Cara Mengakses Nilai Penuh Rapat Virtual untuk Bisnis Kecil

Usaha kecil mungkin tidak dapat menawarkan sumber daya yang diberikan kepada perusahaan besar dan tidak dapat meramalkan, dengan kepastian 100%, bagaimana keadaan internal dalam beberapa tahun. Bagaimanapun, mereka masih tumbuh, dan prospek ekonomi saat ini terkadang tampak suram. Namun, apa yang dapat ditawarkan bisnis kecil adalah bertemu dengan karyawan di mana pun mereka berada.

Platform rapat video yang andal, andal, dan fleksibel bekerja sangat baik untuk bisnis kecil, bahkan jika mereka tidak menyelenggarakan banyak rapat. Teknologi perangkat lunak rapat virtual telah berevolusi untuk menggabungkan analitik, manajemen tugas dan waktu, serta pemantauan alur kerja yang tersedia untuk setiap karyawan. Ini meletakkan dasar bagi bisnis kecil yang sedang berkembang untuk menambah karyawan dan membangun protokol yang tahan lama dan berkelanjutan tidak peduli seberapa besar mereka menjadi.

Berikut adalah beberapa pertimbangan utama untuk bisnis kecil yang perlu diingat saat berbelanja untuk alat bisnis inti ini:

Aman dan nyaman

“Zoombombing” menjadi lelucon di awal pandemi COVID-19, ketika sebagian besar operasi kerja di seluruh dunia beralih ke online. Idenya adalah bahwa orang asing dapat meretas panggilan video yang sedang berlangsung untuk menyebabkan kebingungan dan menjebak para peserta. Apa yang dimulai sebagai gangguan yang tidak berbahaya meningkat menjadi risiko keamanan yang membuat Zoom sangat mahal: Perusahaan membayar gugatan $ 85 juta pada tahun 2021.

Perangkat lunak rapat video tidak lagi dapat menerima apa pun kecuali standar keamanan tertinggi, dan sebagian besar vendor telah meningkatkan permainan perlindungan mereka. Mulailah dengan memprioritaskan perangkat lunak yang mendukung, atau bahkan memerlukan, autentikasi dua faktor. Ini memperkenalkan langkah tambahan, tetapi secara efektif mengunci scammer apa pun tanpa akses ke beberapa perangkat yang dimiliki oleh pengguna individu. Beberapa vendor perangkat lunak menawarkan perangkat lunak autentikasi mereka sendiri, dan menggunakan keduanya secara bersamaan merampingkan upaya keamanan. Plus, meskipun banyak perangkat lunak obrolan video modern berbasis cloud, masuk akal untuk mendukung vendor yang menjalankan pusat data fisik, menambahkan lingkaran tambahan untuk dilewati peretas.

Banyak masalah dapat dihindari saat perangkat lunak memberikan wewenang kepada orang yang menjalankan panggilan. Cari penawaran yang memungkinkan tuan rumah untuk "mengunci" panggilan yang sedang berlangsung. Ini memastikan tidak ada orang baru yang dapat masuk, meskipun mereka telah diundang atau berhasil mendapatkan tautan ke panggilan tersebut. Prioritaskan perangkat lunak yang juga mengarahkan permintaan untuk berbagi layar dan merekam melalui orang-orang yang menjalankan rapat virtual.

Bersama selamanya

Berkat perkembangan SaaS, khususnya dalam kemampuan otomatisasi, perangkat lunak rapat mampu berfokus pada apa yang terjadi sebelum dan sesudah rapat itu sendiri. Misalnya, jika sebuah perusahaan menyelenggarakan webinar, perangkat lunak dapat memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan undangan atau mengirim survei pra-acara, kemudian mengirimkan transkrip percakapan melalui email kepada semua peserta, yang dihasilkan secara otomatis.

Usaha kecil harus mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam platform rapat dari vendor yang sama yang menjalankan sisa aplikasinya. Ini menghasilkan banyak manfaat, termasuk tingkat keamanan yang tinggi karena kemampuan vendor untuk memantau masalah dari lokasi terpusat. Opsi ini juga membuka fungsi analitik yang disematkan di sebagian besar perangkat lunak rapat video. Sebagai kelanjutan dari contoh webinar di atas, solusi teknologi yang tepat dapat menarik informasi secara otomatis saat rapat selesai, seperti hasil polling atau tokoh kunci yang dibahas dalam slide deck, mengolah beberapa angka, dan mengirimkan hasilnya ke setiap peserta dan karyawan. Penerima yang terakhir akan menemukan tugas penting ditambahkan ke kalender mereka dan nomor seluk beluk yang disematkan dalam spreadsheet pelacakan — semua dimungkinkan karena perangkat lunak yang berbeda berkomunikasi satu sama lain dengan mulus.

Mungkin tergoda untuk usaha kecil untuk melupakan proses ini dan hanya pergi dengan vendor mana pun yang menawarkan solusi termurah. Penghematan sebenarnya berasal dari interoperabilitas berbagai alat terkait, yang dipaketkan dan diberi harga sebagai paket aplikasi kolaborasi.

Dekat atau jauh

Bagian yang tepat dari perangkat lunak rapat video memberikan keajaiban bagi pengalaman karyawan. Saat disatukan dengan aplikasi lain, karyawan mempertahankan pandangan sekilas tentang kesibukan sehari-hari dan dapat menyesuaikan tugas dengan cepat untuk menjalankan setiap pivot yang diperlukan. Itu juga memaksimalkan waktu karyawan dengan memungkinkan distribusi agenda sebelum pertemuan virtual dan memungkinkan papan tulis virtual selama panggilan.

Namun, perangkat lunak rapat yang kuat mengirimkan pesan bahwa perusahaan memahami cara kerja karyawannya.

Usaha kecil harus memprioritaskan pertemuan perangkat lunak dengan komponen seluler. Kedengarannya sudah pasti—bukankah seharusnya semua perusahaan teknologi membuat aplikasi seluler untuk melengkapi penawaran desktop mereka?—namun vendor yang memproduksi perangkat lunak rapat yang andal dan aplikasi seluler canggih yang didukung teknologi lebih sulit ditemukan daripada yang mungkin dipikirkan beberapa orang. Plus, ketika perangkat lunak ini beroperasi dalam sistem terpadu, bahkan rapat seluler ditambang untuk data yang berguna untuk memandu dan memperbarui alur kerja.

Karena karyawan akan terlibat dengan perangkat lunak dari, secara teoritis, di seluruh dunia, penting bagi usaha kecil untuk menggunakan teknologi yang menyimpan log aktivitas untuk ditinjau oleh supervisor setelah fakta. Jika pelanggaran keamanan terjadi, ini bisa menjadi sumber yang tak ternilai dalam melacak apa yang terjadi dan menambal kerentanan untuk bertahan selama periode pertumbuhan.

Standar dan Praktik untuk Rapat Virtual

Usaha kecil harus membangun rangkaian perangkat lunak mereka dengan mempertimbangkan efisiensi. Sangat mudah untuk mengabaikan aspek ini ketika hanya ada beberapa karyawan yang dapat membuat pengecualian untuk setiap aturan, tetapi begitu perusahaan berkembang, penting untuk menetapkan praktik terbaik ketika karyawan baru, terutama manajer baru, bergabung.

Perangkat lunak ini juga menetapkan preseden: Sekarang, ketika sesuatu yang penting muncul, karyawan diberi insentif untuk mengadakan pertemuan virtual untuk menyebarkan informasi karena mengetahui bahwa itu akan dikomunikasikan secara efektif dan akan ada jejak kertas virtual jika ada kabel yang disilangkan.

Yang terpenting, perangkat lunak rapat video menghemat waktu bisnis kecil—bisnis komoditas dengan segala ukuran harus dilindungi dengan cara apa pun.