Connecteam Adalah Aplikasi Karyawan #1 yang Digunakan Oleh Agen Perawatan

Tidak diragukan lagi, agen perawatan dapat bertindak sebagai penyelamat sejati bagi orang-orang yang membutuhkan bantuan. Namun, ini biasanya merupakan tugas yang menantang dan sulit bagi pasien dan pengasuhnya karena beberapa alasan.

Lembaga perawatan menghadapi banyak tantangan yang dapat membuat operasi sehari-hari menjadi tugas yang memakan waktu dan berat. Misalnya, penyelesaian atau penjadwalan formulir pena dan kertas manual yang menyebabkan terlalu banyak dokumen dan seringkali kesalahan atau kesalahan. Agen perawatan juga menghadapi tingkat perputaran karyawan yang tinggi, komunikasi yang buruk, kurangnya keterlibatan, dan banyak lagi.

Itu sebabnya kami memutuskan untuk fokus pada bagaimana dan mengapa ratusan agen perawatan beralih ke Connecteam untuk membantu mereka mengatasi tantangan ini. Dengan Connecteam, lembaga perawatan dapat secara dramatis meningkatkan operasi, komunikasi, dan keterlibatan mereka dengan pengasuh mereka dan seluruh tim. Dengan demikian, pengasuh dapat berfokus untuk memberikan perawatan terbaik bagi pasien mereka dan manajemen tingkat atas dapat berkonsentrasi untuk menjalankan operasi dan prosedur sehari-hari secara efisien.

Tantangan yang Dihadapi Agen Perawatan Sebelum Connecteam

Dokumen tak berujung

Semua dokumen utama diselesaikan melalui metode tradisional seperti formulir kertas. Ini adalah proses yang tidak efisien karena formulir ini harus segera dilihat dan ditindaklanjuti oleh manajemen, tetapi lembaga perawatan tidak selalu mendapatkan formulir ini.

Selain itu, lembaga perawatan juga mengirimkan banyak informasi dan lampiran melalui email kepada karyawan; mengambil terlalu banyak waktu.

Informasi Tersebar di Berbagai Tempat

Barang-barang yang dibutuhkan pengasuh secara teratur ada di kantor atau dibawa berkeliling ke setiap lokasi. Ini tidak nyaman dan berantakan. Setiap kali agen perawatan perlu memperbarui materi ini, Anda harus mencetak kertas baru dan membagikannya kepada setiap pengasuh dan itu tidak selalu mudah dengan jadwal setiap orang. Tidak mungkin memastikan setiap pengasuh memiliki materi terbaru.

Kurangnya Keterlibatan dan Komunikasi Karyawan

Staf tidak dapat berkomunikasi satu sama lain dengan mudah, sebagian besar penjaga lainnya disimpan di telepon pribadi karyawan atau tidak sama sekali.

Memperbarui penjaga membutuhkan terlalu banyak waktu, apakah itu ucapan selamat ulang tahun atau pembaruan prosedur penting, agensi mengirimkan email massal atau pesan teks. Melacak siapa yang membaca pesan atau email Anda membosankan dan terlalu lama.

Waktu yang Hilang untuk Pelatihan dan Orientasi

Agen perawatan cenderung memiliki banyak pengasuh yang keluar dalam enam bulan pertama sehingga semua waktu yang mereka habiskan untuk pelatihan dan orientasi mereka tidak relevan. Agensi perawatan membutuhkan cara yang lebih efisien dan cepat untuk melakukan ini, sambil tetap memastikan pengasuh baru itu profesional dan siap bekerja.

“Tujuan Phoenix Homecare and Support adalah untuk meningkatkan keterlibatan karyawan, mendigitalkan formulir kertas kami, dan menciptakan pusat pusat perusahaan. Connecteam telah membantu kami mencapai semua tujuan ini. Karyawan kami menggunakan aplikasi setiap hari dan mengisi formulir penting lebih sering daripada sebelumnya. Sebagai agen perawatan Domisiliar, penting bagi kami untuk dapat memberikan alat yang dibutuhkan pengasuh kami untuk dapat melakukan peran mereka secara efektif.” – Garret Williams

Berdasarkan semua tantangan yang tercantum di atas, pengasuh memahami bahwa dengan aplikasi pengasuh yang tepat, mereka dapat merampingkan proses sehari-hari sehingga mereka tidak terbebani dengan terlalu banyak dokumen. Sebaliknya, solusi yang tepat memungkinkan mereka untuk fokus pada pasien. Inilah sebabnya mengapa begitu banyak agen pengasuh beralih ke Connecteam.

Nyatanya, bacalah bagaimana satu lembaga perawatan dapat menghemat banyak waktu untuk tugas admin dan menjaga agar tim mereka tetap terhubung dan terlibat.

Aplikasi Pengasuh Connecteam Mengakhiri Tantangan Umum, Begini Caranya…

Penjadwalan Pekerjaan

Untuk mengirimkan dan mengelola panggilan pengguna layanan, agen perawatan menggunakan fitur penjadwalan pekerjaan Connecteam untuk memberikan semua informasi yang relevan kepada pengasuh mereka dengan mudah dan cepat:

• Menugaskan pengasuh untuk layanan berdasarkan kebutuhan yang berbeda.
• Memberikan semua informasi yang relevan termasuk waktu mulai, alamat dan instruksi khusus.
• Rekaman kapan karyawan masuk dan keluar, ditambah lokasi mereka.
• Manajer dan karyawan dapat menambahkan catatan shift dengan komentar dan foto jika perlu.
• Mengizinkan karyawan menerima dan menolak shift (opsional – dapat dinonaktifkan).
• Buat tugas shift sehingga Anda memiliki pengawasan total atas kemajuan tim Anda dan karyawan Anda tahu persis apa yang harus mereka lakukan.
• Karyawan dapat langsung mengirim pesan kepada manajer saat mencatat jadwal mereka langsung dari ponsel mereka jika ada sesuatu yang tidak jelas atau hilang.
• Terima notifikasi otomatis jika ada yang mendekati lembur sehingga Anda bisa segera menangani masalah tersebut.
• Semua informasi penjadwalan pekerjaan disimpan dan laporan dapat dibuat untuk meninjau kinerja karyawan, kehadiran, dan waktu yang dihabiskan di setiap klien.
• Penjadwalan bebas kesalahan dengan batasan Anda sendiri yang dapat disesuaikan.

Faktanya, Capterramengulas solusi perangkat lunak pengasuh dan perawat terkemuka dan mereka memberi peringkat Connecteam sebagai solusi teratas untuk penjadwalan yang efisien.

Merampingkan Komunikasi

Berkomunikasi dengan pengasuh sangat penting, tetapi bukan tugas yang mudah. Dengan sebagian besar tim aktif, membuat semua orang tetap pada halaman yang sama dan terlibat dapat menimbulkan tantangan nyata.

Berikut adalah beberapa metode dan alat komunikasi terbaik yang digunakan oleh lembaga perawatan/penyedia perawatan yang menggunakan Connecteam:

• Pemberitahuan push waktu nyata untuk pembaruan dan pengumuman: untuk komunikasi formal dan informal.Dari merayakan ulang tahun dan acara hingga mengirim memo CEO, memperbarui layanan baru yang tersedia, perubahan shift, atau pembukaan baru di perusahaan.
• Komunikasi yang ditargetkan :memberikan setiap karyawan informasi yang relevan yang mereka butuhkan. Membedakan dengan mudah antara masa percobaan, per jam, karyawan sementara, manajer layanan perawatan, pengasuh, atau lokasi. Manajer dapat dengan mudah melihat siapa yang tidak membaca atau melihat pengumuman atau pesan penting dan dapat menghubungi mereka secara pribadi. Manajemen juga dapat meninjau waktu terbaik untuk memposting pengumuman atau pembaruan di seluruh perusahaan berdasarkan penggunaan karyawan.
• Direktori karyawan: permudah karyawan untuk mencari informasi kontak dengan direktori karyawan digital.Pengasuh dapat mencari berdasarkan nama, lokasi, atau bahkan peran pekerjaan.
• Grup dan saluran obrolan: merampingkan komunikasi sehari-hari dengan mudah dan efisien.Izinkan pengasuh saluran komunikasi langsung dengan manajer masing-masing atau buat obrolan grup untuk menyebarkan informasi ke grup pengasuh.

Tingkatkan Keterlibatan Karyawan

Agen perawatan sering kali merasa perlu untuk menempatkan pengasuh sebagai pusat dan meningkatkan keterlibatan karyawan secara umum di perusahaan.

Beberapa praktik umum yang digunakan untuk mencapai keterlibatan karyawan yang lebih baikmeliputi:

• Survei berkala – apakah itu survei umpan balik dua pertanyaan sederhana atau survei kepuasan karyawan yang kuat, lembaga perawatan menggunakan Connecteam untuk memungkinkan karyawan membagikan umpan balik mereka dengan mudah dan efisien.
• Umpan balik pelatih – memungkinkan pengasuh memberikan umpan balik tentang pelatih dan sesi pelatihan.
• Buletin – buletin adalah cara yang efisien untuk menjaga tim pada halaman yang sama, memberikan pembaruan terkini tentang bisnis, aktivitas, pertumbuhan, dll.
• Album foto dan gambar – berbagi foto dan gambar dari acara penting dengan tim.
• Kotak saran – sering digunakan untuk memungkinkan semua anggota tim membagikan ide dan pemikiran mereka secara real-time tentang cara melakukan sesuatu dengan lebih baik dan memunculkan ide perbaikan.
• Kebijakan pintu terbuka – penyedia layanan dengan kebijakan pintu terbuka memungkinkan pengasuh mereka untuk menjawab pemangku kepentingan utama (manajer layanan, kepemimpinan, SDM) dengan pertanyaan atau masalah, menyediakan saluran langsung yang dapat dilacak dan efisien.
• Kuis – buat kuis dan tinjau jawaban karyawan untuk memberi mereka umpan balik tentang apa yang dapat mereka tingkatkan.
• Acara – poskan acara di seluruh perusahaan, seperti hari menyenangkan perusahaan atau happy hour agar karyawan tetap terlibat dan terhubung.

Kepatuhan yang Lebih Baik di Seluruh Perusahaan

Karena kepatuhan adalah bagian besar dari lembaga perawatan dan penyedia perawatan sehari-hari, formulir 'Baca dan tandatangani' adalah hal yang umum, dan sering digunakan oleh petugas kepatuhan untuk pengakuan individu atas kebijakan dan peraturan perusahaan.

Dokumen kepatuhan Baca & Tanda Tangan yang umum digunakanyang digunakan oleh lembaga perawatan adalah sebagai berikut:

• Memilih keluar dari arahan waktu kerja 48 jam
• kebijakan dan prosedur obat
• Administrasi kebijakan obat
• Bantuan dalam swa-administrasi kebijakan pengobatan
• Audit dan pemantauan kebijakan pengobatan
• Pengumpulan kebijakan resep
• Kebijakan obat-obatan yang dikendalikan
• Obat jauh dari kebijakan rumah
• Kesalahan pengobatan dan kebijakan nyaris meninggal
• Obat bebas
• Kebijakan dan prosedur Pembuangan Obat yang Aman
• Kebijakan dan prosedur penyimpanan obat
• Kebijakan dan prosedur pelatihan dan kompetensi
• Kebijakan pelecehan seksual
• Lainnya membaca dan menandatangani dokumen.

Otomatiskan Daftar Periksa & Laporan

Operasi sehari-hari sering disertai dengan dokumen yang relevan. Agensi perawatan yang menggunakan Connecteam dapat mendigitalkan formulir harian, daftar periksa, dan laporan. Dengan mendigitalkan dan mengotomatiskan formulir harian, daftar periksa, dan laporan, lembaga perawatan dapat mengurangi gesekan dari aktivitas sehari-hari, mengotomatiskan aliran informasi, meningkatkan waktu respons, dan mendapatkan pengawasan yang lebih baik.

Berikut adalah beberapa contoh populer:

• Laporan ringkasan inspeksi penyelia untuk pengasuh
• Penilaian risiko jatuh
• Penilaian risiko obat
• Daftar periksa kerekan
• Penilaian rel tempat tidur
• Pemeriksaan visual peralatan
• Penilaian pekerja malam
• Laporan kejadian
• Cuti tahunan
• Pelacakan jarak tempuh (mingguan atau bulanan)
• Penggantian biaya
• Peninjauan kinerja karyawan

Semua entri yang dikirimkan oleh karyawan dicatat secara digital, dapat dikirim secara otomatis ke alamat email yang telah ditentukan sebelumnya sebagai salinan PDF, dan juga dapat diekspor dalam format yang didukung Excel.

Selain itu, Anda dapat menerima laporan otomatis yang dikirim ke personel internal atau eksternal dengan semua informasi yang ingin mereka terima berdasarkan fitur filter. Selain itu, Anda dapat menggunakan bidang pengelola untuk memantau dan memberikan umpan balik kepada pengguna tentang formulir harian. Selain itu, manajer juga dapat memberikan umpan balik langsung kepada karyawan langsung dari formulir yang dikirimkan untuk memastikan semuanya dilakukan dengan benar. Connecteam dipercaya oleh 1.000+ perusahaan agen perawatan – Mulailah dengan uji coba gratis sekarang!

Proses Onboarding Lancar

Kebutuhan untuk menghadapi perputaran karyawan yang tinggi dan untuk memberikan layanan tingkat tinggi mengarahkan agensi perawatan untuk membangun proses onboarding dalam aplikasi untuk membuat pengembangan pertumbuhan tim menjadi lebih efisien dan cepat. Selain itu, Anda juga dapat mengarsipkan karyawan lama agar datanya tidak pernah hilang. Biasanya, ini melibatkan:

• Surat resmi menyambut karyawan ke perusahaan
• Buku pegangan karyawan
• kebijakan perusahaan
• Daftar periksa karyawan baru
• Formulir informasi pribadi
• Formulir penyisihan (petunjuk waktu kerja 48 jam)
• Deklarasi liburan yang dipesan sebelumnya
• Formulir pemesanan seragam
• Informasi untuk lencana perusahaan
• Umpan balik ringkasan pelatihan
• Baca & tandatangani formulir yang sesuai

Conneteam dipercaya oleh 1.000+ perusahaan agen perawatan – Mulailah dengan uji coba gratis sekarang!

Bangun Keterampilan Profesional Melalui Pelatihan

Pelatihan dalam aplikasi digunakan oleh lembaga perawatan untuk menyediakan semua materi pelatihan yang relevan bagi individu lembaga tersebut. Tetap perbarui pengasuh dengan pelatihan berkelanjutan yang dapat mereka selesaikan langsung di perangkat seluler mereka. Selain itu, pantau kemajuan karyawan melalui pelatihan dengan pembaruan waktu nyata pada kursus yang diselesaikan.

Praktik pelatihan umum mencakup pelatihan terkait profesional dan kepatuhan:

• Pelatihan demensia
• Pelatihan perawatan stoma
• Pelatihan Pertolongan Pertama
• Pelatihan kerekan
• Pelatihan Abuse Neglect Exploitation (ANE).
• Pelatihan pelecehan seksual
• Tes dan kuis.

Mentransfer Kebijakan Perusahaan ke Connecteam

Agensi perawatan sering menyediakan sumber daya digital untuk tim mereka sehingga mereka dapat dengan mudah menemukan informasi yang dibutuhkan di satu tempat. Dengan menyediakan sumber daya digital yang mudah diakses oleh pengasuh Anda, agen perawatan dapat mengurangi kebingungan dan kesalahan, memastikan semua pengasuh memahami hal yang sama, dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Sumber daya paling umum yang biasanya dibagikan dengan tim meliputi:

• Kebijakan dan protokol
• Buku pegangan karyawan
• Panduan 'Cara' (penggunaan peralatan elektronik/login ke layanan web, dll.)
• Kode Etik
• Kebijakan pelecehan seksual
• Kebijakan seragam

Kebutuhan Sumber Daya Manusia

Tim dan eksekutif SDM di lembaga perawatan memanfaatkan Connecteam untuk mengotomatiskan proses dan untuk kontrol yang lebih baik atas masalah terkait tenaga kerja:

• Menunjuk teman;memudahkan tenaga kerja untuk merekomendasikan teman untuk posisi yang membantu meningkatkan jangkauan rekrutmen mereka.
• Formulir informasi pribadi untuk memasukkan karyawan baru seperti informasi pribadi, informasi kontak, kontak darurat, dokumen seperti formulir pajak dan ID foto, dll.
• Memperbarui informasi kontak seperti alamat, nama, nomor ponsel, email, informasi rekening bank, dan lainnya.
• Survei kepuasan karyawan atau tinjauan kinerja.

Pelacakan Waktu Akurat

Dalam hal pelacakan waktu dan lembar penggajian yang akurat, lembaga perawatan mengandalkan Connecteam untuk menjadikan ini proses yang lancar.

• Untuk pencatatan jam masuk dan keluar shift dengan stempel lokasi GPS sehingga karyawan masuk dan keluar jam kerja di lokasi yang benar.
• Mengirim pemberitahuan push untuk mengingatkan karyawan untuk masuk atau keluar.
• Memanfaatkan catatan dan tag untuk memenuhi kebutuhan tertentu (seperti memfilter menurut pelanggan atau tanggal tertentu).
• Mengekspor lembar penggajian, per shift atau sebagai total. Terintegrasi langsung dengan QuickBooks Online dan Gusto untuk penggajian bebas kesalahan.
• Melihat timesheets saat ini dan masa lalu.
• Meminta cuti – karyawan menerima peringatan begitu permintaan disetujui atau ditolak.
• Tambahkan lampiran shift.
• Menandatangani lembar waktu, menambah keamanan ekstra bagi manajer untuk mengurangi pencurian waktu karyawan.
• Unggah file ke jam waktu.

Selain itu, Anda dapat menggunakan kemampuan geofence sehingga pengguna hanya dapat masuk saat mereka benar-benar berada di rumah klien, sehingga mengurangi pencurian waktu.

Garis bawah

Connecteam adalah aplikasi manajemen karyawan all-in-one terkemuka dengan berbagai kemampuan yang dirancang untuk membantu menskalakan bisnis agen perawatan Anda. Dengan Connecteam, agen perawatan menyederhanakan penjadwalan pekerjaan, merampingkan komunikasi, meningkatkan keterlibatan karyawan, memastikan kepatuhan, mengotomatiskan daftar periksa dan laporan, secara efisien memasukkan karyawan baru dan melatih karyawan yang ada dengan keterampilan baru, serta melacak dan menyimpan jam kerja dan lembar waktu karyawan secara akurat.

Selain itu, opsi penetapan harga Connecteam tidak perlu dipikirkan lagi, jadi mulailah dengan uji coba gratis dan untuk mempelajari lebih lanjut, lihat tautan ini dan jangan ragu untuk memesan tur produk gratis untuk melihat apakah Connecteam memenuhi kebutuhan bisnis Anda.