Modulo 1099 Regole per i datori di lavoro nel 2023

Che cos'è un modulo 1099 e come viene utilizzato? La maggior parte degli imprenditori con sede negli Stati Uniti ha emesso moduli fiscali 1099 per appaltatori indipendenti, mantenendoli conformi all'Internal Revenue Service. Ma ci sono molti altri scenari in cui un piccolo imprenditore potrebbe emettere o ricevere un tipo di 1099.

Sei curioso di sapere chi dovrebbe ottenere un modulo 1099, come emetterne uno o quali regole si applicano in diversi scenari? In questo articolo, forniremo le risposte a queste domande sui moduli 1099 e altro ancora.

Cos'è un modulo 1099?

Il modulo 1099, emesso dall'Internal Revenue Service (IRS) negli Stati Uniti, ha diversi scopi specifici, ciascuno con una diversa variante del modulo. Alcuni di questi includono:

• Modulo 1099-MISC : questa versione viene emessa quando un'azienda paga a un non dipendente più di $ 600 in un anno. Viene spesso utilizzato per appaltatori indipendenti, liberi professionisti o altri lavoratori non dipendenti.
• Modulo 1099-INT : questa versione è per la segnalazione di interessi attivi, ad esempio da una banca o da un altro istituto finanziario.
• Modulo 1099-DIV : questa versione riporta i pagamenti di dividendi effettuati dalle società ai propri azionisti.

Proprio come le aziende utilizzano i moduli W2 per segnalare salari, mance e altri compensi pagati ai dipendenti, i moduli 1099 vengono utilizzati per segnalare diversi tipi di reddito percepiti da persone fisiche o giuridiche.

L'uso di questi moduli aiuta l'IRS a garantire una rendicontazione e un pagamento accurati delle imposte, consentendo al contempo a persone fisiche ed entità di calcolare correttamente le proprie passività fiscali in base al reddito annuo totale.

Nonostante le somiglianze con W2, una distinzione fondamentale è che i moduli 1099 non tengono conto di eventuali ritenute fiscali, poiché le tasse in genere non vengono trattenute dai tipi di reddito riportati da questi moduli.

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Quali tipi di pagamenti di reddito sono riportati su un modulo 1099?

Sebbene i moduli 1099 siano spesso associati al reddito corrisposto a imprenditori indipendenti, possono anche essere utilizzati per segnalare una varietà di altri pagamenti di reddito e redditi vari. Alcuni dei tipi più comuni di pagamento del reddito riportati su un 1099 includono (ma non sono limitati a):

• Retribuzione non dipendente
• Pagamento di canoni o canoni
• Rimborsi fiscali statali o locali
• Vincite al gioco d'azzardo
• Guadagni o perdite di intermediazione
• Dividendi e pagamenti di interessi
• Commissioni
• Compenso differito non qualificato
• Pagamenti medici e sanitari
• Premi e riconoscimenti
• Proventi dell'assicurazione del raccolto
• Il peschereccio procede

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Quali sono i tipi di moduli 1099?

Un 1099 potrebbe essere un modulo IRS comune, ma è disponibile in più versioni. Alcuni dei tipi più comuni di moduli 1099 includono:

• 1099-NEC riporta compensi non dipendenti come reddito guadagnato come appaltatore indipendente, libero professionista o lavoratore autonomo.
• 1099-MISC riporta pagamenti come affitto, royalties, premi e riconoscimenti, pagamenti sostitutivi al posto dei dividendi, pagamenti di assistenza medica e sanitaria e proventi dell'assicurazione del raccolto.
• 1099-INT segnala pagamenti di interessi da banche, società di intermediazione e altre società di investimento.
• 1099-DIV riporta i pagamenti agli investitori inclusi i dividendi in contanti.
• 1099-G riporta pagamenti di disoccupazione o rimborsi fiscali locali.
• 1099-R riporta i pagamenti da piani pensionistici tassabili o conti pensionistici individuali (IRA), nonché alcuni piani di assicurazione sulla vita e rendite.
• 1099-B riporta i redditi da merci, vendite di azioni, alcuni tipi di baratto e altri titoli.
• 1099-S segnala le transazioni immobiliari a scopo di lucro, comprese le vendite di terreni, immobili residenziali e immobili commerciali o industriali.

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Quali regole comuni 1099 deve seguire un imprenditore?

Come molti altri aspetti della dichiarazione delle imposte sul reddito negli Stati Uniti, i moduli 1099 hanno subito la loro quota di modifiche negli ultimi anni, quindi è importante per un piccolo imprenditore tenersi al passo con le più recenti regole applicabili, come le seguenti:

Nuove Forme

A partire dall'anno fiscale 2020, l'IRS ha reintrodotto il 1099-NEC, che non veniva utilizzato da decenni. Prima del 2020, i pagamenti a non dipendenti come gli appaltatori indipendenti, che erano soggetti a imposte sul lavoro autonomo, venivano riportati su un 1099-MISC. Tale reddito è ora riportato su un 1099-NEC.

Soglia di $ 600

Le aziende sono tenute a inviare copie del modulo 1099-NEC all'IRS e agli appaltatori se pagano $ 600 o più a titolo di risarcimento . La soglia di $ 600 si applica anche ad altri moduli 1099 per segnalare pagamenti come compensi differiti non qualificati, proventi dell'assicurazione del raccolto, affitto, premi e altro. I contribuenti che guadagnano meno di $ 600 di solito sono comunque tenuti a dichiarare il reddito con i loro obblighi fiscali, anche se non hanno ricevuto un 1099.

Date e scadenze

Le aziende devono fornire un 1099 ad appaltatori e fornitori, nonché depositarne una copia presso l'IRS, entro il 31 gennaio. Tuttavia, se tale data cade in un fine settimana, la data di scadenza è il lunedì successivo. Alcuni tipi di moduli 1099 richiedono l'archiviazione IRS entro il 28 febbraio, ma le copie dovrebbero comunque essere fornite ai destinatari entro il 31 gennaio.

Lavoratori stranieri

Se assumi un cittadino non statunitense che lavora in remoto tramite Internet da un altro paese, in generale, non è necessario presentare un 1099 per quella persona. Tuttavia, se il lavoratore straniero svolge qualsiasi lavoro all'interno degli Stati Uniti, è necessario presentare il 1099.

Pagamenti alle società

Le aziende di solito non hanno bisogno di emettere moduli 1099 per i pagamenti effettuati alle società. Ad esempio, se si paga una società che fornisce servizi di web design o qualche altro servizio aziendale, non è necessario emettere un 1099. Ciò può includere anche contratti indipendenti che operano come S Corp. Tuttavia, è importante ricordare che una LLC, o società a responsabilità limitata, non è la stessa di una società. In generale, si prevede che un'entità invii moduli 1099 alla maggior parte delle LLC di piccole imprese.

PayPal e pagamenti con carta di credito

Nella maggior parte dei casi, le aziende non sono tenute a inviare moduli 1099 ad appaltatori indipendenti o aziende prive di personalità giuridica se sono state pagate elettronicamente tramite PayPal o carte di credito. Invece, le società di carte di credito e le società di pagamento gestiranno qualsiasi segnalazione richiesta.

Pagamenti personali

I moduli 1099 non sono richiesti per i pagamenti personali. Le entità sono tenute a emettere rapporti 1099-MISC solo per i pagamenti effettuati nel corso di un'attività commerciale o commerciale. Se gestisci un'organizzazione senza scopo di lucro, tuttavia, è considerata un'attività commerciale ai fini di 1099s.

1099 Errori

Un pagatore che in seguito scopre un errore dovrebbe riemettere un modulo 1099 corretto a quel beneficiario e correggere il deposito con l'IRS. Se un beneficiario riceve un 1099 con un errore, il destinatario deve contattare il pagatore per correggere il modulo. Se non riescono a far correggere il modulo, devono allegare una spiegazione alla loro dichiarazione dei redditi e dichiarare correttamente il reddito.

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Come emettere e archiviare i moduli 1099

L'emissione e la presentazione di un modulo 1099 è semplice una volta che il pagatore ha le informazioni corrette. Per compilare un modulo 1099, un'azienda ha bisogno di quattro informazioni:

• Informazioni sul pagatore
• Informazioni sul beneficiario
• Importo del compenso non dipendente
• Informazioni fiscali, come il numero di previdenza sociale o il codice fiscale

La prima casella del 1099-NEC contiene le informazioni dell'azienda pagante. C'è solo una casella per queste informazioni e devi includere il tuo nome e ragione sociale, indirizzo e numero di telefono.

La seconda sezione del 1099-NEC è per le informazioni dell'appaltatore pagato. Per ottenerlo, il pagatore invierà al beneficiario un modulo W-9 richiedendo il nome, l'indirizzo e il codice fiscale. Tuttavia, se l'appaltatore non è residente negli Stati Uniti, il pagatore avrà bisogno di un W-8BEN o W-8BEN per certificare che risiede al di fuori del paese.

Dopo che un'azienda ha compilato queste sezioni, deve solo inserire l'importo della compensazione che l'appaltatore ha ricevuto durante l'anno fiscale.

Una volta completato il modulo 1099, verificare i requisiti del modulo 1099 dello stato. Alcuni stati richiedono l'invio di moduli, mentre altri no. Per soddisfare i requisiti federali, l'azienda deve inviare due copie, una all'IRS e una al beneficiario, che devono arrivare alle loro sedi entro il 31 gennaio. Le procedure dettagliate per l'archiviazione di ciascuna di queste sono spiegate nella prima pagina del modulo 1099.

Un nuovo portale online dell'IRS che consente agli utenti di creare e archiviare moduli 1099, noto come Information Return Intake System, dovrebbe essere disponibile entro il 1° gennaio 2023.

1099 Sanzioni connesse

Le aziende che non riescono a emettere un 1099-NEC o 1099-MISC entro la scadenza del deposito potrebbero incorrere in sanzioni che vanno da $ 50 a $ 280 per modulo per l'anno fiscale 2022, a seconda di quanto tardi è stato inviato il modulo. Le aziende che ignorano intenzionalmente la richiesta di un beneficiario di correggere un 1099 con errori possono essere soggette a una penale minima di $ 570 per modulo o del 10% del reddito riportato nel modulo, senza un massimo.

Cosa succede se non ricevi un 1099?

I contribuenti che guadagnano un reddito qualificato dovrebbero ricevere un modulo 1099 dal contribuente entro l'inizio di febbraio, ma cosa succede quando non lo fanno? Il primo passo da compiere se non si riceve un 1099 è contattare il pagatore. Se non viene ancora ricevuto entro il 15 febbraio, la parte dovrebbe chiamare l'IRS per chiedere aiuto al numero 1-800-
829-1040.

Indipendentemente dal fatto che un 1099 venga ricevuto o meno, il contribuente è comunque obbligato a dichiarare il reddito nella propria dichiarazione dei redditi, cosa che a volte può essere ottenuta estraendo i dati da altre fonti come gli estratti conto bancari.

Qual è la soglia di reddito di un autore per i diritti sui libri?

Le royalty pagate a un artista, come un autore, un musicista, un cantautore o un cantante, sono considerate reddito imponibile. Il fatto che tali royalties siano o meno soggette all'imposta sul lavoro autonomo dipende in gran parte dal fatto che l'artista sia un professionista o un hobbista. Il codice fiscale degli Stati Uniti richiede agli editori di segnalare le royalty pagate che superano i $ 10 nel modulo 1099-MISC.

Cosa sono considerati altri pagamenti di reddito su un 1099?

Il modulo 1099-MISC riporta i pagamenti "diversi" dai compensi non dipendenti effettuati da un commercio o da un'impresa ad altri. Esempi di questi "altri" redditi includono i pagamenti per l'affitto, le royalties, i premi e le onorificenze, nonché i pagamenti sostitutivi dei dividendi.

Il 1099-MISC include anche un'area per i pagamenti che non rientrano nelle sue categorie definite, denominata "altri redditi". È qui che un'azienda riporterà i pagamenti di $ 600 o più effettuati per attività tra cui la partecipazione a uno studio di ricerca medica, premi o premi in denaro, licenziamento di venditori di assicurazioni autonomi e danni punitivi, danni per lesioni non fisiche o malattia e qualsiasi altro danno imponibile .

Come si segnala il reddito da interessi all'IRS?

La maggior parte degli interessi che possono essere prelevati da un contribuente senza penalità è considerata reddito imponibile dall'IRS, con alcune eccezioni. I beneficiari di interessi devono ricevere la copia B del modulo 1099-INT o del modulo 1099-OID, che riporta pagamenti di interessi tassabili o esenti da tasse di $ 10 o più.

Questi moduli vengono generalmente emessi da un broker come parte di una dichiarazione composita. I percettori di interessi devono dichiarare tutti gli interessi imponibili ed esenti da imposta sulla loro dichiarazione dei redditi federale, indipendentemente dal fatto che ricevano o meno un modulo 1099.

Dove puoi ottenere i moduli 1099?

I moduli 1099 vuoti sono disponibili in una varietà di posizioni convenienti. Le aziende possono ottenere copie cartacee presso molti uffici postali, biblioteche pubbliche e persino negozi di forniture per ufficio. Possono anche richiedere i moduli 1099 all'IRS, che possono essere inviati loro in formato cartaceo o scaricati per la stampa. Tuttavia, è importante conoscere il modulo 1099 corretto da richiedere.

Un nuovo portale online dell'IRS, noto come Information Return Intake System, dovrebbe essere disponibile entro il 1° gennaio 2023 e consentirà agli utenti di creare e archiviare elettronicamente i moduli 1099. Alcuni servizi software di contabilità e preparazione fiscale prepareranno, stamperanno e archivieranno anche alcuni moduli 1099, come il 1099-NEC.

Un contabile o un preparatore fiscale può anche presentare in formato elettronico i moduli 1099 insieme alle tasse di un'azienda. Va notato che se un'azienda deve presentare più di 250 1099, deve archiviare elettronicamente. Quelli che non si conformano e non hanno una rinuncia approvata potrebbero essere soggetti a sanzioni fino a $ 100 per reso.

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