Manajemen informasi produk (PIM): definisi, jenis, manfaat

Di era informasi yang berlebihan dan rentang perhatian yang pendek, manajemen informasi produk (PIM) sangat penting untuk memastikan bahwa pelanggan mendapatkan informasi yang tepat pada waktu dan tempat yang tepat. PIM, proses mengelola satu sumber informasi produk, memastikan pelanggan melihat konten yang akurat, menarik, dan lengkap, terlepas dari bagaimana mereka mengalaminya.

Sebanyak 85% konsumen yang disurvei oleh Google dalam studi retail global mengatakan bahwa informasi produk, termasuk gambar, memengaruhi keputusan mereka untuk membeli dari merek atau retailer.

PIM membantu bisnis menghadirkan pengalaman yang konsisten bagi pelanggan yang mengakses informasi produk di seluruh saluran dan titik kontak. Informasi produk yang konsisten menciptakan pengalaman yang lebih menarik dan positif dengan produk perusahaan, membangun kepercayaan dan loyalitas dengan pelanggan.

Kepercayaan pelanggan terhadap kualitas dan konsistensi produk itu sendiri mendorong penjualan dan pendapatan. Semakin besar jangkauan dan visibilitas sistem manajemen informasi produk, semakin besar keunggulan kompetitif dan peluang untuk memperluas dan merebut pangsa pasar.

Apa itu manajemen informasi produk?

Mengelola informasi produk mencakup mengkurasi, memelihara, menyimpan, melokalkan, dan mendistribusikan aset dan konten yang berisi informasi tentang produk Anda ke saluran yang tepat. Hal ini memungkinkan tim penjualan, pemasaran, dan e-niaga untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan pelanggan untuk membuat keputusan pembelian, apakah mereka pelanggan B2C atau B2B.

Sistem PIM mendukung pengalaman omnichannel dengan menyediakan informasi produk yang tepat bagi konsumen dengan cara apa pun yang melibatkan merek – apakah itu di dalam toko, di situs web perusahaan, aplikasi seluler, pasar pihak ketiga, media sosial, atau lainnya titik sentuh yang memungkinkan.

PIM yang sukses membutuhkan sistem yang cukup kuat untuk menangani data dan informasi dalam jumlah besar, menyediakan antarmuka yang intuitif, dan terintegrasi dengan baik dengan sistem yang ada.

Dengan begitu banyak informasi—sebagian besar buruk, ketinggalan zaman, atau tidak akurat—bersaing untuk mendapatkan perhatian dan daya beli pelanggan Anda, menyajikan informasi terkini dan menarik tentang produk Anda di setiap titik kontak sangatlah penting.

Menjadi perbedaan memenangkan bisnis atau kehilangan pelanggan karena persaingan dalam sepersekian detik ketika pelanggan memutuskan untuk membeli.

Gesekan apa pun di sepanjang jalan dapat memberi pelanggan jeda yang cukup untuk mendorong mereka menjauh dari produk Anda dan membeli dari orang lain.

Bagaimana cara kerja PIM?

Ketika sebuah perusahaan memiliki ribuan atau bahkan jutaan halaman produk dengan banyak aset dan bentuk konten di setiap halaman, mengelola informasi secara efektif memerlukan kemampuan untuk berkolaborasi dan menstandarkan informasi produk dalam jumlah besar yang juga diperbarui secara universal. Dengan begitu, informasi produk yang sudah ketinggalan zaman tidak sampai ke pelanggan.

Sistem manajemen informasi produk menyediakan fungsionalitas dan keterhubungan untuk manajer dan tim informasi produk untuk berkolaborasi dalam memproduksi, berbagi, memperbarui, dan mendistribusikan konten produk yang siap untuk setiap saluran. Sistem PIM berfungsi sebagai platform dan satu sumber kebenaran untuk informasi produk perusahaan.

Selain katalog produk, sistem PIM juga menyertakan data yang dikumpulkan dari seluruh saluran tersebut—mulai dari tampilan halaman, pembelian, keranjang yang ditinggalkan, keterlibatan media sosial, data lokasi (apakah pelanggan ada di toko?), dan keterlibatan pemasaran email.

Solusi PIM juga mengumpulkan, menggabungkan, dan membersihkan data yang terintegrasi dari sistem dan platform terkait produk lainnya. Data dari CRM dan ERP dimasukkan ke dalam sistem PIM yang kemudian menyediakan data untuk menginformasikan kampanye pemasaran dan penjualan, termasuk pengembangan dan peluncuran produk.

Sebagian besar pengumpulan dan pemrosesan informasi diotomatisasi dan ditangani oleh sistem PIM, membuat alur kerja lebih lancar, lebih efisien, dan lebih cepat. Pemrosesan dan distribusi terpusat ini juga membantu memecah silo di seluruh fungsi bisnis yang cenderung menciptakan hambatan dan hambatan.

Jenis informasi produk yang dikelola dalam sistem PIM

Sistem PIM memungkinkan manajer informasi produk dan anggota tim lainnya untuk berkolaborasi dalam berbagai konten yang diharapkan pelanggan.

PIM membantu perusahaan menjaga berbagai jenis informasi produk tetap terkini dan tersedia di berbagai saluran:

1. Deskripsi produk – Informasi inti yang memberi tahu konsumen apa yang perlu mereka ketahui tentang produk Anda.
2. Gambar dan video – Pelanggan ingin melihat seperti apa produk Anda dan melihatnya beraksi. Gambar dan video produk Anda adalah bagian penting dari informasi yang Anda berikan kepada pelanggan sepanjang perjalanan pembelian mereka.
3. Penetapan harga produk – Harga masih menjadi salah satu faktor terpenting saat pelanggan mempertimbangkan keputusan pembelian.
4. Spesifikasi produk – Meskipun spesifikasi produk dapat bersifat teknis, pelanggan seringkali memerlukan informasi spesifik tertentu untuk menentukan apakah produk tertentu akan memenuhi kebutuhan mereka.
5. Kategori dan atribut – Bagian dari arsitektur informasi yang dapat membantu pelanggan menemukan produk yang mereka cari atau bahkan mungkin tidak tahu bahwa mereka membutuhkannya.
6. Tingkat inventaris – Menampilkan tingkat inventaris saat ini memungkinkan pelanggan mengetahui bahwa Anda dapat mengirim. Menampilkan saat inventaris hampir habis bahkan dapat membantu pelanggan memutuskan untuk membeli sehingga mereka tidak ketinggalan.
7. Pelokalan – Informasi produk yang dilokalkan dan dipersonalisasi membangun kepercayaan. Mempertahankan informasi yang otentik dan asli serta konten terkait produk, yang membutuhkan kolaborasi, menunjukkan kesadaran akan budaya, adat istiadat, dan masalah lokal.
8. Aset digital – Membuat, menyimpan, memelihara, dan mendistribusikan aset digital memicu upaya penjualan dan pemasaran dengan kecepatan dan efisiensi yang sulit dicapai tanpa satu sumber kebenaran terpusat yang dapat diakses ke setiap saluran.
9. Ulasan dan peringkat – Pelanggan memercayai pelanggan lain untuk berbagi pengalaman dengan produk yang sebenarnya; ini adalah aspek penting lainnya dari informasi produk yang sangat memengaruhi keputusan pembelian.
10. Informasi kompatibilitas – Memberi pelanggan informasi produk yang kaya dan terlengkap tidak hanya membantu mereka membuat keputusan yang tepat, tetapi juga dapat mencegah hilangnya pendapatan dan kerusakan reputasi yang dapat terjadi ketika produk tidak memenuhi harapan mereka.

Manfaat manajemen informasi produk

Seperti halnya manajemen yang baik dan efektif, manajemen informasi produk yang kuat menguntungkan bisnis dalam banyak hal:

1. Peningkatan efisiensi – Meningkatkan alur kerja, mengotomatiskan tugas manual dan berulang yang rentan terhadap kesalahan manusia, dan meningkatkan visibilitas, semuanya bekerja untuk mengurangi friksi dan mempercepat proses, menjadikan operasi bisnis lebih efisien.
2. Konsistensi – Mempertahankan konsistensi di seluruh produk, aset, dan saluran membangun kepercayaan dan keyakinan pelanggan dan mengurangi risiko memberikan informasi yang salah atau ketinggalan zaman yang dapat berakhir sebagai kewajiban.
3. Akurasi – Terkait dengan konsistensi, keakuratan informasi produk Anda membantu pelanggan percaya bahwa mereka mendapatkan informasi yang baik dari konten terkait produk.
4. Pengalaman pelanggan yang ditingkatkan – Manajemen informasi produk yang kuat berkontribusi untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik ketika pelanggan dapat mempercayai informasi yang Anda berikan kapan dan di mana mereka membutuhkannya.
5. Peningkatan penjualan – Manajemen informasi produk yang kuat dapat meningkatkan keputusan pembelian untuk lebih banyak penjualan.
6. Waktu ke pasar yang lebih cepat – Peningkatan efisiensi dan alur kerja yang lebih lancar membuat informasi tersedia di seluruh tim dan saluran membantu pemasaran, penjualan, dan e-niaga membawa produk ke pasar lebih cepat.
7. Dukungan Multisaluran – Sistem PIM yang kuat menghadirkan konten dan data produk yang kaya untuk bertemu pelanggan di mana pun mereka terhubung dengan merek.
8. Kepatuhan peraturan – Mempertahankan informasi yang konsisten dan akurat di sumber pusat memungkinkan kontrol yang lebih besar atas kepatuhan peraturan.
9. Peningkatan produktivitas – PIM memungkinkan efisiensi yang lebih besar dan peningkatan produktivitas dengan membuka dan mempercepat komunikasi dan kolaborasi. Proses otomatis memungkinkan manusia melakukan pekerjaan yang membutuhkan keterampilan manusia daripada tugas berulang yang dapat dilakukan mesin.
10. Kolaborasi yang lebih baik – Platform terpusat dengan alat dan kemampuan digital memungkinkan kolaborasi yang diperlukan untuk mengelola informasi produk dengan baik.
11. Kustomisasi – Kemampuan sistem PIM memungkinkan informasi produk disesuaikan untuk berbagai tujuan dan konteks pengalaman pelanggan.
12. Wawasan data – Analisis data meningkatkan visibilitas kinerja berbagai bentuk konten informasi produk, memungkinkan adaptasi dan iterasi untuk menciptakan informasi produk yang lebih efektif, berguna, dan sesuai.
13. Skalabilitas – Sistem PIM menyediakan kemampuan dan alat untuk mengelola informasi produk dalam skala besar.
14. Mengurangi biaya – Cara sistem PIM meningkatkan efisiensi dan membantu menjangkau pelanggan dengan informasi yang tepat pada waktu dan tempat yang tepat membantu menurunkan biaya.

Prinsip manajemen operasi untuk tahun 2023 dan seterusnya

Pelajari prinsip-prinsip dasar yang dapat memandu perusahaan Anda menuju efisiensi operasional dan keunggulan kompetitif, terlepas dari lingkungan ekonomi.

Bagaimana PIM dapat membantu tim Anda?

PIM memberikan manfaat bagi banyak tim, membantu masing-masing tim menjalankan tugas dan fungsinya sendiri sekaligus mendukung kolaborasi di seluruh perusahaan.

• Tim penjualan mendapat manfaat dari manajemen informasi produk ketika mereka memiliki informasi produk yang paling akurat dan berguna serta konten yang berharga untuk dibagikan kepada pelanggan guna membantu mencapai kesepakatan. Analitik data membantu tim penjualan mengetahui produk dan informasi apa yang paling sering digunakan pelanggan.
• Tim pemasaran dapat memperoleh wawasan dari data produk untuk mendukung efektivitas kampanye pemasaran yang lebih besar. Spesifikasi produk yang mendetail membantu pemasar membuat konten dengan detail yang lebih spesifik daripada menawarkan konsep abstrak yang kabur sebagai fitur.
• Tim e-niaga memiliki informasi produk yang tepat yang diperlukan untuk menjangkau pelanggan di seluruh saluran digital. Baik di media sosial atau dalam pencarian berbayar atau organik, tim e-niaga memiliki informasi yang menarik perhatian pelanggan dan menemui mereka di saluran pilihan mereka.
• Tim pengembangan produk memiliki data produk dan pelanggan yang kaya untuk menginformasikan pengembangan.

Gambaran umum proses manajemen informasi produk

Ada banyak langkah yang terlibat dalam proses PIM. Langkah pertama, tentu saja, adalah mengumpulkan data dari sistem seperti ERP, CRM, dan manajemen siklus hidup produk. Mengumpulkan data dari pelosok jauh bisnis Anda membuatnya lebih berharga dan berguna secara eksponensial.

Kemudian, data dinormalisasi atau "dibersihkan" dan diatur ke dalam format yang dapat dimengerti dalam database. Pengayaan data menambahkan informasi yang relevan ke data yang dikumpulkan dan diproses untuk membuatnya berguna bagi tim internal dan pelanggan.

Langkah-langkah tambahan dalam proses PIM meliputi:

• Distribusi – Bagikan data yang terstandardisasi, diproses, dan diperkaya di seluruh saluran dengan tim penjualan, pemasaran, e-niaga, dan pengembangan produk.
• Kontrol kualitas – Keputusan berdasarkan data hanya sebaik data Anda. Solusi PIM berfungsi sebagai kontrol kualitas untuk memastikan Anda mendapatkan data yang bersih dan tepercaya.
• Pemetaan data – Sajikan data ke dalam format yang masuk akal bagi organisasi, dan karena itu berguna untuk PIM Anda.
• Integrasi – Gabungkan data dari berbagai solusi untuk menyusun tampilan yang lebih lengkap.
• Analitik data – Menemukan pola dan wawasan yang terkubur dalam data yang telah dikumpulkan, dibersihkan, dan disusun.
• Manajemen alur kerja – Menetapkan proses bisnis dan alur kerja standar untuk meningkatkan produktivitas dan akurasi.
• Kustomisasi dan pelokalan – Buat deskriptor dan bahasa produk untuk tempat tertentu, termasuk mata uang lokal dan salinan tertulis dan lisan dalam berbagai bahasa.

Jangan lupa tentang pelatihan pengguna. Di sinilah manusia dan mesin bekerja sama dan menjadi tim yang hebat. Melatih orang Anda untuk menggunakan sistem PIM memungkinkan interaksi manusia-komputer yang membuat PIM sangat berguna dan berharga.

Jenis PIM yang tersedia saat ini

Apa pun jenisnya, perangkat lunak PIM terbaik mudah diintegrasikan dengan sistem lain, memungkinkan fleksibilitas dan efisiensi yang lebih besar, dan mudah digunakan. Namun tidak semua sistem PIM cocok untuk kebutuhan setiap perusahaan.

Berikut adalah beberapa fitur unik dari berbagai jenis solusi perangkat lunak PIM:

• Perangkat lunak PIM berbasis cloud memungkinkan tim untuk berkolaborasi dari mana saja, memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap perubahan kondisi pasar dan sentimen konsumen. Menyiapkan dan memulai biasanya merupakan proses yang cepat. Beberapa solusi perangkat lunak PIM berbasis cloud memungkinkan bisnis e-niaga menyimpan dan memproses informasi produk sebagai respons terhadap permintaan saat ini. Opsi ini mengharuskan Anda kehilangan kontrol serta aksesibilitas jika Anda tidak dapat terhubung ke cloud.
• PIM lokal dipasang di infrastruktur kantor dan beroperasi di server perusahaan sebagai kebalikan dari penyimpanan dan kinerja di cloud. Opsi ini menawarkan kontrol dan keamanan yang lebih besar serta akses. Jika internet bermasalah, Anda masih dapat menggunakan perangkat lunak PIM lokal jika Anda berada di intranet perusahaan. Kelemahan termasuk biaya dan sumber daya TI.
• Sumber terbuka (OSS) adalah opsi manajemen informasi produk yang lebih hemat biaya yang biasanya dikembangkan dengan kemampuan penyesuaian yang lebih besar. Perangkat lunak OSS PIM membutuhkan lebih banyak keahlian teknis daripada banyak solusi berbasis cloud atau di tempat. Seperti perangkat lunak PIM di tempat, Anda bertanggung jawab atas keamanan, sedangkan perangkat lunak berbasis cloud sebagai solusi layanan bertanggung jawab untuk menjaga keamanan data Anda.
• Perangkat lunak PIM terintegrasi bekerja bersama dengan solusi perangkat lunak lain, seperti Pimcore atau Perfion PIM dan Integrasi SAP dengan solusi SAP ERP atau SAP S/4HANA. Ini memungkinkan solusi baru dan yang sudah ada atau berbeda untuk diintegrasikan untuk pengalaman yang mulus.
• Perangkat lunak mandiri adalah solusi PIM mandiri yang dapat berfungsi dengan sendirinya daripada berintegrasi dengan solusi lain.
• PIM khusus industri dirancang untuk mendukung kebutuhan spesifik perusahaan yang berspesialisasi dalam industri tertentu daripada bisnis e-niaga yang lebih luas yang menjual berbagai jenis produk.

Apa yang ada di depan untuk PIM

Sebagai elemen integral dari pengalaman pelanggan, manajemen informasi produk telah menjadi fungsi inti bagi perusahaan di banyak industri. Di masa mendatang, kami dapat mengharapkannya untuk memainkan peran yang lebih besar karena sistem PIM menggabungkan analitik dan kecerdasan buatan yang lebih canggih.

AI dan pembelajaran mesin akan meningkatkan pengoptimalan gambar dan informasi produk dengan analisis teks dan gambar agar sesuai dengan deskripsi dan konten visual. AI diatur untuk meningkatkan otomatisasi yang membuat sistem PIM sangat penting untuk mendukung fungsi bisnis seperti penjualan dan pemasaran dengan meningkatkan kecepatan dan efisiensi.

Analitik prediktif berbasis data akan memberi bisnis wawasan yang lebih dalam tentang perilaku pelanggan dan memungkinkan mereka membangun untuk masa depan.