Cara Menulis Kebijakan Perusahaan yang Efektif Untuk Bisnis Anda
Diterbitkan: 2021-11-18Menjalankan bisnis bisa seperti berjalan melewati ladang ranjau. Kapan saja, Anda dapat menemukan masalah yang terbukti meledak bagi perusahaan Anda.
Insiden terjadi di semua bisnis, tetapi kebijakan perusahaan dapat membantu Anda bangkit kembali.
Karena itu, kami menyadari bahwa menulis kebijakan dan prosedur dapat membosankan dan menjemukan. Tapi percayalah pada kami, jika Anda memiliki kebijakan yang efektif, Anda akan menjaga keselamatan karyawan Anda – secara profesional, pribadi, fisik, dan hukum.
Dan jika Anda adalah pemilik bisnis atau manajer SDM yang ingin membuat kebijakan perusahaan yang benar-benar membuat perbedaan, maka tidak perlu mencari lagi. Kami telah mengumpulkan beberapa kiat utama yang dapat Anda gunakan untuk menyiapkan, menulis, dan menerapkan kebijakan yang sesuai dengan model bisnis Anda.
Namun sebelum memulai, penting untuk memahami mengapa Anda mungkin perlu membuat kebijakan perusahaan Anda sendiri.
Mengapa Penting Untuk Menulis Kebijakan Perusahaan?
Ada beberapa alasan mengapa semua perusahaan harus membuat dan menerapkan kebijakan yang harus diikuti karyawan mereka.
Keluarkan Potensi Penuh Bisnis Anda dengan Perangkat Lunak Manajemen All-in-One Connecteam –
Kesan Pertama Yang Luar Biasa Untuk Karyawan Baru
Menurut penelitian, 22% pergantian karyawan terjadi selama 45 hari pertama kerja, jadi kesan pertama adalah segalanya. Salah satu hal pertama yang harus diterima karyawan baru adalah semua kebijakan perusahaan yang relevan. Orientasi karyawan baru dengan tujuan dan sasaran utama sejak awal akan mengatur nada dan kecepatan untuk pekerjaan mereka.
Semua Orang Di Halaman Yang Sama
Kebijakan perusahaan adalah peluang unik untuk memastikan bahwa semua karyawan memiliki pemahaman yang sama terkait dengan tujuan, nilai, dan aturan perusahaan.
Mengurangi Stres
Ketika karyawan mengikuti kebijakan, mereka cenderung membuat kesalahan yang tidak perlu, kesalahpahaman. Hal ini membuat pekerjaan kurang stres bagi karyawan dan manajemen.
Semua Keputusan Adil
Jika semua karyawan diwajibkan untuk membaca, menerima, dan mengikuti kebijakan perusahaan yang sama, mereka bekerja di lingkungan yang adil dan adil. Tidak ada yang dihukum secara sewenang-wenang.
Memberikan Keamanan Hukum
Kebijakan perusahaan dapat membuat karyawan Anda merasa aman, terutama jika dengan jelas menyatakan hak dan kewajiban mereka. Sebuah kebijakan yang mempromosikan akuntabilitas dan manajemen hubungan karyawan meningkatkan transparansi di seluruh jajaran.
Meningkatkan Loyalitas Karyawan
Kebijakan perusahaan dapat memastikan bahwa pekerja tetap setia pada tujuan perusahaan, terutama jika tunjangan karyawan disertakan.
Di berbagai industri, sejumlah besar karyawan baru terkenal karena gagal membaca kebijakan perusahaan (seperti buku pegangan karyawan) selama orientasi. Hal ini terlihat dari infografik di atas.
Bagaimana Mempersiapkan Kebijakan Perusahaan
Sayangnya, Anda tidak bisa begitu saja mulai menulis dan berharap mendapatkan kebijakan yang sempurna sebagai hasil akhirnya. Pemilik bisnis perlu mempersiapkan dengan hati-hati apa yang akan mereka masukkan dan bagaimana mereka akan mengungkapkannya kepada semua pihak yang diperlukan. Menerapkan langkah-langkah berikut dapat membuat semua perbedaan.
Semua Pihak Harus Sepakat Untuk Mengembangkan Kebijakan Perusahaan
Apakah Anda memulai bisnis konstruksi atau hotel, manajemen dan karyawan perlu menyatakan dukungan bulat untuk kebijakan perusahaan yang diusulkan. Alasan yang sah harus diajukan untuk memperdebatkan kebijakan yang bersangkutan. Setelah disepakati oleh semua pihak, perencanaan yang sebenarnya dapat dimulai.
Bentuk Tim Pembuat Kebijakan Perusahaan
Kebijakan perusahaan harus selalu menjadi upaya kolaboratif. Semakin banyak orang yang menyumbangkan ide, semakin menyatu pesan akhir dari kebijakan tersebut. Tetapi Anda tidak bisa begitu saja merekrut siapa pun untuk pekerjaan itu. Penting untuk menggunakan manajer dan staf yang baik yang ahli dalam topik yang dimaksud.
Membangun Struktur Kebijakan Standar Perusahaan
Salah satu persiapan terpenting yang harus dilakukan adalah memastikan bahwa perusahaan memiliki struktur kebijakan perusahaan yang standar. Struktur ini akan bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan, tetapi terlepas dari apakah Anda seorang manajer ritel atau tukang ledeng, itu harus mencakup tujuan kebijakan, pedoman dan berlaku untuk siapa.
Buat Daftar Prioritas
Anda mungkin perlu membuat beberapa kebijakan perusahaan yang mencakup beragam topik dan kebutuhan. Jadi untuk mencegah tim pembuat kebijakan perusahaan Anda kewalahan, cobalah memprioritaskan kebijakan mana yang dibutuhkan perusahaan Anda terlebih dahulu. Setiap kebijakan yang memberikan manfaat jangka pendek harus didahulukan dalam daftar prioritas. Apakah Anda sedang melatih staf kebersihan atau mengelola pekerja pabrik, Anda perlu melakukan brainstorming kebijakan mana yang perlu perhatian segera.
Lakukan Riset Anda
Anda perlu mengerjakan pekerjaan rumah Anda sebelum mulai menulis kebijakan perusahaan. Memiliki pengetahuan mendalam tentang perusahaan Anda dan topik yang ingin Anda bahas dalam polis adalah yang terpenting. Riset juga dapat membantu memperbaiki kebijakan perusahaan yang sudah ada, mengisi kekosongan dengan informasi yang relevan.
Berikut adalah beberapa cara Anda dapat melakukan penelitian untuk kebijakan perusahaan:
- Konsultasikan dengan ahli tentang topik yang relevan.
- Melakukan survei perusahaan dan mewawancarai karyawan.
- Tetap up to date dengan undang-undang terbaru yang relevan dengan kebijakan yang ingin Anda buat/perbarui (seperti undang-undang makan dan istirahat menurut negara bagian).
Cara Menulis Kebijakan Untuk Perusahaan Anda
Saat berbicara tentang cara menulis kebijakan untuk perusahaan Anda, penting untuk memastikan bahwa Anda mencentang semua kotak dan menyertakan semua detail yang harus diikuti oleh pemberi kerja dan karyawan.
Secara umum, pemberi kerja harus mempertimbangkan untuk memasukkan komponen berikut ke dalam setiap kebijakan perusahaan.
Maksud pernyataan
Ini menjelaskan kepada pembaca mengapa perusahaan menerapkan kebijakan sejak awal dan tujuan yang ingin dicapai dengan menggunakannya.
Bagian Spesifikasi
Bagian dari kebijakan perusahaan ini mencakup peraturan khusus, pedoman, dan perubahan peraturan yang harus diikuti oleh karyawan. Misalnya, “Karyawan diharapkan mengenakan seragam toko dari Senin hingga Jumat. Staf diizinkan untuk mengikuti kode berpakaian santai bisnis pada hari Sabtu.”
Bagian Implementasi
Bagian ini dengan jelas menyatakan pihak-pihak mana yang diharapkan untuk mengikuti kebijakan dan sarana yang dapat mereka gunakan untuk mengikutinya. "Manajer restoran diizinkan untuk menentukan apakah pakaian itu pantas atau tidak."
Tanggal berlaku
Tanggal berlakunya kebijakan perusahaan. Misalnya, “Semua pihak harus mengikuti kebijakan ini mulai 1 Januari 2024.”
Glosarium
Daftar istilah umum yang digunakan di seluruh kebijakan perusahaan, termasuk definisi. Misalnya, “seragam: pakaian profesional yang disediakan oleh perusahaan ritel”.
Perlu dicatat bahwa kebijakan tidak boleh disalahartikan sebagai kontrak atau daftar aturan kaku yang harus diikuti persis seperti yang tertulis. Kebijakan perusahaan harus ditulis dengan bahasa yang fleksibel, sehingga mudah dan ramah bagi karyawan untuk mengikutinya.
Cara Memformat & Gaya Kebijakan Perusahaan
Ini bukan hanya tentang apa yang Anda tulis dalam kebijakan perusahaan Anda. Gaya dan format yang Anda tulis juga meningkatkan keterbacaan, dan karenanya meningkatkan keterlibatan karyawan.
Berikut adalah beberapa tip pemformatan penting saat menulis kebijakan:
- Pilih font profesional seperti Arial, Calibri, Georgia atau Times New Roman, misalnya.
- Pilih ukuran font yang mudah dibaca (ukuran 12) dan konsisten di seluruh dokumen (judul, judul, subjudul dikecualikan).
- Hindari menggunakan banyak warna untuk memberikan tampilan profesional pada dokumen. Menempel font hitam pada latar belakang putih.
- Beri jarak paragraf dan bagian dengan tepat.
Tidak masalah jika Anda memulai bisnis real estat atau jika Anda seorang tukang. Mengenai gaya penulisan kebijakan perusahaan, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan:
- Tulis kebijakan dengan jelas dan to the point.
- Tulis dengan kata ganti orang ketiga – misalnya, “dia”, “dia”, dan “itu”.
- Jika Anda menulis tentang sebuah organisasi (misalnya, Organisasi Kesehatan Dunia), pastikan untuk menulisnya secara keseluruhan, lalu Anda dapat menyertakan akronim sebenarnya (WHO) di bagian akhir.
- Kata-kata mutlak seperti "akan", "harus", "hanya", "selalu", dan "tidak pernah" tidak boleh digunakan saat menjelaskan bagaimana seharusnya karyawan bertindak. Alih-alih, pemberi kerja harus menggunakan istilah seperti "biasanya", "umumnya", dan "mungkin", untuk memungkinkan manajer menjadi lebih fleksibel saat menangani situasi yang berbeda.
Tinjau Draf Anda & Dapatkan Persetujuan
Bagian penting dari menulis kebijakan perusahaan adalah proses peninjauan. Berikan kesempatan kepada seluruh tim pembuat kebijakan untuk mengedit draf pertama, memberikan umpan balik, menemukan kesalahan, dan menambahkan apa pun yang mungkin hilang.
Saat tim puas dengan draf akhir, teruskan ke anggota eksekutif perusahaan untuk menyetujuinya.
Setelah Anda merumuskan kebijakan perusahaan Anda, Anda perlu memikirkan bagaimana Anda akan menerapkannya.
Gunakan Alat Terbaik Untuk Menerapkan Kebijakan Perusahaan Anda
Sangat penting untuk mempertimbangkan bagaimana Anda akan membagikan kebijakan perusahaan Anda dengan seluruh perusahaan Anda. Mencetaknya setiap kali Anda mempekerjakan seseorang itu membosankan. Selain itu, karyawan dapat dengan mudah kehilangan versi cetaknya, dan ini pasti sesuatu yang Anda ingin agar semua pihak dapat mengaksesnya dengan mudah.
Connecteam adalah aplikasi manajemen pemenang penghargaan yang dirancang khusus untuk tenaga kerja mobile – seperti tim jarak jauh dan pekerja tanpa meja.
Lebih dari 10.000 perusahaan dari lebih dari 90 industri menggunakan aplikasi manajemen pelatihan all-in-one Connecteam untuk membuat dokumen & kebijakan dan mendistribusikannya dengan mudah ke setiap karyawan, di mana pun mereka bekerja.
Berikut adalah beberapa manfaat yang dibawa Connecteam:
- Jika seorang karyawan perlu meninjau suatu kebijakan, mereka cukup merujuk ke aplikasi alih-alih membuang-buang waktu dengan dokumen kertas yang berantakan dan berantakan.
- Karyawan dapat menambahkan tanda tangan dan gambar ke formulir digital untuk memastikan semuanya tercakup.
- Connecteam memiliki manajemen waktu (termasuk QuickBooks Online dan integrasi Gusto untuk kelancaran penggajian), komunikasi tim, dan kemampuan pusat pengetahuan, mencentang semua kotak untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
- Perangkat lunak pelatihan karyawan all-in-one ini gratis untuk digunakan.
Connecteam memberi pemilik bisnis dan SDM alat yang diperlukan untuk mendigitalkan kebijakan perusahaan dan memperbaruinya sebanyak yang Anda butuhkan, tanpa perlu mencetak.
Ajarkan Kebijakan Perusahaan Kepada Karyawan Anda
Connecteam memungkinkan Anda membuat basis pengetahuan Anda sendiri untuk seluruh tim, di mana Anda dapat melampirkan semua kebijakan perusahaan Anda secara real time. Anda bahkan dapat mencari kebijakan tertentu dengan kata kunci. Ini dapat diakses di ponsel karyawan sendiri sehingga mereka memiliki akses langsung ke kebijakan kapan saja (sejak Anda memperbaruinya).
Kurangi kekacauan dan berikan karyawan sumber belajar khusus. Tetapkan banyak basis pengetahuan ke berbagai departemen, serta beberapa bagian dengan folder, sub-folder, item, dan file.
Komunikasikan Dengan Tim Anda Tentang Kebijakan Perusahaan Anda
Langkah penerapan kebijakan perusahaan yang sering diabaikan adalah mengkomunikasikannya secara efektif kepada karyawan Anda. Tidaklah cukup hanya memaksakan kebijakan pada staf perusahaan. Anda perlu menyampaikan dengan jelas nilai kebijakan dan mengapa penting bagi semua pihak untuk mengikutinya sejak awal.
Meskipun rapat, memo, dan email adalah cara yang valid untuk memperbarui karyawan, perangkat lunak keterlibatan karyawan dapat membuat komunikasi menjadi lebih efektif dan efisien.
Connecteam juga memungkinkan manajer mengirim pembaruan perusahaan yang sederhana dan menarik yang dapat dinikmati dan dipahami karyawan, menggunakan gambar, video, dan file lainnya. Selain itu, mereka dapat melihat karyawan mana yang membaca pembaruan dan dengan mudah menindaklanjuti dengan pengingat atau melalui obrolan 1:1, jika diperlukan.
Unggah Kebijakan Perusahaan Anda Dan Perbarui Karyawan Anda Di Perjalanan
Perbarui Kebijakan Perusahaan Anda
Bahkan setelah Anda selesai menulis, meninjau, dan menerapkannya, kebijakan Anda masih belum ditetapkan. Itu harus menjadi dokumen yang hidup dan bernafas yang Anda perbarui seiring berjalannya waktu.
Ini terutama berlaku ketika pemerintah dan negara bagian mengesahkan undang-undang baru yang mungkin memengaruhi perusahaan Anda. Misalnya, jika upah minimum di negara bagian perusahaan Anda berada berubah, maka Anda mungkin ingin memasukkan dalam kebijakan perusahaan Anda tentang bagaimana perusahaan akan menangani hal ini di masa mendatang. (Dan setelah Anda memperbarui kebijakan di Connecteam, semua karyawan Anda memiliki versi terbaru dan terkini.)
Pertanyaan Yang Sering Diajukan Tentang Kebijakan Perusahaan
Apa Sebenarnya Kebijakan Perusahaan Itu?
Secara umum, kebijakan perusahaan adalah dokumen yang memuat instruksi tentang cara melakukan hal-hal tertentu dalam bisnis Anda dengan benar.
Kebijakan perusahaan membantu membentuk keputusan yang dibuat oleh pemilik bisnis dan karyawan setiap hari. Hal ini dapat mempengaruhi berbagai aspek kehidupan perusahaan seperti etos kerja, budaya perusahaan, perilaku kantor, serta kesehatan dan keselamatan.
Setiap perusahaan membutuhkan seperangkat kebijakan uniknya sendiri, tergantung pada tujuan yang telah ditetapkannya, baik jangka pendek maupun jangka panjang, serta misi menyeluruhnya.
Apa Contoh Kebijakan Perusahaan yang Harus Digunakan Perusahaan Saya?
Industri bisnis Anda dan kebutuhan perusahaan Anda akan menentukan kebijakan perusahaan seperti apa yang perlu Anda buat. Dan ada begitu banyak contoh kebijakan perusahaan yang berbeda. Meskipun tidak semuanya berlaku untuk perusahaan spesifik Anda, banyak dari kebijakan perusahaan berikut ini dapat ditemukan di sebagian besar perusahaan, dalam beberapa bentuk atau format:
- Kebijakan keselamatan tempat kerja (berdasarkan undang-undang kota/negara/negara bagian/federal)
- Perilaku karyawan (kode pakaian, kebijakan pelecehan, prosedur keselamatan, perilaku yang pantas)
- Deskripsi pekerjaan
- Kebijakan kepegawaian (jam kerja, masa kerja, upah negara, gaji/bonus, liburan/cuti sakit/cuti hamil, asuransi/tunjangan, rencana pensiun)
- Tata kelola perusahaan (budaya dan nilai-nilai perusahaan)
- Struktur perusahaan (bagan yang menggambarkan setiap nama karyawan dan di departemen mana mereka bekerja)
- Kesempatan yang sama/kebijakan non-diskriminasi (ras, gender, orientasi seksual, agama, budaya)
- Kebijakan kehadiran (jadwal, waktu istirahat, ketidakhadiran di tempat kerja)
- Kebijakan penyalahgunaan zat (alkohol, narkoba, tembakau)
- Kebijakan disipliner (kinerja buruk, pelanggaran, ketidakjujuran)
- Kebijakan teknologi (perangkat, ponsel, email, internet)
- Kebijakan keuangan (berbagai jenis kompensasi, tunjangan, pembayaran retroaktif, otorisasi pengeluaran)
- Kebijakan pribadi
- Kebijakan layanan pelanggan
Perlu dicatat bahwa daftar ini tidak mencakup semua kebijakan yang digunakan perusahaan. Tetapi banyak kebijakan perusahaan termasuk dalam contoh kebijakan perusahaan yang disebutkan di atas.
Intinya Menulis Kebijakan Perusahaan
Sebagai pemilik bisnis (atau manajer SDM), kami memahami jika Anda mungkin kewalahan dengan semua langkah yang diberikan.
Meskipun ini mungkin tampak seperti banyak hal yang harus diikuti, terutama jika Anda menulis kebijakan perusahaan pertama Anda, sebaiknya luangkan waktu Anda dan lihat mana yang cocok untuk Anda. Pada akhirnya, semakin rinci kebijakannya, semakin aman anggota staf Anda. Kebijakan perusahaan terbaik membutuhkan waktu, keahlian, dan tenaga untuk membangunnya.
Tetapi begitu Anda memiliki kebijakan perusahaan, penerapannya bisa cepat, mudah, dan terjangkau. Menggunakan solusi digital seperti Connecteam memungkinkan manajer dan karyawan memiliki akses mudah ke kebijakan Anda.
Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat mengunduh, membaca, dan menandatangani semua dokumen yang relevan. Selain itu, Anda dapat menggunakan aplikasi komunikasi ini untuk memulai dialog tentang kebijakan, mengirim umpan balik untuk memperbaikinya, dan mengirimkan pengingat untuk memastikan semua orang telah membaca dan memahaminya.
Jadi, sisihkan pena dan kertas Anda, dan mulailah mendigitalkan – karena menyiapkan, menulis, dan menerapkan kebijakan perusahaan tidak pernah semudah ini.
