1099 CONTRO. Dipendenti W-2: qual è la differenza?

Quindi sei un imprenditore o lavori nelle risorse umane e hai appena iniziato a esaminare i diversi tipi di moduli fiscali per il tuo libro paga.

Dovrai compilare i moduli fiscali 1099 per alcuni dei tuoi lavoratori e i moduli W-2 per altri.

E può essere piuttosto confuso dire la differenza tra i due.

Sebbene ci sia molto da considerare, la cosa principale da prendere in considerazione è che lavoratori diversi vengono tassati in modo diverso.

Anche se hai un contabile o un servizio paghe che fa il duro lavoro, le risorse umane e gli imprenditori dovrebbero conoscere le basi quando si tratta di classificare i lavoratori.

Perché è importante conoscere la differenza tra i dipendenti 1099 e W-2?

Se consideri che il personale può rappresentare tra il 40% e l'80% del budget della tua azienda, non sorprende che ciò richieda il massimo livello di attenzione ai dettagli. In caso contrario, potresti potenzialmente subire ripercussioni finanziarie o la reputazione della tua azienda potrebbe essere offuscata.

Ci sono alcuni motivi per cui è fondamentale conoscere la differenza tra i lavoratori 1099 e W-2.

• Se classifichi erroneamente un dipendente come appaltatore indipendente, l'IRS può penalizzarti finanziariamente o persino citare in giudizio la tua azienda.
• La classificazione dei lavoratori influisce direttamente sul modo in cui tutti i membri del personale sono tassati. Quando le aziende pagano i dipendenti W-2, sono obbligate a trattenere il reddito e pagare le tasse. Questo di solito non è richiesto quando si tratta di 1099 appaltatori.
• Quando un lavoratore viene classificato, vari aspetti del suo lavoro ne risentono, come il pagamento e il suo programma. Appaltatori e liberi professionisti stabiliscono i termini del loro impiego, come dove, come e quando lavorano, mentre le condizioni di un dipendente sono predeterminate.

I proprietari di piccole e medie imprese devono conoscere queste classificazioni e le loro differenze in modo da sapere quando assumere l'una e non l'altra. A dire il vero, però, le classificazioni W-2 e 1099 presentano molte più differenze. Diamo uno sguardo più approfondito a ciascuno di essi.

Cos'è un dipendente 1099?

In generale, un lavoratore 1099 viene assunto per completare un lavoro specifico per un periodo di tempo limitato, come un libero professionista. Tuttavia, molti lavoratori 1099 servono più clienti in un dato momento, fornendo un servizio nel processo.

Un classico esempio di ciò potrebbe essere un camionista che potenzialmente lavora per più di un'azienda in un dato momento. Di conseguenza, non ricevono uno stipendio tradizionale.

L'autista è un lavoratore autonomo, il che gli consente di svolgere più lavori contemporaneamente. Dal punto di vista dei pagamenti, se l'autista è un lavoratore autonomo, presenterà le proprie tasse.

Le aziende possono prendere in considerazione l'assunzione di questo tipo di lavoratore durante le stagioni più impegnative poiché il loro contratto può essere rinnovato in modo più flessibile, rendendo il rapporto di lavoro reciprocamente vantaggioso per entrambe le parti.

I lavoratori 1099 generalmente delineano le condizioni del loro lavoro, ad esempio dove lavorano (ad esempio, se lavorano da remoto, quando e quali strumenti utilizzano per il lavoro. Gli appaltatori 1099 possono anche scegliere il proprio team per aiutare a fornire il servizio richiesto per.

I vantaggi del dipendente 1099

• Lavoratori flessibili : mentre i lavoratori a tempo pieno sono potenzialmente enormi investimenti per le aziende, assumere un lavoratore flessibile 1099 per un paio di lavori qua e là può essere molto più efficiente ed economico. Anche un orario di lavoro flessibile ha i suoi vantaggi.
• Competenza specializzata : uno dei grandi vantaggi dell'assunzione di 1099 lavoratori è che di solito sono altamente qualificati in un'area specifica. I lavori che richiedono competenze specifiche possono beneficiare del contributo di liberi professionisti.
• Rischio legale minimo - Come accennato in precedenza, le aziende di solito non sono legalmente responsabili quando utilizzano appaltatori indipendenti. I lavoratori 1099 di solito hanno la propria assicurazione, non sono idonei per la copertura del risarcimento dei lavoratori e non possono presentare la maggior parte dei tipi di richieste di licenziamento illecite.
• Più conveniente : 1099 lavoratori possono costare alle tue aziende molto meno denaro rispetto ai dipendenti W-2. Non sono richiesti benefici, salario minimo e straordinari. Inoltre, non è necessario trattenere le buste paga o le imposte sul reddito, il che significa meno scartoffie.
• Meno ostacoli legali - Uno dei vantaggi dell'utilizzo di 1099 lavoratori è che non hai molta responsabilità finanziaria o legale su di loro. Ad esempio, gli appaltatori indipendenti pagano le tasse sul lavoro autonomo del loro datore di lavoro e le proprie. Ciò significa che la tua azienda non è tenuta a pagare le imposte sui salari. Inoltre, 1099 lavoratori non ricevono gli stessi benefici finanziari dei lavoratori W-2. Questi includono ferie retribuite, assicurazione sanitaria e straordinari.

Gli svantaggi del dipendente 1099

• I datori di lavoro hanno meno controllo : 1099 lavoratori stabiliscono i termini di come lavorano e come vengono pagati, il che potrebbe non soddisfare gli interessi dell'azienda. È imperativo leggere attentamente i loro termini prima di affidare loro effettivamente il lavoro.
• Nessuna protezione del risarcimento dei lavoratori – mentre le aziende potrebbero essere felici di non essere obbligate a fornire compensi o benefici sanitari, questa non è necessariamente una buona cosa. 1099 lavoratori possono ancora ritenerti responsabile se accade loro qualcosa sul posto di lavoro.

Più facile violare i contratti : può essere molto più complicato separarsi da un appaltatore piuttosto che recidere i legami con un dipendente W-2. Assicurati sempre che un professionista legale controlli il contratto del lavoratore in anticipo.

Che cos'è un dipendente W-2?

A differenza dei lavoratori 1099, i dipendenti W-2 non hanno un'attività in proprio. Lavorano per te e ricevono uno stipendio tradizionale, benefici per i dipendenti e lavorano in conformità con il programma e le esigenze dell'azienda.

È legalmente richiesto che i dipendenti W-2 ricevano almeno il salario minimo in base a quanto tempo lavorano su base continuativa o regolare. Quando si tratta di lavoratori W-2, le loro tasse di previdenza sociale e assistenza sanitaria vengono trattenute dall'azienda. Inoltre, l'azienda paga le tasse sui salari del datore di lavoro. Mentre un appaltatore indipendente viene pagato secondo i termini stabiliti nel contratto, i dipendenti W-2 possono essere licenziati in caso di scarso rendimento o per altri validi motivi.

I lavoratori W-2 ricevono anche tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro dal loro datore di lavoro. Hanno anche diritto, tra le altre cose, ai contributi pensionistici e all'assicurazione sanitaria.

I vantaggi dei dipendenti W-2

• Fedeli servitori della tua azienda : i dipendenti W-2 possono dimostrare di essere impegnati e parte integrante del successo di un'azienda, fornendo ricompense a lungo termine. I dipendenti part-time e full-time hanno maggiori probabilità di fare uno sforzo in più.
• Più adattabile : mentre i lavoratori 1099 hanno maggiori probabilità di essere specializzati in una competenza, i dipendenti W-2 hanno maggiori probabilità di essere chiamati a eseguire una gamma più ampia di competenze, indipendentemente dalle esigenze aziendali. Ad esempio, un dipendente a tempo pieno può ruotare i lavori e potrebbe trovare più facile spostare l'attenzione e dare una mano con altri progetti con breve preavviso.
• Gli imprenditori risparmiano più tempo : i proprietari di piccole imprese (e di medie dimensioni) possono sentirsi sopraffatti dalla quantità di responsabilità che hanno. Se hai dipendenti W-2, tuttavia, puoi delegare loro lavori specifici, dandoti più tempo per concentrarti su questioni aziendali di alto livello.
• Tempi di formazione più brevi : sebbene la formazione sia generalmente continua durante il lavoro di un dipendente W-2, impareranno le basi della loro posizione, nonché le aspettative generali dell'azienda. Le aspettative per 1099 lavoratori di soddisfare gli standard aziendali sono molto inferiori.

Gli svantaggi dei dipendenti W-2

• Più tempo e impegno richiesti : quando assumi dipendenti W-2, ci vuole tempo per formarli e gestirli; tempo che gli imprenditori potrebbero non avere.
• Le aziende devono fornire tutte le risorse : come azienda, sei obbligato a fornire al dipendente tutto ciò di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro secondo i tuoi standard. Ciò include strumenti, attrezzature, materiali e risorse per la formazione. Anche le spese aziendali devono essere rimborsate.
• Costano un sacco di soldi - come accennato in precedenza, i dipendenti W-2 non vengono pagati solo con lo stipendio. Le aziende sono anche responsabili del pagamento delle tasse Medicare e della previdenza sociale.

Come determinare se dovresti assumere 1099 VS. W-2 Dipendenti

Quando decidi qual è il miglior tipo di lavoratore da assumere, dipende completamente dai tuoi obiettivi a breve e lungo termine, nonché dal tuo budget.

Quando assumi un dipendente W-2, diventa un componente ufficiale della tua azienda. Ciò significa che ora richiedono elementi essenziali dell'azienda come risorse umane e buste paga. Questo non è il caso di 1099 lavoratori.

Ecco alcuni fattori da considerare quando si decide come classificare i lavoratori:

• Livello di supervisione : puoi controllare come, quando e dove il lavoratore lavora su base giornaliera? Alcuni lavori potrebbero richiedere livelli di supervisione più elevati rispetto ad altri. Ad esempio, se hai bisogno di un esperto di social media che dovrebbe rispettare scadenze specifiche, questo è uno standard che dovrebbe essere annotato nel loro contratto.
• Tipo di pagamento : diversi tipi di lavoratori richiedono diversi tipi di pagamento. Ad esempio, se lavori nella vendita al dettaglio, un settore in cui le vendite sono un KPI regolare, è previsto che i lavoratori paghino uno stipendio settimanale o mensile e pertanto verrebbero classificati come dipendenti W-2. Tuttavia, se hai bisogno di un autista per completare un paio di consegne una tantum, sarà sufficiente un unico pagamento e avrà senso classificarlo come lavoratore 1099.
• Tipo di relazione : hai bisogno che il candidato lavori a tempo pieno, part-time o come lavoro una tantum? Il dipendente richiede benefici? Puoi assumere un lavoratore che lavora anche per altri clienti? Le richieste del lavoratore soddisfano il tuo budget?

La tabella seguente include una manciata di scenari che potresti dover affrontare come imprenditore, nonché il lavoratore più adatto per ciascuno di essi:

Dopo aver considerato questi tre fattori, molto probabilmente sarai in grado di determinare se il lavoro debba essere classificato o meno come 1099 o W-2. Vale anche la pena notare che anche 1099 lavoratori possono essere riclassificati come dipendenti W-2 nel tempo e viceversa.

Usa la tecnologia più recente per gestire i dipendenti 1099 e W-2

L'utilizzo di software digitali come Connecteam aiuta a rendere le buste paga convenienti, più facili e più efficienti, indipendentemente dal tipo di lavoratori che assumi.

Ecco alcune delle funzionalità più utili dell'app all-in-one per gli imprenditori che utilizzano sia 1099 appaltatori indipendenti che dipendenti W-2:

• L'orologio dell'app consente agli imprenditori di bloccare la scheda attività alla fine della giornata ed esportarla per un processo di gestione stipendi facile e conveniente (anche tramite l'integrazione di QuickBooks Online e Gusto di Connecteam).
• Gli straordinari vengono tracciati automaticamente, consentendo ai datori di lavoro di pagare secondo le normative.
• I manager ottengono una panoramica completa della scheda attività, sono in grado di vedere facilmente i giorni di assenza/ferie e possono inviare promemoria ai lavoratori per timbrare l'entrata e l'uscita, indipendentemente dalla loro classificazione.

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Saperne di più

• Imposta pianificazioni accurate in pochi minuti per i tuoi dipendenti 1009 e dipendenti W-2 in conformità con il loro contratto.
• Crea modelli di pianificazione delle settimane precedenti e copia e incolla facilmente.
• Duplica o imposta pianificazioni ricorrenti, trascina e rilascia e apri i turni in palio.
• Personalizza i turni, allegando immagini, video, guide e note in modo che i lavoratori sappiano tutto ciò che devono fare.
• Ricevi notifiche quando i turni sono stati completati.

La linea di fondo su 1099 VS. W-2 Dipendenti

Come accennato in precedenza, conoscere circa 1099 appaltatori indipendenti e dipendenti W-2 può essere piuttosto travolgente per gli imprenditori che non conoscono i termini. Ma dopo aver letto questo blog, pensiamo che avrai una migliore comprensione delle differenze tra i due e di come influenzano le piccole e medie imprese.

Non è conclusivo se i dipendenti W-2 siano o meno più vantaggiosi per le aziende rispetto a 1099 lavoratori. Tuttavia, è chiaro che gli imprenditori dovrebbero prendere in considerazione entrambi e selezionare l'uno o l'altro a seconda di ciò che si adatta maggiormente alle esigenze della propria azienda. In ogni caso, è importante assicurarsi che tutti i membri del personale siano classificati accuratamente per garantire che la tua azienda non sprechi denaro.

L'utilizzo di un'app aziendale all-in-one come Connecteam può aiutare gli imprenditori a tenere traccia di quanto tempo i lavoratori 1099 e W-2 trascorrono lavorando, rendendo il libro paga più accurato e semplificato e riducendo le possibilità di errori fiscali. Possono anche assicurarsi che gli orari dei turni siano sempre pieni e che stiano ottenendo il massimo dai loro lavoratori, indipendentemente dalla classificazione.

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