Panduan Pemilik Bisnis Kecil tentang Pajak untuk Tim Jarak Jauh

Karena semakin banyak perusahaan beralih ke pekerjaan jarak jauh, pemilik usaha kecil perlu menyadari implikasi pajak dari memiliki tim jarak jauh. Panduan ini akan mencakup dasar-dasar pajak untuk tim jarak jauh dan tip bagi pemilik usaha kecil agar tetap patuh sambil menghemat uang.

Berbagai Jenis Pekerja Jarak Jauh

Sebelum membahas hal lain, mari kita bahas tiga jenis pekerja jarak jauh:

Pekerja penuh waktu

Pekerja penuh waktu adalah karyawan yang bekerja untuk perusahaan dengan jadwal reguler, biasanya minimal 30 jam per minggu. Mereka dianggap sebagai bagian dari tenaga kerja tradisional perusahaan dan biasanya memenuhi syarat untuk mendapatkan asuransi kesehatan, cuti berbayar, dan rencana pensiun. Mereka juga dianggap sebagai karyawan untuk keperluan pajak, dan perusahaan bertanggung jawab untuk memotong pajak dari gaji mereka dan memberikan kontribusi untuk Jaminan Sosial dan Medicare.

Kontraktor

Kontraktor adalah individu yang memberikan layanan kepada perusahaan lain berdasarkan kontrak. Mereka tidak dianggap sebagai bagian dari tenaga kerja tradisional perusahaan dan tidak memenuhi syarat untuk tunjangan yang sama dengan karyawan penuh waktu. Mereka dianggap wiraswasta untuk keperluan pajak dan bertanggung jawab untuk membayar pajak mereka, termasuk pajak wiraswasta. Mereka menerima bayaran berdasarkan proyek atau jam daripada gaji tetap.

Pemilik tunggal

Pemilik tunggal adalah individu yang menjalankan bisnis mereka sendiri dan merupakan pemilik tunggal perusahaan. Mereka tidak dianggap sebagai bagian dari tenaga kerja tradisional perusahaan dan tidak memenuhi syarat untuk tunjangan karyawan. Mereka dianggap wiraswasta untuk keperluan pajak dan bertanggung jawab untuk membayar pajak mereka, termasuk pajak wiraswasta.

Cara Membayar Pekerja Jarak Jauh

Ada perbedaan antara membayar pekerja jarak jauh di AS dan pekerja internasional. Inilah yang harus Anda ingat.

Membayar Pekerja Jarak Jauh Berbasis di AS

Untuk pekerja jarak jauh yang berbasis di AS, pemilik usaha kecil harus mengikuti undang-undang dan peraturan negara bagian tempat tinggal karyawan jarak jauh. Anda mungkin harus menahan pajak federal dan negara bagian dari gaji mereka, memberikan kontribusi untuk Jaminan Sosial dan Medicare, dan menerbitkan formulir W-2 kepada karyawan di akhir tahun.

Ada juga beberapa cara untuk membayar pekerja jarak jauh di AS, seperti cek kertas setoran langsung dan platform pembayaran online.

Deposit langsung

Setoran langsung adalah metode pembayaran yang paling umum untuk pekerja jarak jauh. Ini melibatkan transfer gaji karyawan langsung ke rekening bank mereka. Metode pembayaran ini menawarkan cara yang nyaman dan aman bagi pekerja jarak jauh untuk menerima gaji mereka dan memungkinkan pelacakan pembayaran dengan mudah.

Pemeriksaan kertas

Beberapa pekerja jarak jauh mungkin lebih suka menerima cek kertas yang dikirimkan ke alamat rumah mereka. Metode ini mungkin kurang aman daripada setoran langsung, karena cek dapat hilang atau dicuri melalui pos.

Platform pembayaran online

Pekerja jarak jauh juga dapat menerima pembayaran melalui platform online seperti PayPal, Venmo, atau Zelle. Platform ini memungkinkan transfer elektronik yang cepat dan aman serta kemampuan untuk melacak pengeluaran.

Membayar Pekerja Jarak Jauh Internasional

Mengenai metode pembayaran, ada lebih sedikit pilihan untuk pekerja jarak jauh internasional. Namun, tetap cepat dan mudah untuk membayar pekerja jarak jauh dari mana saja di dunia dengan pilihan yang tepat.

Transfer Uang Internasional

Layanan pengiriman uang internasional seperti Western Union atau Moneygram adalah pilihan yang baik untuk bisnis yang ingin membayar pekerja jarak jauh dalam mata uang lokal mereka.

Kawat Bank Internasional

Transfer bank internasional melibatkan pengiriman pembayaran langsung ke rekening bank pekerja jarak jauh. Untuk menyelesaikannya, Anda memerlukan informasi rekening bank karyawan, termasuk nomor rekening, nomor perutean, dan kode SWIFT bank. Bisnis juga memerlukan akun yang dapat memproses transfer kawat internasional.

Transfer kawat bank internasional dapat memakan waktu beberapa hari, dan biaya mungkin terkait dengan transfer tersebut. Biaya akan bervariasi tergantung pada negara dan bank yang digunakan. Penting juga untuk dicatat bahwa nilai tukar dapat berfluktuasi, memengaruhi jumlah yang diterima karyawan.

Platform pembayaran online

Banyak platform pembayaran online, seperti Paypal, Transferwise, dan Payoneer, dapat mengakomodasi pembayaran internasional. Misalnya, Paypal memungkinkan bisnis mengirim pembayaran ke pekerja jarak jauh di lebih dari 200 negara dan wilayah. Ini juga menawarkan berbagai opsi untuk menerima pembayaran, seperti transfer bank, kartu kredit atau debit, atau saldo PayPal.

Pajak untuk Karyawan Jarak Jauh

Pajak untuk tim jarak jauh didasarkan pada lokasi karyawan, bukan perusahaan. Berikut adalah gambaran bagaimana Anda akan membayar pajak jika Anda membayar pekerja jarak jauh di Amerika Serikat vs. pekerja jarak jauh berbasis internasional.

Pajak untuk Pekerja Jarak Jauh yang Berbasis di Negara Bagian yang Sama

Pajak biasanya lebih mudah diajukan saat pekerja jarak jauh bekerja di negara bagian yang sama dengan majikan mereka. Pekerja jarak jauh perlu mengajukan pajak di negara bagian tempat mereka tinggal selama mereka dianggap sebagai penduduk.

Sementara itu, majikan bertanggung jawab untuk memotong pajak negara dan mengajukan pajak negara. Beberapa negara bagian memiliki aturan khusus untuk pekerja jarak jauh, jadi penting untuk memeriksa undang-undang pajak negara bagian atau berkonsultasi dengan profesional pajak.

Pajak untuk Pekerja Jarak Jauh yang Berbasis di Negara Bagian Lain

Jika Anda memiliki karyawan yang bekerja dari jarak jauh dari negara bagian yang berbeda, Anda harus mengikuti undang-undang perpajakan negara bagian tempat mereka tinggal. Bisnis harus memotong pajak pendapatan federal dan pajak gaji (Jaminan Sosial dan Medicare) dari gaji karyawan jarak jauh, sama seperti karyawan lainnya. Selain itu, mereka perlu menerbitkan formulir W-2 kepada karyawan jarak jauh di akhir tahun, yang akan mereka gunakan untuk mengajukan pajak.

Tunjangan karyawan untuk pekerja jarak jauh - seperti asuransi kesehatan, program pensiun, dan bahkan biaya kantor pusat - juga penting untuk dipertimbangkan. Beberapa pemilik usaha kecil mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan kredit pajak kesehatan—berdasarkan undang-undang negara bagian. Kredit ini dapat membantu mengimbangi biaya penyediaan asuransi kesehatan bagi karyawan dan tersedia untuk bisnis dengan kurang dari 25 karyawan penuh waktu.

Paket pensiun, seperti 401(k)s dan SEP IRA, memungkinkan Anda memberikan manfaat bagi pekerja jarak jauh dan menghemat uang untuk pajak. Kontribusi untuk rencana ini dapat dikurangkan dari pajak.

Selain tunjangan dan pajak usaha kecil, pekerja jarak jauh harus menyadari tanggung jawab mereka selama musim pajak. Mereka mungkin perlu mengajukan pajak di negara bagian tempat mereka bekerja dan tinggal. Beberapa negara bagian memiliki apa yang dikenal sebagai "aturan kemudahan", yang mengharuskan karyawan yang bekerja dari jarak jauh dari negara bagian lain untuk membayar pajak di kedua negara bagian.

Pajak untuk Pekerja Jarak Jauh yang Berbasis di Negara Lain

Pemilik usaha kecil harus mengikuti undang-undang dan peraturan negara tempat tinggal karyawan internasional. Ini bisa lebih kompleks, karena negara yang berbeda memiliki undang-undang dan peraturan perpajakan yang berbeda.

Dalam beberapa kasus, pemilik bisnis mungkin harus memotong pajak dari gaji karyawan, memberikan kontribusi ke sistem jaminan sosial lokal, mengajukan pajak di negara tempat karyawan tersebut berada, dan menangani kurs konversi mata uang dan biaya perbankan. Mereka juga harus mematuhi undang-undang dan peraturan perburuhan internasional, seperti undang-undang upah minimum, upah lembur, dan waktu liburan.

Cara Menyederhanakan Pajak dan Penggajian Anda

Mengelola pajak dan penggajian bisa terasa menakutkan, terutama bagi pemilik usaha kecil yang melakukannya untuk pertama kali.

Tip yang baik adalah dengan menggunakan perangkat lunak pajak dan penggajian yang dapat membantu Anda menghitung potongan dan kredit secara otomatis dan juga dapat membantu Anda mengajukan pajak secara elektronik. Beberapa layanan penggajian yang populer adalah OnPay, Gusto, dan ADP Run.

Opsi alternatifnya adalah menyewa seorang profesional pajak untuk membantu Anda menavigasi kode pajak dan memastikan Anda memanfaatkan semua potongan dan kredit yang tersedia. Fiverr memiliki konsultan keuangan, layanan persiapan pajak, dan layanan pajak bisnis yang dapat membantu Anda menangani perpajakan dan penggajian.

Apa pun metode yang Anda pilih, simpan catatan yang akurat tentang semua pendapatan dan pengeluaran Anda serta potongan atau kredit apa pun yang berhak Anda terima. Formulir yang tepat akan membuat pengarsipan pajak Anda lebih mudah dikelola dan memastikan Anda mendapatkan semua potongan dan kredit. Selain itu, tetap up-to-date tentang perubahan apa pun dalam undang-undang perpajakan di negara bagian tempat Anda bekerja dan tinggal sehingga Anda dapat merencanakannya dengan tepat dan memanfaatkan potongan atau kredit baru.

Pikiran Final tentang Pajak untuk Pekerja Jarak Jauh

Pajak untuk tim jarak jauh bisa rumit, tetapi pemilik usaha kecil dapat menghemat uang dan tetap patuh dengan memahami dasar-dasarnya dan memanfaatkan potongan dan kredit yang tersedia. Pemilik usaha kecil dapat mengatur pajak mereka dengan menggunakan layanan penggajian sambil memberikan manfaat berharga bagi karyawan jarak jauh.

Anda disarankan untuk mempekerjakan seorang profesional pajak yang memahami undang-undang perpajakan di AS dan internasional untuk memastikan bahwa Anda mematuhi semua peraturan yang diperlukan dan memanfaatkan kredit atau potongan yang tersedia untuk Anda.

Jika Anda perlu berkonsultasi dengan profesional, Fiverr memiliki pakar pajak dan penggajian yang dapat membantu Anda tetap patuh.

‍