Panduan Utama Tata Kelola Data

Tata kelola data sangat penting untuk menjaga kualitas dan keamanan informasi dalam suatu organisasi. Tanpa proses tata kelola data yang efektif, perusahaan menghadapi risiko kesalahan pengelolaan data dan pelanggaran keamanan, yang menyebabkan hilangnya kepercayaan dan kemungkinan implikasi hukum.

Dengan mengadopsi praktik tata kelola data, organisasi dapat memastikan bahwa data mereka akurat, dapat diakses, dan aman, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat dan kepatuhan terhadap peraturan privasi data. Namun apa sebenarnya tata kelola data itu, dan bagaimana cara menerapkannya secara efektif?

Apa Itu Tata Kelola Data?

Manfaat Tata Kelola Data

Tata kelola data membantu bisnis dalam mencapai berbagai tujuan. Hal ini bukan hanya sekedar kebutuhan regulasi; hal ini membawa manfaat strategis bagi bisnis yang sangat bergantung pada data untuk mendorong keputusan dan strategi.

Peningkatan Kualitas dan Integritas Data

Manfaat utama tata kelola data adalah peningkatan signifikan dalam kualitas dan integritas data organisasi. Tingkat kualitas data yang lebih tinggi biasanya dicapai melalui:

• Manajemen metadata: Tata Kelola Data membantu mengelola dan memahami data dengan menggunakan manajemen metadata. Hal ini mencakup melacak dari mana data berasal, bagaimana data tersebut digunakan, dan perubahan apa pun yang dilakukan. Ini memastikan kualitas data dengan melacak perubahan konten dan konteks data Anda serta memperbaiki kesalahan apa pun.
• Penatagunaan data: Penatalayanan data, ahli di bidang ini, menjaga kontrol data dan mengawasi kualitas data. Para spesialis ini adalah jantung dari proses tata kelola data, yang menangani penilaian, pembuatan, penggunaan, penyimpanan, pengarsipan, dan penghapusan informasi yang menjadi tanggung jawab mereka.

Dengan menetapkan kebijakan pengelolaan data yang jelas dan menugaskan pengelola data, organisasi memastikan bahwa data mereka akurat, konsisten, dan dapat diandalkan.

Membangun Etika Data

Etika data mengevaluasi praktik data yang digunakan dalam organisasi, seperti mengumpulkan, menghasilkan, dan menganalisis data yang berdampak pada pelanggan dan masyarakat secara keseluruhan.

Menumbuhkan etika data membantu perusahaan memahami alasan mereka mengumpulkan data tertentu dan apa yang dapat mereka capai dengan data tersebut. Setiap transaksi berbasis data harus menawarkan manfaat bagi pengguna akhir. Jika Anda tidak menyelesaikan masalah dengan data yang Anda kumpulkan, Anda harus bertanya mengapa Anda mengumpulkannya dan apa yang Anda lakukan dengannya.

Etika data menjadi sangat penting dengan munculnya AI. Pelanggan dan pemerintah kini semakin khawatir mengenai cara perusahaan memperlakukan data mereka dan ke mana data tersebut akan disimpan. Bersikap transparan tentang cara Anda mendapatkan data dan cara pemrosesannya sangat penting untuk membangun kepercayaan merek.

Kepatuhan terhadap Peraturan dan Manajemen Risiko

Kerangka kerja tata kelola data memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan terkait data, seperti GDPR dan HIPAA. Kepatuhan mengurangi risiko masalah hukum dan denda yang mahal. Selain itu, ini melindungi terhadap pelanggaran data dan insiden keamanan, serta menjaga reputasi organisasi.

Peningkatan Pengambilan Keputusan

Menetapkan kendali atas seluruh cakupan data perusahaan memberi para eksekutif dan manajer pandangan holistik tentang aktivitas, tantangan, dan peluang bisnis. Mengetahui di mana data yang diperlukan disimpan dan memastikan keakuratannya memungkinkan merek merespons tantangan yang meningkat dengan cepat dan mengenali tren baru sejak dini.

Hal ini juga berlaku untuk spesialis reguler yang melakukan tugas sehari-hari. Memiliki akses data yang tepat waktu membuat karyawan lebih mandiri dan memungkinkan mereka melaksanakan tugas lebih cepat, tanpa menunggu rapat lagi untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka.

Keamanan Data yang Ditingkatkan

Tata kelola data mencakup penentuan siapa yang dapat mengakses data, dalam kondisi apa, dan bagaimana data dilindungi. Peningkatan keamanan ini sangat penting di era di mana pelanggaran data dapat menimbulkan konsekuensi yang sangat buruk. Dengan mengontrol dan memantau akses ke data sensitif, organisasi dapat melindungi aset dan informasi pelanggan mereka dengan lebih baik.

Komunikasi yang Efisien di Seluruh Perusahaan

Menurut Gartner, pengeluaran TI di seluruh dunia diperkirakan mencapai $5 triliun pada tahun 2024. Angka ini tumbuh sebesar ~7% setiap tahun seiring dengan semakin banyaknya departemen yang memiliki alat internal. Masalahnya di sini adalah setiap alat menghasilkan data yang biasanya ada di dalam departemen tersebut. Hal ini mengakibatkan silo data di seluruh organisasi.

Tata kelola data memastikan semua aplikasi penghasil data terhubung ke gudang data terpusat, tempat semua data perusahaan disimpan. Data bersama memungkinkan semua tim memiliki pemahaman yang sama. Misalnya, ketika eksekutif memiliki akses ke semua metrik pemasaran dan penjualan, mereka dapat menyesuaikan strategi dan mengambil keputusan tanpa menunggu seminggu untuk mendapatkan laporan terperinci.

Menavigasi Tantangan Tata Kelola Data

Terlepas dari semua manfaat nyata dari tata kelola data, penerapannya bisa jadi rumit dan menantang. Data dalam jumlah besar sulit dikelola pada tahap awal, terutama jika tidak ada budaya data yang mapan dalam organisasi. Mari kita lihat tantangan tata kelola data yang paling umum.

Perhatian Manajemen Puncak

Tantangan: Berjuang untuk mendapatkan dukungan dari manajemen tingkat atas untuk inisiatif tata kelola data

Masalahnya sering kali dimulai dari atas, yaitu C-Suite yang tidak melihat potensi nilai dalam tata kelola data. Tantangan ini mencakup penyampaian secara jelas pentingnya dan manfaat tata kelola data kepada C-suite, dan menyelaraskan inisiatif tata kelola data dengan tujuan bisnis. Memastikan kejelasan peran dan mengatasi konflik kepemilikan data juga menimbulkan hambatan yang signifikan.

Solusi: Mendidik C-suite tentang nilai-nilai strategis tata kelola data.

Untuk mengatasi tantangan ini, Anda perlu memulai dialog dengan C-suite untuk menguraikan peran penting dan manfaat tata kelola data. Membentuk dewan tata kelola yang mencakup manajemen senior untuk memandu dan mendukung strategi tata kelola, yang secara langsung menghubungkannya dengan tujuan bisnis.

Selanjutnya, tetapkan peran tata kelola kepada para eksekutif, dengan menekankan nilai keterlibatan mereka. Dengan cara ini, Anda dapat terus mengubah mereka menjadi pendukung inisiatif ini. Cadangkan proses dengan metrik kinerja dan pelacakan kemajuan untuk menunjukkan dampak tata kelola data.

Integrasi data

Tantangan: Ketidakmampuan mengumpulkan dan menstandarisasi data yang berbeda

Salah satu tantangan terbesarnya adalah integrasi data dari sumber yang berbeda. Tata kelola data di seluruh perusahaan melibatkan pengumpulan informasi di berbagai domain yang memiliki struktur, format, dan makna umum berbeda.

Dengan pergantian teknologi dan sumber data baru yang terus-menerus di setiap departemen, sulit untuk tidak mengabaikan perubahan data apa pun. Selain itu, ini harus merupakan proses yang berkesinambungan dan real-time. Pengumpulan data secara manual seringkali tidak teratur dan rentan terhadap kesalahan manusia.

Solusi: Platform integrasi data khusus domain

Mayoritas organisasi menerapkan tata kelola data dengan mencoba mengatur semua aset data sekaligus. Pendekatan holistik seperti ini berarti kemajuan yang lambat dan menimbulkan risiko bahwa upaya Anda tidak dapat dikaitkan dengan kebutuhan bisnis yang mendesak.

Platform integrasi data khusus domain terhubung ke sumber data Anda melalui konektor API untuk membangun aliran data berkelanjutan ke penyimpanan terpusat. Solusi ini mengekstrak data, mengubahnya menjadi format yang selaras dan siap analisis, dan memuatnya ke penyimpanan pilihan Anda.

Pendekatan khusus domain memungkinkan Anda memprioritaskan aset data paling penting yang memerlukan perhatian tingkat tinggi (seperti informasi identitas pribadi). Pendekatan ini secara efektif mengurangi cakupan kegiatan tata kelola dan memusatkan upaya pada data yang paling penting.

Menerapkan alat integrasi data khusus domain memungkinkan data yang lebih akurat dan analisis mendetail di masa mendatang. Solusi ini cenderung memiliki model data yang disesuaikan dengan data yang digunakan oleh departemen tertentu. Oleh karena itu, Improvado memiliki Model Data Umum Pemasaran yang memungkinkan normalisasi data di seluruh platform pemasaran berbayar, organik, e-niaga, dan jenis lainnya.

Memastikan Kualitas Data

Tantangan: Memastikan Kualitas Data Tinggi Dalam Kerangka Tata Kelola Data

Tata kelola data dan kualitas data pada dasarnya saling terkait, namun memastikan kualitas data yang tinggi merupakan sebuah tantangan besar. Tata kelola data menetapkan kerangka kerja untuk mengelola data, namun mencapai dan menjaga 'kebaikan' data—akurasi, kelengkapan, konsistensi, relevansi, dan ketepatan waktu—adalah hal yang rumit.

Solusi: Tentukan masalah kualitas data dan terapkan solusi yang relevan

Langkah pertama dalam memecahkan masalah ini adalah dengan mendefinisikannya dengan jelas. Mengukur masalah dan tujuan yang ingin Anda capai harus menjadi langkah pertama Anda. Misalnya, Anda dapat berkata, “Kami mengungkapkan bahwa 20% entri data pemasaran adalah duplikat. Kami ingin menurunkannya menjadi kurang dari 1%”.

Dengan masalah yang teridentifikasi dengan benar, akan lebih mudah menemukan alat yang dapat membantu Anda menyelesaikannya. Jika Anda menghadapi entri duplikat, Anda mungkin memerlukan alat pembersihan data, atau platform integrasi data dengan kemampuan normalisasi. Sebaiknya periksa juga bagaimana data disimpan di penyimpanan Anda, karena duplikat mungkin muncul dari dua sumber terpisah yang berisi data yang sama. Alat silsilah data mungkin berguna di sini.

Skalabilitas

Tantangan: Meningkatkan Tata Kelola Data Seiring dengan Pertumbuhan Organisasi

Seiring dengan berkembangnya organisasi, kerangka tata kelola data mereka juga harus berkembang untuk mengelola peningkatan volume data dan tipe data baru. Skalabilitas ini sangat penting untuk menjaga tata kelola yang efektif di seluruh tingkat organisasi. Tanpa solusi yang terukur, organisasi berisiko mengalami kesalahan pengelolaan dan inefisiensi data yang dapat menghambat pertumbuhan dan membahayakan integritas data.

Solusi: Merancang Kebijakan Tata Kelola Data yang Fleksibel dan Skalabel

Untuk mengatasi tantangan skalabilitas, organisasi perlu merancang kebijakan tata kelola data yang fleksibel dan dapat dengan mudah beradaptasi terhadap pertumbuhan dan perubahan struktur data. Dengan menerapkan kerangka tata kelola adaptif tersebut, organisasi dapat memastikan integritas dan relevansi data yang berkelanjutan.

Kepatuhan terhadap peraturan

Tantangan: Menavigasi Perubahan Peraturan Perlindungan Data

Tetap mematuhi peraturan perlindungan data yang terus berkembang seperti GDPR dan CCPA merupakan tantangan terus-menerus bagi organisasi. Tanpa peninjauan berkala terhadap kebijakan dan praktik data untuk memastikan keselarasan dengan standar hukum, perusahaan berisiko mengalami ketidakpatuhan, sehingga menghadapi potensi dampak hukum dan keuangan.

Solusi: Menyesuaikan Kerangka Tata Kelola Data untuk Memastikan Kepatuhan Terhadap Peraturan

Organisasi harus secara proaktif menyesuaikan kerangka tata kelola data mereka agar tetap mematuhi peraturan saat ini dan di masa depan. Hal ini memerlukan pelaksanaan audit rutin terhadap kebijakan dan praktik data, untuk memastikan kebijakan dan praktik tersebut sejalan dengan standar hukum terbaru. Dengan memasukkan kepatuhan ke dalam inti tata kelola data, organisasi dapat melindungi diri dari risiko ketidakpatuhan, memastikan mereka memenuhi tuntutan peraturan secara efektif.

Praktik Terbaik Tata Kelola Data

Tata kelola data yang efektif sangat penting bagi organisasi untuk memastikan aset data mereka akurat, aman, dan dimanfaatkan secara maksimal. Berikut adalah praktik terbaik utama untuk meningkatkan proses tata kelola data Anda:

1. Menetapkan Kebijakan Tata Kelola yang Jelas

Tentukan kebijakan tata kelola data yang komprehensif yang mencakup standar kualitas data, privasi, keamanan, dan kepatuhan. Pastikan kebijakan-kebijakan ini terdokumentasi dengan baik dan dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan terkait.

Saat mengembangkan kebijakan, penting untuk mempertimbangkan aspek unik dari data yang Anda gunakan. Misalnya, data pemasaran memiliki peringatan yang hanya diketahui oleh para ahli di bidangnya, seperti standar keamanan merek yang berbeda-beda menurut platform periklanan.

Improvado menawarkan tata kelola terstruktur atas data kampanye yang memastikan kepatuhan terhadap aturan keamanan merek. Setiap kali kampanye melanggar aturan ini, orang yang bertanggung jawab atas peluncuran kampanye akan menerima pemberitahuan dengan semua konteks yang diperlukan untuk segera memperbaiki kampanye tersebut.

Penerapan platform semacam ini dapat mempercepat proses pengembangan dan kepatuhan terhadap kebijakan untuk data spesifik domain secara signifikan.

2. Tetapkan Pengelola Data

Pengelola data memainkan peran penting dalam proses tata kelola, bertindak sebagai penjaga kualitas dan kepatuhan data. Tetapkan individu berpengetahuan yang memahami aspek bisnis dan teknis data.

3. Memastikan Kolaborasi Lintas Departemen

Tata kelola data harus menjadi upaya kolaboratif di semua departemen. Berikut cara kolaborasi lintas departemen dapat mempercepat implementasi tata kelola data:

• Ini meningkatkan kualitas data dengan memastikan akurasi, konsistensi, dan keandalan melalui keahlian bersama.
• Helios kolaborasi untuk mengoptimalkan penggunaan data dengan menyelaraskan strategi dan mengurangi silo.
• Komunikasi terbuka menumbuhkan budaya data, mendorong literasi, kepemilikan, dan akuntabilitas.
• Hal ini meningkatkan hasil inisiatif yang membuat dampak terukur tata kelola data dan metrik terkait tersedia bagi semua orang.

4. Memantau, Mengukur, dan Melaporkan

Tetapkan metrik untuk mengukur efektivitas inisiatif tata kelola data Anda. Pantau metrik ini secara berkala dan laporkan kemajuannya kepada pemangku kepentingan untuk menunjukkan nilai dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

5. Tinjau dan Adaptasi

Tata kelola data bukanlah sebuah inisiatif yang bersifat set-and-forget. Tinjau praktik dan kerangka tata kelola Anda secara berkala untuk beradaptasi dengan tantangan, teknologi, dan tujuan bisnis baru.

Mengukur ROI Tata Kelola Data

Mengukur laba atas investasi (ROI) untuk inisiatif tata kelola data sangat penting untuk menentukan nilai inisiatif tersebut bagi pemangku kepentingan. Meskipun manfaat tata kelola data sudah jelas—mulai dari peningkatan kualitas data hingga kepatuhan terhadap peraturan—menerjemahkan keunggulan ini ke dalam istilah keuangan yang terukur dapat menjadi suatu tantangan. Berikut adalah pendekatan terstruktur untuk membuktikan dampak finansial dari tata kelola data.

Identifikasi Keuntungan Efisiensi Operasional

Mulailah dengan mengevaluasi penghematan biaya dan waktu yang dihasilkan melalui proses pengelolaan data yang lebih efisien. Berikut beberapa metrik terukur yang dapat Anda gunakan untuk membuktikan ROI tata kelola data:

• Mengurangi waktu untuk menemukan data (%)
• Mengurangi waktu untuk memahami data (%)
• Mengurangi waktu penggunaan data (%)
• Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan dan inkonsistensi data (%)

Menilai Mitigasi Risiko

Tata kelola data memainkan peran penting dalam memitigasi risiko terkait pelanggaran data dan ketidakpatuhan terhadap peraturan. Menilai dampak finansial dari penghindaran risiko ini dengan melihat potensi denda, biaya hukum, dan biaya upaya remediasi yang dapat dicegah oleh tata kelola data. Selain itu, pertimbangkan dampak reputasi dan potensi pengaruhnya terhadap pendapatan.

Evaluasi Penghematan Biaya Teknis

Jangan lupa untuk menghitung penghematan biaya infrastruktur yang dihasilkan dari penerapan tata kelola data:

• Lebih sedikit sumber daya teknis untuk memelihara duplikat data di berbagai penyimpanan
• Lebih sedikit sumber daya teknis untuk mengumpulkan data dari sumber berbeda dan membuatnya dapat diakses oleh berbagai pemangku kepentingan
• Biaya infrastruktur yang lebih rendah
• Pengurangan biaya dalam memelihara banyak penyimpanan di seluruh unit bisnis

Hitung Biaya Investasi

Untuk mengukur ROI, penting untuk memperhitungkan total biaya program tata kelola data Anda. Hal ini mencakup investasi teknologi, biaya pelatihan, dan waktu yang dihabiskan oleh karyawan dalam peran tata kelola data. Jumlahkan biaya-biaya ini untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang investasi yang dibutuhkan.

Mulailah Perjalanan Tata Kelola Data Anda dengan Data Khusus Pendapatan

Kualitas aset data khusus pendapatan terus meningkat, seiring dengan bertambahnya jumlah aplikasi penghasil data di departemen pemasaran, penjualan, dan keuangan. Membangun inisiatif tata kelola data di seluruh data pendapatan dapat membuka peluang pertumbuhan baru dan mendorong pengambilan keputusan bagi organisasi Anda. Selain itu, lebih mudah untuk melibatkan C-Suite dalam inisiatif ini, karena data pendapatan adalah salah satu aset paling berharga di organisasi mana pun.

Improvado adalah platform analisis dan intelijen pemasaran terpadu yang didukung AI yang dirancang bagi pemasar dan bisnis untuk memanfaatkan kekuatan data guna mendorong keputusan bisnis yang berdampak. Improvado menghubungkan lebih dari 500+ sumber data, mengintegrasikan data ke dalam gudang terpusat, mengubahnya menjadi wawasan strategis, dan memfasilitasi analisis dan presentasi melalui laporan yang kaya dan dapat ditindaklanjuti.

Platform ini membantu kepatuhan terhadap pedoman, menyederhanakan tata kelola untuk beragam kampanye melalui sistem peringatan dan aturan khusus yang dapat Anda buat menggunakan bahasa alami. Improvado juga menangani manajemen akses data, menyediakan ruang kerja terpisah untuk tim yang bekerja pada sub-merek atau cabang regional berbeda di dalam organisasi.

Pertanyaan Umum