Bisakah Anda Menggunakan Rekening Bank Bisnis untuk Penggunaan Pribadi?

Seorang pembaca bertanya:

Baru-baru ini saya dipekerjakan sebagai pemegang buku untuk bisnis manufaktur kecil.Bos saya, pemilik,menggunakan rekening bank bisnis untuk penggunaan pribadi— dan itu membuat saya gila!Dia menarik uang dengan kartu debit untuk pengeluaran pribadi.

Minggu lalu istrinya membeli TV layar lebar untuk rumah mereka dengan menggunakan cek kosong yang ditandatanganinya dari akun bisnis.Dari satu hari ke hari berikutnya saya tidak pernah tahu berapa banyak uang yang akan dimiliki bisnis ini.

Saya telah menjelaskan bahwa praktik terbaik adalah memisahkan dana bisnis dan pribadi, tetapi dia memberi tahu saya bahwa itu tidak masalah karena bisnisnya adalah LLC dan dia adalah pemilik tunggal.Siapa yang benar?Bos saya?Atau aku?Dan apa yang harus saya lakukan?

— Roxanne dari New York

Mengapa Tidak Menggunakan Rekening Bank Bisnis untuk Pribadi

1. Mempersulit pengelolaan arus kas

Saat Anda menggabungkan dana bisnis dan pribadi, situasi arus kas perusahaan bisa menjadi membingungkan dan lebih sulit diprediksi.

Misalnya, bisnis mungkin tidak memiliki cukup dana ketika tagihan bisnis penting jatuh tempo. Ini bisa terjadi karena pemilik memilih untuk membayar pengeluaran pribadi dari akun bisnis pada saat yang bersamaan.

Beberapa pemilik bisnis hanya melihat saldo bank mereka, melihat angka positif, dan berpikir bahwa mereka dapat membelanjakan dengan bebas. Pola pikir ini dengan cepat dapat menyebabkan krisis arus kas, mengganggu stabilitas keuangan bisnis.

2. Mengikis perlindungan tanggung jawab pribadi

Seorang pemilik korporasi atau perseroan terbatas (LLC) dapat dianggap bertanggung jawab secara pribadi atas hutang bisnis jika mereka menggabungkan dana pribadi dan bisnis.

Banyak pemilik mendirikan LLC atau korporasi dengan tepat untuk membatasi tanggung jawab pribadi mereka atas hutang bisnis. Namun, jika pemilik mengaburkan batas antara keuangan pribadi dan bisnis, perlindungan kewajiban ini dapat terancam.

Dalam beberapa kasus, pengadilan diketahui "menembus tabir perusahaan", meminta pertanggungjawaban pemilik atas hutang bisnis.

Risiko ini sangat tinggi untuk LLC dan korporasi satu pemilik, yang pemiliknya mungkin menganggap pemisahan dana tidak masalah karena mereka adalah pemilik tunggal.

Hal ini dapat menjadi bumerang secara signifikan, terutama jika bisnis ditutup, meninggalkan hutang bisnis sehingga kreditur yang belum dibayar dapat mengejar pemiliknya untuk pulih.

3. Melebihkan atau mengecilkan pengurangan pajak

Untuk dianggap sebagai pengurangan pajak bisnis, pengeluaran harus untuk tujuan bisnis. Ketika tagihan pribadi dibayar dengan rekening bank bisnis, ini mempersulit identifikasi pengeluaran bisnis yang sebenarnya.

Akibatnya, Anda mungkin kehilangan potongan yang sah. Sebagai alternatif, Anda dapat secara keliru mengkategorikan pengeluaran pribadi sebagai yang terkait dengan bisnis, yang menyebabkan denda dan tagihan pajak yang besar dari IRS jika Anda diaudit.

Tingkat keparahan masalah ini meningkat ketika pemilik bisnis lalai memperbarui catatan keuangan mereka.

Terlalu sering, pemilik menunggu sampai waktu pajak untuk mengkategorikan biaya. Ketika saat itu tiba, kenangan telah memudar, dan pemilik mendapati diri mereka memilah-milah tumpukan kuitansi, berjuang untuk membedakan antara pengeluaran bisnis dan pribadi. Skenario ini matang untuk kesalahan mahal.

4. Membuat akuntansi menjadi tidak perlu rumit

5. Menimbulkan keberatan oleh pemangku kepentingan lainnya

Memiliki perbedaan yang jelas antara keuangan pribadi dan bisnis sangat penting untuk menjaga transparansi dan kepercayaan dengan pemangku kepentingan lainnya.

Pemegang saham, investor, dan mitra bisnis dapat dengan cepat khawatir jika mereka menganggap Anda memperlakukan bisnis seperti celengan pribadi Anda.

Perilaku seperti itu dapat menimbulkan pertanyaan serius tentang integritas manajemen keuangan bisnis dan mengikis kepercayaan di antara mereka yang berinvestasi dalam keberhasilannya.

Pendiri WeWork menemukan ini dengan cara yang sulit. Perusahaan papan atas, yang pernah bernilai $47 miliar, mengajukan IPO pada musim panas 2019. Pengungkapan pengarsipan mengungkapkan kesepakatan mandiri pendiri, termasuk pinjaman pribadi yang dia dapatkan dari perusahaan dengan harga di bawah pasar.

Dengan kata lain, sang pendiri mengalihkan dana perusahaan untuk kepentingan pribadi.

Investor terbesar perusahaan memaksanya keluar sebagai CEO. Pada akhirnya, dia harus mengundurkan diri dari perusahaan yang dia dirikan!

WeWork adalah contoh profil tinggi. Ingat, bahkan dalam bisnis kecil tanpa rencana penawaran umum perdana, pemangku kepentingan dapat menuntut penyalahgunaan dana, penipuan, atau pelanggaran kewajiban fidusia.

Jadi jika ada pemilik atau investor lain, membayar pengeluaran pribadi dari akun bisnis pada akhirnya akan menyusul Anda.

6. Dapat meniadakan sebagian dari manfaat Subbab S

Rekening yang bercampur dapat melemparkan kunci pas ke dalam rencana pajak Subbab S terbaik.

Subbab S adalah pemilihan yang Anda buat dengan IRS untuk memperlakukan pajak sebagai pass-through dan menghindari pajak berganda baik untuk korporasi maupun pemiliknya.

Keuntungan lain dari Subbab S adalah dapat mengurangi pajak pekerjaan (pajak Medicare dan Jaminan Sosial) bagi pemiliknya.

Inilah cara kerjanya. Pemilik menjadi karyawan perusahaan. Selama dia menerima gaji yang masuk akal, pemilik tidak perlu membayar pajak pekerjaan atas distribusi perusahaan di atas gaji.

Namun, jika pemilik mengambil distribusi non-gaji tanpa melacak dengan baik berapa banyak yang dia belanjakan, dia bisa bertabrakan dengan IRS.

Bagaimana? Dengan mengambil distro yang jauh melebihi gajinya. Undang-undang perpajakan mensyaratkan agar gaji pemilik tidak terlalu rendah dibandingkan dengan distribusi laba.

Apa yang bisa terjadi adalah pemilik kehilangan jejak berapa banyak yang dia keluarkan dari perusahaan untuk tujuan pribadi. Ini mudah dilakukan ketika Anda mencampur pengeluaran pribadi dan bisnis dan tidak memiliki kontrol akuntansi yang baik.

Seperti yang dinyatakan Nolo.com, “Jika IRS menyimpulkan bahwa pemilik perusahaan S telah berusaha untuk menghindari pajak gaji dengan menyamarkan gaji karyawan sebagai distribusi perusahaan, itu dapat mengkarakterisasi ulang distribusi sebagai gaji dan memerlukan pembayaran pajak pekerjaan dan denda yang dapat mencakup pajak gaji. denda hingga 100% ditambah denda kelalaian.”

7. Mempersulit keuntungan dan pertumbuhan

Semakin disiplin suatu bisnis tentang keuangan, semakin besar kemungkinan suksesnya. Jika Anda malas menangani rekening bank, hal itu dapat menyebabkan bisnis Anda kurang disiplin fiskal dengan cara lain. Dan itu menempatkan halangan yang tidak perlu di depan Anda.

Setiap laporan keuangan mungkin menunjukkan gambaran bisnis yang tidak akurat, karena mungkin termasuk pengeluaran pribadi. Bagaimana Anda bisa menghasilkan laporan Untung dan Rugi (P&L) yang berguna tanpa data bersih?

Paling tidak Anda harus berhenti untuk membersihkan data Anda terlebih dahulu. Ini merampas kemampuan pelaporan real-time Anda.

Secara keseluruhan, dengan mencampurkan dana pribadi dan bisnis dan tidak menjaga disiplin, menjadi lebih sulit untuk mengelola bisnis menuju keuntungan dan kesuksesan.

Praktik Terbaik untuk Pengeluaran Bisnis dan Pribadi

Sudah umum bagi usaha kecil untuk memulai dengan pemilik menggunakan dana pribadi untuk memulai usaha. Jadi, dari sudut pandang pemilik, sepertinya bisa diterima untuk terus menggabungkan keuangan pribadi dan bisnis.

Faktanya, sebuah survei mengungkapkan bahwa 27% pemilik bisnis mengaku menggunakan akun yang sama untuk keperluan pribadi dan bisnis.

Namun, percampuran dana menjadi bermasalah setelah bisnis beroperasi penuh. Oleh karena itu, untuk menjaga kejelasan keuangan dan menghindari potensi masalah, disarankan untuk mengikuti delapan praktik terbaik berikut ini:

Pisahkan Rekening Bank Bisnis dan Pribadi

Pemilik usaha kecil harus selalu memiliki dua rekening giro: rekening pribadi dan rekening bisnis.

Jauh lebih mudah ketika Anda memisahkan bisnis dan kehidupan pribadi Anda dan mengaturnya dengan baik. Baca lebih lanjut dari pakar pajak Barbara Weltman tentang mengapa Anda perlu memisahkan keuangan bisnis Anda.

Ambil Gaji

Pemilik usaha kecil harus menetapkan gaji yang konsisten untuk diri mereka sendiri. Jika struktur bisnis adalah korporasi atau Subbab S, pemilik harus menjadi karyawan. Ini menciptakan aliran pendapatan reguler, memperkuat pemisahan dana bisnis dan pribadi.

Untuk pemilik tunggal, ada gunanya melakukan penarikan reguler atau transfer setiap dua minggu ke rekening pribadi.

Pendekatan terstruktur ini mencegah pencelupan tak terduga ke rekening bisnis untuk kebutuhan pribadi. Ini tidak hanya mempromosikan disiplin fiskal yang baik tetapi juga meningkatkan transparansi keuangan, dua faktor penting untuk pertumbuhan dan umur panjang bisnis yang berkelanjutan.

Ambil Distribusi Untung dalam Lump Sums

Banyak pemilik tunggal dan pemilik LLC sering mengambil distribusi keuntungan selain gaji mereka. Praktik ini sepenuhnya dapat diterima dan dapat memberikan fleksibilitas finansial ekstra.

Namun, sangat penting untuk melakukan ini secara bertanggung jawab. Penarikan yang tidak teratur atau pembayaran tagihan pribadi secara acak dari rekening bisnis dapat menimbulkan kekacauan finansial. Sebaliknya, distribusi harus dianggap sebagai jumlah sekaligus yang direncanakan, baik sekali atau beberapa kali dalam setahun.

Acara terencana semacam itu dapat dimasukkan ke dalam perencanaan pajak dan pensiun dan merupakan bagian dari strategi pertumbuhan bisnis.

Pendekatan ini membantu menjaga kejelasan kesehatan keuangan bisnis dan memastikan dana digunakan dengan bijak dan tidak terbuang percuma untuk pengeluaran impulsif.

Gunakan Kartu Kredit Terpisah

Menyimpan Catatan Baik untuk Pajak

Selalu perbarui catatan pajak Anda sepanjang tahun. Dampak penundaan bisa mahal.

Pencatatan yang baik membantu Anda terhindar dari masalah pajak. Seringkali bukan niat buruk yang membuat pemilik usaha kecil terlibat masalah dengan IRS dan otoritas perpajakan lainnya. Sebaliknya, pembukuan yang buruk dan kurangnya dokumentasi menyebabkan masalah yang tidak perlu. Itu adalah kesalahan yang dipaksakan.

Pencatatan yang buruk juga dapat menyebabkan Anda membayar pajak lebih banyak.

Perencanaan pajak yang baik menjadi sulit ketika Anda tidak memiliki gambaran keuangan yang jelas. Jadi, kemungkinan besar Anda tiba pada waktu pajak hanya untuk menemukan bahwa ada strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi pajak.

Tetapi karena Anda tidak memiliki buku yang bagus dan kemampuan untuk melihat ke depan sebelum tahun pajak berakhir, Anda ketinggalan.

Kelola Anggaran

Dalam bisnis, Anda lebih mungkin berkembang dan sukses jika Anda menetapkan tujuan dan anggaran.

Ini termasuk menetapkan anggaran untuk membayar "gaji" Anda sendiri.

Jangan hanya menarik uang dari rekening bank Anda dalam dribs dan drabs. Anda tidak akan memiliki gambaran yang jelas tentang tingkat pengeluaran biaya bulanan Anda untuk bisnis. Tingkat pembakaran Anda harus dibakar ke dalam otak Anda!

Sebagai pemilik, Anda juga perlu mengetahui berapa banyak penjualan yang harus Anda lakukan setiap bulan untuk menutupi tingkat pembakaran Anda.

Anda jauh lebih mungkin untuk memenuhi tujuan Anda jika Anda selalu tahu PERSIS apa yang diperlukan untuk menghasilkan keuntungan setiap bulan. Singkatnya, Anda harus selalu tahu:

• berapa banyak bisnis Anda perlu menghasilkan, dan
• berapa banyak yang bisa dibelanjakan.

Pastikan untuk menjalankan laporan Laba Rugi bulanan dan laporan keuangan lainnya. Mereka membantu Anda tetap di jalur.

Selalu Bayar Kewajiban Tepat Waktu

Membayar kewajiban tepat waktu sangat penting dalam manajemen bisnis. Mengabaikan untuk memenuhi tanggung jawab keuangan ini dapat menimbulkan tanda bahaya tentang penggunaan pribadi atas dana bisnis.

Semua mungkin tampak baik-baik saja sampai bisnis mulai kehilangan pembayaran, dan kemudian masalah dengan cepat menjadi bola salju. Oleh karena itu, sudah menjadi aturan umum dalam bisnis untuk membayar setiap orang yang Anda berutang tepat waktu.

Praktik yang bertanggung jawab ini membantu menghindari banyak masalah hukum dan menumbuhkan kepercayaan antara bisnis Anda dan mitra atau krediturnya. Selain itu, ini memastikan kelancaran bisnis Anda, mencegah gangguan apa pun karena tidak dibayarnya layanan atau persediaan penting.

Hormati Pemangku Kepentingan Lainnya

Jika bisnis Anda melibatkan investor, mitra, pemegang saham, atau anggota LLC, sangat penting untuk menangani dana dengan integritas tertinggi. Ingatlah bahwa para pemangku kepentingan ini memiliki kepentingan yang sah dalam penggunaan dana bisnis.

Mereka membutuhkan transparansi dan memiliki hak untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan mengenai masalah keuangan. Dengan memisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi serta mengikuti praktik terbaik, Anda menjunjung tinggi pendekatan bisnis yang transparan dan akuntabel.

Hal ini tidak hanya meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan tetapi juga mencegah persepsi perilaku keuangan yang tidak pantas, sehingga memperkuat reputasi bisnis Anda.

Kesimpulannya, menggunakan rekening bisnis untuk memenuhi kebutuhan finansial pribadi adalah praktik yang tidak bijak dan berbahaya.

Ini adalah pendekatan yang dapat merusak kesehatan keuangan dan stabilitas bisnis dan berpotensi menimbulkan dampak hukum.

Jadilah pemilik bisnis yang lebih cerdas. Rangkullah disiplin keuangan, pertahankan batasan yang jelas antara keuangan pribadi dan bisnis, dan patuhi praktik terbaik untuk menjalankan bisnis Anda dengan sukses.

Berikut adalah tabel perbandingan yang disederhanakan untuk meringkas potensi masalah dalam menggunakan rekening bank bisnis untuk penggunaan pribadi, dan praktik terbaik untuk menghindarinya:

Semua jawaban atas pertanyaan pembaca berasal dari Dewan Editorial Tren Bisnis Kecil, dengan lebih dari 50 tahun pengalaman bisnis gabungan.Jika Anda ingin mengajukan pertanyaan,silakan kirimkan di sini.

Gambar: DepositPhotos.com