebagai satu tugas atau proses. Seperti yang dijelaskan The Muse, ini berfungsi karena "Metode ini seharusnya meningkatkan produktivitas Anda dengan membantu Anda menghindari perpindahan gigi yang selalu terjadi ketika Anda melompat dari satu proyek ke proyek lainnya."

Itu bisa berarti hari khusus untuk rapat (atau tidak ada rapat). Mungkin ini adalah jam yang ditetapkan setiap hari di mana Anda mengirim semua email, faktur, dan komunikasi keluar lainnya alih-alih melakukannya saat subjek muncul. Setiap tugas kecil atau pendek yang sering muncul di daftar tugas Anda, Anda dapat merampingkan dengan mengelompokkan ke dalam beberapa sesi yang lebih besar.

4. Membuat template

Template dapat digunakan di hampir semua area bisnis desain lepas Anda. Saya yakin Anda memiliki template bagian dari proses desain Anda, kontrak dasar dan template faktur, dan staples lainnya. Tetapi ada banyak kegunaan lain, seperti untuk posting media sosial, email, bahkan panggilan konsultasi klien. Anda mungkin tidak selalu dapat menggunakan respons yang direkam sepenuhnya, tetapi membuat templat atau permintaan “isi-kosong” untuk Anda sendiri juga menghemat banyak waktu.

Sekarang, mari selami secara spesifik.

Habiskan lebih sedikit waktu di email

Email adalah salah satu kejahatan yang paling diperlukan untuk setiap profesional. Tidak ada cara untuk menghindari berbicara dengan klien, jadi Anda harus fokus mencari cara untuk menggunakan lebih sedikit email dan melewati kotak masuk Anda lebih cepat.

Gunakan tanggapan otomatis

Pertama, siapkan tanggapan otomatis untuk jenis email umum yang Anda dapatkan seperti pertanyaan klien baru, FAQ, dan pengiriman formulir kontak. Jika Anda memberi tahu orang yang berbeda hal yang sama berulang kali, Anda harus menggunakan respons otomatis untuk itu.

Bahkan jika Anda masih perlu masuk dan menjawab sebagian dari pertanyaan seseorang atau memberikan lebih banyak informasi, email otomatis ini memberi orang lebih banyak informasi dan memberi Anda waktu untuk menjawab! Misalnya, Anda dapat menghubungkan respons otomatis ke formulir penerimaan klien Anda yang menyertakan informasi dan tautan tentang langkah selanjutnya.

Anda masih perlu melihat prospek baru Anda, tetapi tidak perlu terburu-buru untuk segera membalas mereka karena ini keluar secara otomatis.

Sebagian besar formulir kontak akan memiliki fitur respons otomatis bawaan, dan alat seperti CRM atau Zapier dapat membantu Anda mengaturnya untuk sisa kotak masuk Anda.

Buat template tanggapan terekam

Untuk setiap respons yang berulang tetapi memerlukan terlalu banyak penyesuaian untuk mengotomatiskan balasan Anda, lewati beberapa langkah dengan membuat template email yang dapat Anda edit dan kirim.

Pikirkan email seperti menjelaskan ketersediaan atau harga Anda kepada klien potensial – itu tergantung pada waktu dan situasi, tetapi hanya satu bagian dari email itu (tanggal atau harga sebenarnya) yang perlu disesuaikan untuk setiap orang.

Ini berarti mereka sempurna untuk template email! Ini dapat dibuat di CRM Anda (yang akan kita bicarakan nanti), alat bawaan seperti Gmail Canned Responses, atau cukup salin dan tempel template dari dokumen kata ke email baru.

Filter otomatis kotak masuk Anda

Saya berbicara lebih dari beberapa tab kotak masuk, seperti "Promosi", yang diberikan Gmail secara otomatis kepada Anda. Anda benar-benar dapat menonaktifkannya dan membuat aturan yang lebih canggih untuk secara otomatis memindahkan sesuatu ke tag dan folder yang berbeda, menandai email sebagai telah dibaca, dan lainnya berdasarkan pengirim, baris subjek, atau kata-kata yang digunakan dalam email. Penyedia email lain juga memiliki fitur serupa.

Ketika Anda perlu menjauh dari pekerjaan klien untuk memeriksa email, Anda ingin fokus pada email penting. Jawab setiap klien, prospek, mitra, dll. dan kembali ke desain sebelum terganggu oleh buletin, promosi diskon, dan orang-orang yang melempar Anda dengan dingin.

Alat yang berguna untuk kolaborasi dan komunikasi

Berkat globalisasi dan teknologi yang terus berkembang, kerja jarak jauh menjadi topik hangat di tempat kerja abad ke-21. Sebuah tim desainer tidak lagi harus berada di kantor yang sama, atau bahkan...

Kirim pembaruan otomatis

Satu tugas yang selalu terlintas di benak saya adalah mengirimkan pembaruan mingguan atau tonggak sejarah kepada klien. Jika saya memiliki klien yang seharusnya saya kirimi pembaruan hari Selasa, itu akan datang pada pukul 12:01 Rabu lebih dari sekali. Berkomunikasi seputar pembaruan itu penting, tetapi juga bisa terasa membosankan, terutama dengan klien yang selalu memintanya.

Cara terbaik untuk menangani ini adalah melalui manajemen proyek dan alat kolaborasi yang baik. Mereka akan memiliki fitur seperti pemberitahuan email dan ringkasan yang secara otomatis akan memberi tahu klien Anda saat Anda memeriksa item, memindahkan produk di sepanjang saluran Anda, dan item "menyelesaikan pekerjaan" lainnya. Dan Anda tidak perlu mengirim email setelah setiap item dicoret dari daftar tugas Anda.

Gunakan penjadwal janji temu

Tidakkah Anda membenci semua bolak-balik yang diperlukan dalam membuat janji? Ini tidak pernah sesederhana, "Apakah Anda bebas saat ini?" "Ya!" "Besar!" Anda mengirim email dengan klien Anda dan membandingkan jadwal mencoba menemukan waktu yang cocok untuk Anda berdua.

Sebagai gantinya, alat pemesanan janji temu yang disederhanakan seperti Acuity atau Calendly memaparkan ketersediaan Anda kepada klien dan memungkinkan mereka memesan tempat di kalender Anda dari sana. Sangat sederhana.

Temukan dan dapatkan klien baru dalam waktu yang lebih singkat

Memasarkan diri Anda dan mengerjakan setiap prospek baru adalah kejahatan lain yang diperlukan. Anda tidak bisa mendapatkan klien baru tanpa pemasaran, atau setidaknya dengan branding diri Anda cukup baik sehingga bisnis Anda memasarkan dirinya sendiri. Dan ketika itu mulai bekerja, dibutuhkan lebih banyak putaran untuk membawa seseorang dari tertarik pada layanan Anda menjadi membayarnya. Berikut adalah bagian-bagiannya yang dapat Anda sederhanakan.

Buat urutan pemasaran email

Anda seharusnya sudah menggunakan pemasaran email untuk bisnis freelance Anda. Jika ya, Anda mungkin mengirim buletin email mingguan atau bulanan dan mungkin memiliki penawaran keikutsertaan gratis di situs web Anda.

Anda dapat melakukannya lebih jauh untuk mengubah pelanggan mana pun yang belum mengisi formulir "pekerjakan saya" menjadi prospek yang terinformasi dan tertarik. Gunakan urutan sambutan untuk mengasuh mereka, beri tahu mereka tentang bagaimana Anda dapat membantu mereka, dan akhirnya ajukan formulir "pekerjakan saya" lagi.

Gunakan formulir kontak pintar

Plugin formulir WordPress: Mana yang terbaik untuk situs Anda?

Formulir kontak adalah cara yang bagus untuk terhubung dengan pengguna Anda, bahkan jika Anda sudah memberikan alamat email atau nomor telepon di situs Anda. Mereka sangat nyaman karena memungkinkan pelanggan mengirim...

Bagi orang-orang yang siap untuk langsung membuka formulir “pekerjakan saya” di situs web Anda, Anda ingin itu menjadi langkah pertama dalam proses orientasi klien yang lancar. Itu berarti Anda harus memiliki formulir kontak yang cukup rinci sehingga Anda akan memiliki semua informasi yang Anda butuhkan untuk memindahkannya ke langkah berikutnya dalam proses penerimaan klien Anda untuk meminimalkan bolak-balik dan menghemat stres. Dan itu mungkin berarti lebih dari satu formulir kontak di situs Anda.

Tetapi ketika formulir Anda dirinci, Anda dapat dengan mudah mengikatnya ke langkah selanjutnya. Misalnya, formulir terperinci dapat mengarah ke urutan email yang disesuaikan atau email tanggapan otomatis.

Mengotomatiskan atau mengelompokkan promosi media sosial

Melompat ke Facebook atau Twitter untuk memasarkan diri Anda sendiri dapat dengan mudah menghabiskan waktu. Pertama, ada waktu setiap hari atau minggu untuk pekerjaan pemasaran yang sebenarnya. Tapi kemudian ada waktu ekstra yang Anda habiskan di jaringan setelah Anda menyelesaikannya, setelah Anda terganggu dan mulai menggulir feed Anda.

Dengan mengotomatiskan penerbitan media sosial dengan alat seperti MeetEdgar atau menjadwalkannya sekaligus di awal setiap minggu, Anda dapat kembali bekerja dan tetap mencantumkan nama Anda.

Gunakan CRM untuk kontrak dan orientasi

Proses desain Anda mungkin mencakup banyak formulir, kontrak, dan dokumen lainnya. Misalnya, ada kontrak awal, faktur apa pun, formulir untuk menandatangani persetujuan, dan semua musik jazz itu.

CRM memudahkan untuk melacak semua yang terjadi. Salah satu alat yang cukup populer di kalangan desainer lepas akhir-akhir ini adalah Dubsado, yang memfokuskan produknya untuk membantu pekerja lepas kreatif dan pemilik usaha kecil.

Buat kampanye tetes

Saat Anda menggunakan CRM – baik Dubsado atau alat lain – mereka membuatnya cukup mudah untuk mengirim serangkaian email ke klien. Ini berbeda dari urutan pemasaran email karena mereka secara otomatis mengirim dokumen klien, pembaruan, dll. Jadi admin terjadi di belakang layar tanpa Anda menjauh dari Adobe.

Dibayar

Ingat momen a-ha yang saya ceritakan? Saya baru saja selesai menulis dan mengedit posting blog lepas pertama saya dan menyadari ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan sebelum saya benar-benar melihat uang saya. Dan lebih buruk lagi, saya tidak bisa mengejar klien saya berikutnya sampai saya melakukannya. Astaga, saya telah menempuh perjalanan jauh, dan inilah cara Anda dapat merampingkan juga.

Kirim faktur otomatis dan berulang

Jika Anda mengirim lebih dari satu faktur kepada seseorang, Anda harus melakukan apa pun yang mungkin untuk menghentikan semua pekerjaan sekaligus. Sebagian besar perangkat lunak faktur membuat ini mudah bagi Anda.

Anda dapat mengatur jadwal pembayaran di muka dan membuat faktur otomatis keluar sesuai dengan itu, mengatur faktur berulang untuk klien yang sedang berlangsung, atau menghubungkan alat faktur Anda ke alat manajemen proyek Anda sehingga mereka dapat disinkronkan satu sama lain.

Otomatiskan pengingat pembayaran

Akan sangat bagus jika setiap klien bersemangat dan tepat waktu untuk membayar Anda, tetapi itu bukan kehidupan kebanyakan pekerja lepas. Sebaliknya, kita harus tetap berada di atas mereka, mengirimi mereka pengingat tanggal jatuh tempo yang akan datang, dan dalam kasus yang lebih buruk, mengejar pembayaran yang terlambat.

Atau kita? Ini mungkin bukan fitur yang jelas di setiap CRM dan alat faktur, tetapi kebanyakan dari mereka memungkinkan Anda mengatur email dan pengingat otomatis yang dipicu oleh tenggat waktu pembayaran yang telah Anda tetapkan.

Lacak pendapatan dan pengeluaran

Setelah Anda dibayar, saatnya untuk merayakannya, bukan langsung menggunakan perangkat lunak pembukuan Anda. Mencatat pendapatan dan pengeluaran bukanlah sesuatu yang harus Anda habiskan.

Antara menghubungkan perangkat lunak ke bank dan kartu pembayaran Anda, dan dapat secara otomatis mencatat aktivitas di spreadsheet yang disesuaikan melalui IFTTT atau Zapier, Anda harus dapat masuk secara berkala dan hanya meninjau keuangan Anda, tidak mengaturnya juga.

Dengan membuat semua pemotongan sederhana ini di sana-sini, Anda tidak perlu khawatir tentang tugas admin yang lebih penting yang tidak dapat Anda hentikan. Lima menit di sini dan lima menit di sana dengan mudah menambahkan hingga berjam-jam lebih banyak desain yang dapat Anda lakukan setiap minggu.

Unduh laporan gratis!

Dalam laporan 2019, kami menemukan beberapa wawasan luar biasa setelah mensurvei lebih dari 1.000 materi iklan (kebanyakan freelancer!) seperti Anda. Pelajari apa yang mereka kenakan, layanan apa yang mereka jual, dan banyak lagi.