Mengapa Dokumentasi Teknis Penting (dengan contoh)

Sebagai pemilik bisnis, jangan pernah meremehkan betapa pentingnya dokumentasi teknis profesional. Banyak yang bahkan menganggapnya sebagai salah satu konten terpenting yang akan dibuat perusahaan Anda.

Dalam panduan ini, saya akan berbicara tentang mengapa hal ini terjadi dan mengapa Anda harus mulai memikirkan konten ini sebagai tulang punggung organisasi Anda.

Mari kita masuk ke dalamnya.

Apa itu Dokumentasi Teknis?

Dokumentasi teknis adalah jenis tulisan yang menjelaskan bagaimana melakukan sesuatu.

Pada tingkat dasar, Anda dapat menganggap dokumentasi teknis sebagai satu set instruksi karena sebagian besar dokumentasi teknis sering kali menyertakan petunjuk langkah demi langkah tentang cara melakukan sesuatu, apakah itu menjelaskan cara menggunakan perangkat lunak atau cara menyiapkan produk.

Namun, dokumentasi teknis bisa lebih dari itu.

Dokumentasi seperti studi, sensus, dan rekam medis disebut juga dokumentasi teknis. Dalam hal ini, bahkan mungkin termasuk informasi seperti latar belakang dan sejarah suatu topik, serta definisi istilah teknis.

Menggabungkan semua ini, mungkin lebih akurat untuk menggambarkan dokumentasi teknis sebagai tulisan yang menampilkan aplikasi, tujuan, arsitektur, penggunaan, atau pembuatan produk, layanan, atau operasi.

Baca juga; Mengapa kita membutuhkan dokumentasi produk?

Mengapa Dokumentasi Teknis Penting?

Dari sudut pandang bisnis, dokumentasi ini sangat berguna untuk melacak prosedur dan proses dalam bisnis dan bahkan dapat digunakan sebagai alat pelatihan.

Misalnya, jika Anda mengelola pabrik manufaktur dan memasang mesin baru (atau melakukan proses apa pun), Anda harus membuat dokumentasi teknis yang menjelaskan cara kerja mesin dan cara karyawan Anda harus mengoperasikannya dengan aman. Penyedia mesin juga harus memberikan dokumentasi teknis tentang cara kerja mesin sehingga teknisi Anda dapat mempertahankannya.

Anda mungkin juga perlu melakukan pemeriksaan dan audit untuk memastikan Anda beroperasi sesuai dengan undang-undang dan peraturan perusahaan Anda. Sekali lagi, Anda akan memerlukan dokumentasi teknis untuk menjamin ini dilakukan dan dipantau secara akurat.

Saat karyawan baru bergabung dengan perusahaan Anda, Anda akan menggunakan dokumentasi teknis untuk melatih mereka dan menunjukkan cara memecahkan masalah.

Apa Beberapa Contoh Dokumentasi Teknis?

Contoh dokumentasi teknis yang paling jelas adalah panduan pengguna. Ini bisa datang dalam berbagai bentuk dan ukuran dan sering disertakan dengan produk yang baru diluncurkan dan diperbarui.

Saat ini, Anda mungkin tidak akan sering mendapatkan manual kertas, tetapi panduan cepat untuk menyiapkan, dan kemudian kemampuan untuk mengakses lebih banyak konten online, jika Anda membutuhkannya.

Dalam hal bisnis Anda, atau karyawan Anda, dokumentasi teknis dapat mencakup:

• Kebijakan dan prosedur
• Deskripsi pekerjaan
• Buku pegangan karyawan
• Aliran proses
• Materi pelatihan

Sebagai sedikit daftar ekstensif, bentuk dokumentasi teknis lainnya dapat mencakup;

• proposal bisnis
• Panduan pengguna dan pelanggan
• Buku pegangan dan instruksi karyawan
• Brosur
• Memo
• Rencana pemasaran
• Dokumen manajemen proyek
• Rekam medis
• Buletin
• Proses operasi
• Manual perbaikan
• referensi SDK

Lihat juga; Apa itu Dokumen yang Diperlukan produk.

Untuk Apa Saya Memprioritaskan Penulisan Dokumentasi Teknis?

Saat membuat "dokumen teknis" Anda sendiri (apakah menurut Anda itu akan berhasil?), Hal pertama yang harus dilakukan adalah mencari tahu apa yang harus Anda tulis. Tentu, Anda mungkin memerlukan beberapa dokumentasi saat menggunakan komputer kerja atau mengakses server Anda, tetapi bagaimana dengan cara menggunakan mesin kopi?

Cukup menarik, ya, Anda mungkin harus memiliki dokumentasi teknis untuk semua yang ada di bisnis Anda. Ini hanya dokumentasi mesin kopi yang biasanya akan sedikit lebih dari stiker di bagian depan yang menunjukkan beberapa diagram instruksional.

Ini semua tentang memprioritaskan .

Anda harus mulai dengan memprioritaskan tulisan Anda untuk hal-hal yang paling penting untuk bisnis Anda. Ini mungkin termasuk prosedur dan proses yang penting untuk operasi harian bisnis Anda, serta materi pelatihan untuk karyawan baru.

Ingat, dokumentasi teknis tidak harus panjang dan rumit. Ini bisa sesederhana selembar kertas yang merinci bagaimana mesin digunakan dan langkah-langkah keamanan yang perlu dilakukan.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, tempat yang sangat baik untuk memulai adalah dengan membuat daftar hal-hal yang menurut Anda paling penting untuk dokumentasi teknis Anda.

Setelah Anda memiliki daftar ini, Anda dapat mulai menulis!

Bagaimana Anda Membuat Dokumentasi Teknis Anda Sendiri?

Sekarang setelah kita membahas apa itu dokumentasi teknis dan mengapa itu penting, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana Anda dapat membuat dokumentasi teknis Anda sendiri.

Tidak diragukan lagi ini adalah tugas yang menakutkan, tetapi untungnya, ada banyak alat dan sumber daya berbeda yang dapat Anda gunakan untuk membuat dokumentasi teknis.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara mendekatinya.

1. Tentukan Tujuan Anda

Memiliki tujuan dalam pikiran saat membuat dokumentasi teknis adalah penting karena Anda membutuhkan pemahaman yang kuat tentang arah yang Anda inginkan. Jika tidak, teks Anda akan tersebar di mana-mana dan mungkin tidak mencakup apa yang penting bagi Anda.

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini untuk membantu memandu pemikiran Anda:

1. Apa yang Anda ingin dokumentasi teknis Anda capai?
2. Apakah Anda ingin menggunakannya sebagai alat pelatihan untuk karyawan baru?
3. Apakah Anda ingin menggunakannya sebagai titik referensi bagi karyawan yang perlu memecahkan masalah?
4. Apakah dokumentasi untuk pelanggan?
5. Apakah dokumentasi untuk produk atau layanan?

Setelah Anda menentukan tujuan Anda, Anda akan dapat memutuskan dengan lebih baik jenis dokumentasi teknis apa yang perlu Anda buat.

2. Pilih Format Anda

Ada banyak format berbeda yang dapat Anda gunakan untuk dokumentasi teknis. Beberapa format umum termasuk manual pengguna, alur proses, dan materi pelatihan.

Bagaimana Anda akan mempresentasikan dokumentasi Anda?

Apakah Anda menggunakan folder dan kertas fisik? Video pelatihan digital? Sebuah database? Sebuah halaman web?

Terserah Anda, tetapi penting untuk memformat dokumentasi Anda dengan cara yang paling bermanfaat bagi pengguna Anda. Bagaimanapun, mereka harus menyerap informasi dengan cepat dan mudah, dan seharusnya ada sedikit ruang untuk kesalahpahaman.

Tanyakan pada diri Anda, apa cara terbaik untuk menyampaikan informasi yang diperlukan dengan cara tercepat dan sesingkat mungkin kepada audiens target yang bekerja dengan Anda?

Ini akan memberi Anda format terbaik yang perlu Anda gunakan.

3. Kumpulkan Informasi

Sayangnya, Anda tidak bisa hanya menulis dokumentasi teknis Anda. Anda perlu menginvestasikan waktu untuk mengumpulkan semua sumber informasi Anda dan bahkan berpotensi memeriksa fakta untuk memastikan informasi yang Anda gunakan akurat dan terkini.

Informasi ini dapat berasal dari berbagai sumber, seperti kebijakan perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan buku pegangan karyawan. Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang Anda butuhkan, Anda akan dapat mulai membuat dokumentasi teknis Anda.

4. Buat Dokumentasi Anda

Sekarang adalah bagian yang menyenangkan. Membuat konten Anda.

Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan program pengolah kata, seperti Google Docs atau Microsoft Word. Keduanya memiliki templat bawaan yang dapat Anda gunakan untuk memulai dan memungkinkan Anda untuk mengisi bagian yang kosong. Namun, tidak diragukan lagi Anda akan menginginkan beberapa tingkat penyesuaian, dan beberapa topik akan memerlukan pemrosesan teks yang jauh lebih canggih.

Untungnya, ada banyak alat yang tersedia, termasuk:

• Docsie: Jika Anda ingin membuat prosesnya mudah dan Anda ingin dokumentasi teknis Anda melihat bagiannya dan memaksimalkan fungsionalitas, Docsie adalah jalan ke depan. Ini adalah aplikasi dokumentasi produk pemenang penghargaan yang memungkinkan Anda membuat dokumen secara otomatis menggunakan wizard. Ada juga banyak alat dan penerbitan kolaboratif
• Monday.com, menawarkan berbagai produk, termasuk banyak fitur untuk manajemen dan pengembangan kerja.
• Whatfix: Ini adalah platform adopsi digital yang dirancang untuk mendobrak batasan antara pengguna dan teknologi baru. Meskipun niche, ini bisa sangat membantu untuk merampingkan proses kreatif Anda dan menganalisis di mana Anda dapat meningkatkan.

Setelah Anda membuat dokumentasi teknis, Anda harus menyimpannya dalam format yang dapat diakses dengan mudah oleh karyawan. Format yang paling umum untuk dokumentasi teknis adalah PDF. Namun, Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk menyimpan dokumentasi teknis Anda dalam format yang dapat dicetak dengan mudah, seperti Word atau HTML.

Jangan khawatir, meskipun ini bisa terasa seperti proses yang hebat, terutama karena Anda mungkin memiliki hal-hal tak terbatas yang dapat Anda buat untuk dokumentasi teknis, ada banyak alat lain yang dapat membantu.

5. Periksa Dokumentasi Anda

Yang penting dengan dokumentasi teknis adalah benar.

Lagi pula, tidak ada gunanya memiliki manual teknis yang merinci cara menggunakan mesin jika informasinya salah. Inilah mengapa penting untuk meminta dokumentasi teknis Anda diperiksa oleh seseorang yang berpengetahuan luas dalam materi pelajaran. Setelah Anda memeriksa dokumentasi teknis Anda, Anda dapat mendistribusikannya kepada karyawan.

6. Bagikan Dokumentasi Anda

Setelah dokumentasi Anda dibuat dan siap untuk digunakan, inilah saatnya untuk membagikannya, dan ini berarti mengomunikasikan apa yang telah Anda buat, mengapa, bagaimana itu akan membantu, dan bagaimana itu diakses. Lagi pula, Anda tahu seperti apa majikan dengan hal semacam ini.

Pertama, buat konten Anda dapat diakses.

Anda dapat mempublikasikan dokumentasi teknis Anda dalam berbagai cara, seperti di situs web atau intranet perusahaan Anda, di portal karyawan, atau di buletin atau milis perusahaan.

Setelah Anda memublikasikan dokumentasi teknis, Anda dapat membagikannya dengan karyawan dan pemangku kepentingan lainnya.

Setelah Anda memublikasikan, Anda perlu mengizinkan komunikasi antara tingkat bisnis Anda.

Dokumentasi Anda mungkin penuh dengan jargon teknis dan konsep sulit yang perlu disampaikan dengan cara yang dapat dipahami semua orang. Oleh karena itu, Anda harus menyelenggarakan rapat dan menciptakan peluang bagi orang-orang untuk memberikan umpan balik, memungkinkan Anda untuk mengubah dan meningkatkan konten hingga sesuai dengan tujuan.

7. Tinjau dan Perbarui

Sejauh ini langkah paling sederhana dalam proses ini yang dilupakan begitu banyak bisnis. Hanya karena dokumentasi teknis Anda sudah habis, bukan berarti sudah selesai. Standar dan prosedur selalu berubah. Produk dan layanan diperbarui. Metode kerja menjadi lebih ramping, atau teknologi baru diperkenalkan.

Faktor-faktor ini dapat memengaruhi dokumentasi teknis, jadi penting untuk meninjau dan memperbarui dokumentasi teknis Anda secara teratur.

Jika Anda mengikuti langkah-langkah ini, Anda akan dapat membuat dokumentasi teknis yang akurat dan mutakhir, yang pada akhirnya memastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk memaksimalkan apa yang ditawarkan dokumentasi teknis.

Butuh alat untuk membantu Anda membuat dokumen teknis? Lihat Docsie!