Apa Arti Otomatisasi PR bagi Profesional PR?

Dunia bergerak jauh lebih cepat dibandingkan sebelumnya, dan dampak media digital dan sosial telah memaksa peran profesional PR berkembang secara dramatis. Untungnya, solusi otomatisasi PR telah membantu tim di seluruh dunia beradaptasi dengan lanskap media yang semakin rumit.

Semakin kompleksnya cara penyampaian informasi tidak membuat tim komunikasi tidak lagi mempunyai waktu, namun teknologi yang didukung AI dapat membantu para profesional PR bekerja lebih cerdas.

Baik itu memperkenalkan reporter, memantau berita, menyusun strategi kampanye, atau membuktikan ROI, alat otomatisasi PR dapat membantu profesional komunikasi meluangkan waktu dan fokus pada hal terbaik yang mereka lakukan—membina hubungan dan menyusun pesan yang menarik.

Mari kita jelajahi beberapa cara otomatisasi PR dapat membuka produktivitas tim komunikasi melalui AI dan strategi berbasis data.

Isi

• Bagaimana PR dan Otomasi Cocok Bersama?

• Otomatisasi Penjangkauan Media

• Otomatisasi Pemantauan Media

• Otomatisasi Pelaporan PR

• Otomatisasi Media Sosial

• Otomatisasi Perencanaan Humas

• Otomatisasi dan PR Harus Hidup Berdampingan

Bagaimana PR dan Otomasi Cocok Bersama?

Ketika AI telah berkembang dalam kesadaran masyarakat dan menjadi lebih umum dalam lingkungan bisnis, kekhawatiran umum adalah bahwa teknologi ini pada akhirnya akan menggantikan tenaga profesional manusia.

Tentu saja, ada beberapa orang yang merasa bahwa otomatisasi PR merupakan inti dari profesi ini, yaitu hubungan. Lagi pula, Anda tidak dapat (atau, setidaknya tidak seharusnya) mengotomatiskan hubungan Anda dengan orang lain.

Namun, meskipun kita tidak ingin mengotomatiskan semuanya , otomatisasi tentu saja dapat digunakan untuk menangani beberapa kesibukan pekerjaan yang sejalan dengan peran profesional PR.

Jika dimanfaatkan dengan benar, mengotomatiskan beberapa tugas, seperti pemantauan media, penjangkauan media, media sosial, dan pelaporan dapat menghemat waktu sekaligus meningkatkan perencanaan dan hasil.

“Menggunakan alat untuk mengotomatiskan tugas membantu kita menjadi lebih cerdas dalam bekerja sekaligus meningkatkan produktivitas,” kata Wendy Marx, presiden, Marx Communications. “Ini mengubah PR dari seni yang intuitif menjadi profesi yang lebih ketat yang didukung oleh data dan analitik.”

Solusi teknologi bertenaga AI seperti Meltwater Suite dapat membantu profesional PR menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan menciptakan strategi PR yang menghasilkan hasil bisnis nyata. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas manual yang membosankan dan mempersenjatai tim PR dengan data nyata, Meltwater memberdayakan Anda untuk membangun program hubungan media yang lebih fokus, lebih memahami audiens Anda, dan membuat keputusan yang lebih tepat.

Mari kita lihat lebih dekat bagaimana para profesional humas menerapkan otomatisasi ke dalam pekerjaan mereka sehari-hari dengan beberapa contoh.

Otomatisasi Penjangkauan Media

Membangun daftar media bisa jadi membosankan. Dengan otomatisasi, hal tersebut dapat dikurangi.

Teknologi seperti solusi Hubungan Media dari Meltwater memiliki basis data media yang kuat sehingga profesional PR dapat sangat fokus dalam penjangkauan dan promosi mereka. Selain itu, perangkat lunak kami secara otomatis memperkaya profil jurnalis database dengan informasi terkini, dan secara berkala menambahkan kontak baru.

Ucapkan selamat tinggal pada waktu berjam-jam yang dihabiskan untuk membuat daftar media statis — Meltwater menjadikan hal itu sebagai masa lalu.

“Setelah 10 tahun melakukan penelusuran manual untuk membuat daftar penjangkauan sebagai PR digital, pembuatan daftar otomatis telah memangkas pekerjaan yang biasanya memakan waktu rata-rata tiga hari per rilis menjadi maksimal satu pagi,” kata Corinne Card, salah satu pendiri Media Cerita Lengkap.

Mengoptimalkan upaya penjangkauan

Selain pembuatan daftar, otomatisasi juga dapat membantu profesional PR dalam melakukan tindak lanjut, sehingga lebih mudah untuk mengoptimalkan jangkauan ke seluruh tim Anda. Solusi seperti Meltwater dilengkapi alat mirip CRM, yang membantu menyinkronkan upaya penjangkauan media tim Anda untuk menghindari situasi seperti jurnalis didekati tentang berita yang sama oleh dua anggota tim yang berbeda.

Ini juga membantu melacak interaksi dengan jurnalis, sehingga lebih mudah membangun hubungan dengan mereka karena Anda memiliki catatan semua interaksi sebelumnya. Dengan Meltwater Media Outreach, Anda juga dapat dengan mudah melacak metrik seperti email terkirim, rasio terbuka, rasio pentalan, dan banyak lagi. Solusi ini dimaksudkan untuk membantu menghemat waktu Anda sekaligus menjadikan penjangkauan Anda lebih efektif.

“Dengan melacak siapa yang membuka penawaran saya, saya dapat menyesuaikan tindak lanjut saya dengan reporter yang mungkin telah melihat sekilas pesan saya dan teralihkan dibandingkan dengan pesan yang belum dibuka, apakah itu karena reporter tersebut menghapus pesan tersebut tanpa membaca atau masih menunggu untuk dibaca. baca,” Adam Yosim, Eksekutif Akun Senior, Stanton Communications.

Mengandalkan teknologi terkini, Anda dan tim dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengerjakan tugas manual. Solusi seperti Meltwater kini memanfaatkan AI generatif untuk mengotomatiskan produksi siaran pers. Dengan memanfaatkan Chat GPT, Asisten Humas Meltwater dapat menyusun siaran pers yang ditulis dengan AI untuk Anda; cukup berikan sistem penjelasan dalam bahasa alami tentang isi rilis Anda, dan alat tersebut akan membuat draf salinannya.

Ingin melihat langsung bagaimana Meltwater dapat membantu mengotomatiskan proses PR?

Cukup isi formulir di bawah ini dan ahlinya akan menghubungi Anda!

Otomatisasi Pemantauan Media

Lanskap media semakin kompleks dalam satu dekade terakhir. Profesional PR perlu mengetahui siapa yang membicarakan merek atau klien mereka melalui berita tradisional, media sosial, blog, podcast, forum online, dan banyak lagi. Hal ini menimbulkan pertanyaan—bagaimana Anda bisa melakukan itu?

Pantau sumber media dalam skala besar

Untungnya, teknologi modern dapat membantu mengotomatiskan proses pemantauan media, menyisir semua data tersebut untuk menemukan cerita yang tepat bagi tim Anda yang Anda butuhkan untuk menginformasikan strategi PR Anda.

Alat seperti solusi Media Monitoring Meltwater memindai lebih dari 270.000 sumber berita di seluruh dunia. Selain itu, Anda dapat memilih hingga 15 saluran media sosial berbeda untuk dipantau pada waktu tertentu.

“Laporan penyebutan media otomatis setiap pagi pada jam 7 pagi memungkinkan saya memulai hari saya dengan mengetahui apa yang terjadi di industri klien,” Chloe DeYoung, manajer PR, Element menjelaskan. “Saya mendapatkan peringatan untuk klien saya, juru bicara mereka, berita industri, dan bahkan sebutan pesaing.”

Teknologi PR modern dapat mengotomatiskan proses pengumpulan “kliping” sehingga tim dapat lebih memfokuskan waktu mereka untuk membuat kampanye yang efektif dan menyusun pesan yang relevan daripada memilah-milah berita hari ini. Selain itu, AI dapat memindai semua konten tersebut dan menganalisisnya untuk mencari sebutan, sentimen, dan banyak lagi.

“Dalam penempatan koperasi pertama saya, saya membuat 'kliping',” kata Celia Sollows, presiden, The Little Public Relations Company. “Kami menerima penyebutan berita melalui fax, menelusuri beberapa surat kabar, menggunting cerita, menempelkannya di kertas, lalu memfotokopi dan menyampaikannya. Penghitungan dan analisis kata dilakukan secara manual. Hari ini saya masuk ke platform dan mendapatkan cerita plus analisis.”

Bagaimana AI membantu pemantauan krisis

Mengotomatiskan proses ini sangat penting terutama dalam manajemen krisis.

Dengan solusi pendengaran sosial Meltwater, profesional PR dapat membangun pencarian untuk nama merek Anda dan kata kunci relevan lainnya (misalnya nama produk, eksekutif senior, dll.) yang mungkin disebutkan ketika orang-orang mendiskusikan bisnis dan industri Anda. Anda juga dapat mengatur peringatan untuk dikirimkan kepada pemangku kepentingan utama ketika ada lonjakan yang tidak biasa dalam istilah-istilah tersebut yang sedang dibahas di media sosial.

Tip: Kunjungi blog kami untuk mempelajari cara membuat laporan analisis pemantauan media.

Otomatisasi Pelaporan PR

Para profesional PR harus mampu menunjukkan keberhasilan upaya mereka dan menunjukkan bukti konklusif bahwa hubungan masyarakat memberikan hasil bisnis yang nyata. Sayangnya, proses pelaporan sering kali menjadi kendala bagi banyak tim PR.

Namun teknologi baru dapat mengotomatiskan sebagian besar proses pelaporan sehingga para profesional PR selalu memiliki akses terhadap metrik kinerja mereka yang dinamis dan terkini.

“Otomasi, jika digunakan dengan benar, dapat sangat membantu melacak metrik kampanye,” kata Kristina Markos MLS, instruktur komunikasi, Lasell College. “Memiliki akses instan ke data dan metrik adalah kuncinya.”

Kekuatan dasbor yang dapat disesuaikan

Solusi seperti Meltwater memberi tim PR akses ke dasbor yang dapat disesuaikan melalui alat Analisis kami. Dengan Meltwater, Anda dapat dengan mudah melacak berbagai metrik penting bagi profesional PR, termasuk:

• Paparan media
• Kesetaraan nilai iklan (AVE)
• Sentimen
• Jangkauan media sosial
• Berbagi suara

Dasbor kami yang dapat disesuaikan selalu diperbarui dengan data langsung dari skala waktu apa pun yang dipilih tim Anda, baik dalam hitungan hari, bulan, atau bahkan tahun demi tahun. Dengan begitu, Anda mendapatkan informasi terkini dan paling relevan dalam hitungan detik.

“Ketika tiba waktunya untuk melaporkan pekerjaan kami sebagai agensi, kami dapat melihat liputan menyeluruh, mulai dari media tradisional, sosial, hingga konten influencer,” kata DeYoung. “Kemudian kami bekerja dalam analitik untuk melacak kunjungan situs web dan jalur dari upaya kami.”

Anda dapat menggunakan dasbor ini untuk membuat laporan otomatis yang dikirim melalui email secara berkala. Selain itu, liputan media baru dapat dibagikan melalui email kepada rekan kerja dalam format buletin otomatis, sehingga memastikan keberhasilan tim PR secara konsisten disoroti dalam bisnis.

Otomatisasi Media Sosial

Otomatisasi media sosial telah mengubah permainan bagi banyak profesional PR. Alat yang memungkinkan merek menjadwalkan postingan untuk menghemat waktu dan memungkinkan mereka menarik lebih banyak lalu lintas ke situs mereka.

Meskipun mengotomatiskan postingan media sosial itu mudah, tetap penting untuk terlibat dengan pengikut Anda.

“Media sosial lebih dari sekadar tempat pembuangan tautan,” kata Andy Crestodina, salah satu pendiri dan kepala pemasaran, Orbit Media. “Ini adalah tempat untuk ngobrol. Jika postingan sosial otomatis ini adalah satu-satunya yang ada di aliran Anda, itu tidak baik.”

Selain itu, teknologi seperti Meltwater dapat membantu Anda mengotomatiskan pelaporan inisiatif media sosial Anda.

Platform kami memungkinkan Anda melacak kinerja postingan Anda secara real time. Anda dapat melihat kinerja masing-masing saluran serta tampilan lintas saluran yang menyoroti konten teratas di seluruh saluran sosial Anda, baik berbayar maupun organik. Anda juga dapat mengembangkan analitik untuk mengikuti kampanye tertentu dan membandingkan hasilnya dengan program sosial normal Anda.

Otomatisasi Perencanaan Humas

Otomatisasi memainkan peran penting dalam perencanaan kampanye dan strategi PR Anda. Para profesional PR perlu memahami topik-topik yang menjadi perhatian audiens dan percakapan yang terjadi secara online di mana merek Anda dapat menjadi bagiannya.

Solusi mendengarkan sosial seperti Meltwater dapat membantu Anda memanfaatkan percakapan ini. Hal ini memungkinkan Anda melacak topik yang sedang tren sehingga Anda dapat melompati cerita sebelum pesaing Anda.

Memanfaatkan otomatisasi dan strategi yang didukung data untuk memanfaatkan tren akan membantu merek Anda tetap terlihat di lanskap media online yang luas, serta menunjukkan bahwa tim Anda mengetahui minat audiens Anda.

“Mengetahui jenis konten apa yang disukai pemirsa pada waktu tertentu adalah segalanya,” kata Lauren Cranston, Spesialis Humas dan Media Sosial di Skyword. “Karena aktivitas media sosial berfluktuasi, memiliki informasi otomatis di ujung jari saya sangatlah penting untuk membantu membangun strategi.”

Otomatisasi dan PR Harus Hidup Berdampingan

Agensi PR terkemuka di dunia memanfaatkan otomatisasi dan AI untuk merencanakan kampanye, memantau sumber media, memberikan pelaporan holistik, dan banyak lagi. Dalam lingkungan media online yang serba cepat saat ini, terlalu sulit bagi satu tim untuk menyelesaikan semua tugas tanpa bantuan teknologi.

Teknologi seperti Meltwater dapat membantu profesional PR mengotomatisasi proses, membuat keputusan yang lebih tepat, mencapai hasil yang lebih baik, dan menyediakan data dan analisis yang membuktikan ROI strategi PR.

Dengan begitu, tim bisa lebih efisien sambil tetap setia pada inti profesi yang membangun hubungan.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Meltwater dapat membantu Anda mengotomatiskan proses PR dengan mengisi formulir di bawah ini: