Mengapa Kami Membutuhkan Dokumentasi Produk?

Seperti kebanyakan pemilik bisnis, Anda mungkin menganggap dokumentasi produk sebagai renungan. Itu adalah sesuatu yang Anda buat ketika ada waktu tersisa setelah semuanya selesai.

Saat mengembangkan produk Anda, Anda akan menggabungkan beberapa petunjuk cepat untuk membantu pengguna memulai dengan benar, dan pergi begitu saja.

Namun, dokumentasi produk adalah salah satu bagian terpenting dari bisnis Anda – ini adalah jembatan antara produk dan pelanggan Anda. Gagal mengenali kekuatan di balik dokumentasi produk dapat menjadi bencana besar bagi bisnis Anda dan menahan Anda di tempat ketika Anda seharusnya melonjak.

Baca juga; mengapa dokumentasi teknis itu penting.

Apa itu Dokumentasi Produk?

Anda tahu apa itu, jadi saya akan membuat ini singkat.

Dokumentasi produk hanyalah segala jenis informasi yang dibuat untuk membantu pelanggan memahami dan menggunakan produk Anda yang baru dirilis atau diperbarui.

Ini bisa berupa halaman FAQ di situs web Anda atau manual PDF terperinci yang disertakan dengan produk fisik. Secara umum, itu jatuh ke dalam dua kategori:

Segala bentuk instruksi secara teknis dianggap sebagai dokumentasi produk. Namun, jelas ada dokumentasi yang berfungsi dan sesuai untuk tujuan dan dokumentasi yang tidak cukup baik, tetapi kita akan membahasnya dengan benar di bawah ini.

Anda dapat menggunakan alat seperti Docsie untuk membuat dokumen dengan mudah.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Dokumentasi Produk?

Dari sudut pandang bisnis, dokumentasi produk penting karena beberapa alasan:

Ini menghemat waktu Anda

Manfaat terbesar adalah menghemat waktu dan uang Anda. Dokumentasi produk yang tepat dapat secara drastis mengurangi jumlah panggilan dukungan dan email yang Anda terima, sehingga menghemat uang Anda.

Ini karena Anda memberikan kekuatan fungsionalitas ke tangan pengguna Anda, dan mereka dapat melayani diri mereka sendiri. Ini berarti lebih sedikit waktu untuk menghubungi Anda dan meminta Anda untuk memandu mereka melalui produk, membebaskan staf pendukung Anda untuk hal-hal lain.

Ini meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Jika pelanggan Anda dapat dengan mudah menemukan jawaban yang mereka cari, mereka akan lebih senang dengan produk Anda – dan perusahaan Anda.

Saat Anda memberi seseorang produk atau layanan (seperti SaaS), sebagian besar pengguna hanya ingin terjebak dalam inti dari apa yang Anda tawarkan. Mereka tidak ingin duduk di saluran telepon pelanggan atau nongkrong di obrolan langsung. Mereka hanya ingin melanjutkan sesuatu.

Dokumentasi produk yang tepat, dipikirkan dengan matang, dan komprehensif memungkinkan hal ini terjadi dengan mudah karena mereka dapat melakukan swalayan dan tahu persis bagaimana menyiapkan diri dan mengatasi potensi masalah yang mungkin mereka hadapi.

Itu karena dokumentasi produk Anda adalah bagian dari pengalaman produk, bukan hanya aksesori atau baut saja.

Pikirkan tentang bagaimana Apple dan Google melakukan ini dengan kemasan produk mereka, seperti bagaimana rasanya membuka iPhone baru.

Ini ramping dan minimalis, namun efektif. Ini memberi tahu Anda dengan cepat dan mudah semua yang perlu Anda ketahui tentang produk tanpa berlebihan. Itulah yang harus Anda tuju dengan dokumentasi produk Anda.

Karena pelanggan memiliki pengalaman yang baik dengan produk Anda, ini, pada gilirannya, menyebabkan pelanggan lebih cenderung merekomendasikan Anda dan terus menggunakan produk atau layanan Anda. Ini dapat meningkatkan reputasi Anda dan meningkatkan kesuksesan Anda sebagai bisnis, apa pun metrik yang Anda gunakan.

Ini meningkatkan dukungan pelanggan

Dokumentasi produk juga dapat membantu meningkatkan dukungan pelanggan dengan menyediakan tempat sentral untuk semua jawaban atas pertanyaan umum.

Saya tidak terlalu banyak berbicara tentang dokumentasi yang disertakan, tetapi sebaliknya, yang sekarang lebih umum adalah menyediakan dokumentasi produk dengan produk yang dapat membantu pengguna menyiapkan dan mengatasi masalah paling mendasar yang mungkin mereka temui.

Jika pengguna menginginkan bantuan lagi, mereka biasanya akan diarahkan ke basis pengetahuan produk secara online, yang akan memiliki konten yang lebih luas.

Pengetahuan online ini masih dianggap sebagai dokumentasi produk dan merupakan bagian dari pengalaman produk, jadi Anda harus mempertimbangkan ini!

Ambil basis Dukungan Google, misalnya.

Tidak masalah produk apa yang bermasalah atau apa yang Anda coba lakukan, basis pengetahuan ditata dengan cara yang sangat mudah dan kuat yang membantu memberi pengguna apa yang mereka butuhkan untuk mendapatkan hasil.

Pada akhirnya, ini adalah skenario yang ideal karena pelanggan dapat menyelesaikan masalah mereka tanpa bantuan.

Mengapa Pelanggan Membutuhkan Dokumentasi Produk?

Dokumentasi produk yang efektif bukan hanya cara bagi pengguna untuk memahami cara menghidupkan perangkat mereka atau di mana harus meletakkan baterai. Jauh lebih dari itu, dan tetap saja, begitu banyak bisnis gagal untuk mengenali hal ini. Dengan demikian, mereka terus menerbitkan dokumentasi produk di bawah standar yang tidak menguntungkan bisnis mereka.

Dokumentasi produk adalah hal yang kuat karena beberapa alasan;

1. Ini membantu mereka memahami produk Anda

Dokumentasi produk sangat penting untuk membantu pelanggan memahami cara kerja produk Anda dan apa yang dapat mereka lakukan dengannya. Mereka mungkin membeli produk Anda karena satu alasan, tetapi mendidik mereka tentang potensi penuh produk Anda membuat mereka merasa seolah-olah mereka mendapat manfaat dari nilai uang yang serius dan membuka begitu banyak pintu tentang bagaimana mereka dapat memanfaatkan pengalaman produk Anda sebaik mungkin. .

Semakin terdidik pengguna Anda, semakin mereka akan terlibat dan berinteraksi dengan produk Anda, dan semakin berharga mereka akan menemukan bisnis Anda. Inilah cara Anda menciptakan pelanggan yang setia dan kembali!

2. Menghemat waktu mereka

Sama seperti dokumentasi produk yang fantastis yang menghemat waktu Anda, ini juga menghemat waktu pengguna Anda! Daripada menghubungi dukungan pelanggan atau mencari bantuan melalui forum, mereka dapat dengan mudah berkonsultasi dengan dokumentasi produk Anda dan menemukan jawaban yang mereka cari.

Apa yang Membuat Dokumentasi Produk Bagus?

Oke langsung saja kita masuk ke inti postingan kali ini. Apa yang membuat dokumentasi produk efektif? Mengapa Anda tidak mengetikkan daftar instruksi dan pertanyaan yang sering diajukan dan menyelesaikannya?

Secara teori, Anda bisa, tetapi itu tidak akan membantu Anda. Sekali lagi, dokumentasi produk Anda adalah bagian inti dari pengalaman produk Anda, dan ini tidak dapat dinyatakan cukup. Keduanya saling melengkapi, daripada dokumentasi menjadi aksesori belaka atau tambahan opsional.

Ada beberapa hal yang membuat dokumentasi produk bagus:

1. Mudah ditemukan

Dokumentasi produk harus mudah ditemukan oleh pelanggan. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah pelanggan menyerah untuk mencoba menemukan jawaban karena mereka tidak dapat menemukan dokumentasi Anda. Pastikan mudah diakses dari situs web, antarmuka produk, atau kemasan Anda.

2. Ini komprehensif

Dokumentasi produk harus komprehensif dan mencakup semua fitur utama dan kasus penggunaan produk Anda. Jika Anda memiliki produk yang kompleks, pertimbangkan untuk membuat beberapa tingkat dokumentasi (misalnya, pemula, menengah, dan lanjutan) untuk memudahkan pelanggan menemukan apa yang mereka cari.

Di sinilah memiliki basis pengetahuan digital yang terperinci, luas, namun mudah dinavigasi. Anda tidak dapat secara fisik memiliki manual setebal buku yang dikirimkan bersama mereka untuk produk fisik. Anda harus menemukan keseimbangan yang tepat yang sesuai untuk Anda, audiens target Anda, dan produk spesifik Anda.

3. Terkini

Dokumentasi produk harus selalu diperbarui dengan perubahan terbaru pada produk Anda. Jika Anda merilis fitur baru atau membuat perubahan pada fitur yang sudah ada, pastikan untuk memperbarui dokumentasi Anda sebagaimana mestinya. Ini akan membantu memastikan bahwa pelanggan selalu memiliki informasi yang akurat tentang produk Anda.

4. Ini ditulis dengan baik

Dokumentasi produk harus ditulis dengan baik dan bebas dari jargon teknis. Ingatlah bahwa dokumentasi Anda kemungkinan akan menjadi kesan pertama yang dimiliki pelanggan terhadap produk Anda, jadi pastikan itu jelas dan ringkas.

Anda tidak ingin membebani pengguna atau membuat mereka stres karena tidak memahami apa yang harus dilakukan. Sementara instruksi flatpack Ikea sedikit terkenal dengan cara yang lucu untuk ini, itu tidak berlaku untuk setiap bisnis.

Seorang pengguna SaaS, misalnya, tidak ingin keluar dari jalan mereka untuk mencari tahu bagaimana membuat sesuatu bekerja. Mereka memahami ada kurva belajar, tetapi mereka ingin bergabung secepat mungkin.

Sebagai sebuah bisnis, inilah yang Anda inginkan juga. Pelanggan yang bahagia dan berfungsi yang terintegrasi ke dalam bisnis Anda semudah mungkin. Terserah Anda untuk mewujudkannya.

Juga, sedikit tip teratas di sini.

Pastikan Anda menulis untuk audiens target Anda. Jika Anda menulis instruksi untuk permainan papan anak-anak, Anda harus menulis dengan cara yang mereka pahami. Ini jauh berbeda dengan bagaimana Anda akan menulis instruksi untuk perangkat lunak akuntansi, misalnya.

Cara Membuat Dokumentasi Produk Anda yang Sukses

Saya bisa membuat panduan lengkap tentang cara membuat dokumentasi produk dalam panduan langkah demi langkah, tetapi sebenarnya ada begitu banyak variabel. Apa yang berhasil untuk produk bisnis pesaing mungkin tidak cocok untuk Anda dalam hal gaya dan desain.

Beberapa produk memerlukan manual literal (seperti pembuatan mesin cetak di tingkat pabrik), dan yang lain akan unggul dengan kartu flash sederhana yang berisi poin-poin yang perlu diketahui. Itu tergantung pada Anda.

Namun, membuat dokumentasi produk yang sukses tidak harus rumit. Cukup ikuti tips sederhana ini untuk membantu Anda dalam prosesnya.

1. Tetap teratur

Dokumentasi produk harus terorganisir dengan baik dan mudah dinavigasi. Pertimbangkan untuk menggunakan judul, subjudul, dan daftar isi untuk membantu pelanggan menemukan apa yang mereka cari.

2. Buatlah visual

Dokumentasi produk harus menarik secara visual dan mudah dipahami. Gunakan gambar, tangkapan layar, dan video untuk melengkapi teks Anda dan membantu menjelaskan konsep yang kompleks. Ingat, dokumentasi produk yang baik adalah tentang menyampaikan informasi berharga sebanyak mungkin dengan cara termudah, jadi gunakan gambar untuk mencapainya.

3. Gunakan alat yang tepat

Meskipun Anda bisa membuka dokumen Word untuk menulis dokumentasi produk Anda, Anda akan membutuhkannya untuk melihat bagiannya. Ini berarti Anda harus menggunakan alat yang tepat untuk membuat dokumentasi ideal yang sesuai dengan tujuan.

Berikut adalah beberapa alat yang dapat membantu:

• Alat pembuatan dokumentasi seperti Docsie untuk membantu merampingkan dan mengotomatiskan seluruh proses ujung ke ujung
• Alat tulis AI, seperti Jasper, untuk membantu menulis konten
• Piktochart untuk membuat grafik dan visual
• Alat seperti Grammarly untuk memeriksa keakuratan dan profesionalisme konten akhir

4. Tulis untuk audiens Anda

Dokumentasi produk harus ditulis untuk audiens target Anda. Hindari menggunakan jargon teknis atau bahasa yang terlalu rumit. Alih-alih, fokuslah untuk membuat dokumentasi Anda jelas dan ringkas.

5. Tetap perbarui

Dokumentasi produk harus selalu diperbarui dengan perubahan terbaru pada produk Anda. Ini akan membantu memastikan bahwa pelanggan selalu memiliki informasi yang akurat tentang produk Anda. Ini bisa memakan waktu, tetapi selama Anda terorganisir dan produktif dengan pendekatan Anda, Anda harus dapat menemukan alur kerja yang sesuai untuk Anda.

Ke Anda

Dokumentasi produk sangat penting untuk bisnis dan pelanggan.

Menjawab pertanyaan dan masalah umum dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan bisnis yang berulang. Membuat dokumentasi produk yang sukses tidaklah sulit, tetapi membutuhkan perencanaan dan usaha.

Jadilah proaktif dalam pendekatan Anda, dan Anda pasti akan menuai banyak manfaat yang ditawarkan dokumentasi produk.