Menggunakan WhatsApp Untuk Komunikasi Internal? 7 Alasan Mengapa Saatnya Meninggalkan Aplikasi

Dalam dekade terakhir, banyak organisasi di seluruh dunia telah beralih ke WhatsApp sebagai alat komunikasi internal utama mereka.

• Mudah digunakan
• Kebanyakan orang sudah mengunduh aplikasi di ponsel mereka
• Ini solusi gratis
• Dan secara keseluruhan, itu hanya nyaman

Alasan ini saja yang menarik bagi pemilik bisnis untuk menggunakan solusi tersebut sebagai obrolan kerja utama mereka.

Namun, banyak manajer dan karyawan yang menyampaikan kekhawatiran tentang kesulitan menggunakan aplikasi untuk tujuan organisasi. Misalnya, luapan informasi yang tidak relevan dan mengganggu atau produk mogok.

Dan dengan WhatsApp mengumumkanperubahan privasi baru yang berlaku pada Februari 2021,2 miliar penggunanya – terutama mereka yang mengandalkan WhatsApp untuk komunikasi bisnis – ingin beralih ke solusi yang lebih baik dan lebih aman.

Apa saja perubahan kebijakan WhatsApp yang baru?Singkatnya, pengumpulan data WhatsApp adalah penanda pertama untuk kegemparan dan sekarang di tahun 2021, mereka memaksakan persyaratan layanan yang benar-benar baru kepada penggunanya yang mengharuskan mereka untuk membagikan data mereka dengan Facebook. (WhatsApp diakuisisi oleh Facebook pada tahun 2014).

Sudah ada alis terangkat atas pengaturan privasi terbatas WhatsApp, pada kenyataannya, “data [dikumpulkan] dari Database Kerentanan Nasional AS, gudang kelemahan pemerintah AS, mengungkapkan 12 kerentanan pada tahun 2019 — tujuh di antaranya diklasifikasikan sebagai “kritis.”

Zac Doffman di Forbes juga berkomentar, “Ini bukan tentang WhatsApp membagikan data umum Anda lagi dengan Facebook daripada sebelumnya, ini tentang menggunakan data Anda dan keterlibatan Anda dengan platformnya untuk memungkinkan belanja dan layanan bisnis lainnya, untuk memberikan sebuah platform tempat bisnis dapat berkomunikasi dengan Anda dan menjual kepada Anda, semuanya dengan harga yang akan mereka bayarkan ke WhatsApp.”

Sekarang dengan kerentanan baru ini pada tahun 2021 yang membawa keputusan mereka untuk berbagi data dengan Facebook, WhatsApp memiliki banyak hal untuk dijawab.

Pemilik bisnis menyadari bahwa undang-undang privasi WhatsApp yang baru ini hanyalah katalisator untuk menggunakan perangkat lunak komunikasi internal khusus bisnis yang memungkinkan perusahaan meningkatkan proses komunikasi.

Akibatnya, banyak bisnis beralih ke aplikasi komunikasi karyawan Connecteam. Ini adalah alat komunikasi internal inovatif yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi yang menyediakan tempat terpadu bagi karyawan untuk berkomunikasi satu sama lain dan dengan perusahaan itu sendiri, secara profesional, aman, cerdas, dan efisien.

Ribuan organisasi telah mengandalkan Connecteam untuk merampingkan komunikasi, meningkatkan keterlibatan karyawan, membatasi kehilangan pengetahuan, dan meningkatkan produktivitas karyawan.

Klik di sini jika Anda tertarik mempelajari lebih lanjut tentang apa yang dapat dilakukan Connecteam untuk komunikasi internal perusahaan Anda.

Apakah Anda masih merasa sulit untuk melepaskan alat komunikasi tempat kerja?

Di bawah ini kami menyelami tujuh masalah yang selanjutnya akan meyakinkan Anda untuk mempertimbangkan alternatif yang lebih efisien untuk tetap berhubungan dan terlibat dengan karyawan Anda.

Setiap manajer menghadapi skenario ini: Anda mulai bekerja dengan karyawan atau pemasok baru dan perlu mengirim pesan kepada mereka untuk menyampaikan berita dan pembaruan penting perusahaan, atau sekadar terlibat dengan mereka. Tetapi agar ini terjadi, pertama-tama Anda harus menambahkan nomor mereka ke daftar kontak pribadi Anda – jika tidak, Anda tidak dapat mengirim pesan kepada mereka di WhatsApp.Begitulah cara kerja aplikasi.

Tentu, Anda tidak perlu menyimpan nomor mereka, tetapi dapatkah Anda mengingat siapa semua orang hanya berdasarkan nomor telepon mereka?

Ini menjadi tugas yang membuat frustrasi. Setiap kali karyawan atau pemasok baru bergabung dengan perusahaan, Anda harus menambahkan, mengedit, dan menghapus informasi kontak secara manual.

Dan itu baru permulaan mengelola kontak kerja di WhatsApp.

• Jika nama kontak tidak akurat maka Anda kehilangan banyak waktu untuk mencari detailnya
• Bagaimana jika pemasok telah berubah tetapi Anda tidak mengetahuinya sehingga Anda memiliki informasi yang ketinggalan jaman? Kepada siapa Anda berpaling?
• Atau Anda mulai mengerjakan proyek dengan sekelompok karyawan, apa yang Anda lakukan saat proyek selesai? Apakah Anda menghapus seluruh grup? Ini hanya menyebabkan semua informasi dihapus sehingga Anda tidak dapat kembali merujuk ke komunikasi proyek.

Jadi inti dari semua contoh ini adalah sakit kepala total yang tidak perlu.

Secara alami, karyawan baru bergabung dengan organisasi, berganti posisi, atau berhenti. Ketika dihadapkan pada skenario tersebut, apakah Anda siap untuk skenario berikut?

• Apakah seseorang bertanggung jawab untuk menghapus karyawan dari semua grup obrolan yang tidak lagi relevan bagi mereka?
• Bagaimana Anda menangani karyawan yang dipecat dan kapan waktu yang tepat untuk mengeluarkan mereka dari grup?
• Bagaimana Anda membantu karyawan baru yang baru bergabung mendapatkan semua informasi dan pembaruan yang mereka lewatkan?
• Bagaimana Anda dapat memastikan bahwa mereka tidak memiliki akses ke informasi penting perusahaan yang dapat mereka gunakan untuk melawan Anda?

Berikut adalah beberapa cerita yang pasti akan membuat Anda merinding: mantan manajer VP dari perusahaan ritel tertentu mulai bekerja untuk kompetisi tetapi tetap berada di teks grup untuk waktu yang sangat lama dan terus menerima informasi penting yang tidak sah. Ya, ini benar-benar terjadi!

Atau karyawan di departemen SDM sebuah perusahaan besar tidak menambahkan karyawan baru ke obrolan grup sampai mereka "lulus ujian", artinya alat komunikasi menjadi "klub" pribadi dan tidak semua orang diterima. Hal ini menyebabkan ketidakseimbangan yang serius dalam kepuasan karyawan, keterlibatan, dan tantangan budaya perusahaan.

Selain itu,tidak ada kontrol admin yang tersedia untuk mengatur pengguna di WhatsApp yang membuktikan adanya risiko besar komunikasi pribadi dan tidak sah yang dapat terjadi di dalam aplikasi.Dan karena Anda tidak dapat memantau komunikasi yang terjadi di dalam aplikasi, siapa pun dapat membuat grup yang tidak sah dan berkomunikasi secara pribadi.

Masih banyak lagi contoh masalah teks grup WhatsApp, mulai dari nama kontak yang salah, dan diakhiri dengan kerusakan yang sebenarnya pada organisasi.

Keamanan data dapat sangat merusak organisasi dan bahkan menyebabkan kerusakan total, yang menjadikannya salah satu masalah terpenting di perusahaan. Karyawan yang dipecat, meskipun dia sudah dikeluarkan dari obrolan grup, masih menyimpan informasi perusahaan yang rumit seperti foto, file, riwayat obrolan, dan detail kontak. Semua informasi ini disimpan secara otomatis di smartphone karyawan tanpa perlu tindakan apa pun dari pihaknya. Karyawan yang tidak puas ini dapat menghubungi pesaing dan dapat membagikan semua informasi ini, hanya karena dendam.

Selain itu, informasi ini juga tersedia baginya dalam kasus hukum yang melibatkan perusahaan. Tetapi pada akhirnya, masalah sebenarnya adalah bahwa departemen IS (sistem informasi) tidak akan memiliki cara untuk memantau informasi ini dan mencari tahu apa yang dipilih karyawan untuk dilakukan sampai semuanya terlambat.

“Jika tidak diberikan alat cloud yang disetujui perusahaan, pekerja garis depan dapat mengambil risiko perusahaan dan keamanan data serta kepatuhan terhadap peraturan untuk menggunakan milik mereka sendiri. Lima puluh tiga persen pekerja garis depan menggunakan aplikasi perpesanan seperti WhatsApp dan Facebook Messengerhingga enam kali sehari karena alasan terkait pekerjaan , tetapi 68% dari mereka mengatakan akan berhenti jika diberikan alat komunikasi internal yang disetujui.”– Google

Di atas semua itu, konten pesan Anda yang ada dapattidak dienkripsi :

• Cadangan tidak dienkripsi .Ini berarti bahwa jika Anda atau siapa pun yang sedang bercakap-cakap dengan Anda, mencadangkan WhatsApp mereka, maka konten tersebut sebenarnya tidak dienkripsi.
• Ekspor obrolan tidak dienkripsi .Siapa pun di grup WhatsApp mana pun milik Anda sebenarnya dapat mengekspor seluruh riwayat obrolan grup sebagai file teks biasa dan menerbitkannya di mana saja atau mengirim/menyimpannya di mana saja tanpa enkripsi.\

Oleh karena itu, Anda harus berasumsi bahwa informasi bisnis yang sensitif dan pribadi di WhatsApp dapat dengan mudah diekspos kapan saja, terlepas dari enkripsi end-to-end yang ada di dalam WhatsApp itu sendiri.

Jelas bahwa jenis konten yang muncul di obrolan grup keluarga atau teman pribadi tidak sesuai atau pas di lingkungan kerja atau obrolan grup organisasi.

Entah itu lelucon hambar, hinaan, informasi semburan tentang perusahaan, pelecehan seksual, atau bahkan karyawan yang tidak puas yang baru saja dipecat dan melepaskan komentar kasar, belum lagi kasus aktual karyawan yang secara tidak sengaja mengirimkan foto pribadi yang salah. kelompok.

Anda mungkin dapat menebak konsekuensi dari situasi ini, tetapi yang paling penting adalah memahami pentingnya mengontrol, menghapus, dan memantau teks grup. Ini bukan hanya penting, itu adalah suatu keharusan!

“WhatsApp saya… ini benar-benar 91% obrolan terkait pekerjaan dan mengganggu saya bahkan di akhir pekan… ini bercampur dengan kehidupan pribadi saya dan saya membencinya…. Saya ingin menggunakan WhatsApp dan mengobrol dengan teman-teman saya, bukan berurusan dengan pekerjaan, atau diingatkan akan pekerjaan, ”kata seorang pengguna

Ketika tidak ada pemisahan mutlak antara teks grup pribadi dan obrolan kerja, kemungkinan kebingungan meningkat secara signifikan. Ini juga sangat masuk akal untuk berasumsi bahwa karyawan dan manajemen tidak ingin foto WhatsApp pribadi mereka muncul di sistem komunikasi organisasi – tidak ada yang ingin diwakili di depan kolega atau mitra bisnis mereka dengan foto pribadi yang memalukan.

Ini menciptakan luapan yang tidak biasa dan dapat menyebabkan informasi penting menghilang dalam semua kekacauan. Misalnya, Joanna punya seorang putra? Selamat! Anda sekarang dapat mengharapkan 200 pemberitahuan push dari semua orang yang mengucapkan "Selamat!". Setiap manajer mengetahui dialog tidak relevan yang dibuat melalui pembaruan harian, pengumuman CEO, informasi kontroversial, dan sebagainya. Itu sebabnya harus ada pemisahan yang jelas antara keduanya!

Dengan kata lain, campuran percakapan pribadi dan bisnis yang kabur tidak boleh terjadi dalam satu antarmuka, karena hanya menyebabkan kebingungan dan bahkan kurangnya motivasi untuk benar-benar bekerja.

Perusahaan tidak hanya membutuhkan alat untuk mengobrol dengan karyawannya, mereka juga perlu meningkatkan keterlibatan, berbagi pembaruan, terhubung dengan kolega, meningkatkan produktivitas, kolaborasi yang lebih baik, dan banyak lagi.

Komunikasi di tempat kerja difokuskan pada pertukaran informasi dan ide yang bersifat verbal dan non-verbal. Dan ketika Anda melakukannya dengan benar, Anda memiliki budaya perusahaan yang kuat.

Jika Anda tidak yakin seperti apa seharusnya strategi komunikasi internal, unduh eBuku gratis kami untuk memulai.

Apa pun keadaan darurat yang muncul, perusahaan Anda harus dapat segera menanganinya. Contoh keadaan darurat termasuk pelecehan seksual, bencana buatan manusia, kekerasan di tempat kerja, serangan keamanan dunia maya, dan banyak lagi. Jika dihadapkan dengan keadaan darurat, karyawan Anda perlu tahu bagaimana melaporkannya dan kepada siapa harus melapor. Setelah itu, SDM perlu segera menangani situasi tersebut.

Manajer juga perlu mengetahui bahwa pesan mereka tersampaikan dan bahwa karyawan melihat dan membaca pembaruan tersebut. WhatsApp terbatas dalam hal ini.

Dan jangan lupakan pandemi global, COVID-19, yang memaksa banyak perusahaan untuk bereaksi cepat. Manajer harus dapat membuat semua orang pada halaman yang sama, mendistribusikan informasi waktu nyata, mengelola tingkat stres, dan banyak lagi untuk membantu menghindari pukulan balik yang serius.

Intinya Tentang WhatsApp & Komunikasi Internal

Menggunakan WhatsApp di lingkungan kerja sepertinya nyaman dan mudah. Dan tentu saja, tampaknya mudah untuk mengimplementasikan WhatsApp dengan cepat dan berhasil, meskipun tidak secara formal, di organisasi, tetapi jika Anda perhatikan lebih baik, Anda akan menemukan banyak kesalahan fungsi yang pada akhirnya terbukti sangat merugikan.

Pada akhirnya, jelas bagi pemilik bisnis bahwa perusahaan mereka siap menggunakan aplikasi komunikasi karyawan sebagai alat komunikasi perusahaan selanjutnya.

Saat ini, semakin banyak perusahaan di seluruh dunia yang menggunakan aplikasi komunikasi karyawan untuk semua kebutuhan organisasi mereka.

Apa itu alat komunikasi karyawan?Ini adalah alat ramah seluler yang dirancang untuk kebutuhan organisasi agar memiliki satu tempat untuk berkomunikasi dengan mudah satu sama lain dalam waktu nyata.

Solusinya dirancang untuk mengatasi berbagai tantangan bidang organisasi, sekarang ribuan perusahaan di seluruh dunia menggunakan aplikasi karyawan Connecteam untuk melacak data organisasi, mengelola grup secara otomatis, menambahkan batasan dan otorisasi, membuat beragam saluran, menghasilkan laporan, dan menjalankan organisasi komunikasi dengan sukses dan profesional.

Fitur obrolan membantu staf tetap terlibat dan terhubung. Kami membuat tim obrolan di mana karyawan dapat merayakan pencapaian dan mengirim pembaruan tentang apa saja.

Brian Jolliff, COO di Total Compass Care

Pada akhirnya, mengalihkan perusahaan Anda ke alat komunikasi yang aman, seperti Connecteam, akan menenangkan pikiran Anda karena data dan dokumen Anda benar-benar aman dengan keamanan tertinggi yang diperlukan.