8 Cara Efisien Mengurangi Penyusutan di Ritel

Penyusutan adalah masalah serius yang memengaruhi industri ritel saat ini - dan tidak, maksud saya bukan penyusutan yang terjadi saat Anda memasukkan pakaian baru ke dalam pengering.

Will Kenton, seorang pakar investasi dan ekonomi, mendefinisikan penyusutan sebagai “kehilangan persediaan yang dapat dikaitkan dengan faktor-faktor seperti pencurian karyawan, mengutil, kesalahan administrasi, penipuan vendor, kerusakan, dan kesalahan kasir.”

Singkatnya, penyusutan adalah perbedaan antara apa yang Anda catat untuk persediaan perusahaan di neraca dan persediaan sebenarnya.

Ketika penyusutan tinggi berarti profitabilitas rendah karena hilangnya persediaan berarti hilangnya keuntungan atas item yang seharusnya dijual.

Jadi bagaimana para ahli di industri ritel mengatasi masalah penyusutan ini untuk memastikan keuntungan yang tinggi? Kami telah melakukan beberapa penyelidikan dan berbicara dengan beberapa perusahaan ritel terkemuka dunia untuk memahami bagaimana mereka melawan penyusutan setiap hari.

Salah satu penyebab penyusutan terbesar adalah pencurian karyawan dan pelanggan . Pastikan karyawan memiliki akses ke kebijakan perusahaan dan buku pegangan karyawan setiap saat. Dengan demikian, Anda dapat memastikan karyawan memahami dengan jelas kebijakan perusahaan tentang pencurian karyawan.

Misalnya, Anda dapat memasukkan apa konsekuensinya jika seorang karyawan diketahui telah mencuri sesuatu. Jika seorang karyawan memahami akan ada konsekuensi yang jelas terhadap pencurian dalam bentuk apa pun; apakah itu uang, barang aktual, atau kekayaan intelektual, mereka cenderung tidak ingin menentang kebijakan ini.

Tapi bagaimana Anda bisa membuat buku pegangan karyawan dengan kebijakan pencurian karyawan tersedia untuk karyawan Anda setiap saat? Aplikasi manajemen karyawan, seperti Connecteam, memberi karyawan Anda akses 24/7 ke buku pegangan karyawan langsung di perangkat seluler mereka. Selain itu, Anda dapat memastikan karyawan telah membaca kebijakan pencurian karyawan dengan meminta mereka untuk mengirimkan formulir baca & tanda tangan digital setelah mereka selesai membaca kebijakan tersebut.

Anda juga dapat menggunakan aplikasi manajemen karyawan untuk melatih karyawan baru dan lama tentang cara mencegah pencurian pelanggan.

Ada cara lain untuk mengurangi penyusutan di ritel dan mengurangi pencurian, yaitu dengan melatih semua karyawan baru dan lama tentang cara mencegah pencurian pelanggan dan kesadaran mengutil.

Pastikan karyawan mengetahui semua jenis penipuan kriminal, seperti klien yang mengembalikan barang tanpa kuitansi atau anak yang mengganggu petugas penjualan saat seseorang mencuri barang dagangan. Apakah ada cara mereka dapat mencegah pencuri sebelum kejahatan dilakukan? Ya! Dan dengan pelatihan yang tepat, karyawan Anda akan merasa cukup percaya diri untuk menangani situasi tersebut saat muncul. Selain itu, Anda perlu memiliki rencana dan prosedur untuk diikuti oleh karyawan Anda jika mereka mencurigai seseorang telah mencuri sesuatu.

Untuk melatih staf dengan cepat dan efisien tentang pencegahan pencurian, Anda harus mengimplementasikan perangkat lunak manajemen karyawan. Dengan perangkat lunak manajemen karyawan seperti Connecteam, Anda dapat dengan mudah dan cepat membuat kursus pelatihan yang sepenuhnya dapat disesuaikan dengan video, gambar, dan tautan ke artikel eksternal.

Pantau kemajuan karyawan dengan mudah melalui materi pelatihan dengan pengawasan dan pemberitahuan waktu nyata. Buat kuis yang dapat disesuaikan dengan data waktu nyata untuk memastikan karyawan mempertahankan pengetahuan yang diperoleh dari pelatihan pencegahan pencurian.

Perangkat lunak manajemen karyawan juga dapat digunakan untuk mengurangi kesalahan manusia dengan mengotomatiskan dan mendigitalkan hampir setiap aspek operasi sehari-hari di industri ritel. Dengan mengurangi kesalahan manusia, Anda sekaligus mengurangi penyusutan di ritel.

Connecteam adalah antarmuka ramah pengguna yang luar biasa, dengan analisis data waktu nyata dan fitur manajemen karyawan telah sangat membantu kami. Itu membuat penyusutan turun dan memaksimalkan keuntungan!

Manajer Wilayah Chen Lin

Faktor besar lain yang memengaruhi penyusutan di ritel adalah faktor manusia. Kita semua manusia dan kita semua membuat kesalahan dari waktu ke waktu, tetapi kesalahan manusia yang sering menyebabkan hilangnya inventaris atau salah menghitung uang dalam register.

Jadi bagaimana Anda bisa mengurangi kesalahan manusia dan menstandarkan operasi sehari-hari? Dengan daftar periksa harian, karyawan Anda akan tahu persis apa yang perlu dilakukan saat tiba di tempat kerja. Selain itu, setelah menyelesaikan semua daftar periksa dan tugas, Anda dapat meminta karyawan untuk mengirimkan “laporan akhir hari”. Dengan melakukan itu, Anda meminta pertanggungjawaban karyawan atas tugas mereka. Manajer akan dapat mengetahui tugas apa yang diselesaikan, masalah apa yang mereka hadapi selama hari kerja, dan bagaimana karyawan mengatasi tantangan tersebut.

Anda juga dapat menggunakan pelaporan sebagai alat lain untuk mengurangi penyusutan di ritel. Buat laporan kerusakan agar karyawan dapat melaporkan inventaris apa pun yang telah dirusak oleh karyawan atau klien. Dengan menerapkan laporan ini, Anda meningkatkan akuntabilitas karyawan dan dapat mengurangi jumlah barang yang rusak atau rusak.

Mampu mengurangi kesalahan manusia dengan daftar periksa harian, tugas, dan pelaporan kerusakan dapat sangat mengurangi kehilangan inventaris dan dengan mendigitalkan tugas ini, Anda dapat meningkatkan pengawasan manajemen dan produktivitas karyawan.

Dengan perangkat lunak manajemen karyawan, seperti Connecteam, karyawan tidak lagi harus membawa-bawa binder berat berisi formulir kertas, daftar periksa, dan laporan. Karyawan sekarang dapat mengirimkan daftar periksa yang telah selesai, tugas, dan laporan kerusakan inventaris langsung melalui perangkat seluler mereka. Selain itu, manajemen dapat meminta karyawan untuk menandatangani daftar periksa, formulir, atau laporan apa pun secara elektronik untuk lebih meningkatkan akuntabilitas karyawan dan mengurangi kesalahan manusia.

Audit inventaris yang sering memberi manajer pemahaman yang lebih baik tentang berapa banyak inventaris aktual yang ada versus apa yang telah dilaporkan. Megan O'Brien mencatat, "audit mengkonfirmasi tidak hanya jumlah persediaan tetapi juga kualitas dan kondisinya — dan mengidentifikasi setiap kejadian pencurian, kerusakan, atau kesalahan penempatan".

Dengan sering melakukan audit inventaris, karyawan Anda akan memahami pentingnya inventaris tersebut bagi kesuksesan dan keuntungan bisnis. Selain itu, manajemen dapat melakukan audit inventaris yang lebih sering, bahkan setiap hari, pada jumlah inventaris yang lebih kecil agar karyawan tetap waspada. Jenis audit ini disebut "penghitungan siklus" dan merupakan cara yang bagus untuk tetap memantau inventaris setiap hari.

Ini benar-benar no-brainer. Rambu adalah cara yang mudah dan hemat biaya untuk mencegah pencuri dan bahkan karyawan yang mungkin mempertimbangkan untuk mencuri. Meskipun tidak sepenuhnya efektif untuk menghentikan pencuri mencuri, Vector Security mencatat, “Anda dapat menggabungkan tanda keamanan dengan bentuk keamanan dan perlindungan lain untuk rencana keamanan yang menyeluruh”.

Karena itu, jika Anda belum memiliki pengawasan video di bisnis ritel Anda, maka itu pasti layak untuk diinvestasikan. Dengan pengawasan video Anda akan sepenuhnya “menyadari apa yang terjadi di toko Anda. Dengan bantuan rekaman rekaman, Anda juga dapat mengidentifikasi siapa yang mencuri dari bisnis Anda dan memberi pihak berwenang titik awal untuk penyelidikan mereka”. Dengan menyiapkan pengawasan video, karyawan Anda juga akan cenderung mencuri karena mereka sadar sedang diawasi dan dipantau.

Ada beberapa jenis pengawasan lain yang juga dapat mengurangi penyusutan di ritel. Misalnya, cermin yang ditempatkan secara strategis sehingga karyawan dapat melihat karakter mencurigakan atau alarm pintu untuk mencegah pelanggan mengambil barang dari toko tanpa membayarnya.

Kami memahami betapa beratnya semua tugas ini bagi satu pemilik bisnis atau manajer toko ritel. Itu sebabnya menyewa manajer pencegahan kerugian untuk mengendalikan semua tugas ini dapat sangat membantu dalam penerapan semua alat dan strategi ini.

Manajer pencegahan kerugian memiliki pengalaman, pelatihan, dan pengetahuan, dan “mereka biasanya merumuskan rencana mengenai keselamatan pelanggan dan karyawan, prosedur darurat, pelanggan yang sulit, dan anak hilang. Mereka yang bekerja untuk rantai ritel besar dapat membuat rencana untuk setiap toko dalam rantai tersebut dan mengubah kebijakan berdasarkan lokasi, tata letak toko, dan riwayat kerugian”.

Mempekerjakan manajer pencegahan kerugian adalah cara sederhana dan efektif untuk mengurangi tekanan pada manajemen sehingga mereka dapat fokus pada tugas lain yang lebih penting. Anda akan dapat tenang mengetahui bahwa ada seseorang yang murni berdedikasi untuk mengurangi penyusutan ritel.

Kesalahan juga bisa dilakukan oleh vendor. Meskipun kami suka berpikir bahwa kesalahan manusia tidak terjadi dan orang benar-benar jujur, itu tidak selalu benar. Sangat penting untuk tidak hanya memeriksa ulang tetapi juga memeriksa ulang semua dokumentasi dan dokumen vendor untuk memastikan semuanya diperhitungkan dan dalam urutan dan kondisi yang benar.

The Balance Small Business melaporkan “bahwa sebagian besar penipuan vendor terjadi ketika vendor luar datang ke toko untuk menyimpan persediaan”. Jangan menjadi korban penipuan vendor. Untuk mengurangi penipuan vendor, Anda harus…

• Periksa semua barang yang telah dikirimkan sudah benar
• Pastikan harga cocok dengan dokumen dan semuanya benar
• Pastikan tidak ada barang yang rusak atau patah
• Pastikan makanan atau barang yang mudah rusak dalam tanggal

Oleh karena itu, selalu pastikan untuk memeriksa dokumen dan faktur tiga kali untuk memastikan tidak ada kesalahan, kesalahan, atau ketidaksesuaian dalam inventaris.

Perangkat lunak manajemen karyawan dapat digunakan untuk membantu manajer menerapkan kiat-kiat ini dengan cepat. Perangkat lunak manajemen karyawan all-in-one dapat mengurangi gesekan sehari-hari dan merampingkan operasi harian sehingga karyawan dan manajer dapat fokus pada gambaran yang lebih besar—meningkatkan penjualan, mengurangi penyusutan, dan tugas operasional harian. Mereka juga merupakan cara yang bagus untuk mengelola karyawan di industri retail karena karyawan retail jarang berada di belakang meja dan selalu bepergian.

Dengan perangkat lunak manajemen karyawan all-in-one, seperti Connecteam, manajer dapat mengurangi friksi sehari-hari dan mengurangi penyusutan di ritel dengan cara berikut:

• Tingkatkan komunikasi internal bisnis ritel Anda dengan direktori karyawan dan obrolan dalam aplikasi. Kirim pesan 1:1 yang ditargetkan atau jangkau seluruh tim hanya dalam hitungan detik. Jika ada karakter yang mencurigakan diketahui oleh seorang karyawan, mereka dapat langsung mengirim pesan ke seluruh tim untuk meningkatkan kewaspadaan.
• Latih dan orientasikan karyawan baru semuanya langsung dari perangkat seluler mereka. Siapkan kursus yang sepenuhnya dapat disesuaikan dengan gambar, video, dan tautan. Mewajibkan karyawan untuk mengikuti kuis di akhir kursus pelatihan untuk memastikan bahwa mereka menyimpan informasi tersebut. Anda bahkan dapat membuat kursus pelatihan pencegahan pencurian yang unik untuk karyawan baru dan yang sudah ada untuk mendapatkan lebih banyak pengetahuan tentang cara mengenali dan mencegah pencuri.
• Tugas harian dan daftar periksa memastikan bahwa karyawan tahu persis apa yang harus dilakukan saat tiba di tempat kerja. Ini mengurangi kesalahan manusia dan dapat sangat mengurangi kehilangan dan penyusutan inventaris.
• Laporan dan formulir digital adalah cara yang mudah dan sederhana bagi karyawan ritel untuk melaporkan barang yang rusak atau dicuri. Karyawan dapat menyertakan gambar atau video untuk pelaporan yang lebih efisien. Laporan dapat diekspor untuk wawasan data yang dapat ditindaklanjuti. Misalnya, manajer dapat memiliki pemahaman yang lebih baik jika karyawan tertentu cenderung merusak barang.

Tidak semua perangkat lunak manajemen karyawan diciptakan sama. Nyatanya, Connecteam mencentang semua kotak di atas dan kemudian beberapa!

Penyusutan Inventaris Umum Pada Jenis Ritel

Ada beberapa jenis penyusutan inventaris yang umum di industri ritel. Menurut NRF, jenis penyusutan yang paling umum adalah “mengutil [dan] sekali lagi telah melampaui pencurian karyawan sebagai penyebab utama penyusutan selama empat tahun berturut-turut. Namun, pengutilan sederhana terus menurun, turun menjadi 35,7% dari level tertinggi tahun 2016 sebesar 39,3%”.

Tetapi ada jenis penyusutan inventaris umum lainnya yang harus diperhatikan oleh pemilik bisnis industri ritel.

• Mengutil
• Pencurian karyawan
• Barang yang rusak di toko
• Barang yang mudah rusak kedaluwarsa
• Penipuan penjual
• Menerima barang rusak dari vendor
• Kesalahan manusia
• Penipuan Kembali

Kata Terakhir tentang Penyusutan di Ritel

Meskipun hampir tidak mungkin untuk memberantas penyusutan ritel sepenuhnya, sangat mungkin untuk menguranginya.

Strategi Pengurangan Penyusutan

• Mengklarifikasi kebijakan perusahaan
• Latih karyawan tentang pencegahan pencurian
• Kurangi kesalahan manusia dengan daftar periksa dan pelaporan
• Audit inventaris yang sering
• CCTV
• Pekerjakan manajer pencegahan kerugian
• Periksa tiga kali vendor Anda

Semua hal di atas adalah strategi pengurangan penyusutan yang efektif yang dapat Anda terapkan untuk mengurangi penyusutan secara signifikan dalam bisnis ritel Anda.

Dan jika kita memecah strategi pengurangan penyusutan itu lebih jauh lagi, akan jauh lebih mudah untuk mengurangi penyusutan di ritel.

Pastikan karyawan jelas tentang konsekuensi pencurian dan pastikan mereka bertanggung jawab atas tindakan mereka. Selain itu, latih mereka tentang cara mengenali penipuan dan pencuri umum. Anda dapat melatih karyawan dan mengurangi kesalahan manusia dengan menggunakan perangkat lunak manajemen karyawan untuk mendigitalkan dan menyederhanakan operasi harian dan pelaporan inventaris.

Audit inventaris yang sering membuat karyawan tetap waspada dan harus dilakukan setiap hari untuk mengurangi penyusutan dan kehilangan inventaris.

Pengawasan video, cermin, dan tanda adalah cara yang bagus untuk mencegah pencuri dan karyawan mencuri inventaris. Ini juga memberi manajemen ketenangan pikiran, karena mereka tahu toko mereka dipantau 24/7.

Terakhir, dengan menyewa manajer pencegahan kerugian, Anda dapat mempercayai bahwa seseorang dengan keahlian dan pengetahuan dapat menerapkan strategi untuk mengurangi pencegahan kerugian dan meningkatkan keamanan toko ritel.