Apa yang Tepat Dilakukan oleh Asisten Virtual? Semua yang Ingin Anda Ketahui

Sebagai pemilik bisnis, Anda terlalu sadar bahwa ada 24 jam dalam sehari, dan bahkan ini tidak cukup.

Dengan semua yang perlu Anda lakukan – perekrutan dan manajemen karyawan, admin, dan memastikan bisnis Anda berjalan menguntungkan, Anda hanya tidak punya waktu untuk melakukan semuanya 100% dengan kemampuan terbaik Anda.

Anda juga tidak seharusnya!

Salah satu solusi mudah untuk situasi seperti ini adalah menyewa asisten. Tetapi jika anggaran tidak tersedia untuk asisten penuh waktu, alternatif yang baik adalah menyewa asisten virtual.

Namun, mungkin sulit untuk mengetahui dengan tepat cara menyewa asisten virtual, serta poin-poin penting tentang apa yang dilakukan oleh asisten virtual. Izinkan kami untuk menjernihkan beberapa masalah ini dengan menjelaskan secara mendetail tentang bagaimana asisten virtual dapat membantu bisnis Anda.

Mengapa dan Kapan Anda Perlu Menyewa Asisten Virtual?

Untuk sebagian besar, tidak pernah ada waktu yang buruk untuk menyewa asisten virtual, jadi selalu lebih baik untuk menyewanya sebelum benar-benar diperlukan!

Asisten virtual dapat melakukan begitu banyak tugas berbeda dan membantu dengan berbagai cara, membantu Anda mengurangi beban kerja. Dengan mendelegasikan tugas yang sebenarnya tidak perlu Anda lakukan, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada inti bisnis daripada terjebak dengan pekerjaan yang menyita waktu.

Menyewa asisten virtual juga bisa menjadi ide bagus untuk bisnis apa pun yang sedang dalam proses penskalaan. Ini selalu merupakan waktu yang sibuk untuk sebuah bisnis, yang berarti tidak dapat dihindari bahwa tugas-tugas penting akan hilang begitu saja. Tetapi memiliki asisten virtual dapat membantu memastikan bahwa detail tidak terlewatkan dan semuanya tetap sesuai jalur selama periode sibuk ini.

Apa yang Dilakukan Asisten Virtual?

Jadi, "apa yang dilakukan asisten virtual?" Anda mungkin berpikir untuk diri sendiri. Ini pertanyaan yang agak terbuka. Di satu sisi, ini tergantung pada jenis asisten virtual yang Anda pekerjakan karena ada berbagai spesialisasi. Tetapi terserah Anda juga untuk memutuskan apa yang Anda ingin asisten virtual Anda lakukan, dan kemudian melihat bahwa asisten virtual yang Anda pekerjakan dapat melakukan apa pun yang Anda butuhkan (dan juga akan menjadi karyawan yang baik untuk bisnis Anda).

Untuk lebih spesifik, ada berbagai tugas yang dapat dilakukan sebagian besar asisten virtual untuk Anda, untuk meningkatkan produktivitas tempat kerja Anda.

• Salah satu tugas paling mendasar adalah mengatur jadwal Anda, serta semua kebutuhan penjadwalan pekerjaan Anda. Dengan asisten virtual, akan lebih mudah untuk menjadwalkan, mengonfirmasi, dan menerima pengingat tentang semua janji Anda, menghemat banyak waktu dan membantu Anda menjadi lebih efisien.
• Komunikasi internal dan eksternal adalah bidang lain di mana asisten virtual dapat memberikan banyak bantuan. Asisten virtual dapat mengelola daftar kontak dan menyaring email, hanya meneruskan yang memerlukan perhatian segera. Dengan bantuan dari asisten virtual, juga menjadi lebih mudah untuk mengirim email massal ke klien atau karyawan dan melacak alamat email yang Anda perlukan.
• Dalam beberapa kasus, asisten virtual dapat melakukan beberapa pekerjaan akuntansi dan membantu mengelola pembukuan perusahaan Anda. Ini bisa berarti meninjau transaksi di rekening bank bisnis Anda, mengirim faktur, atau menindaklanjuti pembayaran yang belum diterima. Tak perlu dikatakan, ini dapat menghemat banyak waktu dan tenaga karena sebagian besar pekerjaan ini monoton tetapi perlu diselesaikan.

Cara Menyewa Asisten Virtual

Dalam banyak hal, mengetahui cara mempekerjakan asisten virtual membutuhkan keterampilan yang sama dengan mengisi posisi lain di perusahaan Anda. Tentu saja, Anda tetap harus menyesuaikan prosesnya; mempekerjakan CEO berbeda dengan mempekerjakan pekerja garis depan, jadi Anda harus benar-benar menyesuaikan proses perekrutan – tes, pertanyaan wawancara, bahkan lokasi tempat Anda mencari kandidat – disesuaikan untuk menyewa asisten virtual.

Berikut adalah beberapa tips cepat:

1. Tentukan tugas yang Anda ingin asisten virtual Anda lakukan. Catat kebutuhan Anda dan uraikan tugas yang ingin Anda outsourcing ke asisten virtual. Dengan mengingat hal itu, Anda akan dapat menulis deskripsi pekerjaan untuk apa yang perlu dilakukan asisten virtual Anda saat bekerja. Singkatnya, Anda perlu mengetahui sebelumnya apa yang akan Anda minta untuk dilakukan oleh asisten virtual Anda.
2. Tugas pekerjaan yang Anda tulis setidaknya sebagian terkait dengan langkah selanjutnya, yaitu menentukan anggaran Anda. Lagi pula, Anda tidak dapat meminta terlalu banyak dari asisten virtual tanpa menawarkan kompensasi yang layak untuk tugas tersebut. Anggaran yang Anda miliki akan membantu menentukan apakah Anda menyewa asisten penuh waktu, asisten paruh waktu, atau jika Anda ingin menyewa asisten virtual berdasarkan tugas demi tugas, yang juga bisa menjadi pilihan. Ingat, Anda ingin menyisihkan sebagian anggaran Anda untuk pengembangan karyawan, termasuk asisten virtual jika Anda dapat melihat mereka tetap bersama perusahaan Anda untuk jangka panjang.
3. Setelah menyelesaikan daftar tugas dan anggaran Anda, Anda dapat memposting deskripsi pekerjaan Anda dan menunggu kandidat menemukan Anda. Dari sana, yang terpenting adalah meninjau kandidat, melakukan wawancara, dan melakukan uji tuntas untuk menemukan asisten virtual terbaik seperti yang Anda lakukan untuk pekerjaan lain.

Saat Anda mempekerjakan asisten virtual, ada baiknya mempersempit daftar kandidat dan kemudian memberi mereka tes untuk melihat apakah mereka dapat menangani pekerjaan itu. Anda pasti ingin mereka berhasil, jadi menyusun tes akan membantu memastikan Anda menemukan orang yang tepat. Setelah Anda yakin telah menemukan asisten virtual yang tepat, penting untuk menetapkan ekspektasi atas apa yang ingin Anda terima dari posisi tersebut, serta daftar periksa orientasi tentang apa yang ingin dicapai oleh asisten virtual baru Anda. Ini kemungkinan akan bertepatan dengan daftar tugas asli yang ingin Anda outsourcing. Namun tidak ada salahnya untuk menegaskan kembali mengapa Anda menyewa asisten virtual dan apa yang Anda butuhkan dari peran itu.

Mengapa Menyewa Asisten Virtual?

Setelah seluruh proses yang Anda lalui untuk menyewa asisten virtual, penting untuk tidak melupakan mengapa Anda membutuhkannya. Mengingat hal ini akan membantu memastikan bahwa Anda mendapatkan hasil maksimal dari asisten virtual Anda, memastikan Anda memiliki orang yang tepat untuk pekerjaan itu, dan bahwa Anda memberikan arahan dan manajemen terbaik.

Sebagai permulaan, Anda telah menyewa asisten virtual untuk menghemat waktu pada tugas-tugas tertentu. Tetapi Anda juga melakukannya untuk menghemat uang dengan mengurangi beberapa biaya overhead yang terkait dengan karyawan internal tradisional. Anda juga dapat menyewa asisten virtual paruh waktu, karyawan jarak jauh, atau mempekerjakan seseorang yang hanya melakukan tugas yang Anda perlukan, yang juga dapat menghemat uang bisnis Anda.

Mempekerjakan asisten virtual juga dilakukan untuk membebaskan waktu pemilik bisnis dan manajer untuk lebih fokus pada langkah-langkah gambaran besar yang dapat meningkatkan bisnis daripada menghabiskan terlalu banyak waktu untuk operasi sehari-hari – klasik 'bekerja pada Anda bisnis, bukan di dalamnya '. Operasi sehari-hari tersebut harus dijalankan dengan lebih efisien, yang pada gilirannya akan membebaskan waktu bagi pemilik dan manajer agar lebih efisien dengan cara mereka menghabiskan waktu. Jika itu tidak terjadi, mungkin perlu menilai kembali kebutuhan akan asisten virtual atau bagaimana tugas yang diberikan ke asisten virtual diselesaikan.

Perangkat Lunak Manajemen Bisnis dan Karyawan: Alat Manajemen Asisten Digital All-In-One Anda

Namun, jika menyewa asisten virtual tampak menakutkan, Anda selalu dapat menggunakan cara yang intuitif dan mudah untuk mengelola asisten virtual Anda, serta mengelola dan mendelegasikan beberapa tugas Anda yang paling memakan waktu dengan mudah: dengan menggunakan karyawan dan bisnis all-in-one aplikasi manajemen, seperti Connecteam.

Bayangkan sebuah dunia di mana Anda dapat dengan mudah memberi tahu asisten virtual Anda apa yang harus dilakukan, dan meminta mereka mengurus semuanya dari sana (sambil memberi Anda pengawasan penuh)? Segala sesuatu yang kemungkinan besar akan Anda delegasikan dapat ditangani melalui aplikasi Connecteam – bahkan tidak memerlukan pelatihan apa pun!

Bayangkan sebuah dunia di mana Anda –

• Asisten virtual dapat menyesuaikan diri dengan kecepatan mereka sendiri, melalui fitur pelatihan jarak jauh digital
• Tugas berulang seperti penjadwalan karyawan dapat dengan mudah diotomatisasi, artinya tidak perlu lagi mencari-cari siapa yang tersedia untuk bekerja, dan khawatir jika Anda memiliki konflik penjadwalan.
• Karyawan dapat masuk dan keluar sendiri, melalui ponsel cerdas mereka (dan bahkan dari lokasi tertentu yang dibatasi wilayah).
• Komunikasi di seluruh perusahaan bisa sesederhana memposting pembaruan di aplikasi, lalu mengirimkan pengingat otomatis kepada siapa pun yang belum melihatnya.
• Sederhanakan alur kerja dan kelola proyek dengan cara yang lebih efisien, dengan alat manajemen tugas bawaan.

Tanpa perlu pelatihan, paket gratis selamanya, dan uji coba gratis 14 hari dari semua paket berbayar, ada alasan mengapa 36.000+ bisnis senang menggunakan Connecteam untuk mengelola asisten virtual, karyawan, dan bisnis mereka.

Coba Connecteam hari ini, dan lihat bagaimana ini dapat membantu asisten virtual Anda bekerja, membuat bisnis Anda berjalan lebih baik, lebih cepat, lebih kuat, dan membantu Anda berkembang!