Apa itu Formulir W9 dan Bagaimana Cara Menggunakannya?

Musim pajak semakin dekat! Apakah Anda siap untuk itu? Saat mengajukan pajak atau mengelola penggajian, memahami dan menggunakan formulir yang tepat sangatlah penting. Satu bentuk, khususnya, relatif umum, namun sering disalahpahami. Artikel ini akan menjelaskan apa itu formulir W9, siapa yang harus mengisinya, dan mengapa formulir ini penting untuk bisnis dan individu. Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang dokumen penting ini!

Apa itu Formulir W9?

Formulir W-9 adalah dokumen IRS yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dari individu atau bisnis. Ini termasuk nama, alamat, nomor identifikasi pemberi kerja (EIN), dan informasi penting lainnya. Informasi ini digunakan saat mengajukan pajak atau menyiapkan dokumen penggajian. Penting untuk memberikan informasi yang akurat pada formulir untuk memastikan pelaporan pajak yang tepat sepanjang tahun. Formulir tersebut memungkinkan pembayaran apa pun yang dilakukan ke bisnis untuk dilaporkan ke lembaga federal, negara bagian, dan lokal yang tepat tepat waktu.

Siapa yang Perlu Mengisi Formulir W-9 - Formulir Permohonan NPWP dan Sertifikasi

Setiap pemasok, kontraktor, atau pemilik usaha kecil yang menerima pembayaran dari perusahaan harus mengisi Formulir W-9. Formulir ini harus diisi untuk menerima pembayaran dari perusahaan tempat Anda berbisnis. Selain itu, semua individu yang mengklaim manfaat perjanjian pajak atas pengembalian pajak penghasilan mereka juga harus melengkapi formulir ini.

• Kontraktor independen yang menyediakan layanan untuk bisnis. Kontraktor independen adalah pekerja wiraswasta yang tidak dipekerjakan oleh perusahaan melainkan menyediakan layanan lepas atau kontrak untuk bisnis
• Pembayaran dari berbagai sumber pendapatan. Individu yang menerima uang dan pembayaran dari transaksi real estat, pembatalan utang, dividen, bunga hipotek, dan sumber pendapatan lain seperti royalti harus memberikan W9 kepada pembayar.
• Karyawan sebuah bisnis. Jika bisnis tidak memotong pajak dari penghasilannya, seorang karyawan harus mengisi Formulir W9. Hal ini memungkinkan pembayar untuk mengetahui berapa banyak pajak yang harus dibayar.
• Penasihat investasi dan lembaga keuangan. Penasihat investasi dan lembaga keuangan seperti bank dan serikat kredit harus memberikan Formulir W9 kepada setiap pelanggan untuk melaporkan pendapatan yang diterima dengan benar.
• Perseroan Terbatas. Setiap LLC harus mengisi Formulir W9 untuk pemiliknya untuk melaporkan pendapatan yang diterima. Hal ini memastikan bahwa pajak yang tepat dibayar.
• Perkebunan atau Perwalian. Jika seseorang telah menerima dana dari perkebunan atau perwalian, mereka harus melaporkan dana tersebut melalui formulir pajak W9. Sementara perwalian atau harta benda tidak harus mengeluarkan pembayaran, setiap pembayaran yang dilakukan perlu dilaporkan.

Cara Mengisi Formulir Pajak W9

Saat mengisi formulir pajak W9, penting untuk memperhatikan semua informasi yang diminta. Informasi yang salah dapat menunda pengembalian pajak Anda. Berikut adalah item yang harus Anda isi untuk mengisi formulir:

Unduh formulir pajak W9 di sini

Namamu

Masukkan nama lengkap resmi Anda di kotak yang sesuai seperti yang ditunjukkan pada pajak penghasilan Anda. Jika Anda adalah LLC, masukkan nama LLC sebagai gantinya untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang perpajakan. Pastikan semua nama dieja dengan benar dan akurat.

Nama Bisnis

Nama bisnis harus disertakan jika berbeda dengan nama resmi Anda yang disebutkan di baris pertama. Jika sama, Anda dapat mengosongkannya.

Klasifikasi Pajak Federal

Di bagian ini, Anda perlu mencentang kotak dengan klasifikasi pajak yang benar untuk orang yang tercantum di bagian nama formulir Anda. Opsi klasifikasi mencakup Perorangan/pemilik tunggal atau LLC beranggota tunggal, Korporasi C, Korporasi S, Kemitraan, Trust/estate, perseroan terbatas, dan Lainnya.

Kode Pengecualian

Di sini Anda akan memasukkan kode untuk setiap pengecualian yang akan Anda klaim. Kode-kode ini hanya berlaku untuk entitas tertentu dan bukan individu. Kode penerima pembayaran yang dikecualikan dapat dimasukkan di sini jika penerima pembayaran dibebaskan dari pemotongan pajak.

Alamat

Masukkan alamat surat perusahaan Anda di sini, termasuk nomor suite yang berlaku untuk memastikan bahwa dokumen pajak dikirim ke lokasi yang benar. Pastikan informasi ini mutakhir, karena akan digunakan untuk pelaporan pajak. Melakukan kesalahan ini dapat menyebabkan masalah bagi Anda di kemudian hari.

Cantumkan Nomor Rekening

Langkah ini bersifat opsional dan memungkinkan Anda mencantumkan nomor rekening yang terkait dengan pembayaran apa pun yang Anda rencanakan untuk diterima seperti dari vendor. Ini berguna untuk tujuan pelacakan dan dapat mempermudah pengajuan pajak.

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang benar

Anda harus memasukkan EIN, Nomor Jaminan Sosial, atau Nomor Pokok Wajib Pajak perusahaan Anda di bagian ini. TIN harus sesuai dengan nama yang diberikan di kotak satu untuk memastikan bahwa tidak ada masalah dalam menerima pengembalian dana Anda.

Tanda Tangan dan Tanggal

Terakhir, jangan lupa untuk menandatangani dan memberi tanggal formulir Anda. Saat Anda menandatangani dokumen ini, Anda menyatakan di bawah hukuman sumpah palsu, bahwa Anda telah memberikan informasi yang benar dan bahwa Anda adalah wajib pajak yang tercantum dalam kotak satu. Pastikan untuk mengoreksi formulir Anda untuk akurasi sebelum mengirimkannya.

Kapan Anda Harus Meminta W-9?

Secara umum, Anda harus meminta W-9 dari pihak mana pun yang memiliki transaksi bisnis dengan Anda, termasuk pemasok, kontraktor, dan usaha kecil.

Hal ini memastikan bahwa Anda dapat melaporkan setiap pembayaran yang dilakukan kepada pihak-pihak tersebut secara tepat waktu, seperti yang diwajibkan oleh otoritas pajak federal dan negara bagian.

Selain itu, individu yang mengklaim manfaat perjanjian pajak atas pengembalian pajak penghasilan mereka juga harus melengkapi formulir W9.

Penalti untuk Formulir yang Tidak Mematuhi W-9

Ada sejumlah penalti potensial karena gagal memberikan formulir W9 yang lengkap dan akurat.

Ini termasuk denda dari Internal Revenue Service, keterlambatan dalam menerima pembayaran dari mitra bisnis Anda, dan implikasi pajak negatif.

Penting untuk meluangkan waktu untuk mengisi formulir ini dengan benar untuk menghindari konsekuensi ini.

Tip Formulir W-9 IRS

Penting untuk mengisi formulir IRS W-9 Anda secara akurat dan lengkap. Berikut adalah beberapa tips yang akan membantu Anda mengisi informasi yang dibutuhkan.

• Tinjau instruksi dengan hati-hati dan menyeluruh. Ini akan memastikan bahwa Anda memahami semua informasi yang diperlukan pada formulir.
• Pastikan untuk menggunakan formulir versi terbaru. IRS sering memperbarui formulir, jadi pastikan Anda menggunakan versi terbaru.
• Pastikan untuk memasukkan semua informasi yang diperlukan, termasuk nama, alamat, dan NPWP Anda.
• Jika Anda mengklaim manfaat perjanjian pajak atau pemotongan cadangan, pastikan untuk mengirimkan W-9 lengkap dengan pengembalian pajak penghasilan Anda.
• Periksa ulang semua informasi yang Anda berikan untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.
• Untuk membuat hidup lebih mudah, pastikan untuk meneliti dan menggunakan perangkat lunak pajak terbaik untuk wiraswasta.
• Terakhir, simpan salinan W-9 Anda yang sudah selesai untuk catatan Anda. Anda tidak pernah tahu kapan Anda membutuhkannya.

Bagaimana Formulir W9 Dibandingkan dengan Jenis Formulir Lainnya?

Dibandingkan dengan jenis formulir pajak lainnya, formulir W9 unik karena hanya digunakan untuk tujuan pelaporan. Tidak memerlukan pendapatan untuk dilaporkan; sebaliknya, ini memberi IRS informasi tentang siapa yang menerima pembayaran dan berapa banyak yang dibayarkan.

Sementara informasi yang dikumpulkan pada formulir ini dapat digunakan untuk tujuan terkait pajak lainnya, W9 sendiri tidak digunakan untuk mengajukan pengembalian pajak atau menghitung hutang pajak.

Bentuk W9 Vs Bentuk W4

Tidak seperti Formulir W4, yang digunakan untuk menghitung pemotongan pajak untuk perorangan, formulir W9 hanya untuk tujuan pelaporan.

Meskipun kedua formulir memerlukan informasi tentang nama, alamat, dan nomor identifikasi pajak individu, formulir W9 biasanya digunakan oleh bisnis untuk melaporkan pembayaran ke bisnis lain, sedangkan formulir W4 digunakan oleh individu untuk melaporkan pendapatan dan status pemotongan pajak mereka.

Perbedaan utama lainnya antara formulir W9 dan W4 mencakup fakta bahwa formulir W9 umumnya hanya diisi oleh bisnis, sedangkan formulir W4 dapat diisi oleh individu dan bisnis.

Formulir W9 IRS Vs Formulir W2 IRS

Perbedaan antara formulir W-9 IRS dan formulir W2 IRS adalah bahwa formulir W2 digunakan untuk melaporkan upah dan pemotongan pajak untuk karyawan, sedangkan formulir W9 digunakan untuk melaporkan pembayaran yang dilakukan oleh bisnis ke bisnis atau individu lain.

Perbedaan lainnya adalah fakta bahwa formulir W2 harus dikirim ke IRS oleh pemberi kerja, sedangkan formulir W9 biasanya dilengkapi dan dikirim langsung ke penerima pembayaran oleh pembayar.

Selain itu, formulir W2 juga menyertakan informasi tentang status pemotongan pajak karyawan dan nomor jaminan sosial, sedangkan formulir W9 hanya mengumpulkan informasi pembayaran dasar.

Secara keseluruhan, formulir W9 dan W2 sama-sama penting untuk memastikan kepatuhan pajak dan pelaporan pembayaran yang dilakukan sepanjang tahun.

Formulir 1099 Vs Formulir W-9

Perbedaan utama antara formulir 1099 dan formulir W9 adalah bahwa formulir 1099 digunakan untuk melaporkan pembayaran yang dilakukan hanya kepada kontraktor independen.

Kedua formulir memerlukan beberapa informasi dasar yang sama tetapi formulir 1099 memerlukan pelaporan yang lebih rinci. Pastikan Anda mengetahui aturan 1099 untuk pemberi kerja.

Seberapa sering W-9 perlu diperoleh?

Formulir W-9 harus diperoleh setiap tahun, atau dalam kasus bisnis atau karyawan baru, kapan pun informasinya berubah. Penting untuk menyimpan catatan informasi yang diperbarui dan akurat untuk memastikan pengajuan dan pelaporan pajak yang tepat sepanjang tahun. Terlepas dari frekuensinya, merupakan praktik yang baik untuk mendapatkan W-9 baru dari penerima pembayaran Anda setiap tahun, untuk memastikan bahwa setiap perubahan pada informasi atau status pajak mereka tercermin secara akurat. Ini sederhana dan dapat menghemat banyak waktu dan kerumitan.

Apakah saya harus melaporkan W9 saya ke IRS?

Tidak, Anda tidak perlu melaporkan W-9 Anda langsung ke IRS. Namun, selalu merupakan ide yang baik untuk menyimpan salinan W-9 Anda yang telah selesai untuk catatan Anda jika Anda perlu merujuk ke informasi tersebut di kemudian hari. Jika Anda tidak yakin cara mengajukan pajak dengan benar, Anda bisa mendapatkan saran pajak gratis dari saluran layanan pelanggan bebas pulsa IRS.

Apa Cara Paling Aman untuk Mengirimkan Formulir Layanan Pendapatan Internal W-9?

Cara paling aman untuk mengirimkan W-9 ke IRS biasanya melalui file elektronik atau melalui portal online yang aman. Ini memastikan bahwa informasi pribadi dan keuangan Anda yang sensitif tetap terlindungi setiap saat. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak enkripsi atau tindakan keamanan lainnya untuk lebih melindungi data Anda selama transmisi. Apa pun metode yang Anda pilih, penting untuk mempraktikkan praktik keselamatan dan keamanan online yang baik, seperti menggunakan kata sandi yang kuat dan tidak pernah membagikan informasi sensitif melalui email.

Haruskah Saya Memasukkan EIN atau SSN Saya di Formulir W-9?

Tidak ada jawaban pasti untuk pertanyaan ini, karena IRS dapat menggunakan EIN atau SSN Anda saat melaporkan pembayaran yang dilakukan kepada Anda. Namun, secara umum, sebaiknya selalu masukkan EIN Anda pada formulir W-9, karena memberikan lapisan perlindungan ekstra terhadap pencurian identitas dan penipuan. Jika Anda tidak memiliki EIN dan Anda adalah individu atau pemilik tunggal, Anda selalu dapat menggunakan SSN sebagai gantinya.

Bisakah Saya Menolak Mengisi Formulir W9?

Ya, Anda dapat menolak untuk mengisi Formulir W-9. Namun, jika Anda melakukannya, orang atau bisnis yang memintanya mungkin diwajibkan untuk memotong dan membayar pajak atas pembayaran yang mereka lakukan kepada Anda. Oleh karena itu, biasanya merupakan kepentingan terbaik Anda untuk memenuhi permintaan Formulir W-9 dan memberikan informasi yang diperlukan.

Siapa yang Mungkin Meminta Saya untuk Mengisi Formulir W9?

Permintaan Formulir W-9 biasanya dikirim oleh entitas mana pun yang membayar orang atau bisnis lain dalam tahun pajak. Ini mungkin termasuk pemberi kerja, bank, lembaga keuangan, pemberi pinjaman, dan bisnis lain yang melakukan pembayaran kepada individu atau entitas untuk layanan yang dilakukan atau barang yang dibeli. Individu juga dapat diminta untuk mengisi formulir ini jika mereka menerima pendapatan dari perusahaan untuk pembayaran sewa, royalti, pekerjaan, dll. Jika Anda memiliki kekhawatiran atau pertanyaan tentang mengapa diminta, Anda harus menghubungi entitas secara langsung untuk informasi lebih lanjut. informasi.

Apakah Anda harus melaporkan pajak w9?

Ya, jika Anda menerima pendapatan atau pembayaran yang telah dimintakan Formulir W-9, pendapatan tersebut harus dilaporkan pada SPT Anda. Ini termasuk setiap pembayaran yang diterima dari pemberi kerja, lembaga keuangan, dan bisnis lain untuk barang yang dibeli dan layanan yang dilakukan. Pembayaran sewa, royalti, gaji dari pekerjaan – semua ini harus disertakan dalam jumlah kena pajak Anda saat mengajukan pajak. Kurangi pengurangan atau kredit pajak yang berlaku untuk mendapatkan jumlah total yang harus dibayar.

Apakah W-9 Digunakan untuk Individu Wiraswasta?

Ya, formulir W-9 biasanya digunakan untuk wiraswasta dan kontraktor independen. Ini karena mereka biasanya bertanggung jawab untuk membayar pajak mereka sendiri dan melaporkan penghasilan mereka, bukannya ditahan oleh pemberi kerja. Apakah Anda seorang pekerja lepas atau pemilik usaha kecil, penting untuk memahami W-9 dan bagaimana W-9 dapat membantu Anda memastikan kepatuhan dan pelaporan pajak. Pastikan untuk meneliti jawaban tentang perkiraan pembayaran pajak untuk pemilik usaha kecil dan wiraswasta.

Kata Akhir

Singkatnya, formulir W9 adalah dokumen penting untuk bisnis dan individu. Ini memungkinkan mereka untuk secara akurat melaporkan pembayaran yang dilakukan sepanjang tahun dan membantu memastikan bahwa pajak dipotong atau dibayar dengan benar. Meskipun mungkin tampak seperti tugas yang mengintimidasi pada awalnya, meluangkan waktu untuk memahami informasi apa yang perlu diberikan pada formulir dapat membantu mengurangi potensi hukuman atas kesalahan atau kelalaian.

Memahami bagaimana formulir ini dibandingkan dengan formulir IRS lainnya seperti Formulir W4 dan 1099 akan membantu Anda mempersiapkan pengembalian pajak Anda dengan lebih baik sesuai dengan peraturan saat ini. Dengan mengingat tip-tip ini, menyelesaikan W-9 seharusnya tidak lagi terasa menakutkan, melainkan menjadi bagian dari rutinitas akuntansi reguler Anda. Anda juga dapat menghilangkan kecemasan mengisi formulir dengan melihat perangkat lunak pajak terbaik untuk wiraswasta untuk memastikan Anda melakukannya dengan benar.

Gambar: Elemen Envato