Apa itu manajemen inventaris: Definisi, manfaat, teknik

Manajemen inventaris memainkan peran penting dalam profitabilitas bisnis apa pun. Terkait dengan manajemen rantai pasokan dan logistik, manajemen inventaris mengawasi pengadaan, pergerakan, penyimpanan, dan penggunaan bahan baku penting untuk memproduksi barang dan jasa.

Manajemen inventaris juga menangani sisi keluaran bisnis—mengelola berapa banyak produk yang tersedia untuk dijual, memastikan bahwa ada cukup untuk memenuhi permintaan, tetapi tidak terlalu banyak sehingga perusahaan kehilangan uang karena inventaris yang tidak terjual.

Pada akhirnya, manajemen persediaan adalah tindakan penyeimbangan terus-menerus, menyulap input dan output untuk menekan biaya dan memaksimalkan penjualan dan keuntungan.

1. Manajemen inventaris, ditentukan
2. Manfaat
3. Proses
4. Manajemen inventaris vs. kontrol inventaris
5. Peran manajemen pesanan
6. Teknik manajemen persediaan
7. Tantangan
8. Sistem manajemen inventaris
9. Fungsi dan fitur IMS

Apa itu manajemen persediaan?

Di sisi input, ini termasuk tugas-tugas khusus seperti sumber, pembelian, penerimaan, penyimpanan, pemindahan, penjualan, dan pengiriman bahan yang digunakan untuk membuat produk perusahaan. Mengelola output persediaan melibatkan penyimpanan produk jadi serta penjualan dan pengiriman ke pelanggan.

Dalam hal profitabilitas bisnis, manajemen inventaris adalah tindakan juggling yang rumit dan berkecepatan tinggi yang dapat membuat atau menghancurkan keuntungan bisnis Anda. Terlalu banyak atau terlalu sedikit input atau output dapat membahayakan produktivitas, kepuasan pelanggan, dan profitabilitas.

Apa manfaat dari manajemen persediaan?

Manajemen inventaris adalah dasar untuk kesuksesan bisnis. Tanpa itu, sebuah perusahaan tidak bisa efisien, menguntungkan atau tangguh. Mempertimbangkan banyaknya variabel ekonomi di luar kendali siapa pun, manajemen inventaris adalah salah satu bidang yang secara tegas berada dalam kendali setiap bisnis.

1. Peningkatan efisiensi . Dalam pengaturan manufaktur, mempertahankan tingkat bahan baku yang optimal agar produksi tetap berjalan tanpa gangguan membantu meningkatkan efisiensi. Dua faktor utama adalah memiliki bahan yang tepat dan memastikan bahan tersebut berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat. Selain itu, memindahkan produk jadi ke penyimpanan di gudang mencegah keterlambatan produksi karena kurangnya ruang. Shutdown atau penundaan di mana saja dalam proses sama dengan kehilangan waktu, produktivitas, dan keuntungan.
2. Mengurangi biaya. Menjaga jumlah bahan baku yang optimal (tidak terlalu banyak, tidak terlalu sedikit – keseimbangan Goldilocks yang sempurna) meminimalkan risiko pembusukan atau pemborosan serta menghindari pembayaran bahan sebelum dibutuhkan. Dengan mempertahankan jumlah produk yang tepat untuk memenuhi permintaan, perusahaan tidak menghabiskan uang untuk tenaga kerja dan material untuk menghasilkan produk yang tidak dapat dijual dengan cukup cepat.
3. Peningkatan kepuasan pelanggan. Manajemen inventaris yang sukses menjaga ketersediaan jumlah produk yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan secepat mungkin, mengurangi kehabisan stok dan menghasilkan pelanggan yang lebih bahagia.
4. Manajemen arus kas yang lebih baik. Peramalan yang akurat bersama dengan tingkat inventaris yang tepat dan logistik yang efisien mengikat lebih sedikit uang tunai dengan pengeluaran, produksi, dan penyimpanan yang tidak perlu. Ini membebaskan arus kas dan memungkinkan penggunaan sumber daya kas yang lebih efisien.
5. Pengambilan keputusan yang lebih baik . Manajemen persediaan melibatkan peramalan permintaan, biaya, dan kebutuhan lainnya. Semakin banyak perusahaan yang menggunakan perangkat lunak untuk mengukur variabel-variabel ini untuk membuat keputusan berbasis data yang lebih cerdas. Ini membantu mengurangi biaya pengeluaran yang tidak perlu dan perkiraan permintaan yang salah arah.
6. Peningkatan keuntungan . Tujuan akhir dalam bisnis adalah untuk mendapatkan keuntungan dari menciptakan, memproduksi, menjual, dan memberikan produk yang hebat. Manajemen inventaris yang kuat meningkatkan keuntungan dengan meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan.

Bagaimana proses pengelolaan persediaan?

Proses manajemen inventaris adalah cetak biru dan buku panduan tentang bagaimana perusahaan Anda mengelola inventaris—cara Anda mendapatkan, menerima, menyimpan, menggunakan, menjual, dan mengirimkan inventaris Anda.

Proses dimulai dengan bahan dan produk yang Anda beli dan gunakan untuk membuat barang dan jasa Anda sendiri dan berlanjut sepanjang siklus produksi hingga penjualan dan pengiriman ke pelanggan Anda.

Tanpa proses manajemen inventaris, tidak mungkin untuk mulai memperbaikinya. Dan tanpa proses, efisiensi tidak mungkin dilakukan. Itu berarti pengeluaran yang terbuang percuma, kehilangan waktu, dan berkurangnya keuntungan yang tidak ada.

Proses manajemen inventaris 5 langkah:

1. Menerima dan memeriksa produk. Tetapkan proses yang lancar dan efisien untuk menerima dan memeriksa kiriman guna membantu menjaga pergerakan material. Periksa kiriman Anda untuk memastikan bahwa Anda menggunakan bahan dengan kualitas terbaik dan tidak membayar produk yang rusak atau berkualitas buruk yang perlu dikembalikan atau dibuang, atau, kasus terburuk, berakhir di produk Anda.
2. Sortir dan stok produk. Praproduksi, tentukan produk dan bahan mana yang perlu dikirim ke produksi dan mana yang perlu disimpan. Pasca produksi, pindahkan produk jadi ke area penyimpanan yang sesuai untuk menghilangkan pesanan pelanggan dan pemenuhan pesanan.
3. Terima pesanan pelanggan . Apakah e-commerce, brick-and-mortar, atau lainnya, menerima pesanan pelanggan dan memastikan bahwa semua pihak memiliki visibilitas terhadap pesanan dan informasi yang dibutuhkan. Secara internal, pastikan penjualan, gudang, pemenuhan pesanan, dan pengiriman tahu apa yang terjadi.
4. Memenuhi, mengemas dan mengirim pesanan. Pastikan pelanggan mengetahui bahwa Anda telah menerima pesanan mereka dan dapat dengan mudah mengetahui kapan pesanan akan dikirimkan dan kapan pesanan diharapkan tiba.
5. Pesan ulang stok baru. Mempertahankan inventaris fisik yang akurat sangat penting. Mengetahui kapan dan berapa banyak yang harus dipesan bergantung pada data inventaris terkini yang akurat.

Jenis inventaris

• Bahan baku adalah item, komponen, dan produk yang dibutuhkan untuk membuat suatu produk.
• Bekerja dalam proses adalah produk Anda diproduksi, ketika bahan baku dan komponen digabungkan dengan tenaga kerja pekerja dan mesin untuk membuat apa yang dijual.
• Barang jadi adalah produk jadi yang siap untuk dijual dan dikirim ke pelanggan.
• Barang MRO (MRO adalah singkatan dari pemeliharaan, perbaikan, dan pengoperasian) adalah bahan yang Anda perlukan untuk tetap membuat produk dan menjalankan bisnis, suatu bentuk biaya overhead yang dianggap sebagai biaya menjalankan bisnis.
• Inventaris transit menggambarkan produk jadi yang telah dijual dan dikirim ke pelanggan, namun belum dikirimkan. Bentangan perjalanan ini juga disebut transit, inventaris jalur pipa, dan transportasi.
• Persediaan penyangga sama dengan stok pengaman, berfungsi sebagai cadangan darurat untuk menghindari kehabisan persediaan sebelum toko dapat diisi ulang.
• Inventaris antisipasi mirip dengan penyangga atau stok cadangan, tetapi diperoleh dan diproduksi untuk memenuhi peningkatan permintaan yang diperkirakan, terutama peningkatan siklis atau musiman.
• Decoupling inventori adalah strategi yang menyisihkan jumlah produk tertentu dalam berbagai tahap proses produksi untuk menjaga produksi tetap berjalan jika terjadi kekurangan atau kerusakan di mana saja di sepanjang lini.
• Persediaan siklus disimpan sehingga bisnis dapat mempertahankan kuota produksi minimum. Ini juga berupa bahan baku dan komponen yang dibutuhkan untuk memenuhi kuota tersebut.

Manajemen inventaris vs. kontrol inventaris

Dalam bisnis, sistem yang lebih kecil dan lebih terfokus beroperasi di dalam sistem yang lebih besar dan lebih luas. Hal yang sama berlaku untuk hubungan antara manajemen persediaan dan pengendalian persediaan.

Dalam proses manajemen inventaris yang lebih besar, pengendalian inventaris — juga sering disebut kontrol stok — mengawasi logistik dan pergerakan bahan dan produk di dalam gudang atau sistem gudang.

Menemukan item dengan cepat dan memindahkannya secara efisien sangat penting untuk produksi dan pemenuhan pesanan serta pengiriman, landasan untuk mencapai kepuasan pelanggan yang tinggi.

Kontrol inventaris melibatkan pergerakan langsung bahan dan produk di dalam gudang menggunakan segala sesuatu mulai dari gerobak tangan dan forklift hingga truk, kereta api, dan semi-trailer. Tapi itu juga termasuk menggunakan perangkat lunak untuk melacak, melacak, dan mengelola aliran bahan dan produk ke dalam, keluar, dan di dalam gudang.

Seiring dengan kontrol inventaris, bagian lain dari ekosistem manajemen inventaris adalah manajemen pesanan. Ini adalah area lain di mana perangkat lunak yang tepat dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda. Seperti namanya, manajemen pesanan berfokus pada pesanan pelanggan.

Namun, manajemen pesanan lebih dari sekadar menerima pesanan pelanggan. Ini melibatkan penerimaan pesanan serta pemrosesan dan pelacakan setiap pesanan. Saat Anda menerima pesanan, inventaris harus ditemukan, dipindahkan, diproses, dan dikirim. Sepanjang jalan, inventaris harus diperbarui saat pesanan diproses dan dikirim.

Perangkat lunak manajemen pesanan terbaik diintegrasikan ke dalam kontrol inventaris keseluruhan dan infrastruktur digital manajemen inventaris. Inventaris fisik tidak hanya dihitung, dipindahkan, dilacak, dan diperbarui, tetapi organisasi memiliki visibilitas ke dalam pergerakan ini. Visibilitas memungkinkan peramalan yang lebih cerdas dan efisiensi yang lebih besar secara keseluruhan.

Apa itu logistik: Definisi, jenis, manfaat

Logistik adalah aspek penting untuk bersaing dan menang di pasar global. Pelajari jenis dan fungsi utama logistik dan manfaatnya.

Apa teknik manajemen persediaan utama?

Mirip dengan manajemen operasi, satu ukuran tidak cocok untuk semua dalam hal mengelola inventaris. Mari kita lihat empat teknik manajemen inventaris yang paling populer:

1. Manajemen Just-In-time (JIT) : Menjalankan kapal dengan sangat ketat sehingga bahan dan komponen tiba sesuai kebutuhan (tepat waktu) untuk produksi mengurangi kebutuhan penyimpanan dan pembayaran suku cadang yang tidak akan segera digunakan. Metode Jepang yang dipopulerkan oleh Toyota Motor ini memangkas banyak lemak. Tapi seperti yang terlihat dalam beberapa tahun terakhir, JIT sangat bergantung pada kelancaran rantai pasokan global. Peningkatan permintaan yang tajam, gangguan kecil dalam rantai pasokan, atau bahkan perselisihan perburuhan dapat mengganggu ekosistem yang rapuh ini.
2. Materials Requirement Planning (MRP) : Peramalan permintaan dan penjualan mendorong metode ini. Seperti manajemen inventaris pada umumnya, catatan penjualan dan inventaris yang akurat memainkan peran penting. Volatilitas dalam permintaan atau rantai pasokan juga dapat membuat bisnis kurang atau terlalu siap, kehilangan penjualan karena kurangnya inventaris yang tersedia, atau kehilangan uang karena kelebihan inventaris yang tidak terjual.
3. Economic Order Quantity (EOQ) : Metode ini beroperasi berdasarkan premis penghematan uang dengan memesan jumlah persediaan yang lebih besar lebih sedikit. Kebutuhan inventaris dihitung untuk memungkinkan pesanan paling sedikit untuk mendapatkan jumlah bahan atau komponen yang diperlukan untuk kebutuhan produksi yang diantisipasi. Ketika memesan dalam jumlah yang lebih besar, perusahaan menerima bahwa biaya penyimpanan akan lebih tinggi. Metode ini melibatkan penggunaan rumus EOQ untuk memperkirakan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan, yang dipertimbangkan setiap tahun untuk menentukan jumlah yang optimal.
4. Days Sales of Inventory (DSI) : Pendekatan lain mempertimbangkan berapa lama rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan inventaris. Ini memperhitungkan inventaris produk jadi serta apa yang sedang berlangsung dan menunggu produksi; manajer inventaris mendapatkan wawasan tentang berapa lama tingkat inventaris saat ini cenderung bertahan. Sasarannya adalah untuk menjaga rasio ini—alias hari persediaan yang beredar (DIO), hari dalam persediaan (DII), dan usia rata-rata persediaan—serendah mungkin.

Teknik manajemen inventaris lainnya meliputi:

• Analisis ABC didasarkan pada prinsip Pareto bahwa 80% pendapatan Anda berasal dari 20% produk Anda. Analisis ABC membantu menentukan barang dan jasa Anda yang paling dan paling tidak berharga.
• Pelacakan batch mengelompokkan produk dengan karakteristik lot yang serupa, seperti tanggal pembuatan, lokasi, dan tanggal kedaluwarsa serta produk dengan bahan baku umum. Ini membantu memprioritaskan pengiriman dan, jika terjadi penarikan yang tidak menguntungkan, memungkinkan pelacakan produk dan melacak masalah apa pun kembali ke sumbernya.
• Pengiriman massal biasanya mengurangi biaya pengiriman satu barang, seperti yang digunakan dalam metode manajemen persediaan EOQ. Membeli dalam jumlah besar dapat menghadirkan tantangan lain seperti ruang penyimpanan, pembusukan, dan kemungkinan memesan lebih dari yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan.
• Konsinyasi berarti produsen mengirim barang ke pengecer untuk dijual tanpa membuat pengecer membeli produk di muka. Ini menghindari kemungkinan memesan terlalu banyak produk dengan hanya membayar produk yang dijual.
• Cross-docking meminimalkan pergerakan dan penyimpanan inventaris dengan memuat inventaris masuk langsung ke kendaraan pengiriman keluar.
• Peramalan permintaan menggunakan riset pasar, penjualan sebelumnya, dan data lain untuk memperkirakan berapa banyak produk yang akan dibeli pelanggan. Ini menginformasikan berapa banyak inventaris yang harus disimpan serta berapa banyak yang perlu diproduksi.
• Dropshipping memungkinkan pengecer atau agen penjualan untuk menjual produk tanpa menyimpan produk sebenarnya dalam inventaris. Alih-alih, pesanan masuk ke produsen untuk diproses dan dipenuhi, dikirim langsung ke pelanggan tanpa penjual harus melakukan pengiriman atau penanganan apa pun.
• FIFO dan LIFO adalah prioritas pengiriman produk dengan urutan first-in-first-out (FIFO) atau last-in-first-out (LIFO).
• Lean manufacturing berupaya memaksimalkan produktivitas dan efisiensi dengan menghilangkan apa yang tidak menambah nilai.
• Kuantitas pesanan minimum (MOQ) adalah jumlah produk paling sedikit yang diizinkan oleh pemasok atau produsen untuk dipesan. Ini adalah jumlah yang dibutuhkan untuk menjual agar tetap mendapat untung atau setidaknya mencapai titik impas.
• Rumus titik pemesanan ulang menghitung titik di mana lebih banyak persediaan harus dipesan. Rumus titik pemesanan ulang mengalikan penjualan unit harian dengan waktu tunggu (dalam hari) dari pesanan hingga kedatangan, termasuk margin persediaan pengaman untuk memperhitungkan kemungkinan penundaan atau lonjakan penjualan.
• Manajemen inventaris abadi menggunakan perangkat lunak untuk melacak tingkat inventaris secara real time, mencatat setiap unit inventaris yang masuk dan setiap penjualan yang keluar.
• Stok pengaman adalah jumlah persediaan ekstra yang disimpan sebagai penyangga terhadap kehabisan stok jika terjadi lonjakan penjualan yang tidak terduga sebelum stok yang dipesan ulang tiba.
• Six Sigma menggunakan statistik dan analitik data untuk meningkatkan efisiensi sekaligus mengurangi kesalahan dan pemborosan dalam proses manufaktur.
• Lean Six Sigma berusaha menghilangkan pemborosan dan inefisiensi dalam proses manufaktur dan manajemen inventaris, terutama dengan menemukan dan memperbaiki akar penyebab kelemahan dan inefisiensi.

Proses yang kompleks menimbulkan banyak tantangan

Tidak mengherankan jika fungsi kompleks seperti manajemen inventaris menghadirkan tantangan di setiap kesempatan.

• Variabel seperti lonjakan permintaan, masalah rantai pasokan, atau penghentian produksi dapat menyebabkan tingkat persediaan terlalu rendah. Di sisi lain, permintaan yang lebih rendah atau kelebihan produksi dapat menyebabkan kelebihan persediaan yang tidak terjual. Skenario seperti itu menyebabkan hilangnya pendapatan melalui penjualan yang terlewat atau uang terbuang percuma untuk produk yang tidak terjual.
• Data yang tidak akurat membuang perkiraan permintaan.
• Menghindari penyusutan persediaan (menjaga akurasi persediaan). Kadang-kadang, sebagai tindakan pemotongan biaya sementara, tingkat persediaan tenggelam dan tidak diisi ulang. Namun hal ini mengurangi persediaan penyangga, meningkatkan risiko kehabisan stok dan mengecewakan pelanggan.
• Permintaan pelanggan dapat berubah dalam semalam.
• Mengelola kedaluwarsa stok membutuhkan keseimbangan kebutuhan untuk menjual inventaris yang kurang diinginkan saat mengubah arah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan baru.
• Mengelola banyak lokasi dan pemasok.
• Integrasi dengan sistem lain menghadirkan potensi sakit kepala lainnya ketika bisnis mencoba memperbarui perangkat lunak dan sistem manajemen inventaris hanya untuk menemukan bahwa semuanya tidak kompatibel satu sama lain.
• Mengikuti inovasi dan teknologi.

Apa itu sistem manajemen inventaris?

Sistem manajemen inventaris (IMS) mengatur dan menjalankan proses Anda untuk melacak produk dari inventaris input bahan mentah dan informasi melalui proses pembuatan, penyimpanan, penjualan, dan pengiriman.

Berikut adalah tiga jenis IMS:

• Sistem inventaris manual adalah cara lama, menghitung setiap item dan memperbarui lokasi dengan tangan.
• Sistem persediaan berkala membuat tim menghitung persediaan fisik setiap bulan atau kuartal. Sistem kode batang dapat menjadi cara yang lebih cepat, mudah, dan efisien untuk menghitung dan melacak inventaris dengan memindai kode batang pada suatu produk.
• Sistem inventaris abadi menghitung dan melacak inventaris secara otomatis menggunakan perangkat lunak untuk memperbarui inventaris saat bahan, komponen, dan produk dibeli atau dijual. Sistem RFID menggunakan tag identifikasi frekuensi radio untuk merekam dan melacak inventaris masuk atau keluar, memperbarui sistem secara otomatis.

Apa yang harus dicari dalam sistem manajemen inventaris

IMS Anda menangani semua yang Anda butuhkan untuk membuat manajemen inventaris Anda, dan dengan perluasan bisnis Anda, sukses. Perusahaan yang berinvestasi dalam perangkat lunak yang tepat untuk memfasilitasi IMS memperoleh keunggulan kompetitif.

Berikut adalah beberapa fitur dan fungsionalitas yang harus dimiliki oleh IMS yang efektif:

• Pelacakan inventaris otomatis mempercepat dan menyederhanakan pekerjaan, mengurangi tugas berulang yang rentan terhadap kesalahan manusia.
• Akses data real-time memberikan visibilitas untuk keputusan manajemen inventaris yang lebih cerdas dan lebih menguntungkan.
• Peramalan permintaan menggunakan data real-time dan kekuatan analitik pembelajaran mesin untuk membantu menginformasikan keputusan inventaris yang dapat mengurangi pemborosan dan meningkatkan pendapatan.
• Integrasi multi-channel memungkinkan Anda untuk fokus pada manajemen inventaris yang sebenarnya daripada berjuang dengan sistem yang tidak kompatibel. Selain itu, visibilitas yang lebih besar terhadap data real-time di seluruh bisnis memastikan bahwa setiap orang melihat data yang sama dan dapat dengan mudah mengakses informasi dari mana saja kapan saja.
• Barcoding dan pemindaian memungkinkan manajemen inventaris yang lebih efisien dengan data yang lebih akurat.
• Lansiran dan pemberitahuan mendorong informasi penting kepada orang yang membutuhkannya untuk membuat keputusan yang lebih baik dan mengambil tindakan cepat.
• Akses seluler memperluas jangkauan IMS ke kru di lapangan, memungkinkan waktu respons lebih cepat dari mana saja.
• Manajemen pemasok memungkinkan pengalaman yang mulus saat bekerja dengan pemasok dan mengelola pesanan, pengiriman, pelacakan, dan persetujuan.
• Pengoptimalan inventaris adalah inti dari manajemen inventaris; IMS akan membantu Anda mencapai inventaris seimbang yang meminimalkan pemborosan dan memaksimalkan keuntungan.
• Pelaporan dan analitik adalah alat penting untuk memantau kinerja, untuk melihat apa yang berfungsi dan di mana peningkatan dapat dilakukan.

Memiliki metode dan sistem manajemen inventaris terbaik dapat membuat perbedaan antara berjuang untuk bertahan hidup dan bisnis yang bertahan lama. Apakah Anda akan bertanya-tanya bagaimana persaingan melakukannya, atau menikmati pelanggan yang puas dan profitabilitas meskipun ekonomi sedang berjuang?