Cara Mengikat dengan Kurir atau Perusahaan Pengiriman di eCommerce

Ikatan Dengan Perusahaan Kurir untuk Pengiriman eCommerce

Mengikat dengan mitra kurir yang layak membentuk dasar dari setiap bisnis ritel dan grosir e-commerce yang baik. Tanpa perusahaan pelayaran yang baik yang memberikan semacam jaminan kualitas layanan, ada banyak bidang bisnis Anda yang dapat terkena dampak negatif. Ini adalah faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih perusahaan jasa kurir.

Namun, proses menjalin hubungan dengan mitra pengiriman yang baik mencakup banyak faktor berbeda yang jauh melampaui orientasi, mulai dari pemilihan mitra logistik hingga pemantauan kinerja mereka selama periode tertentu hingga kemungkinan area peningkatan.

Daftar 8 Hal Utama Yang Perlu Diingat Saat Mengikat dengan Perusahaan Kurir di India untuk Pengiriman eCommerce

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui langkah-langkah utama dalam menciptakan hubungan dengan perusahaan pengiriman atau kurir di India yang memungkinkan Anda mempertahankan bisnis yang menguntungkan.

1. Memilih Perusahaan Kurir dan Menegosiasikan Persyaratan Layanan

Memilih mitra kurir hanyalah langkah pertama dalam proses yang jauh lebih lama, tetapi itu sama sekali tidak mudah. Kami telah membuat daftar lengkap 15 kriteria berbeda untuk dipertimbangkan saat memilih perusahaan logistik. Hal pertama adalah biaya pengiriman keseluruhan tetapi di luar itu, ada juga spesialisasi lain yang mungkin diperlukan oleh bisnis online yang berbeda. Seperti perusahaan perhiasan, berurusan dengan barang-barang bernilai tinggi yang mahal dan rapuh kemungkinan akan membutuhkan perusahaan pengiriman seperti Sequel yang akrab dengan pengiriman kategori produk tersebut.

Mempersempit kriteria tersebut sangat bergantung pada industri yang dimiliki oleh setiap bisnis e-commerce dan audiens target yang mereka tuju. Perusahaan yang menjual pakaian eceran diskon kemungkinan akan membutuhkan keamanan yang lebih sedikit daripada perusahaan yang berurusan dengan perhiasan kelas atas. Di mana toko perhiasan mungkin memerlukan asuransi, pengecer pakaian kemungkinan akan mempertahankan pengiriman cepat sebagai kebutuhan prioritas. Sebuah perusahaan kosmetik, di sisi lain, mungkin memerlukan layanan kurir yang peka terhadap suhu untuk sebagian besar produk mereka.

Setelah memilih perusahaan pelayaran ideal Anda berdasarkan berbagai kriteria, negosiasi adalah langkah selanjutnya. Proses ini memiliki tantangan tersendiri terkait dengan penyusunan kesepakatan dengan mitra logistik terkait yang mencakup semua layanan yang diperlukan mulai dari pengambilan dan penyimpanan hingga penyelesaian pengiriman dan menerima umpan balik pelanggan. Di samping persyaratan standar seperti kerangka waktu yang ditentukan untuk pengiriman (maksimal 3-5 hari), kebutuhan khusus yang diidentifikasi untuk bisnis Anda adalah bagian penting dari kerangka SLA antara Anda dan banyak mitra kurir Anda.

2. Pemanfaatan Sumber Daya Secara Optimal

Bagaimana sumber daya digunakan adalah elemen besar yang perlu dipertimbangkan selama proses negosiasi, serta setelah persyaratan disepakati dan saat layanan diberikan. Penting untuk diingat bahwa mengikat dengan perusahaan logistik mana pun, meskipun hanya satu di antara banyak perusahaan, adalah proses yang berkelanjutan dan berkelanjutan.

Sumber daya dasar yang akan dimiliki oleh setiap perusahaan kurir adalah armada kendaraan, peralatan untuk bongkar muat pengiriman, dan staf di mana saja antara 5.000 hingga 500.000. Namun, perusahaan yang baik adalah perusahaan yang terus mengembangkan sumber daya yang ada dan memanfaatkan yang baru dari waktu ke waktu, terutama teknologi mutakhir.

Memiliki staf yang terlatih dengan baik seringkali dapat lebih efektif daripada memiliki staf yang besar, dan kendaraan akan memerlukan pemeriksaan rutin. Pendirian Hubs & Dispatch center di daerah terpencil atau populer juga sangat berguna. Namun, mereka hanya dapat membantu secara efektif jika jaringan pusat terhubung dengan baik. Miskomunikasi dapat terjadi di salah satu tahapan pengiriman, yaitu first mile, middle mile, atau last mile yang menyebabkan keterlambatan pengiriman dan pelanggan tidak mengetahui status pesanan mereka.

Ini dapat menghasilkan persentase RTO yang lebih tinggi. Platform yang digunakan penyedia layanan pengiriman untuk pelacakan juga dapat memengaruhi pengalaman pelanggan, karena pembaruan yang tertunda kepada pelanggan selama proses pengiriman dapat sangat meningkatkan kecemasan mereka dan kemungkinan mereka mengembangkan penyesalan pembeli. Mekanisme pengiriman berteknologi maju juga dapat membantu dalam menemukan rute optimal untuk pengiriman reguler.

Aspek penting lainnya dari pemanfaatan sumber daya adalah memastikan bahwa Anda telah sepenuhnya menjelajahi semua kemungkinan layanan yang dapat disediakan oleh perusahaan kurir. Mungkin ada fitur yang ditawarkan pada sistem pelacakan mereka yang mungkin bukan yang paling jelas tetapi berpotensi meningkatkan kecepatan pengiriman, manajemen inventaris, dan kepuasan pelanggan. Ini dapat mencakup manajemen NDR, manajemen pengembalian, dan peningkatan kendaraan, di antara banyak hal lainnya tergantung pada perusahaan logistik yang bersangkutan.

3. Mendefinisikan Proses Reguler untuk Setiap Pesanan

Untuk menghindari miskomunikasi, kesalahpahaman, dan campur aduk yang dapat menyebabkan potensi kerugian, akan sangat membantu jika Anda membuat cetak biru sistem pengiriman dan operasi sehari-hari. Peta ini akan melacak bagaimana agen pengiriman ditugaskan untuk pesanan tertentu yang menandatanganinya dan melepaskan barang tersebut ke dalam tahanan mereka dan kapan barang tersebut harus diambil setelah pesanan dilakukan.

Ini juga akan menentukan bagaimana personel gudang perlu dilatih untuk bekerja dengan perusahaan pengiriman eCommerce baru. Tantangan umum yang dihadapi oleh sebagian besar bisnis e-commerce adalah menangani pengecualian pengiriman. Pengiriman dapat gagal karena sejumlah alasan, misalnya, ketika alamat pengiriman atau informasi kontak pelanggan tampaknya salah.

Dalam situasi seperti itu, sangat penting bagi perusahaan penyedia layanan kurir eCommerce Anda di India untuk memiliki sistem yang jelas untuk menangani pengecualian tersebut, idealnya dalam bentuk tim dukungan pelanggan yang dapat dihubungi melalui panggilan, teks, atau alamat email. Sistem berbasis API seperti ClickPost bekerja secara efisien untuk memungkinkan bisnis e-niaga menangani pengecualian dalam jangka waktu singkat 4 jam.

Tim ini akan bertanggung jawab untuk menerima informasi yang benar dari pelanggan dan menjadwal ulang pengiriman di kemudian hari. Idealnya, pengiriman harus diselesaikan dalam waktu 36 jam dari tanggal pengiriman yang dijadwalkan semula karena kemungkinan pesanan dibatalkan meningkat secara eksponensial melewati jangka waktu tersebut. Sistem yang efisien adalah satu-satunya cara untuk memastikan proses ini berjalan dengan lancar.

4. Rekonsiliasi Cash-On-Delivery (COD)

Sektor e-commerce telah mengalami ledakan besar selama beberapa tahun terakhir, yang didorong oleh kebutuhan akan layanan jarak jauh selama awal pandemi COVID-19. Banyak konsumen memilih untuk membayar pembelian mereka secara online, yang menambah kecepatan dan efisiensi pengiriman. Namun, banyak pelanggan masih memiliki preferensi untuk pesanan COD, yang memungkinkan mereka melakukan pembayaran tunai setelah pengiriman selesai.

Meskipun menawarkan Cash-On-Delivery adalah cara yang bagus untuk menjangkau basis pelanggan yang lebih besar, itu bisa datang dengan banyak tantangan. Salah satu masalah yang paling sering terjadi ketika pesanan COD dilakukan adalah keterlambatan dalam memperbarui jumlah pembayaran yang diselesaikan dengan bank bisnis e-commerce.

Penundaan ini dapat menyebabkan akun yang tidak cocok yang perlu dijelaskan dan diperbaiki. Bagaimana perusahaan kurir menangani aspek rekonsiliasi COD ini dan memanfaatkan teknologi yang tersedia untuk menangani hal yang sama dapat berkontribusi pada pemeliharaan catatan dan keuangan yang efisien untuk perusahaan e-commerce.

Elemen penting lain dari rekonsiliasi COD adalah menangani pengiriman COD yang gagal. Ini dapat terjadi karena berbagai alasan, baik itu status produk pada saat pengiriman atau kendala tunai di pihak konsumen. Dalam kasus seperti itu, alasan kegagalan pengiriman perlu dicatat dan kemudian harus ada proses untuk mengembalikan barang yang bersangkutan.

Fitur-fitur ini dapat dimasukkan dalam mekanisme pengiriman. Selain itu, persyaratan juga harus diberlakukan untuk meminta pertanggungjawaban perusahaan logistik atau pengiriman atas kegagalan Cash on delivery (COD) yang terjadi karena produk rusak dalam perjalanan.

5. Dokumentasi

Setelah Anda menyelesaikan semua langkah di atas dan menemukan kejelasan sehubungan dengan semua pertimbangan prioritas yang Anda tentukan, langkah selanjutnya adalah mengonfirmasi mitra pengiriman dan mengirimkan semua dokumentasi yang diperlukan untuk memastikan Anda dapat berintegrasi dengan platform mitra tersebut dengan lancar dan bahwa semua keuangan dan perusahaan formalitas diurus. Dokumentasi yang dipermasalahkan dapat bervariasi dari satu mitra ke mitra lainnya, tetapi ada beberapa elemen umum untuk semua mitra.

Dokumen standar yang biasanya harus diberikan oleh bisnis e-commerce kepada perusahaan logistik dimulai dengan bukti identifikasi bisnis. Ini akan berupa nomor kartu PAN untuk bisnis Anda dan salinan dokumen dalam pertanyaan itu sendiri. Sebagian besar mitra kurir juga memerlukan salinan sertifikat GST Anda untuk memahami braket GST apa yang termasuk dalam perusahaan Anda dan kategori produk yang ditangani.

Dokumen terpenting yang harus dijaga dengan perusahaan kurir mana pun adalah SLA (Service Level Agreement). Dokumen ini akan mencakup semua persyaratan di mana mitra pengiriman harus menyediakan layanan mereka, biaya keseluruhan yang dapat mereka kenakan untuk hal yang sama, dan di mana hukuman harus dikenakan jika kinerja berkualitas rendah atau pelanggaran persyaratan SLA.

Setelah pengajuan identifikasi dan dokumen terkait keuangan, dan setelah penandatanganan SLA, dokumen lebih lanjut diperlukan untuk memetakan mekanisme pengiriman yang akan diikuti di lokasi tertentu. Format dokumen-dokumen ini dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.

6. Memanfaatkan Sistem Integrasi

Mengikat dengan satu perusahaan pengiriman hanyalah satu langkah di latar belakang fungsi bisnis eCommerce. E-tailer menengah dan besar biasanya membutuhkan banyak mitra kurir untuk memastikan pemenuhan pesanan harian secara lengkap. Setelah persyaratan disepakati dengan mitra pengiriman baru, orientasi dengan perusahaan itu adalah proses terpisah yang mengharuskan Anda untuk berintegrasi dengan platform pengiriman & pelacakan.

Setiap perusahaan logistik memelihara sistemnya sendiri bagi perusahaan e-commerce untuk melacak dan memenuhi pesanan. Jadi untuk setiap rangkaian pesanan dari jenis tertentu atau melayani lokasi tertentu, seperti perusahaan yang menawarkan Pengiriman di Hari yang Sama atau pengiriman hyperlocal , yang ditangani oleh mitra kurir yang berbeda, platform independen akan digunakan untuk memenuhi pesanan tersebut.

Hal itu tidak hanya menghasilkan komunikasi yang bervariasi kepada pelanggan, tetapi juga memerlukan pengeluaran sumber daya yang lebih besar oleh e-tailer untuk memantau pesanan pada masing-masing platform ini, menindaklanjuti pengiriman yang gagal atau tertunda, dan melacak kinerja dan tren preferensi pelanggan.

Di sinilah sistem integrasi kurir dapat meringankan beban pemilik bisnis. Platform berbasis API yang efisien untuk pengiriman eCommerce atau kurir atau agregasi logistik dapat memberi Anda satu titik referensi untuk melihat semua mitra logistik dan pesanan yang ditangani oleh mereka, daripada harus mengunjungi situs web masing-masing perusahaan satu per satu.

Platform integrasi seperti ClickPost juga menyediakan opsi untuk membeli label pengiriman yang disiapkan untuk setiap pesanan, pesan standar untuk terus memperbarui pelanggan, halaman terpadu untuk melihat pesanan dan lainnya untuk melacaknya, peluang untuk mempromosikan acara atau penjualan besar, proses bawaan untuk pengembalian dan Manajemen NDR, dan sistem otomatis untuk memantau kinerja dan tren selama periode waktu tertentu.

7. Pemantauan Kinerja

Telah disebutkan beberapa kali dalam artikel ini bahwa mengikat dengan perusahaan kurir adalah proses yang berkelanjutan dan berkelanjutan. Meskipun mungkin dimulai dengan seleksi, itu tidak berakhir ketika mitra dipilih dan perjanjian ditandatangani. Setiap perusahaan pelayaran di India memberi Anda layanan yang dapat berdampak besar pada kinerja bisnis Anda secara keseluruhan.

Dibutuhkan mesin yang diminyaki dengan baik untuk memastikan pengambilan segera setelah pesanan dilakukan, sering memperbarui lokasi, pengiriman cepat, transportasi produk yang aman, dan akhirnya penempatan produk di tangan pelanggan untuk kepuasan mereka.

Pemantauan kinerja merupakan fungsi penting dalam proses pemilihan mitra kurir untuk bekerja. Dalam waktu 6 bulan, cukup banyak pesanan yang telah dibuat dan dikirim untuk menentukan area mana saja yang telah dibantu oleh perusahaan pelayaran terkait dan membantu Anda meningkatkan pertumbuhan bisnis, dan area mana yang memerlukan perbaikan. Anda juga dapat menentukan dengan lebih jelas apakah perusahaan merupakan mitra yang layak untuk bisnis Anda.

Misalnya, sebuah perusahaan kurir menyatakan bahwa mereka siap untuk mengirim bahkan ke lokasi yang paling terpencil sekalipun. Seiring berlalunya bulan, Anda mengamati bahwa satu kelompok kode pin tertentu di daerah terpencil tampaknya sering menempatkan pesanan dalam jumlah besar. Namun, pesanan ini mulai berkurang karena perusahaan pelayaran sering kali bertanggung jawab atas keterlambatan pengiriman ke area tertentu karena kurangnya sumber daya atau hambatan lain, meskipun area lain tidak memiliki masalah seperti itu.

Mengingat jumlah pesanan terbanyak berasal dari lokasi tersebut, karena pengiriman ke lokasi terpencil menjadi pertimbangan prioritas bagi Anda, Anda mungkin perlu mengevaluasi kembali kinerja mitra kurir ini. Ini dapat membantu untuk menentukan apakah pengangkut yang bersangkutan memelihara armadanya sendiri untuk pengiriman pengiriman, yang mempersempit ruang lingkup di mana tantangan itu muncul. Jika pengangkut menggunakan saluran mitra dan agen untuk transportasi, kemungkinan pengiriman yang tidak efisien lebih tinggi.

Memantau kinerja perusahaan penyedia layanan logistik eCommerce juga mengharuskan Anda untuk memantau transaksi bisnis Anda dengan cermat, mulai dari jumlah pesanan yang ditempatkan di lokasi tertentu hingga umpan balik pelanggan pada setiap bagian dari proses logistik. Jika keluhan berulang dari pelanggan adalah sistem pelacakan tampaknya tidak diperbarui.

Dan mereka tidak dapat menentukan status pesanan mereka karena mereka mengurangi pembelian mereka. Dalam kasus seperti itu, sistem pelacakan yang lebih maju harus diterapkan oleh perusahaan kurir. Melacak model bisnis Anda sendiri juga membantu, terutama dalam hal SDD, NDD, dan pengiriman hyperlocal.

Integrasi API Kurir atau Pengiriman dan platform logistik dapat sangat membantu dalam proses pemantauan kinerja karena semua pesanan yang dilakukan oleh semua perusahaan logistik eCommerce Anda dipelihara, dilacak, dan dianalisis secara komparatif selama periode waktu tertentu pada satu platform. Informasi ini dan laporan lainnya dapat dibuat untuk membantu Anda menentukan area yang memerlukan perbaikan.

8. Negosiasi Ulang Persyaratan SLA Berdasarkan Area Peningkatan

Tujuan memantau kinerja perusahaan kurir apa pun serta di area target tertentu adalah untuk menentukan tantangan apa yang dihadapi bisnis Anda dalam menyediakan pengiriman yang efisien dan cepat. Setelah tantangan dan masalah yang berkaitan dengan berbagai Indikator Kinerja Utama terkait logistik ditetapkan, dengan bantuan platform tampilan terintegrasi dan analitik data. Hal berikutnya yang perlu dilakukan adalah memahami dengan jelas bagaimana perusahaan pelayaran dapat meningkatkan kinerjanya.

Sebagian besar SLA adalah kontrak jangka waktu terbatas yang tetap berlaku selama satu tahun (12 bulan) setelah itu kontrak dapat diperpanjang secara otomatis, atau diakhiri. Pilihan alternatifnya adalah mengubah kontrak yang ada atau menyusun kontrak baru dengan mitra yang sama. Di akhir masa kontrak, Anda dapat mendekati penyedia layanan logistik dengan area perbaikan dan merevisi kontrak untuk mengatasi hal yang sama.

Jika ada banyak pengiriman yang gagal karena kerusakan produk saat dalam perjalanan, Anda dapat mengurangi kerugian Anda dengan menetapkan klausul asuransi untuk setiap pengiriman yang gagal karena kerusakan yang disebabkan selama transportasi.

Demikian pula, jika ada aspek tertentu dari kinerja perusahaan kurir yang meningkatkan KPI, mereka dapat dipusatkan untuk menentukan bagaimana mempertahankan tingkat efisiensi yang sama dan bahkan mempromosikannya. Jika mitra pengiriman atau logistik tertentu sangat baik dalam (Pengiriman Hari Berikutnya), Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menawarkan SDD (Pengiriman Hari yang Sama) dan menambahkan layanan yang sama sebagai layanan yang diperlukan dalam SLA, untuk disertakan dalam tarif pengiriman dan bukan sebagai biaya tersembunyi.

Kesimpulan Akhir

Seperti yang dikatakan sebelumnya, proses mengikat dengan perusahaan logistik sedang berlangsung, jadi memantau kinerja perusahaan kurir, mencatat area perbaikan (baik dan buruk), dan menerjemahkannya ke dalam istilah yang layak untuk SLA adalah tugas yang perlu dilakukan. dilakukan dengan interval yang teratur. Ini dapat membantu Anda mengoptimalkan esensi utama layanan, yaitu penjualan & pengiriman. Itu membuat pelanggan senang dan bisnis Anda tumbuh dan berkembang di pasar yang kompetitif.