Unifikasi: Solusi Perangkat Lunak All-in-One yang Kuat Oleh Vendor Tunggal

Bahkan perusahaan kecil dan menengah melakukan bisnis di tingkat global, yang membutuhkan komunikasi dan visibilitas tingkat tinggi antar unit bisnis. Ketika satu tangan tidak tahu apa yang dilakukan pihak lain, bisnis kecil tidak dapat tumbuh. Oleh karena itu, sebagian besar bisnis kecil modern akan mendapat manfaat dari CRM minimal, pelacakan data, komunikasi, dan aplikasi kalender yang bekerja sinkron untuk menjaga semua orang tetap selaras dan pada tugas.

Meskipun setiap program dapat beroperasi sendiri, dalam kolaborasi merekalah letak produktivitas yang sebenarnya. Upaya untuk merekonsiliasi informasi di seluruh aplikasi adalah signifikan dan rentan terhadap kesalahan manusia—entri data manual sering kali diperlukan—dan sistem yang disatukan atau terputus-putus menciptakan silo. Hanya ketika solusi disatukan, dan alat terintegrasi satu sama lain, bisnis dapat memperoleh manfaat dari layanan lintas aplikasi seperti otomatisasi, AI/ML, dan pencarian komprehensif, yang semuanya berfungsi untuk menghemat waktu dan energi bisnis.

Ada lebih dari satu cara untuk menyatukan program yang berbeda di seluruh ekosistem bisnis, dan tidak semuanya diciptakan sama. Saya percaya bahwa konsep "penyatuan" memberikan angka terkuat dalam tingkat adopsi internal, akuisisi pelanggan, dan ROI. Platform yang memenuhi syarat, termasuk Zoho One, menawarkan lusinan aplikasi tempat pelanggan dapat menyesuaikan rangkaian perangkat lunak yang paling sesuai untuk kebutuhan bisnis mereka.

Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang penyatuan, manfaatnya, dan cara membuka potensinya:

Masalah Dengan Integrasi

Perangkat lunak perusahaan dimaksudkan untuk memecahkan masalah, bukan menyebabkan masalah baru, dan perusahaan umumnya mencoba untuk mendapatkan hasil maksimal dari teknologi mereka dengan merakit serangkaian aplikasi ad-hoc, yang menambahkan tantangan implementasi yang tidak perlu, terutama untuk usaha kecil yang tidak memiliki dukungan TI.

Praktik ini sebenarnya cukup umum dalam teknologi, yang dikenal sebagai integrasi melalui API, atau kemampuan sistem oleh vendor yang berbeda untuk berkomunikasi satu sama lain. Mungkin aplikasi kalender memungkinkan pengguna untuk bergabung dengan panggilan video pada platform terpisah, atau perangkat lunak faktur mencatat pembayaran menggunakan proses transaksi aman yang dikembangkan oleh pesaing. Pelanggan tertarik pada integrasi karena sering kali memungkinkan mereka untuk membangun sistem internal yang lebih responsif dan komunikatif tanpa mengubah vendor apa pun.

Masalah utama dengan integrasi adalah bahwa tidak ada jaminan bahwa program akan selalu bekerja dengan baik satu sama lain. Seringkali, vendor besar lebih didorong untuk mendorong migrasi ke platformnya sendiri daripada terus memperbarui kemampuan untuk memasukkan pesaing ke dalam ekosistem mereka.

Ketika perangkat lunak yang berbeda ini berhasil menyatu, pengalamannya bisa sangat tidak merata. Masalah berkisar dari kesengsaraan yang sederhana seperti berbagai jenis file berpemilik hingga kurangnya akuntabilitas ketika terjadi pelanggaran keamanan.

Seperti Apa Unifikasinya?

Pada awalnya, penyatuan menyerupai integrasi dalam apa yang memungkinkannya: aplikasi yang berbeda bergabung bersama untuk mendukung semua operasi bisnis. Namun, dalam penyatuan, ekosistem digital terdiri dari aplikasi yang semuanya berasal dari vendor yang sama, seperti yang ada di Zoho One. Konsep ini menghasilkan platform all-in-one daripada platform yang harus berusaha keras untuk menyelaraskan semuanya.

Yang terbaik, penyatuan tampak mulus. Bayangkan memindai faktur menggunakan ponsel, mengirim file ke perangkat lunak penagihan yang melakukan ping ke klien dan memproses pembayaran, memperbarui catatan klien secara otomatis dalam CRM dan mengumpulkan data yang dapat ditindaklanjuti pada setiap langkah proses. Meskipun alur kerja ini dimungkinkan di bawah berbagai sistem, yang terpadu memastikan tidak ada informasi yang hilang dalam terjemahan atau satu bagian dari teka-teki menjadi usang.

Sistem terpadu lebih cepat diadopsi oleh karyawan daripada yang terintegrasi. Untuk satu hal, UI/UX di semua aplikasi terpadu sebagian besar sama—baik karena semuanya dibuat oleh vendor yang sama dan, dari perspektif branding, adalah kepentingan terbaik mereka untuk mempertahankan antarmuka yang konsisten. Elemen sistem terpadu sering berinteraksi satu sama lain dari dalam aplikasi itu sendiri, sehingga menghemat waktu karyawan untuk mencari apa yang mereka butuhkan. Misalnya, Zoho Workspace, komponen inti Zoho One, beroperasi sebagai dasbor khusus dan memberikan visibilitas ke cara kerja rekan-rekannya.

Plus, sistem terpadu membanggakan langkah-langkah keamanan yang jauh lebih tinggi daripada yang dapat dikumpulkan di antara pesaing — dan pembaruan perangkat lunak dapat didorong ke setiap aplikasi sekaligus.

Apa yang Diaktifkan Penyatuan

Selain manfaat penyatuan yang lebih umum, seperti ketenangan pikiran dan pemberdayaan karyawan, komposisi platform terpadu segera memungkinkan tim untuk mengurangi proses kerja yang berlebihan dan meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi.

Secara khusus, berikut adalah beberapa manfaat nyata:

• Pengumpulan dan Analisis Data Otomatis: Sistem terintegrasi terdiri dari elemen individual yang terus-menerus diumpankan data, tetapi seringkali data tersebut tetap berada dalam silo dan hanya dapat digunakan oleh satu vendor. Unifikasi memperbaiki komunikasi yang kurang ini dengan menawarkan visibilitas penuh di seluruh aplikasi; data kemudian dapat dikumpulkan dan dianalisis oleh setiap karyawan di organisasi. Faktanya, beberapa platform, seperti Zoho One, menggunakan AI untuk mengurutkan proses secara otomatis, dan menyajikan data sebagai visualisasi yang dapat dibagikan.

• Bundling Kustom: Pelanggan tidak perlu mendaftar untuk setiap aplikasi dalam sistem terpadu—bisnis yang berkembang tidak dapat mengantisipasi setiap inisiatif mereka di masa mendatang. Seringkali, vendor akan membuat model penetapan harga khusus yang mencakup fungsionalitas yang dibutuhkan bisnis dan fleksibilitas untuk menambah atau mengurangi sesuai kebutuhan dari waktu ke waktu. Proses ini terasa relatif tidak menyakitkan dibandingkan dengan kerumitan melacak vendor yang sama sekali baru untuk meningkatkan sistem terintegrasi.

• Koreksi Kesalahan Swift: Pengguna juga dapat mengharapkan lebih sedikit kesalahan untuk bertahan dengan penyatuan. Ketika vendor memiliki visibilitas ke setiap aspek pengalaman CX/UX pelanggan mereka, mereka dapat dengan cepat memecahkan masalah dan menerapkan perbaikan bug di seluruh ekosistem. Dalam beberapa kasus, perusahaan yang mempraktikkan penyatuan dapat mengantisipasi masalah sebelum muncul—mereka mengetahui setiap keistimewaan aplikasi mereka.

Masa Depan Pekerjaan yang Terpadu

Vendor teknologi telah mempraktikkan diversifikasi untuk beberapa waktu sekarang, yang berarti mereka menambah lini produk mereka dan memperluas penawaran saat ini untuk membuktikan bisnis mereka terhadap resesi atau pergeseran seismik dalam industri. Segera, perusahaan-perusahaan ini akan dapat membiarkan hubungan pelanggan mereka berkembang secara alami sambil menjamin fungsionalitas penuh dan tanpa gesekan di seluruh. Pesaing tidak akan melompat untuk meningkatkan tingkat integrasi produk mereka jika mereka membangun aplikasi mereka sendiri, jadi sekarang saatnya untuk membuang sistem terintegrasi untuk yang terpadu.