Apa itu Laporan Upah dan Pajak Formulir W2? Apa yang Perlu Diketahui Pengusaha dan Karyawan

Apakah Anda seorang karyawan yang ingin tahu tentang apa itu pernyataan Upah dan Pajak formulir W2, atau pemberi kerja yang bertanya-tanya apakah mereka perlu menyediakannya? Sangat penting bagi pemberi kerja dan karyawan untuk memahami tanggung jawab mereka terkait dengan formulir W2. Dokumen pajak ini memiliki implikasi penting untuk pengajuan pajak dan merupakan bagian penting dari lanskap keuangan setiap pekerja. Dalam artikel ini, kami akan menelusuri semua yang perlu Anda ketahui tentang seluk-beluk formulir W2, mulai dari tujuan, konten, dan tenggat waktu distribusinya. Ayo selami!

Apa itu Formulir W2?

Formulir W2 adalah formulir pajak Internal Revenue Service (IRS) yang digunakan untuk melaporkan upah, gaji, dan bentuk kompensasi lain yang dibayarkan kepada karyawan. Intinya, ini adalah catatan keuangan komprehensif dari penghasilan karyawan untuk tahun tersebut. Majikan harus memberi karyawan salinan formulir W2 yang telah diisi sehingga mereka dapat mengajukan pajak dengan benar dan efisien. Selain memberikan salinan kepada karyawan, pemberi kerja juga diwajibkan oleh undang-undang untuk menyerahkan salinan formulir tersebut ke IRS dan badan pajak negara bagian yang berlaku untuk memastikan transparansi dan kepatuhan.

Siapa yang menerima Formulir W-2 – Pernyataan Gaji dan Pajak?

Formulir W2, juga dikenal sebagai Pernyataan Upah dan Pajak, dikirim ke karyawan yang telah bekerja untuk pemberi kerja selama tahun pajak. Apakah pekerjaan itu paruh waktu atau penuh waktu, formulir dikeluarkan oleh pemberi kerja pada akhir tahun pajak. Ini mencakup informasi terperinci tentang penghasilan karyawan, pajak yang dipotong, dan kompensasi apa pun yang diterima, memastikan catatan transparan pendapatan karyawan untuk tujuan perpajakan. Merupakan persyaratan bahwa semua karyawan harus menerima salinan formulir ini untuk mengajukan pajak mereka. Majikan harus mengirimkan salinan formulir ini ke IRS dan agen pajak negara bagian yang berlaku.

Tanggung Jawab Anda sebagai Majikan

Sebagai pemberi kerja, Anda diharuskan oleh undang-undang untuk memberikan Formulir W2 kepada karyawan pada akhir tahun pajak. Formulir ini, yang harus diisi secara akurat dan diajukan tepat waktu, merupakan bagian penting dari kewajiban pajak bisnis Anda. Ini bukan hanya tentang kepatuhan hukum; W2 yang tepat waktu dan akurat juga membantu menjaga hubungan positif dengan karyawan Anda. Penting bagi Anda untuk menyimpan catatan gaji dan pajak karyawan yang dipotong dengan cermat sepanjang tahun, karena informasi ini akan tercermin di Formulir W2, dan perbedaan dapat menyebabkan potensi masalah dengan IRS atau lembaga negara bagian.

Bagaimana Saya Bisa Mendapatkan W-2 Saya?

Banyak orang merasa tidak yakin tentang cara mendapatkan formulir W-2, tetapi sebenarnya cukup sederhana. Berikut adalah beberapa tip praktis tentang cara mengamankan W-2 Anda:

• Hubungi Majikan Anda: Majikan Anda adalah titik kontak pertama Anda untuk formulir W-2. Mereka harus dapat memberi Anda dokumen atau instruksi yang diperlukan tentang cara mengakses dan mengunduhnya secara online jika sistem seperti itu ada
• Masuk ke Sistem Penggajian Online Anda: Jika Anda memiliki akses online ke sistem penggajian Anda, Anda mungkin dapat mengunduh salinan W-2 Anda langsung dari situs web, menjadikan prosesnya cepat dan tanpa kertas.
• Hubungi Administrasi Jaminan Sosial (SSA): SSA mungkin dapat memberi Anda salinan W-2 Anda jika Anda kehilangannya atau tidak dapat memperolehnya dari pemberi kerja Anda. Ini adalah opsi pencadangan yang berguna jika Anda menemukan diri Anda terikat.
• Minta Salinan dari IRS: Jika Anda tidak dapat menerima salinan dari atasan Anda, Anda dapat meminta penggantian gratis dari IRS dengan mengisi Formulir 4506–T. Ini adalah alternatif yang baik jika metode lain terbukti tidak berhasil.
• Gunakan Layanan Pihak Ketiga: Ada berbagai layanan pihak ketiga yang dapat membantu mengambil salinan formulir W-2 Anda jika semua metode lain gagal. Perusahaan-perusahaan ini biasanya membebankan biaya untuk layanan ini, jadi disarankan untuk melakukan riset yang tepat sebelumnya untuk memastikan Anda membuat keputusan yang tepat.

Kapan W-2 jatuh tempo pada tahun 2023?

W-2 untuk tahun pajak 2022 jatuh tempo pada atau sebelum 31 Januari 2023. Pemberi kerja diwajibkan untuk menerbitkan formulir W-2 pada akhir tahun kalender dan harus dikirim pada hari terakhir bulan Februari. Ini adalah tenggat waktu yang penting, dan melewatkannya dapat menyebabkan hukuman. Penting bagi pemberi kerja untuk memastikan semua karyawan menerima W-2 mereka tepat waktu, memungkinkan mereka menyiapkan pajak secara akurat dan efisien.

Informasi Apa yang Termasuk dalam Formulir W-2: Pernyataan Upah dan Pajak?

Formulir W-2 Upah dan Pernyataan Pajak memberikan gambaran menyeluruh tentang data keuangan karyawan untuk tahun tersebut. Dokumen ini bertindak sebagai sumber informasi penting satu atap untuk pengajuan pajak. Berikut adalah daftar detail yang disertakan dalam Formulir W-2:

• Nama karyawan, alamat, dan nomor Jaminan Sosial
• Nama pemberi kerja, alamat, dan Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN)
• Total penghasilan, upah, dan tip
• Jumlah pajak penghasilan federal yang dipotong
• Jumlah pajak Jaminan Sosial dan Medicare yang dipotong
• Pajak negara bagian, lokal, dan/atau kota dipotong
• Penghasilan atau pengurangan kena pajak lainnya yang dilaporkan ke IRS

Cara Mengajukan Formulir W-2

Yuk, simak cara mengisi Form W-2 box-by-box di bawah ini…

Kotak AF

Kotak A adalah untuk SSN karyawan. Nomor ini adalah bagian penting dari identifikasi pribadi untuk keperluan pajak. Kotak B, C, dan D adalah untuk EIN, alamat pemberi kerja, dan nomor kontrol. Rincian ini memberikan informasi penting tentang pemberi kerja. Kotak E dan F adalah untuk nama dan alamat karyawan, aspek penting lainnya dari identifikasi pribadi untuk catatan pajak.

Kotak 1 – Upah, tip, kompensasi lainnya

Bagian ini berisi total gaji kena pajak karyawan Anda, tip, dan kompensasi lainnya. Ini mencakup semua bentuk penghasilan yang dikenakan pajak.

Kotak 2 – Pemotongan pajak pendapatan federal

Di sinilah jumlah total pajak pendapatan federal yang diambil dari gaji karyawan sepanjang tahun dicantumkan. Angka ini mewakili kontribusi pajak federal prabayar karyawan.

Kotak 3 dan 4

Gaji kotor karyawan Anda dan pajak Jaminan Sosial yang dipotong dari gaji mereka ditampilkan di kotak-kotak ini. Ini menunjukkan berapa banyak dari penghasilan mereka yang dikenakan pajak Jaminan Sosial.

Kotak 5 – Upah dan tip Medicare

Kotak ini menunjukkan jumlah upah dan tip yang dikenakan pajak Medicare. Ini adalah detail penting karena secara langsung berdampak pada tunjangan Medicare karyawan Anda di masa mendatang.

Kotak 6 – Pemotongan pajak Medicare

Bagian ini berisi jumlah total pajak Medicare yang dipotong dari gaji karyawan. Seperti pajak Jaminan Sosial, kontribusi ini memengaruhi tunjangan Medicare karyawan.

Kotak 7 – Tip jaminan sosial

Jika berlaku, kotak ini berisi jumlah total tip yang dilaporkan kepada Anda oleh karyawan Anda. Kiat-kiat ini dihitung sebagai pendapatan yang diperoleh untuk keperluan penghitungan kontribusi Jaminan Sosial.

Kotak 8 – Tip yang dialokasikan

Kotak ini mencatat jumlah tip yang dialokasikan untuk karyawan Anda, berdasarkan pendapatan tip yang dilaporkan. Ini membantu memberikan gambaran yang lebih akurat tentang total pendapatan karyawan.

Kotak 9

Kotak ini sudah tidak digunakan lagi dan harus dikosongkan.

Kotak 10 – Manfaat perawatan tanggungan

Bagian ini menunjukkan jumlah manfaat perawatan tanggungan yang diberikan oleh bisnis Anda. Ini dapat mencakup hal-hal seperti penitipan anak yang didanai majikan atau layanan penitipan orang dewasa.

Kotak 11 – Rencana yang tidak memenuhi syarat

Bagian ini mencakup jumlah kompensasi tangguhan yang tidak memenuhi syarat yang dibayarkan kepada karyawan. Ini mencakup pembayaran apa pun yang bukan bagian dari rencana kompensasi tangguhan yang memenuhi syarat pajak.

Kotak 12

Kotak ini mencakup berbagai jenis kompensasi dan manfaat yang ditangguhkan. Paket 401(k) adalah Proses ini mungkin berbeda tergantung pada perangkat lunak.

Kotak 13

Di kotak 13, ada tiga kotak centang. Majikan harus menandai jika salah satu dari ini berlaku:

• Karyawan Wajib: Ini mengacu pada karyawan yang, meskipun mendapatkan upah, diperlakukan sebagai wiraswasta dalam hal pajak FICA (Jaminan Sosial dan Medicare). IRS memiliki pedoman khusus tentang siapa yang memenuhi syarat sebagai pegawai wajib.
• Program Pensiun: Kotak ini harus dicentang jika karyawan berpartisipasi dalam program pensiun perusahaan Anda selama tahun pajak. Ini mungkin memengaruhi kemampuan karyawan untuk mengurangi kontribusi ke IRA tradisional.
• Pembayaran Sakit Pihak Ketiga: Kotak ini harus dicentang jika pihak ketiga, seperti perusahaan asuransi, membayar gaji sakit kepada karyawan Anda.

Kotak 14 – Lainnya

Di kotak 14, pemberi kerja memiliki kebebasan untuk melaporkan informasi pajak tambahan yang mungkin tidak sesuai dengan kotak standar. Ini dapat mencakup barang-barang seperti iuran serikat pekerja, jaminan kesehatan yang disponsori pemberi kerja, atau kontribusi setelah pajak untuk program pensiun.

Kotak 15 sampai 20

Kotak-kotak ini berhubungan dengan pajak negara bagian dan lokal. Mereka termasuk nomor identifikasi pajak negara bagian dan negara bagian pemberi kerja, upah negara karyawan, tip dll, pajak pendapatan negara bagian, nama lokalitas, upah lokal, tip dll, dan pajak pendapatan lokal. Tidak semua karyawan akan memiliki entri dalam kotak ini, namun jika relevan, pemberi kerja harus melaporkan informasi ini secara akurat.

Apa yang harus dilakukan jika Anda belum menerima Formulir W2 IRS?

Jika pada akhir Februari Anda belum menerima Formulir W-2 dari pemberi kerja Anda (atau pemberi kerja sebelumnya), Anda harus menghubungi mereka terlebih dahulu untuk menanyakan apakah dan kapan W-2 dikirimkan. Jika dikirimkan, mungkin telah dikembalikan ke majikan Anda karena alamat yang salah. Setelah menghubungi pemberi kerja Anda, jika Anda tidak menerima W-2, Anda dapat menghubungi IRS untuk mendapatkan bantuan di 800-829-1040.

Jenis Formulir IRS W

Ada beberapa jenis formulir W yang dikeluarkan oleh IRS, berikut beberapa di antaranya:

Apa yang harus dilakukan jika Anda menemukan kesalahan pada W-2 Anda

Jika Anda menemukan kesalahan pada W-2 Anda, Anda harus segera memberi tahu atasan Anda dan meminta W-2 yang diperbaiki. Majikan Anda akan mengeluarkan W-2c, W-2 yang dikoreksi. Jangan pernah mengubah sendiri W-2 asli.

Cara memasang W2 Anda

Melampirkan W-2 Anda ke pengembalian pajak Anda adalah proses yang sederhana. Inilah tepatnya cara melakukan ini:

1. Kumpulkan dokumen. Kumpulkan W-2 Anda dan dokumen lain yang akan Anda lampirkan pada pengembalian pajak Anda.
2. Pindai atau fotokopi. Pindai dokumen atau buat salinan jika itu adalah formulir kertas.
3. Buat folder elektronik. Buat folder di komputer Anda di mana Anda akan menyimpan dokumen.
4. Unggah dokumen. Unggah formulir yang telah dipindai/difotokopi ke folder elektronik.
5. Lampirkan dokumen ke pengembalian. Gunakan perangkat lunak yang Anda gunakan untuk mengajukan pajak untuk melampirkan dokumen ke pengembalian.

Kiat Formulir W2

Mengarsipkan pajak bisa menjadi tugas yang menakutkan bagi banyak orang. Berikut beberapa tip untuk memastikan Anda mengajukan W-2 dengan benar dan tepat waktu:

• Periksa informasi Anda dengan hati-hati . Pastikan semua informasi Anda akurat dan terkini.
• Periksa kembali keakuratannya. Tinjau formulir dengan hati-hati sebelum mengirimkannya untuk memastikan tidak ada kesalahan.
• Kirim tepat waktu. Pastikan untuk mengajukan W-2 Anda sebelum tanggal jatuh tempo sehingga Anda tidak dikenakan biaya keterlambatan.
• Konsultasikan dengan profesional pajak. Jika ragu, hubungi profesional pajak yang memenuhi syarat untuk saran dan bantuan lebih lanjut tentang pengurangan pajak dan untuk mengajukan W-2 Anda.
• Estimasi pembayaran pajak. Jika Anda tidak menerima gaji atau upah, Anda mungkin perlu melakukan perkiraan pembayaran pajak sepanjang tahun.

Kata Akhir

Memahami bentuk W-2 dan implikasinya bagi karyawan dan pemberi kerja sangatlah penting. Ini adalah bagian penting dari proses pengajuan pajak dan dapat memainkan peran penting dalam menentukan berapa banyak pajak penghasilan yang harus dibayar seseorang. Formulir ini juga memberikan informasi berharga bagi pemberi kerja, membantu mereka melacak jumlah yang telah mereka bayarkan untuk gaji dan pajak sepanjang tahun.

Pastikan untuk menyimpan catatan yang akurat, mengajukan tepat waktu, dan memahami tanggung jawab Anda apakah Anda seorang karyawan atau pemberi kerja. Melakukan hal itu dapat membantu Anda menghindari potensi masalah atau hukuman di kemudian hari.

Menemukan perangkat lunak pajak terbaik untuk wiraswasta dan pemilik usaha kecil juga penting, karena dapat membuat proses pengarsipan lebih mudah dan efisien.

Apa perbedaan antara 1099 dan W-2?

Formulir 1099 digunakan untuk melaporkan pendapatan non-karyawan seperti pekerjaan lepas atau kontrak, sedangkan Formulir W-2 digunakan untuk melaporkan upah, gaji, dan jenis kompensasi karyawan lainnya.

Majikan juga diharuskan untuk memotong pajak dari pendapatan karyawan yang dilaporkan pada Formulir W-2, sedangkan aturan 1099 mengharuskan kontraktor independen bertanggung jawab untuk membayar pajak mereka sendiri atas pendapatan yang dilaporkan pada Formulir 1099.

Apa perbedaan antara formulir W-4 dan formulir W-2?

Formulir W-4, juga dikenal sebagai Sertifikat Tunjangan Pemotongan Karyawan, diisi oleh karyawan untuk memberi tahu pemberi kerja berapa banyak pajak penghasilan federal yang harus dipotong dari gaji mereka. Karyawan dapat menyesuaikan formulir ini kapan pun situasi pribadi atau keuangan mereka berubah. Sebaliknya, Formulir W-2 adalah laporan tahunan yang dihasilkan oleh pemberi kerja yang merinci total pendapatan yang diperoleh karyawan dan jumlah pajak federal, negara bagian, dan lainnya yang dipotong dari gaji mereka sepanjang tahun. Dengan demikian, formulir W-4 digunakan untuk mengantisipasi kewajiban perpajakan, sedangkan formulir W-2 mencerminkan apa yang sebenarnya diperoleh dan dipotong.

Apa itu “Cafe 125” pada formulir pajak W-2?

“Cafe 125” pada formulir pajak W-2 mengacu pada Bagian 125 kode IRS. Bagian ini berkaitan dengan kontribusi sebelum pajak yang diberikan karyawan terhadap rencana kafetaria, yang mencakup tunjangan seperti premi asuransi kesehatan, gigi, dan penglihatan. Kontribusi ini dibuat dengan dolar sebelum pajak dan karenanya tidak dikenakan pemotongan pajak penghasilan federal, pajak Jaminan Sosial, atau pajak Medicare. Notasi 'Cafe 125' pada formulir W-2 merupakan indikator kontribusi yang dibuat oleh karyawan sepanjang tahun pajak.

Apa itu Formulir W-2G?

Formulir W-2G, juga dikenal sebagai Kemenangan Perjudian Tertentu, adalah formulir pajak yang digunakan untuk melaporkan pendapatan yang diperoleh dari jenis aktivitas perjudian tertentu. Kegiatan ini termasuk lotere, undian, dan usaha taruhan lainnya yang memenuhi ambang pembayaran tertentu. Pembayar kemenangan tersebut diharuskan untuk mengeluarkan formulir W-2G kepada penerima jika kemenangan melebihi nilai tertentu, yang bervariasi tergantung pada jenis perjudian, dan tunduk pada pemotongan pajak pendapatan federal.

Berapa Banyak Uang yang Anda Butuhkan untuk Mendapatkan W-2?

Secara umum, pemberi kerja wajib memberikan formulir W-2 kepada karyawan mana pun yang memperoleh gaji, tip, atau kompensasi lain setidaknya $600 selama tahun tersebut. Aturan ini juga berlaku jika karyawan memiliki jumlah pajak yang dipotong, terlepas dari total pendapatannya. Namun, penting untuk diperhatikan bahwa meskipun penghasilan Anda kurang dari $600, Anda tetap bertanggung jawab untuk melaporkan semua penghasilan Anda ke IRS.

Apa yang Saya Lakukan Jika Saya Kehilangan W-2 Saya?

Jika Anda kehilangan formulir W-2, Anda harus segera menghubungi perusahaan Anda dan meminta salinan duplikatnya. Pemberi kerja secara hukum diwajibkan untuk menyediakan pengganti jika diminta. Jika pemberi kerja Anda gagal memberikan pengganti, Anda dapat menghubungi IRS, yang dapat memaksa pemberi kerja Anda untuk mengeluarkan yang baru. IRS juga dapat memberi Anda Formulir W-2 pengganti untuk digunakan jika pemberi kerja Anda tidak memberikan pengganti tepat waktu.

Pada tanggal berapa W-2 harus dikirim ke karyawan?

IRS mengamanatkan bahwa pemberi kerja harus mendistribusikan formulir W-2 kepada karyawan mereka selambat-lambatnya tanggal 31 Januari tahun berikutnya setelah tahun pajak. Hal ini memungkinkan karyawan memiliki cukup waktu untuk mengajukan pengembalian pajak mereka sebelum batas waktu 15 April. Jika pemberi kerja gagal memenuhi tenggat waktu ini, mereka dapat menghadapi hukuman. Oleh karena itu, karyawan harus menghubungi pemberi kerjanya secara langsung jika mereka belum menerima W-2 pada awal Februari.

Apa yang harus saya lakukan jika salinan W-2 karyawan dikembalikan karena tidak dapat dikirim?

Jika salinan formulir W-2 karyawan dikembalikan karena tidak terkirim, pemberi kerja bertanggung jawab untuk melakukan upaya yang wajar untuk mendapatkan alamat surat yang diperbaiki. Majikan kemudian harus mengirim ulang formulir W-2 ke alamat baru. Jika pemberi kerja tidak dapat memperoleh alamat yang diperbaiki, mereka harus menyimpan W-2 yang tidak terkirim dengan aman dan memberikannya kepada karyawan atas permintaan baik secara langsung atau melalui email.

Bisakah pemberi kerja memberikan W-2 kepada karyawan secara elektronik?

Ya, pemberi kerja diperbolehkan memberikan formulir W-2 kepada karyawannya secara elektronik. Namun, pemberi kerja harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan tertulis dari karyawan untuk menerima W-2 dalam format elektronik. Persetujuan ini dapat diberikan secara elektronik, dan setelah diberikan, berlaku untuk semua tahun mendatang kecuali jika karyawan mencabutnya.

Bisakah Seorang Karyawan Menerima Lebih dari Satu W-2?

Ya, seorang karyawan dapat menerima beberapa formulir W-2 jika mereka bekerja untuk lebih dari satu pemberi kerja selama tahun pajak. Mereka juga dapat menerima formulir W-2 yang telah dikoreksi jika pemberi kerja mereka membuat kesalahan pada formulir aslinya, yang mengakibatkan kebutuhan untuk mengubah dan menerbitkan kembali formulir tersebut. Setiap formulir W-2 mewakili penghasilan dan pajak yang dipotong oleh pemberi kerja yang terpisah.

Apa hukuman untuk mengirimkan W-2s terlambat?

Hukuman untuk mengirimkan formulir W-2 terlambat didasarkan pada saat Anda mengajukan informasi yang benar dengan IRS. Dendanya adalah $50 per formulir jika Anda mengajukan dalam waktu 30 hari dari tanggal jatuh tempo, meningkat menjadi $110 per formulir jika diajukan antara 31 hari setelah tanggal jatuh tempo dan 1 Agustus. Setelah 1 Agustus atau jika Anda tidak mengajukan sama sekali, denda bisa sampai $270 per formulir. Untuk pengabaian yang disengaja, denda setidaknya $550 per formulir, tanpa batas maksimum.

Bisakah pemberi kerja mengenakan biaya untuk pengganti W-2?

Ya, pemberi kerja diperbolehkan mengenakan biaya yang wajar untuk mengeluarkan formulir W-2 pengganti. Biaya ini biasanya setara dengan biaya aktual yang dikeluarkan pemberi kerja dalam memproses dan membuat formulir pengganti, termasuk biaya yang terkait dengan penelitian, pengambilan data, dan persiapan dokumen. Namun, perlu dicatat bahwa banyak pemberi kerja memberikan layanan ini secara gratis sebagai rasa hormat kepada karyawan mereka.

Gambar: Elemen Envato