Beranda
Konferensi video dari rumah menjadi semakin umum karena semakin banyak orang yang bekerja dari jarak jauh.
Apakah Anda melakukan telecommuting untuk sementara, bekerja dari rumah secara permanen, atau merencanakan konferensi video dari kantor, penting untuk tampil seprofesional mungkin selama panggilan video ini. Berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda memaksimalkan gaya komunikasi ini.
Ada tiga area yang perlu diperhatikan saat Anda melakukan konferensi dari rumah:
Terlihat dan terdengar profesional pada panggilan video berarti mengendalikan lingkungan Anda. Ini bukan hanya tentang penampilan pribadi Anda; ini juga tentang mendapatkan tampilan dan suara terbaik di sekitar Anda. Berikut adalah beberapa bidang yang paling penting untuk dipertimbangkan.
Tidak ada yang ingin terlihat seperti sedang duduk di dalam gua. Berikut adalah beberapa tips tentang cara mengoptimalkan sumber cahaya untuk panggilan video Anda.
Berdandan saat panggilan video sama pentingnya dengan bertatap muka, jadi pastikan untuk berpenampilan terbaik. Berikut adalah beberapa tips tentang cara berpakaian yang tepat.
Kamera Anda memungkinkan Anda untuk benar-benar terhubung dengan peserta lain secara visual. Gunakan tips ini untuk memastikan koneksi lancar.
Peserta lain juga harus dapat mendengarkan Anda saat giliran Anda untuk berbagi. Kiat-kiat ini dapat membantu Anda menyampaikan pesan dengan jelas.
Sebelum rapat, uji kualitas kamera dan suara Anda untuk memastikan Anda memiliki koneksi yang kuat. Ini mencegah penundaan dan kebingungan selama panggilan, yang bisa terlihat sangat tidak profesional.
Mengikuti etiket konferensi video yang tepat membantu rapat berjalan lebih lancar dan memastikan Anda tidak bersikap kasar.
Ingatlah faktor-faktor ini pada panggilan Anda berikutnya untuk menjaga profesionalisme dan efisiensi, memanfaatkan waktu setiap orang sebaik-baiknya.
Jangan melakukan banyak tugas selama panggilan. Bahkan jika orang tidak dapat melihat Anda, mereka dapat melihat saat Anda tidak memperhatikan.
Banyak platform konferensi video memiliki fitur yang menunjukkan saat Anda tidak terlibat secara aktif, seperti saat Anda menjelajahi jendela lain. Tetap penuh perhatian tidak hanya menunjukkan rasa hormat tetapi juga memastikan Anda berkontribusi secara aktif dan memproses informasi.
Membisukan bukan hanya kesopanan—itu penting. Membisukan mikrofon Anda saat tidak berbicara akan menghindari komentar yang tidak disengaja agar tidak disiarkan.
Praktik ini memastikan bahwa kebisingan latar belakang dari lingkungan Anda, seperti dering telepon atau bel pintu, tidak mengganggu jalannya rapat. Dengan membisukan, Anda menjaga kejelasan panggilan untuk semua orang.
Rapat terstruktur adalah rapat yang efektif. Agenda menyediakan peta jalan untuk diskusi, memungkinkan peserta untuk mempersiapkan dan terlibat secara efisien.
Saat menerima tamu, buat draf garis besar topik utama dan bagikan terlebih dahulu. Hal ini memastikan semua peserta datang dengan persiapan, membuat pertemuan lebih bermanfaat dan meminimalkan penyimpangan dari topik utama.
Antisipasi adalah kuncinya. Saat menghadiri pertemuan virtual, atur semua materi terkait dan mudah dijangkau. Ini meminimalkan gangguan dan jeda canggung saat Anda berebut untuk menemukan dokumen atau slide presentasi tertentu.
Pengaturan yang terorganisir memancarkan profesionalisme dan memastikan pengalaman panggilan yang lebih lancar untuk semua orang yang terlibat.
Persiapan meluas ke ruang kerja digital Anda. Jika Anda ingin berbagi layar, pastikan tab dan aplikasi yang tidak terkait telah ditutup.
Matikan pemberitahuan pop-up potensial—baik itu dari aplikasi perpesanan atau pembaruan perangkat lunak. Pendekatan proaktif ini menjamin rapat tetap fokus dan peserta tidak secara tidak sengaja terpapar informasi yang tidak terkait atau rahasia.
Tepat waktu adalah bukti profesionalisme. Bergabung dengan rapat video terlambat mengirimkan pesan yang tidak disengaja tentang rasa tidak hormat atau ketidakpedulian terhadap waktu orang lain.
Sama seperti Anda tidak akan terlambat menghadiri rapat tatap muka, prinsip yang sama berlaku untuk rapat virtual. Prioritaskan manajemen waktu untuk memastikan Anda selalu cepat.
Pertemuan virtual menimbulkan tantangan unik, salah satunya mempertahankan koneksi yang tulus. Bahkan dalam pengaturan digital, kontak mata memainkan peran penting.
Tahan keinginan untuk menonton umpan video Anda sendiri atau teralihkan. Melihat langsung ke kamera, terutama saat berbicara, memperkuat keterlibatan dan perhatian pada diskusi.
Lingkungan kerja jarak jauh memperkenalkan berbagai gangguan potensial yang dapat merusak efisiensi dan profesionalisme panggilan video. Berikut adalah beberapa gangguan dan strategi umum untuk menangkalnya.
Anak-anak dan pasangan mungkin masuk ke kantor Anda atau membuat keributan di luar. Meskipun wajar jika anggota keluarga ingin tahu atau membutuhkan bantuan, penting untuk mengomunikasikan pentingnya pertemuan Anda kepada mereka.
Dengan menetapkan batasan dan memberi tahu mereka sebelumnya, Anda dapat meminimalkan interupsi dan menjaga suasana profesional.
Teman berbulu kita bisa menjadi teman yang luar biasa selama hari kerja, tetapi mereka mungkin tidak memahami pentingnya pertemuan virtual Anda. Seekor anjing yang bersemangat mungkin menggonggong, atau kucing yang ingin tahu mungkin berparade di keyboard Anda pada waktu yang paling tidak tepat.
Untuk mengurangi potensi gangguan ini, sebaiknya cari tempat yang sepi dan tertutup untuk panggilan Anda.
Jika itu tidak memungkinkan, mungkin Anda dapat menyiapkan area bermain atau mainan untuk ditempati mereka selama pertemuan Anda, atau bahkan mempertimbangkan untuk meminta anggota keluarga agar tetap terlibat di ruangan lain.
Suara-suara di luar ruangan, apakah itu dengungan lalu lintas, anak-anak bermain, atau dering bel pintu sporadis, tidak dapat diprediksi dan mengganggu.
Meskipun beberapa kebisingan berada di luar kendali kami, tindakan pencegahan dapat mengurangi dampaknya secara drastis. Cari tahu lokasi di rumah Anda yang paling tidak terpengaruh oleh suara luar—baik itu ruangan yang menghadap ke halaman belakang atau ruang bawah tanah yang terisolasi.
Gorden tebal atau segel jendela dapat meredam kebisingan di luar ruangan, memastikan panggilan Anda tetap profesional dan tidak terganggu.
Di era konektivitas konstan ini, ponsel kita selalu penuh dengan notifikasi, teks, atau panggilan. Meskipun penting untuk komunikasi, hal itu dapat merugikan selama panggilan video, sehingga mengalihkan perhatian Anda.
Selain menyetel ponsel Anda ke mode senyap, pertimbangkan untuk meletakkannya menghadap ke bawah atau di ruangan lain sepenuhnya.
Tujuannya adalah untuk menciptakan ruang di mana Anda dapat membenamkan diri sepenuhnya dalam panggilan video, menunjukkan rasa hormat dan komitmen terhadap percakapan yang sedang berlangsung.
Dengan kehidupan kita yang semakin terdigitalisasi, rentetan notifikasi email, pop-up, atau peringatan obrolan dapat sama mengganggunya dengan gangguan fisik apa pun.
Gangguan seperti itu tidak hanya memecah perhatian Anda, tetapi juga dapat mengalihkan fokus orang lain jika Anda berbagi layar.
Sebelum menelepon, alokasikan beberapa menit untuk merapikan ruang kerja digital Anda. Tutup tab dan aplikasi asing, dan jika perlu, aktifkan mode 'Jangan Ganggu' pada aplikasi apa pun yang dapat menyebabkan gangguan. Ini menumbuhkan lingkungan digital yang kondusif untuk diskusi yang produktif.
Bahkan di tempat kerja jarak jauh, kunjungan tak terduga dari tetangga, teman, atau keluarga besar dapat terjadi. Drop-in yang bermaksud baik ini mungkin tidak mengetahui komitmen rapat video Anda.
Berbagi rutinitas kerja-dari-rumah Anda dengan orang-orang di sekitar Anda bermanfaat. Pertimbangkan untuk memasang tanda atau pemberitahuan 'Jangan Ganggu' yang sopan di pintu depan Anda selama pertemuan penting.
Dengan menetapkan batasan seperti itu, Anda memastikan bahwa keterlibatan profesional Anda diperlakukan dengan rasa hormat yang layak mereka terima.
Efisiensi dalam rapat sering dikompromikan oleh penyimpangan. Meskipun sudah menjadi sifat manusia untuk terlibat dalam olok-olok ringan atau berbagi anekdot pribadi, penting untuk mencapai keseimbangan.
Jika Anda memoderasi, kembalikan percakapan ke jalur yang benar jika menyimpang dari topik. Ini juga berguna untuk mengalokasikan waktu tertentu untuk obrolan santai, mungkin di awal atau akhir panggilan, memastikan agenda inti tidak dikompromikan sambil tetap memupuk persahabatan di antara para peserta.
Menavigasi dunia konferensi video bisa sedikit melelahkan, terutama dengan begitu banyak faktor yang perlu dipertimbangkan.
Untuk membantu merampingkan proses dan memastikan Anda menampilkan diri Anda sebaik mungkin, berikut adalah tabel perbandingan yang menyoroti hal yang harus dan tidak boleh dilakukan untuk panggilan video yang sukses.
Apakah Anda pengguna sesekali atau melakukan panggilan video setiap hari, tabel ini berfungsi sebagai referensi cepat yang berguna untuk menjaga interaksi virtual Anda tetap profesional dan produktif:
| Aspek | Lakukan | Jangan |
|---|---|---|
| Penampilan | Kenakan pakaian kasual bisnis. | Jangan memakai cek, pinstripes, atau hanya berpakaian dari pinggang ke atas. |
| Petir | Gunakan cahaya alami; menghadapi sumber cahaya Anda. | Jangan biarkan cahaya datang dari belakang Anda. |
| Kamera | Letakkan kamera setinggi mata; gunakan latar belakang netral. | Jangan memiliki item yang berantakan atau sensitif di latar belakang. |
| Suara | Gunakan headphone; pertimbangkan untuk membeli mikrofon. | Jangan hanya mengandalkan audio komputer bawaan; menghindari gema. |
| Perilaku Profesional | Tepat waktu; membuat kontak mata; menggunakan agenda. | Jangan melakukan banyak tugas; menghindari percakapan yang tidak relevan selama panggilan. |
| Gangguan | Beri tahu keluarga tentang pertemuan; tutup tab yang tidak relevan. | Jangan tinggalkan telepon dengan suara keras; hindari memiliki hewan peliharaan di ruang kerja. |
Melakukan konferensi dari rumah dengan video adalah cara terbaik bagi bisnis kecil dan karyawannya untuk tetap terhubung saat bekerja dari rumah.
Dengan kiat-kiat ini, Anda dapat menjadi yang terbaik dan tampil lebih profesional sambil mencapai lebih banyak pencapaian di setiap sesi.
Gambar: Depositphotos.com