T&J: Mengapa Manajemen Proyek Penting?

Ketika datang ke proyek transformasi digital, manajemen proyek adalah aspek penting untuk memastikan implementasi teknologi Anda diadopsi dengan masalah sesedikit mungkin.

Di Impact, kami telah mengawasi banyak proyek DX, dan selama bertahun-tahun kami telah melalui transformasi substansial, jadi kami tahu satu atau dua hal tentang manajemen proyek.

Kami bertemu dengan Alex Park, Direktur Kantor Manajemen Program Dampak, untuk membahas apa arti manajemen proyek hari ini dan mengapa bisnis dari semua ukuran mendapat manfaat dari PM berkualitas dalam implementasinya.

Mari kita langsung masuk.

Seberapa penting hubungan antara inisiatif transformasi digital dan manajemen proyek?

AP: Sangat penting. Secara historis, proyek dari semua jenis telah mengalami masalah anggaran, ruang lingkup, dan penyelarasan. Saat upaya-upaya berpadu di seputar transformasi digital (DX)—menyatukan yang lama dengan yang baru—risiko historis ini diperbesar secara signifikan.

Bagaimana manfaat manajemen proyek dari alat digital?

AP: Dalam pengalaman saya, perangkat yang tepat hanya sebaik data dasar yang mendorong pelaksanaan pekerjaan. Dengan garis besar proyek yang tepat dan penyelarasan tanggung jawab yang baik, banyak tugas manajemen proyek tradisional dapat diotomatisasi, asalkan semua anggota proyek menyumbangkan poin data mereka ke perangkat.

Pengingat alur kerja dapat mengotomatiskan permintaan pembaruan "check-in tugas" dan "tugas item terbuka". Ketika gerbang keputusan atau persetujuan tercapai, alur kerja otomatis dapat diprogram sebelumnya untuk dikirim dan diperbarui pada jadwal yang ditentukan.

Data relevan yang mendasari mencakup hal-hal seperti anggaran proyek, kesehatan garis waktu, staf sumber daya, item terbuka, pencapaian, dan banyak lagi—semuanya dapat dilaporkan.

Banyak proyek DX dianggap gagal oleh bisnis ketika hasil yang diharapkan tidak terpenuhi. Menurut Anda, di mana perusahaan memiliki kecenderungan untuk salah dalam pendekatan mereka dalam hal hasil?

AP: Kurangnya kepemimpinan eksekutif, keselarasan, dan dukungan yang berkelanjutan adalah awal dari masalah dalam pengalaman kami.

Membawa semua pihak yang terlibat ke meja untuk membahas tujuan, persyaratan bisnis utama, metrik keberhasilan, dan indikator kinerja sangat penting untuk memulai upaya DX, tetapi bahkan lebih penting untuk terus mengevaluasi kembali semua ini secara konsisten di seluruh proyek.

Lanskap bisnis terus berubah dan memerlukan pendekatan berulang yang konsisten untuk tetap selaras dengan tujuan dan sasaran kepemimpinan eksekutif dan manajer bisnis saat ini—kita hanya perlu melihat ke belakang pada tahun lalu untuk melihat seberapa cepat keadaan dapat berubah.

Demikian pula, banyak organisasi tidak mempertimbangkan sumber daya waktu yang diperlukan untuk menerapkan perubahan budaya. Sumber daya waktu tidak hanya dari manajemen dan kepemimpinan, tetapi dari pengguna akhir langsung yang memberikan umpan balik kegunaan yang vital.

Selain itu, kecakapan teknis dan manajemen khusus yang diperlukan untuk secara efektif merancang, mengoordinasikan, mengimplementasikan, mengulangi, dan memberikan solusi yang menghormati tujuan yang ditentukan sering diremehkan oleh bisnis, yang merupakan salah satu alasan orang-orang datang kepada kami sejak awal.

Bagaimana manajemen proyek yang efektif membantu meringankan masalah ini tentang pendekatan saat ini di antara UKM?

AP: Manajemen proyek dapat membantu mengurangi beberapa masalah ini di sisi pengiriman, jika metrik dan persyaratan yang dilaporkan mutakhir dan sesuai dengan harapan kepemimpinan dan manajemen.

Jika percakapan penyelarasan tersebut tidak pernah terjadi, atau tidak terjadi secara konsisten dan berulang selama perjalanan DX perusahaan, maka tidak peduli seberapa baik sumber daya ditetapkan atau seberapa ketat rencana tersebut mematuhi garis waktu penerapan, proyek akan tetap menjadi kegagalan.

Apa yang harus dipertimbangkan oleh bisnis saat melakukan manajemen proyek secara internal vs. mempekerjakan pihak ketiga?

AP: Seperti yang lainnya, ada analisis biaya-manfaat bakat versus pengetahuan yang perlu dilakukan perusahaan untuk memahami apa yang masuk akal bagi organisasi mereka.

Beberapa pertanyaan yang harus ditanyakan oleh bisnis pada diri mereka sendiri adalah; berapa banyak aktivitas bisnis di sekitar pekerjaan yang terkait dengan proyek? Jenis proyek apa yang sedang dikejar? Apakah bakat teknis di-outsource; dan apa kemampuan sumber daya manajemen internal mereka dibandingkan dengan pihak ketiga yang tersedia?

Kemudian Anda memiliki pertimbangan lebih lanjut tentang pelaksanaan proyek, seperti tenggat waktu proyek, kemampuan pengiriman untuk tenggat waktu tersebut, pembagian tanggung jawab di antara pemangku kepentingan, sponsor eksekutif, dan pengukuran dan pelaporan hasil.

Dengan kata lain, jika sebuah bisnis dapat percaya diri dalam semua berbagai aspek yang diperlukan dalam memberikan sebuah proyek, maka itu bagus. Namun, jika sebuah bisnis merasa mereka tidak memiliki kapasitas atau kapabilitas untuk meluncurkan proyek DX, ada baiknya mencari bantuan dari luar dari pihak ketiga.

Saat mengontrak pihak ketiga untuk mengelola proyek DX, menurut Anda, apa yang Anda sarankan untuk diperhatikan oleh prospek dalam MSP?

AP: Paparan dan pengalaman ke platform, proses, atau sistem yang terlibat dalam upaya DX di sebuah perusahaan.

Di Impact, kami menggunakan operasi internal sebagai tempat pengujian kami untuk semua solusi yang kami buat untuk klien kami.

Selain dari pengalaman teknis yang tepat dan metodologi dan pengalaman manajemen proyek yang tepat, bisnis harus mencari mitra yang dapat memahami tujuan eksekutif mereka—atau membantu membimbing mereka—dengan mudah membuat pelaporan di sekitar indikator yang akan memberi tahu mereka jika tujuan tersebut berada di jalur yang benar, dan yang memiliki proses pengiriman proyek yang mapan dan matang yang menyediakan informasi konsumsi real-time yang terkait dengan risiko, keputusan, masalah, jadwal, pencapaian, anggaran, dan kinerja proyek dan portofolio secara keseluruhan.

Cakupan transformasi digital meningkat setiap tahun dan inisiatif lebih tersedia untuk bisnis dari semua ukuran saat ini. Dengan pemikiran ini, seberapa penting peran yang akan dimiliki manajer proyek pada tahun 2021 dan seterusnya dan apa artinya ini bagi perusahaan yang ingin mendigitalkan?

AP: Manajer proyek mengonversi tujuan bisnis ke fase dan kemudian memecah fase tersebut menjadi hasil kecil.

Mereka menerjemahkan bisnis berbicara ke bahasa teknis yang dapat ditafsirkan dan dijalankan oleh sumber daya lain, membuat laporan berdasarkan data metrik kinerja utama untuk memvisualisasikan kemajuan proyek ke kepemimpinan dan manajemen, dan bekerja untuk menjaga semua sumber daya pada tugas/jadwal, dan mengomunikasikan penyesuaian kapan dan di mana diperlukan atas dan ke bawah rantai komando.

Mengetahui bahwa DX biasanya melintasi beberapa silo pelanggan, mengoordinasikan dan mengelola semua bagian yang saling berhubungan menjadi lebih penting dari sebelumnya dan vital bagi upaya DX yang komprehensif dan strategis.

Apakah ada keadaan di mana Anda akan merekomendasikan bisnis tidak mendapatkan manajer proyek?

AP: Biaya tim manajemen proyek tidak boleh lebih dari nilai yang dibawa tim ke organisasi.

Bagaimana sebuah organisasi mendefinisikan 'nilai' fleksibel dalam konteks ini.

Organisasi tanpa banyak proses yang ditentukan atau pembagian tanggung jawab tenaga kerja yang baik mungkin tidak menyadari manfaat dari manajer proyek. Organisasi yang tidak memiliki kepemimpinan eksekutif atau keselarasan manajemen tidak akan mendapat manfaat sepenuhnya dari manajer proyek karena upaya yang akan dipimpin PM akan kabur dalam hal ruang lingkup, target hasil, dll.

Dalam kasus ini, fokus perlu diberikan pada visi dan kepemimpinan eksekutif, dan kemudian seorang PM dapat membantu mengarahkan inisiatif begitu ada arahan yang baik.

Apa pemikiran dan rekomendasi terakhir Anda untuk para pemimpin bisnis yang tidak yakin apakah mereka membutuhkan manajer proyek khusus untuk inisiatif mereka?

AP: Sebelum merenungkan apakah manajemen proyek menahan tujuan dan upaya Anda, periksa kenyataan apakah Anda telah melakukan pekerjaan dengan baik dalam mendefinisikan tujuan Anda "CERDAS"—Spesifikasi, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Tepat Waktu—apa tujuan eksplisit Anda keluar untuk mencapai?

Setelah memahami tujuan akhir Anda, bekerjalah dengan pemimpin manajemen bisnis Anda untuk mengidentifikasi persyaratan kunci operasional (OKR) untuk setiap unit.

Setelah Anda memiliki pemahaman dan kerangka kerja yang baik tentang area ini, Anda kemudian dapat berpikir untuk mempekerjakan manajer proyek untuk membantu memformalkan tujuan dan OKR tersebut ke dalam rencana pengiriman kerangka kerja dengan tonggak dan hasil.

Indikator kinerja utama (KPI) kemudian dapat dikumpulkan dari manajemen dan kepemimpinan untuk menilai keberhasilan OKR, dan laporan terkait mengumpulkan data ini untuk menilai status proyek.

Jangka panjang, manajemen proyek dan keselarasan organisasi diperlukan untuk memastikan bahwa upaya pengiriman di sisi proyek secara konsisten selaras dengan tujuan bisnis di sisi kepemimpinan.

Berlangganan ke blog kami untuk menerima lebih banyak wawasan tentang teknologi bisnis dan tetap mengikuti perkembangan pemasaran, keamanan siber, serta berita dan tren teknologi lainnya (jangan khawatir, kami tidak akan mengganggu Anda).