25 Contoh Pesan Voicemail untuk Meningkatkan Komunikasi Bisnis Anda

Diterbitkan: 2023-07-11

Memiliki pesan suara profesional untuk bisnis Anda dapat menjadi penting untuk memproyeksikan citra yang tepat kepada calon pelanggan dan mitra. Apakah Anda seorang bisnis kecil atau perusahaan besar, memiliki salam pesan suara khusus yang jelas dan ringkas adalah kuncinya. Pada artikel ini, kami telah mengumpulkan 25 contoh pesan voicemail terbaik yang dapat Anda gunakan apa adanya atau untuk membantu Anda menyusun pesan unik Anda sendiri. Mari baca terus untuk membawa Anda ke jalur komunikasi bisnis yang lebih baik!

Daftar isi

Pentingnya Pesan Voicemail yang Baik

Pesan voicemail yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa pelanggan dan mitra Anda mendapatkan kesan yang tepat tentang Anda dan bisnis Anda. Ini memberi mereka indikasi seberapa profesional dan terorganisirnya Anda, yang bisa menjadi perbedaan antara menutup kesepakatan atau tidak. Bahkan di saat-saat ini dengan begitu banyak bentuk komunikasi yang tersedia, pesan voicemail yang jelas dan ringkas dapat membuat semua perbedaan.

pesan suara

Setelah membaca artikel, pastikan untuk melihat video Townsquare Interactive untuk mengetahui cara mengatur salam pesan suara profesional untuk pelanggan Anda.

Apa yang Membuat Pesan Voicemail Bagus

Memiliki pesan voicemail yang efektif sangat penting untuk mendapatkan kepercayaan dan mempromosikan bisnis Anda. Saat orang mendengar pesan suara Anda, mereka akan langsung mendapat kesan profesionalisme dan organisasi. Di bawah ini adalah empat faktor utama yang membentuk pesan voicemail yang bagus:

  • Kejelasan: Memastikan bahwa pesan suara Anda singkat, jelas, dan to the point sangat penting untuk menyampaikan citra yang kuat dan profesional. Salam voicemail yang baik adalah singkat dan tidak menyisakan ruang untuk kebingungan, menghindari kesalahpahaman atau salah tafsir yang dapat menyebabkan hilangnya peluang.
  • Sapaan yang Tepat: Sapaan yang ramah membuat semua perbedaan saat meninggalkan pesan suara. Sangat penting untuk menjaganya tetap seperti bisnis tetapi tetap terdengar menarik sehingga pelanggan tidak merasa seperti sedang berbicara dengan robot. Salam hormat seperti "Selamat Pagi" atau "Selamat Siang" bekerja dengan baik dalam situasi apa pun.
  • Profesionalisme: Cara Anda menyebutkan nama dan pengenalan pada pesan dapat memengaruhi cara calon pembeli melihat Anda atau merek perusahaan Anda. Pastikan untuk menggunakan tata bahasa dan pengucapan yang benar saat merekam pesan suara Anda agar dianggap sebagai seseorang yang dapat diandalkan.
  • Detail yang Diperlukan: Ketika seseorang menelepon, mereka mungkin menginginkan lebih banyak informasi tentang layanan atau produk Anda. Oleh karena itu, penting untuk memberikan sebanyak mungkin detail yang diperlukan dalam jangka waktu yang diizinkan oleh platform itu sendiri.

Contoh Pesan Suara Bisnis

Membuat pesan voicemail yang sempurna sangat penting untuk bisnis apa pun. Dari salam umum hingga pesan liburan, berikut adalah 25 contoh pesan voicemail bisnis yang bagus untuk memberi Anda inspirasi.

Contoh Salam Pesan Suara Umum

Dalam hal salam pesan suara, kesan pertama adalah kuncinya. Sebagai pebisnis, Anda ingin salam Anda terdengar profesional dan menyampaikan pesan yang tepat kepada penelepon Anda. Berikut adalah lima contoh salam pesan suara umum yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan Anda:

1. Halo, Anda telah menghubungi [Nama Perusahaan]. Saat ini saya tidak tersedia, tetapi silakan tinggalkan pesan dan saya akan menghubungi Anda sesegera mungkin.

2. Terima kasih telah menghubungi [Nama Perusahaan]. Maaf saya melewatkan telepon Anda, silakan tinggalkan pesan dan saya akan membalas telepon Anda sesegera mungkin.

3. Hai, ini [Nama Anda] dari [Nama Perusahaan]. Saya minta maaf karena melewatkan panggilan Anda, silakan tinggalkan pesan dan saya akan menelepon Anda kembali secepat mungkin.

4. Anda telah mencapai [Nama Perusahaan]. Kantor kami saat ini tutup, silakan tinggalkan pesan dan saya akan membalas telepon Anda selama jam kerja berikutnya.

5. Halo, ini [Nama Anda] dari [Nama Perusahaan]. Saat ini saya tidak tersedia, silakan tinggalkan pesan dan saya akan menghubungi Anda sesegera mungkin. Terima kasih telah menelepon!

Salam Pesan Suara Singkat

Dalam hal salam pesan suara, membuatnya pendek dan manis bisa sama efektifnya dengan pesan yang lebih panjang. Sebagai pelaku bisnis, Anda ingin menyampaikan informasi penting sekaligus memperhatikan waktu penelepon Anda. Mari kita lihat empat contoh salam voicemail singkat:

6. Halo, Anda menghubungi [Nama Anda], tinggalkan pesan singkat dan saya akan menghubungi Anda kembali.

7. Hei, ini [Nama Anda], tinggalkan pesan dan saya akan menghubungi Anda kembali sebelum akhir hari kerja.

8. Ini [Nama Anda], saya tidak dapat menerima telepon Anda, silakan tinggalkan pesan.

9. Hai, Anda menghubungi [Nama Anda], saya sedang di luar kantor, silakan tinggalkan pesan dan saya akan membalas telepon Anda.

Contoh Ucapan Lucu Voicemail

Memasukkan sedikit humor dapat meninggalkan kesan abadi pada penelepon Anda. Anda tetap dapat mempertahankan nada profesional sambil menambahkan sentuhan kepribadian pada salam pesan suara Anda. Berikut adalah empat contoh salam voicemail lucu:

10. Halo, Anda menghubungi [Nama Anda], saat ini saya jauh dari meja saya, tetapi jika Anda meninggalkan pesan, saya akan menghubungi Anda lebih cepat daripada [masukkan perbandingan lucu, misalnya “peluru ngebut”] .

11. Terima kasih telah menelepon [Nama Anda], saat ini saya sedang tidak bisa dihubungi, tetapi jika Anda meninggalkan nama, nomor, dan pesan singkat, saya akan menghubungi Anda kembali sebelum Anda sempat mengucapkan “Bazinga!”

12. Hei, ini [Nama Anda], saat ini saya jauh dari ponsel saya, tetapi jika Anda meninggalkan pesan, saya akan menghubungi Anda lebih cepat daripada kemampuan Jedi menggambar lightsabernya.

13. Ini [Nama Anda], saya tidak dapat menerima telepon Anda saat ini, tetapi jika Anda meninggalkan pesan, saya akan mencoba menghubungi Anda kembali sebelum saya memakan semua donat di kantor.

Contoh Salam Pesan Suara Profesional

Salam voicemail profesional dapat membuat semua perbedaan ketika datang untuk membuat kesan yang baik pada pelanggan dan kontak lainnya. Berikut adalah empat contoh yang disesuaikan untuk penggunaan bisnis yang dapat Anda sesuaikan untuk kebutuhan Anda sendiri:

14. Selamat datang di [nama bisnis]. Kami saat ini tidak tersedia tetapi jika Anda meninggalkan pesan kepada kami, kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin.

15. Anda telah mencapai [nama bisnis]. Silakan tinggalkan pesan dan salah satu anggota tim kami akan segera menghubungi Anda.

16. Halo! Terima kasih telah menelepon [nama bisnis], silakan tinggalkan detail Anda dan kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin.

17. Halo, ini [nama bisnis]. Kami sedang tidak tersedia saat ini, jadi silakan tinggalkan kami pesan suara dan kami akan segera menghubungi Anda!

Contoh Ucapan Pesan Suara Liburan

Saat setiap liburan besar mendekat, pemilik bisnis harus memiliki ucapan pesan suara yang sesuai yang mencerminkan musim. Berikut adalah empat contoh pesan voicemail liburan yang dapat disesuaikan yang bagus untuk pebisnis:

18. Semoga [liburan sisipan] Anda penuh dengan kegembiraan, kedamaian, dan cinta. Ini [nama], tolong tinggalkan pesan dan saya akan menghubungi Anda sesegera mungkin.

19. Selamat menikmati [liburan]. Anda menghubungi [nama] di sini, silakan tinggalkan saya pesan dan saya pasti akan membalas telepon Anda.

20. Dari [keluarga/tim] saya untuk Anda – Selamat [liburan]. Silakan tinggalkan saya pesan setelah bunyi bip dan saya akan segera menghubungi Anda kembali.

21. Salam hangat untuk [liburan] yang ceria! Ini [nama], jangan ragu untuk meninggalkan pesan Anda setelah nada dan saya akan segera menghubungi Anda!

Contoh Ucapan Pesan Suara Liburan

Apakah Anda akan berlibur hanya untuk beberapa hari atau liburan panjang, memiliki pesan yang tepat sangatlah penting. Berikut adalah 4 contoh ucapan pesan suara liburan yang akan disukai pelanggan atau klien Anda. Pastikan untuk menyesuaikan masing-masing dengan detail Anda sendiri untuk menjadikannya pribadi.

22. Hai! Ini [masukkan nama] dan saat ini saya jauh dari meja saya untuk liburan yang memang layak sampai [tanggal]. Untuk menerima bantuan lebih cepat silahkan hubungi [nama/departemen] di [nomor telepon]. Terima kasih, saya berharap dapat berbicara dengan Anda saat saya kembali!

23. Halo! Anda telah menghubungi [masukkan nama], saat ini saya sedang berada di luar kantor untuk menikmati waktu istirahat, tetapi saya berjanji untuk merespons segera setelah saya kembali ke kantor. Jika Anda ingin bantuan segera, hubungi [nama/departemen] di [nomor telepon]. Semoga harimu menyenangkan!

24. Halo, ini [masukkan nama], saya sedang mengambil waktu yang sangat dibutuhkan dan tidak dapat menanggapi sampai setelah [tanggal]. Silakan tinggalkan saya pesan singkat dan saya akan segera menghubungi Anda kembali. Untuk layanan yang lebih cepat, silakan hubungi [nama/departemen] di [nomor telepon]. Bersulang!

25. Salam, sayangnya ini bukan [masukkan nama], saya pergi berlibur sampai setelah [tanggal]. Untuk masalah mendesak, silakan hubungi [nama/departemen] di [masukkan alamat email/nomor telepon]. Jika tidak, tinggalkan saya pesan dan saya akan membalas setelah saya kembali dari istirahat saya. Terima kasih atas pengertian!

Cara Merekam Salam Pesan Suara

Salam voicemail bisnis harus terdengar profesional, terorganisir, dan ramah. Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara merekam salam pesan suara yang akan memastikan penelepon Anda mendapatkan kesan yang tepat.

Langkah 1: Siapkan Naskah Anda

Sebelum mengangkat telepon dan merekam pesan suara Anda, pastikan Anda telah menyiapkan garis besar tentang apa yang ingin Anda katakan. Ini membantu memastikan bahwa Anda tetap ringkas dan jelas, tanpa melewatkan informasi penting apa pun. Skrip harus menyertakan nama Anda, pengenalan diri Anda/perusahaan, dan detail kontak yang diperlukan.

Langkah 2: Temukan Tempat yang Tenang

Sangat penting untuk menemukan tempat yang tenang di mana Anda tidak akan terganggu selama proses perekaman. Kebisingan latar belakang mempersulit orang untuk mendengar pesan dengan benar dan dapat merusak kesan mereka secara keseluruhan terhadap merek atau bisnis Anda.

Langkah 3: Rekam Pesan

Setelah Anda berada di lingkungan yang tenang dengan naskah yang sudah disiapkan, mulailah merekam. Pastikan untuk berbicara dengan jelas dan mengucapkan setiap kata dengan benar sehingga orang dapat memahami apa yang Anda katakan dengan mudah. Luangkan waktu Anda saat membaca naskah juga. Jangan terburu-buru, karena ini juga bisa membuat orang bingung.

Langkah 4: Dengarkan Kembali dan Coba Lagi jika Diperlukan

Setelah selesai merekam, dengarkan kembali untuk memastikan semuanya terdengar jelas dan tidak ada kata yang salah pengucapan atau gumaman di antara kalimat. Jika ada yang salah dengan pesannya, coba lagi sampai semuanya terdengar sempurna sebelum mengirimkan salam pesan suara Anda ke dunia.

Berikut adalah tabel perbandingan untuk secara visual mewakili langkah-langkah yang diuraikan. Anda dapat menggunakannya untuk referensi mudah:

Melangkah Keterangan
1. Siapkan Naskah Anda Mulailah dengan menulis garis besar tentang apa yang ingin Anda katakan di pesan suara Anda. Ini membantu menjaga kejelasan dan keringkasan, memastikan tidak ada detail penting yang dihilangkan. Skrip Anda harus memasukkan nama Anda, pengenalan singkat tentang diri Anda atau perusahaan Anda, dan semua informasi kontak yang diperlukan.
2. Temukan Tempat yang Tenang Pilih lokasi yang tenang untuk merekam salam pesan suara Anda. Ini mencegah kebisingan latar belakang mengganggu pesan, membantu menegakkan citra profesional dan komunikasi yang jelas.
3. Rekam Pesan Dengan skrip Anda di tangan dan pengaturan yang tenang, Anda siap untuk merekam. Bicaralah dengan kecepatan yang nyaman, pastikan setiap kata diucapkan dengan jelas agar mudah dipahami. Tidak perlu terburu-buru; kejelasan sangat penting.
4. Dengarkan Kembali dan Coba Lagi jika Perlu Setelah Anda selesai merekam, tinjau pesan untuk bagian atau kesalahan yang tidak jelas. Jika ada bagian yang tidak sesuai standar, jangan ragu untuk merekam ulang hingga Anda puas dengan hasil akhirnya. Tujuannya adalah untuk menyajikan salam pesan suara yang jelas dan profesional.

Tips Membuat Salam Pesan Suara yang Fantastis

Membuat salam pesan suara yang profesional dan ramah dapat meninggalkan kesan abadi pada penelepon Anda.

Ikuti lima tip berikut untuk membuat salam pesan suara yang sempurna untuk memastikan Anda membuat kesan yang tepat:

  • Mulailah dengan kuat – Pastikan Anda memulai pesan suara dengan memperkenalkan diri Anda dengan jelas, sehingga penelepon Anda tahu siapa yang berbicara. Anda juga dapat menambahkan sedikit humor jika ingin membuat pesan suara Anda lebih menarik dan menarik. Melakukan hal ini dapat membantu membuat penelepon Anda merasa lebih nyaman dan mau meninggalkan pesan.
  • Tetap singkat – Pastikan sapaan Anda tidak terlalu panjang. Aturan praktis yang baik adalah menyimpannya sekitar 10 detik atau kurang. Dengan membuatnya singkat, Anda memberikan lebih banyak waktu kepada penelepon untuk meninggalkan pesan mereka. Juga, pastikan untuk menyertakan informasi kontak yang relevan dalam salam Anda sehingga mereka memiliki banyak cara untuk menghubungi Anda.
  • Atur Nada – Pastikan Anda terdengar percaya diri dan profesional saat merekam salam Anda. Suara Anda harus jelas dan ramah, yang dapat memastikan bahwa penelepon Anda memiliki kesan positif tentang Anda.
  • Etiket Telepon – Selalu akhiri sapaan Anda dengan berterima kasih kepada mereka karena telah menelepon dan ingatlah untuk menggunakan nama mereka jika memungkinkan. Anda juga ingin bersikap sopan dan meminta mereka untuk meninggalkan pesan di akhir, memastikan bahwa penelepon Anda tahu bahwa Anda akan menghubungi mereka sesegera mungkin.
  • Penandatanganan Strategis – Beri mereka sesuatu yang berkesan sehingga mereka pergi dengan perasaan seperti telah didengar. Itu bisa seperti "Semoga harimu menyenangkan" atau "Kami menantikan kabar dari Anda". Membuat sign-off yang tepat dapat membantu membuat penelepon Anda merasa dihargai dan dihargai.

Jangan Meremehkan Dampak Pesan Suara Penjualan

pesan voicemail -penjualan voicemail man di komputer

Berdasarkan riset Hubspot, 80% panggilan penjualan menghasilkan pesan suara. Itulah alasan lain mengapa sangat penting untuk tidak melewatkan kesempatan untuk meninggalkan pesan.

Banyak perwakilan penjualan yang tahu persis apa yang harus dikatakan saat prospek mengangkat telepon, namun bingung saat dihadapkan dengan pesan suara. Mengingat nomor yang tidak dikenal sering kali diabaikan, meninggalkan pesan suara menjadi kesempatan emas Anda untuk memperkenalkan diri dan menyampaikan nada bicara Anda.

Pastikan pesan Anda meninggalkan dampak yang bertahan lama dengan menggunakan skrip pesan suara yang disiapkan dengan baik. Ini menjamin bahwa Anda menyampaikan semua informasi yang diperlukan tanpa membuat pendengar kewalahan.

Selain itu, ingatlah bahwa pesan suara adalah titik kontak lain dengan calon klien. Mengingat biasanya diperlukan setidaknya delapan interaksi sebelum prospek menyetujui rapat, penting untuk tidak menyia-nyiakan kesempatan meninggalkan pesan suara yang meyakinkan.

Terakhir, penting untuk diperhatikan bahwa frekuensi pesan voicemail berkorelasi dengan kemungkinan mendapatkan panggilan balik. Ini bukan tentang meninggalkan sembarang pesan, tetapi yang beresonansi dengan penerima. Dengan skrip yang kuat, Anda dapat meningkatkan kemungkinan mereka mengembalikan panggilan Anda sebesar 22%. Oleh karena itu, pesan suara lebih dari sekadar pesan; mereka adalah alat komunikasi strategis dalam perangkat penjualan Anda.

Apa yang penting untuk disertakan dalam pesan suara penjualan Anda:

  • Nama, ditambah afiliasi Anda dengan perusahaan – Nyatakan dengan jelas nama dan peran Anda dalam organisasi yang Anda wakili. Ini memungkinkan pendengar untuk segera memahami siapa yang menghubungi mereka dan relevansinya, menambah kredibilitas pesan Anda sejak awal.
  • Nomor telepon terbaik untuk menghubungi Anda – Pastikan Anda menyatakan dengan jelas nomor telepon atau metode komunikasi yang paling dapat diandalkan untuk menghubungi Anda. Pastikan untuk mengartikulasikan digit dengan jelas, dan biasanya merupakan ide yang baik untuk mengulangi nomor tersebut dua kali, untuk memberikan kesempatan yang cukup bagi pendengar untuk mencatat atau menghafalnya.
  • Alasan panggilan – Identifikasi tujuan spesifik panggilan Anda secara ringkas, pastikan maksud Anda dipahami. Apakah Anda memberikan informasi, meminta bantuan, atau mencoba mengatur pertemuan, menjelaskan mengapa Anda menghubungi membantu penerima untuk menanggapi pesan Anda dengan lebih baik.
  • Manfaat membalas telepon Anda – Sorot keuntungan yang akan diperoleh pendengar dengan membalas telepon Anda. Ini bisa berupa informasi berharga, penawaran eksklusif, atau potensi kemitraan yang menguntungkan. Dengan mengungkapkan manfaat di muka, Anda meningkatkan kemungkinan penerima terpaksa merespons.
  • Tindakan yang Anda ingin prospek lakukan – Tunjukkan dengan jelas langkah selanjutnya yang Anda ingin penerima lakukan, seperti menelepon kembali, mengirim email, atau bertemu pada waktu tertentu. Arahan yang jelas membantu penerima memahami apa yang diharapkan dari mereka dan dapat memandu tanggapan mereka. Ingatlah untuk menjaga agar tindakan yang diminta masuk akal dan mudah dilakukan.

Garis bawah

pesan suara - man meneruskan pesan suara ke email

Dengan pesan suara yang bagus, Anda dapat memastikan bahwa penelepon Anda merasa dihargai dan penting. Apa pun jenis bisnis yang Anda miliki, ada gaya pesan yang paling cocok untuk Anda. Cobalah bereksperimen dengan berbagai ide untuk menemukan ide yang paling cocok untuk Anda dan teruskan pesan suara ke email untuk memastikan Anda tidak melewatkan pesan penting apa pun. Dan pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi pemblokir panggilan seperti Kontrol Panggilan untuk memberi Anda lapisan perlindungan ekstra terhadap penelepon yang tidak diinginkan.

Gambar: Elemen Envato

Selengkapnya di: Contoh Pesan Bisnis, Pesan Operasional