Apa yang dimaksud dengan eCommerce Non-Delivery Report (NDR) dan Return to Origin (RTO)

1) Pengantar Pengecualian Pengiriman di eCommerce dan Hubungan Antara NDR dan RTO

Bahkan bisnis yang paling sukses pun mendapati diri mereka berurusan dengan setumpuk pengecualian pengiriman setiap bulan. Pengecualian pengiriman ini dapat dimulai dari yang tampaknya kecil tetapi kemudian menjadi bola salju menjadi pengiriman yang gagal dan akhirnya kerugian. Kejadian seperti pengiriman yang tertunda atau pengiriman yang macet dapat memperburuk kecemasan pelanggan hingga ke titik di mana kegembiraan mereka untuk kedatangan pesanan berkurang sepenuhnya.

Ketika pengecualian pengiriman menjadi NDR, ada kemungkinan besar bahwa itu akan menghasilkan RTO. Ini membuat bisnis Anda menanggung beban kerugian yang sangat dapat dihindari. Bagaimana itu bisa dihindari, Anda bertanya? Seperti semua hal dalam bisnis, melalui manajemen dan perencanaan strategis. Dengan mengingat hal itu, mari kita lihat lebih dalam pada siklus sebab-akibat yang ditimbulkan oleh pengecualian pengiriman dan berbagai atributnya.

2)Apa itu Non-Delivery Report (NDR) dan Return to Origin (RTO) dalam eCommerce Logistics?

NDR dan RTO sangat mungkin adalah dua akronim paling kuat di industri e-niaga. NDR adalah laporan tidak terkirim. Ini adalah pemberitahuan yang diberikan kepada bisnis e-niaga oleh mitra kurir yang memberi tahu mereka bahwa pengiriman tertentu telah gagal dan menyampaikan rincian pengiriman yang gagal tersebut.

Setelah ini, beberapa upaya pengiriman dilakukan oleh operator untuk memastikan pengiriman yang sukses. Jika pesanan dibatalkan, atau setelah beberapa kali upaya pengiriman gagal, pesanan diberi status RTO, yang berarti Kembali ke Asal. Seperti namanya, ini berarti pembelian pada dasarnya dibalik dan pesanan sekarang harus dikembalikan ke gudang asli tempat pertama kali dikirim. Di sana, itu dapat diisi ulang di inventaris Anda dan dijual lagi.

3) Apa Penyebab Utama NDR (Non Delivery Report)?

Menentukan cara terbaik untuk mengatasi NDR tidak dapat dilakukan tanpa sepenuhnya memahami cara kerja NDR dan apa penyebabnya. Alasan di balik terjadinya NDR dan dilaporkan dapat membantu Anda menyelesaikan masalah. Misalnya, jika NDR terjadi karena agen pengiriman tidak dapat menemukan alamat pelanggan, maka cara terbaik untuk memastikan upaya pengiriman berikutnya berhasil adalah dengan meminta pelanggan untuk landmark terdekat ke alamat mereka. Demikian pula, jika pelanggan tidak berada di lokasi mereka untuk menerima pengiriman, waktu pengiriman yang berbeda dapat dijadwalkan ulang. Berikut adalah beberapa penyebab paling umum untuk pengiriman yang gagal.

3.1) Kesalahan dalam Alamat Pelanggan

Pelanggan mungkin secara tidak sengaja atau tidak sadar mengirimkan alamat pengiriman mereka secara tidak benar. Hal ini dapat mencegah agen pengiriman menemukan lokasi pelanggan, sehingga mengganggu kemampuan mereka untuk menyelesaikan pengiriman.

3.2) Kesalahan dalam Kontak Pelanggan No.

Pelanggan juga dapat membuat kesalahan saat mengirimkan nomor kontak mereka. Jadi ketika agen pengiriman menelepon untuk mengkonfirmasi lokasi pengiriman, mereka tidak akan dapat melakukannya dan dengan demikian gagal untuk menyerahkan pesanan.

3.3) Pengiriman Dijadwal Ulang oleh Pelanggan

Pelanggan mungkin tidak dapat menerima pesanan atau mungkin melakukan pembayaran pada saat pengiriman. Oleh karena itu, mereka dapat meminta tanggal pengiriman alternatif dan menginformasikannya kepada agen pengiriman.

3.4) Ketidaktersediaan Pelanggan

Ada saat-saat di mana pelanggan tidak dapat mengambil alih pengiriman tetapi tidak memberikan instruksi alternatif kepada agen pengiriman untuk pengiriman. Ini juga dapat mengakibatkan pengiriman yang gagal

3.5) Pengiriman Ditolak oleh Pelanggan

Dengan pesanan online, pelanggan menikmati kemudahan untuk dapat mengubah pikiran mereka tentang pesanan. Mereka mungkin hanya menolak pesanan dan menolak untuk menerima pengiriman, sehingga memicu NDR.

3.6) Upaya Pengiriman Palsu

Upaya pengiriman palsu terjadi ketika agen pengiriman secara salah mengklaim NDR telah terjadi tanpa benar-benar melakukan upaya pengiriman. Ini bisa sangat merugikan pengalaman pelanggan.

4)Cara Mengurangi Return to Origin (RTO%) Melalui Manajemen NDR

Pengiriman gagal datang dengan banyak bagasi buruk, jika Anda akan memaafkan permainan kata-kata. Untuk memulainya, pengalaman pelanggan dengan platform e-niaga Anda dapat sangat berkurang saat terjadi pengiriman yang gagal. Setiap keterlambatan dalam pengiriman kemungkinan akan mengakibatkan beberapa ketidakpuasan, tetapi pengiriman yang hampir terpenuhi dan kemudian gagal merupakan pukulan tambahan.

Lebih buruk lagi, beberapa pengiriman yang gagal berakhir sebagai RTO, kutukan dari bisnis e-niaga mana pun. RTO (Kembali ke Asal) adalah pesanan yang dibatalkan, sebelum atau setelah beberapa upaya pengiriman yang gagal. Ini adalah pesanan yang menandakan kerugian untuk bisnis e-niaga, dalam bentuk pembelian yang hilang dan biaya pengiriman yang tidak perlu. Namun, RTO yang timbul dari NDR dapat dikurangi dengan mengikuti alur kerja yang cermat yang mengelola NDR Anda. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk memahami cara kerja manajemen NDR.

4.1) Identifikasi Penyebabnya

Hal pertama yang pertama, Anda perlu memahami mengapa pengiriman gagal terjadi. Bisa jadi karena agen pengiriman tidak dapat menemukan alamat pelanggan atau karena pelanggan tidak dapat mengambil pesanan mereka. Ini memberi tahu Anda tentang apa langkah Anda selanjutnya.

4.2) Alamat dengan Pelanggan

Hal berikutnya yang perlu Anda lakukan adalah berbicara dengan pelanggan Anda tentang penyebab NDR. Mereka dapat memberi Anda informasi yang memungkinkan Anda memastikan upaya pengiriman kedua berhasil.

4.3) Informasikan Operator

Setiap informasi yang disampaikan oleh pelanggan mengenai pengiriman yang gagal harus disampaikan kepada operator dengan cepat. Hanya dengan begitu agen pengiriman berikutnya dapat diinformasikan tentang persyaratan baru sebelum melakukan upaya pengiriman berikutnya.

4.4) Upaya Pengiriman Berikutnya

Dengan informasi baru yang Anda terima dari pelanggan, agen pengiriman berikutnya akan mencoba lagi untuk mengirimkan pesanan. Semakin akurat data, semakin besar peluang upaya pengiriman berikutnya berjalan lancar.

4.5) Tindak lanjut

Mungkin masih ada kejadian yang tidak menguntungkan di mana upaya pengiriman kedua gagal, meskipun telah mengumpulkan informasi dari pelanggan. Setelah NDR diberitahu untuk kedua kalinya, komunikasi tindak lanjut harus dikirim ke pelanggan untuk memastikan upaya berikutnya berhasil.

5) Bagaimana Solusi Perangkat Lunak Manajemen NDR Membantu Mengurangi RTO?

Memiliki alur kerja manajemen NDR hanyalah langkah pertama untuk mengurangi kerugian yang disebabkan oleh RTO% yang tinggi. Jika Anda benar-benar ingin menurunkan angka RTO Anda, dibutuhkan lebih dari perencanaan yang baik. Anda juga perlu dilengkapi dengan alat yang tepat.

Dan hal pertama yang harus Anda lampirkan ke sabuk alat logistik praktis Anda adalah solusi perangkat lunak manajemen NDR. Sistem ini pada dasarnya akan membantu Anda mengotomatisasi, merampingkan, dan menyempurnakan alur kerja manajemen NDR Anda. Dengan bantuan sistem seperti itu, RTO% Anda akan mulai turun drastis, berkat peningkatan kecil yang bagus seperti:

5.1) Otomatisasi Deteksi Penyebab NDR

Sistem manajemen NDR yang baik akan memiliki daftar penyebab NDR yang ditentukan. Ini memastikan bahwa segera setelah NDR diterima, proses pengkategorian berdasarkan penyebabnya akan otomatis. Jadi, Anda sudah siap dengan pengetahuan tentang bagaimana melanjutkan untuk masing-masing berdasarkan kategorisasinya.

5.2) Komunikasi Otomatis

Proses menangani NDR mengharuskan Anda untuk terlebih dahulu menjangkau pelanggan untuk mendapatkan informasi, kemudian mendorong informasi tersebut ke operator. Dengan mengotomatiskan semua komunikasi ini, perangkat lunak manajemen NDR membantu Anda menghemat waktu, tenaga, dan memastikan keakuratan data yang diteruskan oleh semua pihak yang terlibat.

5.3) Pelacakan NDR Waktu Nyata

Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, waktu sangat penting. Dalam sistem pengalamatan NDR tradisional, operator menyediakan semua pembaruan NDR untuk hari itu di penghujung hari, sehingga Anda dapat menangani masing-masing hanya pada hari berikutnya. Sistem ini dimulai dengan Anda kehilangan banyak waktu. Dengan perangkat lunak manajemen NDR , Anda menerima pemberitahuan NDR segera setelah agen pengiriman memperbarui mitra kurir. Dengan demikian Anda diaktifkan untuk bertindak lebih cepat.

5.4) Kumpulkan Data Pengecualian Pengiriman

Dengan bantuan transfer data langsung ini, Anda dapat mengumpulkan informasi tentang semua jenis pengecualian pengiriman yang berbeda. Dengan pengumpulan data ini dalam interval waktu yang lama, Anda dapat melihat pola apa yang muncul untuk berbagai jenis pengecualian pengiriman. Oleh karena itu, Anda dapat menyusun mekanisme yang berbeda untuk menangani atau mengurangi pengecualian pengiriman ini.

5.5) Kelola Pengiriman Palsu secara Aktif

Dengan memantau secara ketat pengecualian pengiriman dan NDR, Anda akan secara aktif dapat menentukan NDR mana yang merupakan pengiriman palsu. Setelah Anda menentukan hal yang sama, Anda dapat secara aktif menyingkirkan pengiriman palsu melalui sistem ganti rugi khusus dan peningkatan operator.

6) Bagaimana NDR dan RTO Mempengaruhi Profitabilitas Bisnis eCommerce Anda?

Ketika NDR terjadi, upaya pengiriman yang gagal dapat dengan sendirinya memicu pelanggan untuk menolak atau membatalkan pesanan. Meskipun pelanggan tidak membatalkan pesanan, pesanan mungkin tetap tidak terkirim setelah beberapa kali mencoba. Setiap upaya dapat berakhir dengan kegagalan jika tindakan yang sama diulang tanpa mengumpulkan informasi pengiriman baru yang relevan.

Ini akan menghasilkan RTO. Dalam situasi seperti itu, bisnis Anda sudah kehilangan harga pembelian dan biaya pengiriman. Namun, jika pesanan mengalami masalah dalam perjalanan kembali ke gudang asal, Anda juga berpotensi kehilangan biaya produk, menjadikannya kerugian tiga kali lipat yang tidak perlu. Secara keseluruhan, lebih baik untuk memotong ular ini di kepalanya dan berurusan langsung dengan NDR sebelum mereka hampir menjadi RTO.

7) Bagaimana Cara Mengurangi Tingkat Pembatalan dan Pengembalian Pesanan eCommerce?

Ada beberapa cara untuk mengurangi pembatalan dan RTO untuk pesanan e-niaga. Cara yang paling efektif adalah melalui penggunaan perangkat lunak manajemen NDR. Tujuan di balik penambahan tersebut ke sistem Anda adalah untuk membuat proses yang efisien untuk menangani NDR Anda segera setelah pemberitahuan NDR diterima. Semakin cepat Anda mengatasi penyebab NDR, semakin besar peluang agen pengiriman berhasil menyelesaikan pesanan pada upaya pengiriman berikutnya.

Faktanya, penelitian kami telah menunjukkan bahwa sejak NDR diberitahukan, Anda biasanya hanya memiliki waktu 36 jam untuk menyelesaikan masalah dan berhasil mengirimkan pesanan, setelah itu pelanggan menjadi sangat cenderung untuk membatalkan pesanan. Dengan mempercepat proses penerimaan NDR dan kemudian menanganinya dengan komunikasi khusus penyebab kepada pelanggan, perusahaan Anda menjadi diberdayakan untuk memenuhi lebih banyak pesanan dan mengurangi tingkat pengembalian.

8) Kesimpulan

NDR dan RTO adalah dua bagian pemenuhan pesanan yang saling terkait yang bersama-sama menciptakan beban yang sangat berat pada bisnis e-niaga. Meskipun beban ini mungkin tidak dapat sepenuhnya diringankan, namun dapat dikurangi. Cara utama untuk melakukannya adalah dengan memisahkan dua akronim yang saling terkait ini.

Melalui alur kerja yang dibuat dengan cermat yang menangani NDR, Anda dapat membuat kesenjangan antara NDR dan RTO hanya dengan mengurangi jumlah NDR yang berakhir sebagai RTO. Mengizinkan pelanggan untuk menjadi bagian dari proses pengiriman juga dapat meningkatkan pengalaman pengiriman bagi mereka, memastikan mereka tetap mendapat informasi dan diberdayakan untuk membantu menerima pesanan mereka. Baik pelanggan dan eCommerce dapat memperoleh manfaat dari pengurangan RTO melalui manajemen NDR.