10 modi comprovati per ridurre i costi IT

È diventata una necessità per le aziende rimanere aggiornate digitalmente per rimanere competitive sul mercato. Poiché le aziende si affidano maggiormente alla tecnologia, l'IT è diventato più che mai l'obiettivo principale degli investimenti per le aziende.

Si stima che la spesa IT complessiva sia il 7,5% delle entrate . Le organizzazioni in America stanno destinando circa l'8,5% delle loro entrate all'IT rispetto a quelle in Europa dove questa allocazione è del 6%. La figura seguente mostra la ripartizione della spesa IT in percentuale delle entrate per settore.

Con gli enormi budget, l'attenzione delle organizzazioni si sta ora spostando sull'ottimizzazione dei costi. Per dirla in termini più semplici, i leader IT si stanno ora concentrando sulla riduzione dei costi, che tutti sappiamo essere un processo complicato.

Con questo cambio di paradigma tecnologico, l'80% delle aziende ha abbracciato la digitalizzazione con l'obiettivo di trasformare le proprie attività. Tuttavia, solo il 16% delle organizzazioni più grandi ritiene di avere le persone giuste per portare a termine il lavoro e solo il 13% delle organizzazioni afferma di disporre dei processi giusti in atto.

Ciò conclude che, nonostante disponga di un solido sistema informativo e di talento, la maggior parte delle organizzazioni dubita ancora di poter competere con i pionieri del digitale. Questo lascia l'impressione sui CEO che il reparto IT sia costoso. Per garantire il valore aggiunto ottimale, i CIO continuano a cercare nuove idee per eliminare gli sprechi e ridurre le spese complessive, il che è più facile a dirsi che a farsi.

Detto questo, esistono strategie comprovate che possono portare alla riduzione dei costi IT. Discuteremo lo stesso nell'articolo.

10 strategie chiave per ridurre i costi IT

La maggior parte dei costi IT sembrano fissi e si presume che non possano essere compromessi. Rompere questo mito, menzionato di seguito sono alcuni dei costi che non sono fissi e possono essere ridotti.

La pubblicazione di una metrica sui risparmi mensili derivanti dalle iniziative di riduzione dei costi IT influenzerà notevolmente il comportamento del team e lo incoraggerà a concentrarsi sulle strategie di riduzione dei costi.

1. Ridurre i costi del personale

Quando si valutano i budget IT, i costi del personale sono la spesa principale. La crescita dei dipendenti, insieme alla crescita organizzativa, porta ad un aumento del numero di dipendenti al livello superiore, rendendo il reparto più pesante, per un periodo di tempo. Questo accade involontariamente, soprattutto nelle organizzazioni IT. Con l'intenzione di portare a termine il lavoro facilmente, le organizzazioni finiscono per assumere dipendenti esperti. Ciò si aggiunge al costo IT complessivo

La pratica generale per la quale le organizzazioni optano è il regolare licenziamento dei dipendenti per ottimizzare i costi del reparto. Questo lascia l'angoscia nell'organizzazione lasciando conseguenze negative per l'organizzazione. Anche i leader devono affrontare il trauma del licenziamento.

Per superare questa sfida, le organizzazioni possono assumere strategicamente persone con dipendenti di livello inferiore come sostituti, a meno che non sia necessario in una situazione eccezionale.

Assumendo nuovi laureati ogni anno, le risorse possono essere assunte con un budget salariale inferiore rispetto ai dipendenti esperti esistenti. Assumere stagisti per progetti è anche una proposta di valore.

Il costo del personale può essere ridotto anche assumendo un numero minore di risorse offshore. Inizialmente è stata avviata come strategia di riduzione dei costi IT, tuttavia è stata abusata. L'altro errore che le organizzazioni fanno è calcolare il costo completo in base ai costi offshore presumendo i risparmi di conseguenza. Ad esempio, se il 30% del lavoro è esternalizzato, il calcolo potrebbe essere effettuato sul restante 70% in loco su una scala simile. Il costo del viaggio è il costo aggiuntivo che potrebbe essere sostenuto portando a bordo i servizi offshore.

2. Esternalizzare personale e servizi IT

Assumere personale in outsourcing è un altro modo per implementare una strategia di riduzione dei costi. Molte organizzazioni esternalizzano i propri servizi di digitalizzazione poiché il costo si basa sui risultati del progetto. Avere una forza interna completa avrà un impatto sui costi maggiore poiché l'organizzazione potrebbe avere periodi con un numero inferiore di progetti. Ti verrà richiesto di pagare lo stipendio ai dipendenti anche durante questo periodo in cui il team è a corto di personale poiché è necessario trattenerli per un periodo di lavoro intenso.

Anche l'assunzione di personale offshore, in molti scenari e in modo calcolato, può aiutare a risparmiare sui costi.

Uno studio aziendale afferma che le aziende ottengono una riduzione dei costi IT del 25-40% esternalizzando il proprio personale e servizi IT. Poiché le piccole imprese hanno budget IT limitati, il 78% delle piccole imprese utilizza servizi freelance per ottenere un vantaggio rispetto alla concorrenza.

Inoltre, le aziende possono risparmiare sui costi esternalizzando i servizi dell'infrastruttura su base pay-per-use, security-as-service, backup-as-service e molto altro.

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3. Ridurre il fatturato

Il reclutamento e la formazione di un nuovo dipendente comporta costi significativi. Diventa quindi importante garantire tassi di rotazione più bassi. Il costo di sostituzione può raggiungere da sei a nove mesi il costo del dipendente che si separa.

Inizia con un processo di reclutamento solido e rigoroso in atto. Ciò garantirà di ottenere il candidato giusto per il ruolo e la designazione richiesti. Migliorare la cultura organizzativa in modo che il dipendente si diverta a venire al lavoro. Apprezza i loro contributi e riconosci i loro sforzi di tanto in tanto. Garantire un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, opportunità di crescita e un percorso di apprendimento efficace sono alcuni dei modi per mantenere motivati ​​i dipendenti.

4. Virtualizzazione

Il processo di pensiero di base alla base della virtualizzazione consiste nel sostituire l'hardware fisico con controparti virtuali. Tradizionalmente, ogni applicazione aveva un server dedicato insieme a server di prova. Ma non tutti i server sono stati utilizzati in modo ottimale.

Suddividendo in compartimenti questi server a basso utilizzo, puoi risparmiare considerevolmente sui costi hardware. Le aziende hanno anche la possibilità di passare completamente ai server virtuali evitando completamente i requisiti dei server fisici, riducendo così i costi energetici e hardware.

5. Implementare il cloud ibrido

Il cloud storage è il modo più diffuso per risparmiare sui costi IT poiché le aziende non sono obbligate a spendere per l'hardware, riducendo così i costi aziendali. Il cloud storage funziona come una delle strategie di riduzione dei costi IT più efficaci poiché paghi solo per ciò che usi.

L'ambito della gestione delle operazioni cloud è cresciuto in modo significativo. Gli studi hanno dimostrato che il 63% delle aziende aumenterà l'utilizzo dei servizi cloud. Delle aziende che lavoreranno con Managed Service Provides (MSP), il 100% trarrà vantaggio dai servizi . L'80% delle aziende che hanno adottato l'approccio cloud afferma di risparmiare denaro, ottenendo maggiore produttività e sicurezza.

Molte organizzazioni hanno beneficiato dei servizi di cloud computing in quanto hanno contribuito ad aumentare la produttività insieme a risparmi sui costi IT. Per una maggiore sicurezza, le aziende possono optare per soluzioni cloud ibride distribuendo i propri carichi di lavoro tra ambienti cloud privati ​​e pubblici.

6. Standardizzazione dell'infrastruttura IT

Poiché la parola standard significa uniforme, garantire la coerenza tra le diverse applicazioni hardware e software contribuirà alle iniziative di riduzione dei costi IT. Questo può essere semplice come fornire a tutti i dipendenti tipi simili di sistemi informatici e sistemi operativi.

Formare tutti sulla stessa tecnologia non solo fa risparmiare tempo, ma riduce anche i costi. Disponendo di un'infrastruttura diversificata, i costi e il tempo di formazione aumenteranno notevolmente, aggiungendosi al costo aziendale complessivo.

7. Utilizzare software open source

Il software open source fornisce software gratuito, accesso al codice sorgente e supporto della community per aiutare la tua azienda. Ottenere software con licenza ha un costo notevole. Le aziende possono risparmiare fino al 3% con una tale strategia di riduzione dei costi del software.

Ci sono ulteriori vantaggi di cui si può beneficiare adottando un software open source. Poiché gli aggiornamenti del codice vengono effettuati da sviluppatori di varie aziende, migliora più rapidamente e avrai più opzioni di supporto disponibili per l'assistenza, ogni volta che è necessario, sollevandoti dalla dipendenza da un unico fornitore di software.

8. Comprendere a fondo i diversi costi

I costi IT possono essere suddivisi in costi operativi e costi di capitale. I costi operativi sono spese prevedibili necessarie per le normali operazioni aziendali. Tuttavia, la spesa in conto capitale è quella che include le immobilizzazioni.

I costi operativi includono il costo dell'inventario, l'affitto, le attrezzature e spese simili, mentre le spese in conto capitale includono il capitale necessario per mantenere, aggiornare e ottenere tecnologia, attrezzature, edifici e altre risorse fisiche.

I costi prevedibili sono relativamente inferiori e possono essere preventivati, tuttavia, le spese in conto capitale sono fisse e hanno un impatto maggiore sul budget complessivo. Pertanto, è necessario eseguire un'analisi approfondita dei requisiti quando si sceglie la tecnologia e le apparecchiature giuste. Le giuste decisioni porteranno a un utilizzo a lungo termine delle risorse, risparmiando così in modo incrementale i costi.

9. Consolidamento del sistema

Come si dice, consolidare significa combinare più processi in un'unica unità. Semplificare insieme diverse soluzioni di tecnologia dell'informazione richiede molto sforzo, ma una volta fatto, aiuta le aziende a funzionare senza intoppi. Il consolidamento aiuta anche a risparmiare tempo e spazio, oltre a ridurre i costi IT.

Ciò contribuirà anche a migliorare l'efficienza dei processi apportando modifiche piccole ma critiche in casi particolari. Tuttavia, assicurati di testare queste modifiche prima di implementarle effettivamente in modo che i normali processi aziendali non vengano ostacolati e anche l'efficacia delle modifiche possa essere testata.

10. Usa hardware meno costoso

Anche la negoziazione, la rinegoziazione e l'esplorazione approfondita delle opzioni disponibili per sostituire l'hardware attuale rappresentano un'iniziativa strategica di riduzione dei costi IT. La scelta di hardware meno costoso può aiutare a ottenere enormi risparmi sui costi IT. Ad esempio, l'acquisto di un Mac anziché di un PC può rivelarsi un'idea di risparmio sui costi poiché il valore residuo di un Mac è molto più elevato di quello di un PC.

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In sintesi!

Si stima che tre quarti del budget IT allocato vengano consumati per manutenzione e servizi e il restante quarto sia utilizzato per l'innovazione. È necessario ridurre i costi dell'infrastruttura ei CIO devono elaborare idee innovative per ridurre i costi in modo da aumentare il budget per l'innovazione IT.

Le strategie di risparmio sui costi sopra elencate ti aiuteranno a risparmiare in larga misura sui costi IT. Tuttavia, sono necessari pochi sforzi, ricerca e pianificazione per implementare con successo queste strategie di riduzione dei costi IT.