Che cos'è la contabilità fornitori? Il processo ei vantaggi

"Contabilità fornitori" è un termine che si sente spesso quando si gestiscono le finanze di qualsiasi attività commerciale. A causa del ruolo importante che svolge nel regolare le transazioni commerciali, qualsiasi imprenditore dovrebbe avere un'idea chiara di cosa significa e come si applica alla propria attività. In questo articolo, ti offriamo una spiegazione dettagliata della contabilità fornitori e condividiamo alcuni suggerimenti pratici sulla gestione della contabilità fornitori.

Il termine conti da pagare deriva dalla contabilità finanziaria e si riferisce alla sottocategoria della contabilità che si occupa della fatturazione dei servizi da parte dei creditori, ovvero fornitori, venditori o prestatori di servizi che lavorano per un'azienda (ad hoc oa fermo). La contabilità fornitori è in contrasto con la contabilità clienti, che registra ed elabora i servizi forniti da un'azienda ai propri clienti o ad altre attività.

L'obiettivo generale della contabilità fornitori è mantenere buone relazioni con i fornitori. La contabilità fornitori lavora sempre in stretto coordinamento con gli acquisti e si applica all'importante compito di tenere traccia di tutte le fatture aperte e di pagarle in tempo. Questo è l'unico modo per garantire che prodotti e servizi siano consegnati in tempo e che il processo di approvvigionamento si svolga senza intoppi.

Non sono solo le grandi aziende a dover fare i conti con un gran numero di debiti. Un chiaro sistema di contabilità fornitori aiuta anche le start-up e le piccole imprese a tenere traccia di tutto. Dopotutto, niente è più fastidioso che dover pagare multe scadute o trattare con fornitori insoddisfatti.

Sulla base di questa comprensione iniziale, scaviamo ora più a fondo nella contabilità fornitori!

Che cos'è la contabilità fornitori (AP)?

I debiti verso fornitori (AP) sono importi dovuti da un'organizzazione ai suoi fornitori o fornitori per beni o servizi che sono stati ricevuti ma non ancora pagati. In contabilità, AP è un conto all'interno della contabilità generale che rappresenta l'obbligo di un'azienda di ripagare un debito a breve termine nei confronti dei suoi creditori o fornitori.

AP può anche riferirsi al dipartimento o divisione aziendale responsabile dell'effettuazione dei pagamenti dovuti dall'azienda ai fornitori e ad altri creditori. Pertanto, AP è responsabile della gestione di AP! Tratteremo entrambi gli usi del termine in questo articolo.

All'interno di un'azienda, i debiti verso fornitori sono strettamente legati agli acquisti; include una panoramica dei fornitori esterni e dei fornitori di servizi, della loro gamma di servizi e dei tipi di elaborazione degli ordini. In una grande organizzazione, potrebbe esserci un reparto contabilità fornitori separato che si occupa dei processi relativi alle fatture in entrata, mentre nelle aziende più piccole questa è una funzione del team contabile/contabile. In questo modo registrano la ragione sociale completa del fornitore, l'indirizzo, il codice fiscale e, se necessario, altri dati, come quelli relativi agli sconti, alle condizioni di pagamento e agli sconti regolarmente concessi.

Il processo di contabilità fornitori

Una volta che un'organizzazione riceve le fatture dai suoi fornitori, di solito vengono impaginate con un timbro di ricevuta per documentare la data nel caso di copie stampate, oppure viene utilizzato un sistema digitale per il monitoraggio delle fatture online. Contabilità fornitori fornisce inoltre a ciascuna fattura in entrata un numero sequenziale univoco. È quindi necessario un controllo per garantire l'accuratezza dei fatti e il corretto importo fatturato. Nelle aziende più grandi, gli addetti alla contabilità fornitori lavorano a stretto contatto con i rispettivi dipartimenti responsabili dell'ordinazione dei beni e dei servizi corrispondenti. Il risultato della verifica della fattura è documentato con un segno di spunta e l'abbreviazione del nome direttamente sulla fattura in entrata.

Contabilità fornitori garantisce che tutte le fatture in entrata vengano pagate in tempo. È inoltre necessario prestare attenzione per garantire che eventuali detrazioni vengano effettuate per sconti di cassa, sconti o difetti di qualità. Nelle aziende più grandi, gli addetti alla contabilità fornitori compilano un elenco delle proposte di pagamento, che un altro dipendente deve controfirmare per garantire il rispetto del principio del doppio controllo. Tale elenco contiene le coordinate bancarie dei creditori e gli importi da trasferire. Oggi i bonifici vengono effettuati quasi esclusivamente online e, in caso di volumi maggiori, lo scambio di dati automatizzato avviene tramite API.

Il reparto contabilità fornitori si occupa anche dell'attribuzione del conto della fattura in entrata. Crea il record di registrazione che indirizza il conto fornitore corrispondente e un conto spese. Questa attività è di particolare importanza perché solo l'allocazione della fattura in entrata nelle note spese corrette garantisce la possibilità di una contabilizzazione e di un controllo significativi del rapporto qualità-prezzo. In fase di registrazione è necessario tenere conto della chiave di controllo normalmente memorizzata nei dati anagrafici dei fornitori. I fornitori fatturano i loro beni e servizi con le tasse applicabili come l'imposta sul valore aggiunto (IVA), l'imposta sulle vendite, ecc. Nel caso dell'IVA, la società ricevente può detrarre gli importi IVA fatturati in questo modo come imposta a monte dall'imposta dovuta fardello. Di conseguenza, l'IVA nelle fatture in entrata diventa una voce transitoria che non incide sui guadagni dell'impresa.

Compiti del Dipartimento Contabilità fornitori

Come descritto sopra, il processo di contabilità fornitori deve essere molto sistematico e organizzato all'interno di un'organizzazione . Una delle attività più critiche del flusso di lavoro di contabilità fornitori è l'elaborazione delle fatture che fornitori e fornitori emettono all'azienda: le cosiddette fatture fornitore o fatture in entrata (che chiamiamo "fatture" in Hiveage).

I compiti principali del reparto contabilità fornitori includono inoltre:

• Manutenzione dell'anagrafica fornitori
• Verifica fattura fornitore e assegnazione conto
• Inserimento fatture fornitori
• Gestione delle partite aperte
• Effettuare pagamenti e liquidazioni

Un esempio da Contabilità fornitori: Contabilità delle spese di viaggio

Una delle attività che si verificano frequentemente nella contabilità fornitori è l'elaborazione delle note spese di viaggio che i dipendenti di un'azienda inviano per i loro viaggi di lavoro. Questi rimborsi sono vincolati a specifici requisiti legali, soprattutto fiscali; d'altra parte, la normativa interna aziendale può contenere anche accordi aggiuntivi, più favorevoli al/i dipendente/i, che la contabilità fornitori deve, ovviamente, tenere in considerazione. In questo caso è compito della contabilità fornitori verificare le singole partite, eventualmente richiedere ulteriori scontrini, richiedere l'emissione di uno scontrino sostitutivo o rifiutare spese non rimborsabili. Infine viene verificata la nota spese di viaggio correttamente inserita con tutte le ricevute, dopodiché viene emessa l'istruzione di pagamento.

Vantaggi dell'automazione della contabilità fornitori

L'automazione della contabilità fornitori e la riduzione dell'immissione manuale dei dati possono aiutare le aziende in molti modi. Di seguito sono riportati i principali vantaggi del software di automazione AP che riteniamo possa aiutare qualsiasi azienda:

Risparmio sui costi completo

L'automazione AP consente risparmi sui costi completi e su tutta la linea. Oltre a ridurre i costi di manodopera associati all'acquisizione dei dati delle fatture e all'elaborazione manuale, le aziende beneficiano anche di portali self-service per i fornitori, una riduzione delle fatture duplicate (e dei pagamenti duplicati), maggiori guadagni sugli sconti di cassa (ad es. sconti sui pagamenti anticipati) e il eliminazione delle tasse di mora per ritardato pagamento.

Ottimizzazione del flusso di cassa

Un processo automatizzato di contabilità fornitori che riduce i processi manuali consente una pianificazione accurata delle esigenze di cassa previste. La visibilità del processo consente alla contabilità fornitori di concentrare le proprie priorità sulle attività che incidono maggiormente sul flusso di cassa. Di conseguenza, tutte le fatture possono essere pagate in tempo e lo sconto di cassa dinamico offre anche ai fornitori pagamenti più tempestivi in ​​cambio di sconti sui pagamenti, che possono produrre rendimenti annuali significativi. Senza automazione, lo sconto di cassa dinamico potrebbe non essere fattibile.

Miglioramento delle relazioni con i fornitori

I debiti verso fornitori devono raggiungere un'ampia base di clienti internamente ed esternamente. Il processo manuale richiede scambi di posta ed e-mail con moduli spesso difficili da decifrare. Un processo automatizzato semplifica l'elaborazione basata su browser di query del fornitore, elementi aperti e approvazioni. Le procedure sono disponibili su desktop, tablet e dispositivi mobili incorporando gli standard di sicurezza aziendali. L'azione tempestiva e la comunicazione con i fornitori miglioreranno sicuramente la buona volontà e le relazioni a lungo termine che sono essenziali per far crescere un'azienda.

Ottimizza la visibilità

La ricezione centralizzata, l'acquisizione immediata, l'estrazione, la convalida e l'instradamento dei dati per tutti i tipi di fattura promuovono una registrazione accurata dei debiti. Viene creato un percorso completo per verificare ogni passaggio e ogni dipendente coinvolto nel processo. Allo stesso tempo, la direzione può risolvere potenziali problemi man mano che si verificano. Le richieste e le comunicazioni avanti e indietro vengono eliminate poiché dipendenti, team di gestione finanziaria e fornitori hanno il proprio accesso self-service alle fatture e ai registri dei pagamenti.

Controlli e processi interni migliorati

Con il passaggio del mondo alle forme elettroniche di fatturazione a causa dell'emergere di normative, il rigoroso rispetto dei controlli interni per prevenire le frodi e garantire l'integrità dei risultati finanziari è diventato sempre più importante. Ciò ha ampliato la portata delle responsabilità dei debiti. È praticamente impossibile implementare in modo affidabile tali controlli con un processo manuale. Le organizzazioni con processi AP manuali si affidano a audit che aggiungono ulteriori costi pur avendo una capacità limitata di garantire la conformità. Con le regole integrate nel processo automatizzato, la contabilità fornitori può ridurre l'onere della conformità, i costi e il tempo prezioso necessari per mantenere i flussi di lavoro senza intoppi.

Miglioramento di qualità

Un flusso di lavoro automatizzato con dati di fatturazione di alta qualità che li convalida rispetto ai dati ERP (Enterprise Resource Planning Systems) garantisce l'accuratezza e può aiutare le aziende a evitare errori (inclusi errori di immissione dei dati ed errori umani), ritardi e costi inutili. Nel caso di eccezioni che richiedono passaggi appropriati, ciò avviene all'interno del flusso di lavoro anziché in un processo separato. Tali processi separati sono spesso costosi, non controllati, non testati e si verificano senza conformità.

Flessibilità operativa

I processi di contabilità fornitori devono supportare la strategia aziendale. Ciò può significare un aumento del volume delle transazioni a seguito di crescita o acquisizioni. Il "passaggio" è molto meno costoso in un processo automatizzato rispetto all'aumento del costo del lavoro in un processo in gran parte manuale e non standardizzato. L'automazione semplifica anche l'esternalizzazione delle funzioni. Il processo può essere facilmente ampliato in caso di fusioni e acquisizioni, fornendo efficienza a basso costo.

Contabilità semplificata con Hiveage

Come servizio di fatturazione, Hiveage offre la possibilità di tenere traccia delle fatture in entrata e di organizzarle in modo efficace. Le fatture in entrata sono chiamate "Fatture" in Hiveage. Utilizzando la funzione fatture, puoi registrare le fatture che ricevi dai tuoi fornitori e fornitori, il tuo reparto contabilità fornitori

Inizia compilando le informazioni essenziali come il nome del venditore, l'indirizzo, i dettagli dell'articolo e le tasse. Puoi anche allegare la fattura originale a una fattura all'interno di Hiveage, che ti aiuta a organizzare tutti i tuoi record in un'unica posizione.

Se sei un'azienda più grande con un team che gestisce i tuoi account, potresti voler avere doppi controlli per convincere qualcun altro nel tuo team a rivedere le fatture prima che siano approvate per i pagamenti. Le approvazioni possono essere effettuate utilizzando l'opzione "Segna come pagabile". Quando le fatture sono contrassegnate come "pagabili", inizieranno ad apparire nella dashboard nella sezione "Contabilità fornitori" organizzata in base al nome del fornitore, aiutandoti a tenere traccia degli importi totali dovuti a ciascun fornitore.

Una volta che i pagamenti dovuti sono stati effettuati sui conti dei fornitori, è possibile aggiornare le fatture aggiungendo le informazioni di pagamento. Con questo passaggio completerai il flusso di lavoro della contabilità fornitori all'interno di Hiveage e cancellerai i saldi dal dashboard.

Per semplificare il processo di contabilità fornitori e goderti la massima tranquillità, registrati oggi per la tua prova gratuita di 14 giorni con tutte le funzionalità di Hiveage. Con i nostri flussi di lavoro intuitivi e facili da usare, ti renderai conto che il processo di contabilità fornitori non deve essere complicato e macchinoso. Buona fatturazione!

Domande frequenti sui vantaggi della contabilità fornitori

Qual è il principale vantaggio dell'automazione della contabilità fornitori?

Il software di automazione della contabilità fornitori semplifica la gestione della fatturazione e dell'elaborazione dei pagamenti attraverso un'unica piattaforma digitale. Offre una visibilità più chiara e un maggiore controllo sia sui processi finanziari che sulla raccolta dei dati.

Quali sono gli obiettivi più importanti della contabilità fornitori?

Gli obiettivi della contabilità fornitori includono: effettuare i pagamenti dei fornitori in tempo, mantenere dati accurati, mantenere relazioni positive con i fornitori e ricercare modi per risparmiare denaro e migliorare i profitti.

Quali sono le funzioni chiave del processo AP?

I principali processi AP includono: calcolo, registrazione delle transazioni commerciali, elaborazione delle fatture e verifica dei dati finanziari da utilizzare nella conservazione dei record.