Komunikasi Terpadu: Panduan Utama yang Sangat Menyenangkan

Tutup matamu. Sungguh, lakukan saja. Sekarang, bayangkan dunia di mana pesan suara dari klien secara otomatis muncul di aplikasi obrolan Anda sebagai pesan, lalu dianalisis secara otomatis dan diubah menjadi tugas di bawah akun klien di CRM Anda. Kemudian, alih-alih menetapkan tugas dan membuat alur kerja untuk tim Anda, anggota tim yang relevan menerima pemberitahuan otomatis bahwa mereka telah diberi tugas.

Kita lebih mungkin melihat kedamaian dunia dalam hidup kita, bukan?! Sekarang, buka matamu. Pemeriksaan realitas, komunikasi terpadu (UC) ada di sini, dan meskipun hari kerja seperti yang dijelaskan di atas masih belum menjadi kenyataan bagi 99,9% bisnis, hal itu akan segera terjadi. Namun, sampai saat itu, apa yang dapat ditawarkan oleh solusi komunikasi terpadu kepada perusahaan saya saat ini?

Pertama, apa itu komunikasi terpadu?

Gartner mendefinisikan produk komunikasi terpadu (UC) (peralatan, perangkat lunak, dan layanan) sebagai:

Mereka yang memfasilitasi penggunaan interaktif dari beberapa metode komunikasi perusahaan. Ini dapat mencakup kontrol, manajemen, dan integrasi metode-metode ini. Produk UC mengintegrasikan saluran komunikasi (media), jaringan dan sistem, serta aplikasi bisnis TI dan, dalam beberapa kasus, aplikasi dan perangkat konsumen.

Kadang-kadang disebut UCC (komunikasi terpadu dan kolaborasi), solusi ini bertujuan untuk menggabungkan komunikasi bisnis baik sinkron (seperti panggilan suara dan konferensi video) dan asinkron (seperti email dan pesan teks), dan menyediakan alat kolaborasi untuk merampingkan proses . Dengan solusi UC yang terintegrasi dengan baik, informasi dapat mengalir antar perangkat, lokasi, aplikasi bisnis, dan (tentunya) orang, lebih cepat dan lebih efektif. Cukup lurus ke depan sejauh ini kan?! Mari kita masuk lebih dalam.

Apa yang dapat dilakukan komunikasi terpadu untuk AKU

Komunikasi yang lebih baik berarti produktivitas yang lebih tinggi, kepuasan pekerja dan banyak waktu dan uang yang dihemat. Dalam survei terbaru, 93 persen karyawan melaporkan bahwa mengintegrasikan alat UC meningkatkan produktivitas mereka. Selain itu, 97 persen mencatat peningkatan kolaborasi, 88 persen mengakui pemecahan masalah lebih cepat, dan 81 persen melaporkan pengambilan keputusan lebih cepat .

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas, mengurangi biaya, menyediakan layanan pelanggan yang lebih baik, administrasi yang lebih sedikit, dan memungkinkan tenaga kerja berpindah-pindah – itu hanyalah BEBERAPA manfaat dari komunikasi terpadu tetapi kedengarannya seperti manfaat yang dikejar oleh pekerjaan. Kedengarannya seperti komunikasi terpadu dapat memperoleh semua layanan komunikasi bisnis Anda dari satu penyedia dan menyiapkannya agar berfungsi dengan lancar. Kedengarannya seperti musik di telinga kita!

Tapi bagaimana solusi UC meningkatkan produktivitas karyawan dan efisiensi biaya?

Melalui peningkatan mobilitas , peningkatan kolaborasidanoptimalisasi.

1. Ponsel Pertama

Bisnis dan karyawan saat ini mobile dan menuntut solusi mobile. Dengan 98% pengguna bekerja dari jarak jauh atau kolaboratif, ketersediaan karyawan yang berlebihan (di kantor dan di luarnya) sama pentingnya dengan ketersediaan lintas saluran dari sumber daya dan aplikasi informasi perusahaan.

Komunikasi terpadu memperhitungkan keduanya, menghemat uang Anda dan meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan. Ada 10 keuntungan bawaan untuk mobilitas di tempat kerja: portabilitas, ketersediaan, aksesibilitas, data real-time, peningkatan pengalaman pengguna, kepemilikan perangkat pribadi/Bring Your Own Device (BYOD) dan konten visual (kamera bawaan) .

UC tidak hanya berkontribusi pada produktivitas dan efektivitas biaya tenaga kerja Anda saat ini, tetapi juga memungkinkan Anda memanfaatkan kumpulan bakat jarak jauh, melibatkan karyawan dan vendor sementara, dan banyak lagi. Yang mereka butuhkan hanyalah koneksi internet, dan sebaiknya smartphone. Dan siapa yang tidak memilikinya saat ini?

Sekitar 80% tenaga kerja global, sekitar 3 miliar pekerja, melakukan pekerjaan fisik atau tanpa meja, setiap hari. Dan, para pekerja ini biasanya membawa ponsel mereka untuk bekerja bersama mereka. Ini menciptakan peluang unik untuk merampingkan komunikasi menggunakan aplikasi karyawan sebagai bagian dari solusi UC.

Perangkat genggam, yang mampu menjalankan Skype, Facetime, atau solusi UC pilihan perusahaan Anda, membuat alternatif yang hemat biaya dan mudah digunakan untuk telepon meja tradisional dan infrastruktur serta peralatan mahal dan kuno lainnya (seseorang mengatakan mesin faks?!). Semuanya dibundel bersama sehingga Anda dan karyawan Anda tidak harus bergantung pada selusin alat untuk melakukan satu pekerjaan.

Perusahaan dan usaha kecil sama-sama melihat potensi tersebut, dan dengan cepat mengadopsi strategi BYOD untuk memanfaatkan peluang tersebut. Dan karyawannya? Mencintainya! 60% karyawan mengatakan bahwa teknologi seluler membuat mereka lebih produktif! Empat dari sepuluh (40%) lainnya mengakui hal itu menyebabkan kreativitas mereka meningkat. Pada dasarnya, Anda bukan satu-satunya yang menuliskan ide cemerlang di ponsel sambil duduk di singgasana porselen.

2. Kolaborasi Bangsa

Kami telah memberikan banyak statistik kepada Anda, tetapi kami belum selesai. Kolaborasi karyawan yang lebih baik adalah pendorong bisnis teratas untuk 62% bisnis Amerika, yang mungkin menjadi alasan beberapa orang menyebut UC sebagai solusi komunikasi dan kolaborasi terpadu (UCC).

Mengkomunikasikan informasi jelas merupakan kebutuhan bisnis. Tapi itu hanya langkah pertama dari proses. Misalnya, jika Anda sedang makan malam dan makanan Anda hambar, kemungkinan besar Anda tidak hanya mengomunikasikan masalahnya: “Makanan ini hambar”. Sebaliknya, Anda akan mengomunikasikan masalah, solusi, dan menetapkan tugas: “Makanan ini hambar. Stacie, bisakah kamu memberiku garam, tolong”. Dan begitulah cara kerja alat kolaborasi: mereka menawarkan masalah dengan solusi dan kemudian memecahnya menjadi solusi yang lebih kecil dengan tujuan yang dapat dilacak.

Memperkenalkan alat kolaborasi sebagai bagian dari strategi UC Anda tidak hanya masuk akal, tetapi juga menghemat waktu, dan sekali lagi, menghemat pembelian peralatan yang tidak perlu. Layar bersama dalam konferensi video online lebih murah dan sama efektifnya dengan ruang rapat dengan proyektor. Selain itu, konferensi video jauh lebih mudah untuk dijadwalkan dan dilaksanakan daripada rapat tatap muka, terutama ketika banyak karyawan Anda bekerja dari jarak jauh atau tanpa meja.

Mengirim email, melakukan panggilan telepon, dan memposting informasi ke papan buletin adalah metode usang untuk menjangkau karyawan Anda yang tidak memiliki meja, heck, semua karyawan Anda. Pasar sudah tersedia bagi Anda untuk melampaui dan menjangkau setiap karyawan, jadi buka mata Anda dan temukan solusi yang tepat untuk Anda, bisnis Anda, dan karyawan Anda.

3. Mempengaruhi Efektivitas

Komunikasi Terpadu, pada dasarnya, adalah tentang komunikasi manusia yang efektif. Namun, banyak tugas dapat dialihkan ke mesin melalui otomatisasi, atau dibuat lebih mudah untuk dikerjakan melalui pemrosesan digital.

Misalnya, alih-alih mencoba menghubungi seseorang di perusahaan Anda, tidak yakin kapan mereka akan membalas, solusi pilihan UC Anda mungkin menawarkan fitur kehadiran, sehingga Anda dapat melihat apakah orang yang Anda cari tersedia untuk panggilan, atau sebaliknya terlibat. Separuh dari perusahaan yang menggunakan fitur kehadiran melaporkan 'lebih sedikit pesan berulang', atau 'tag telepon'- dengan banyak karyawan menghemat sebanyak tiga jam per minggu, atau 150 jam per tahun .

Ingat faks? Dan betapa menyebalkannya mendapatkannya dalam bentuk kertas daripada sebagai file di server atau email? Ingat harus mengetik isi faks ke komputer? Ritual yang tidak efektif dan kuno ini menjadi usang dengan UC, dan hutan hujan berterima kasih untuk itu.

Itu hanya puncak gunung es. Ada banyak contoh penggunaan komunikasi terpadu yang brilian, menghubungkan saluran media sosial dengan saluran non-digital, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, pekerjaan yang lebih cerdas, dan banyak waktu yang dihemat.

Tetapi dengan terlalu banyak pilihan, fitur, dan aplikasi, datanglah tantangan.

Tantangan Komunikasi Terpadu untuk Usaha Kecil

Platform komunikasi terpadu memiliki banyak hal untuk ditawarkan. Secara tradisional, platform UC dibuat untuk organisasi besar yang kompleks dan bergerak lambat. alias perusahaan. UC yang dikembangkan ini sama rumit dan berbelit-belit. Mereka menuntut tim di tempat untuk mengelola, menjalankan server lokal, dan investasi moneter yang signifikan dalam perangkat keras, perangkat lunak, dan dukungan.

Teknologi cloud telah mengubah semua itu dan menjadikan UC masuk akal untuk perusahaan kecil dan bahkan bisnis lokal. Saat UC berkembang untuk menyesuaikan dengan kebutuhan UKM, manajer TI dan pemilik bisnis sering kali menjadi pihak yang menderita akibat pertumbuhan mereka.

Beberapa tantangan yang dihadapi UKM saat ini ketika memilih dan menerapkan solusi UC adalah apa yang Anda sebut masalah "warisan" yang melekat di pasar sejak saat itu hanya menargetkan organisasi dan perusahaan besar. Lainnya unik untuk segmen UKM, dan sering kali diabaikan saat memilih pola pikir "perusahaan" untuk menerapkan solusi UKM.

Jadi apa yang berpotensi menghalangi Anda dan surga komunikasi terpadu?

1. Biaya tinggi – Menurut survei oleh Jabra [PDF], 73% perusahaan dengan lebih dari 5.000 karyawan menyebutkan biaya sebagai hambatan untuk menerapkan UC .Meskipun solusinya sendiri mungkin tidak terlalu mahal, perangkat keras, dukungan, dan staf yang diperlukan untuk menjalankan sistem, dapat benar-benar bertambah. Belum lagi biaya pelatihan, yang sebagian besar dipengaruhi oleh antarmuka pengguna yang ditawarkan solusi tersebut.
2. UX buruk (pengalaman pengguna) – 71% karyawan yang disurvei hanya menggunakan beberapa alat komunikasi yang disediakan perusahaan untuk mereka.Saat ditanya alasannya, lebih dari sepertiganya mengaku tidak tahu cara menggunakan beberapa alat yang ditawarkan oleh platform UC di organisasi mereka. Tentu, Anda dapat mengeluarkan banyak uang untuk melatih karyawan Anda tentang semua fitur berkilau dari solusi UC Anda, tetapi tanpa antarmuka yang mudah digunakan, non-pengembang perangkat lunak (baca normal) orang akan benar-benar menggunakan dan berani kami katakan sayang, uangnya memerah ke toilet perangkat lunak .
3. Perlawanan karyawan – Orang tidak menyukai perubahan.Menyesuaikan diri dengan alat komunikasi baru dan mengembangkan kebiasaan baru sudah cukup sulit, tetapi orang membawa kecemasan mereka untuk bekerja dengannya. Beberapa benci untuk "mengumumkan" ketersediaan mereka kepada rekan kerja mereka. Yang lain benar-benar paranoid, mengira bos mereka memata-matai mereka melalui ponsel dan komputer mereka . Jadi, penting untuk memasukkan mereka ke dalam proses evaluasi dan seleksi , tetapi meskipun demikian – kesuksesan tidak dijamin.
4. Masalah interoperabilitas – Sistem lawas lama tidak cocok dengan solusi UC baru.Jadi kadang-kadang alih-alih membuat segalanya lebih efektif, mereka akhirnya malah membuat segalanya menjadi lebih buruk. Masalah lain yang perlu dipertimbangkan adalah keterbatasan bandwidth. Sistem UC yang digunakan oleh semua karyawan di kantor dapat membebani jaringan lokal, dan seringkali sulit memperkirakan kebutuhan bandwidth saat menyiapkan solusi UC.

Komunikasi Terpadu UKM Hari Ini (dan besok)

Komunikasi terpadu bukan lagi permainan untuk anak laki-laki besar saja. Komunikasi terpadu sebagai layanan (UCaaS) dan vendor berbasis cloud kini menawarkan solusi dengan harga bersaing untuk bisnis dari semua ukuran.

Tidak ada kekurangan permintaan, baik: "mayoritas perusahaan kecil (86 persen) sedang mempertimbangkan penggunaan sistem komunikasi terpadu (UC) berbasis cloud sebagai solusi yang mungkin untuk kebutuhan komunikasi mereka, menggantikan mitra mereka yang lebih berbasis bangunan tradisional" [PDF].

Tidak diragukan lagi bahwa penerapan layanan cloud yang cepat dan murah tetap menjadi pendorong utama adopsi UC di perusahaan kecil hingga menengah. Tapi jalan masih panjang sebelum surga komunikasi terpadu yang kita bayangkan menjadi kenyataan. Masalah kompatibilitas dan interoperabilitas perlahan tapi pasti diatasi dengan opsi konsolidasi vendor dan integrasi API.

Selain itu, bisnis dan vendor mulai memahami bahwa bagian terpenting dari penerapan solusi UC adalah memastikannya benar-benar menguntungkan bisnis . Dan itu hanya dapat dicapai melalui evaluasi kebutuhan bisnis secara menyeluruh, keterlibatan karyawan dalam implementasi, dan antarmuka pengguna yang lebih baik.

Masa depan UC untuk UKM cerah, dan meskipun masih ada tantangan, jelas bagi sebagian besar bisnis, ini adalah keputusan yang bijak.

Dengarkan bagaimana perusahaan layanan lapangan dengan 200+ karyawan menggunakan Connecteam untuk komunikasi & interaksi internal harian!