Come raggiungere la crescita aziendale migliorando la conformità e la gestione del tempo: il caso di studio sui servizi di restauro del Canada

Stucco, chiodi, martelli, legno, colla, lamiera. Quando si parla di restauro di case e uffici gli strumenti del mestiere sono ben consolidati; o almeno lo erano. Fino a poco tempo fa, per essere considerato un professionista e gestire un'attività di successo, bastava essere bravi a usarli. Ma i tempi stanno cambiando. Al giorno d'oggi, la tecnologia è incorporata nella nostra vita quotidiana. Riusciamo a malapena a immaginarci senza la nostra tecnologia e portarla via imporrebbe un cambiamento drastico.

Tuttavia, anche se la tecnologia è ovunque intorno a noi e fa parte della nostra vita quotidiana, molte aziende locali sono ancora timorose quando si tratta di introdurre nuove tecnologie. Non è un segreto che la tecnologia possa far progredire un business, ma solo se sai come usarla. Ecco perché molte aziende tradizionali preferiscono ancora utilizzare carta e penna piuttosto che "portarlo online".

Il cambiamento fa paura, ma ignorare il cambiamento può essere ancora più spaventoso. Lentamente ma inesorabilmente, il settore delle costruzioni sta cambiando e sta diventando sempre più tecnologico. Il cambiamento è iniziato con i grandi attori del settore che hanno introdotto il termine e la metodologia di "Lean Construction". Un metodo con cui le imprese edili operano in modo rapido ed efficace mettendo al primo posto le esigenze dei clienti. Uno dei modi più comuni per implementare metodologie di costruzione snella è l'introduzione di software per computer (poco costoso) per generare processi di lavoro più fluidi.

La costruzione snella esiste da circa 25 anni, ma solo di recente ha iniziato a diffondersi con fiducia anche nelle imprese locali. Ad esempio, a partire dal 2012, circa il 50% delle società di costruzioni nordamericane utilizza software per produrre stime di progetto e tale cifra aumenta di circa il 10% ogni anno.

Marketing in primo luogo

Questo non è un corso sui metodi della Lean Construction. Invece, vorremmo portare il concetto sul marciapiede dall'ipotetica nuvola. Le sfide affrontate dalle imprese edili locali non richiedono e non possono sostenere una revisione completa del loro modo di lavorare. Prima di provare a raggiungere il nobile ma nobile obiettivo di rivoluzionare il settore, rendiamo i processi quotidiani meno dispendiosi in termini di tempo e più produttivi.

Come accennato, il software di costruzione può aiutare le aziende a migliorare l'efficienza. Tuttavia, la maggior parte dei software di costruzione è costosa e difficile da usare. Ciò ha impedito alle aziende locali di implementarlo. Dove la penetrazione del software è profonda è nel marketing. Il marketing è di solito una delle prime aree in cui le piccole imprese integrano nuove tecnologie.

Perché? Perché puoi vedere un ritorno immediato (o meno) sul tuo investimento in nuove tecnologie. Ad esempio, la maggior parte dei servizi di restauro domestico ora fa pubblicità su Google. Alcuni fanno anche SEO (ottimizzazione per i motori di ricerca) e hanno una presenza attiva sui social media.

Portare le tue operazioni di marketing online è una scelta relativamente facile da fare. I tuoi potenziali clienti sono già lì . Puoi anche esternalizzare facilmente il tuo marketing a un fornitore esterno e non devi imparare nulla di nuovo o scuotere la tua organizzazione. Ti siedi e aspetti che arrivino le telefonate (o le e-mail).

Tuttavia, essere un professionista non significa pagare qualcun altro per farlo per te, ma farlo da solo. E mentre puoi esternalizzare il tuo marketing, non puoi esternalizzare le tue operazioni principali. Quello che puoi fare è utilizzare la tecnologia per migliorare la produttività del tuo team fintanto che trovi una tecnologia facile da usare, economica e che controlli tutte le tue scatole .

Secondo Darren Gradus, CEO e fondatore di Canada's Restoration Services, questo è ciò che lo ha portato a scegliere l'app per dipendenti di Connecteam per migliorare l'efficienza e la produttività della sua forza lavoro.

Informazioni sul restauro del Canada

Canada's Restoration Services è un'azienda di ripristino di acqua, fuoco e muffa fondata da Darren Gradus. Dalla sua fondazione originaria a Toronto, quasi 8 anni fa i Canada's Restoration Services si sono trasformati in un'azienda che copre 6 sedi in tutto il Canada: Ottawa, Montreal, Edmonton, Calgary, Vancouver e Toronto.

Un verticale dei clienti di Canada Restoration sono le compagnie assicurative che impiegano Canada Restoration come fornitore. Quando un assicuratore attiva la propria assicurazione e richiede il ripristino di un seminterrato dopo un'alluvione, ad esempio, la compagnia assicurativa invia Canada Restoration per eseguire il lavoro.

Lavorare con un grande cliente come un assicuratore significa che Canada Restoration è tenuta a rispettare normative molto specifiche. La performance dell'azienda viene valutata in base al rispetto di tali normative.

Ciò significa che tutti i dipendenti devono, in primo luogo, essere a conoscenza delle normative. In secondo luogo, rispettare le normative e, infine, essere responsabili delle proprie azioni. Quando gestisce un piccolo staff, un manager può comunicare molto facilmente e prontamente con il suo staff e verificare la conformità. Tuttavia, man mano che il tuo personale cresce, non puoi essere ovunque contemporaneamente e diventa sempre più difficile spostarsi da una sede all'altra e continuare a gestire e far crescere un'attività.

Crescita aziendale vs. processo aziendale

Le aziende che godono di una rapida crescita di solito soffrono anche di operazioni un po' caotiche. Puoi immaginarlo come un cavallo selvaggio: più veloce e potente è il cavallo, più difficile può essere tenerlo sotto controllo.

Non fraintenderci, la rapida crescita è fantastica ed è ciò che ogni azienda vuole. Tuttavia, porta con sé alcuni nuovi problemi. Ad esempio, alcune aziende iniziano la giornata con una riunione quotidiana di 15 minuti durante la quale tutti gli ordini di lavoro vengono distribuiti ai team che poi si dirigono verso le loro sedi. Questo processo può avere senso per un'impresa di costruzioni di 10 persone, ma per un'azienda di 40 o 60 persone potrebbero essere necessarie delle modifiche .

Darren Gradus si rese subito conto che con la crescita di Canada Restoration Services avrebbe dovuto apportare alcune modifiche per mantenere il livello di servizio. Innanzitutto, poiché la conformità è una grande preoccupazione per Canada Restoration Services, ha capito che ha bisogno di un altro paio di occhi sul campo. Tuttavia, per mantenere i margini di profitto, ulteriori assunzioni, oltre a quelle già programmate, non erano un'opzione.

Come Connecteam ha aiutato

Molte aziende che cercano un modo per gestire e sostenere la crescita aziendale, senza diminuire i propri margini di profitto, si rivolgono alla tecnologia. E così è iniziata la ricerca di una soluzione tecnologica per soddisfare le esigenze di Canada Restoration Services. La soluzione di successo dovrebbe spuntare molte caselle ed essere comunque abbastanza conveniente da avere un senso per gli affari.

Dovrebbe garantire la conformità e la responsabilità fornendo allo stesso tempo comunicazioni efficaci, gestione delle attività e gestione del tempo. Sarebbe anche bello avere un sistema di report integrato che fornisse informazioni sul tempo impiegato, sulle risorse utilizzate, sulle procedure completate (o meno). Infine, la soluzione doveva essere veloce da implementare e facile da usare, altrimenti la nostra "soluzione" si trasformava molto rapidamente in un "problema".

Dopo lunghe ricerche, Darren ha finalmente trovato lo strumento all-in-one per soddisfare le sue esigenze con Connecteam.

Gestione del tempo

Per la gestione del tempo, Canada Restoration Services utilizza l'orologio mobile abilitato per GPS di Connecteam per registrare specifici turni dei dipendenti per progetto. I dipendenti utilizzano l'app mobile Canada Restoration Services per accedere al proprio orologio e timbrare entrata e uscita mentre si trovano sul posto .

Aggiungono anche tag e note che vengono automaticamente inviate con i loro turni a un amministratore in ufficio. Viene quindi creata una scheda attività sul desktop "Launch Pad" in cui un amministratore può accedere, modificare e approvare tutti i turni. Il rapporto può quindi essere esportato nei sistemi di gestione stipendi.

Utilizzando l'orologio mobile con posizione GPS, Darren è stato in grado di avere una migliore panoramica di dove si trovano le sue squadre in ogni momento.

L'integrazione di Connecteam con QuickBooks Online e Gusto consente inoltre ai manager di esportare facilmente le schede attività per un libro paga accurato al 100%.

Flussi di lavoro di conformità

Gli appaltatori che lavorano con le compagnie assicurative sanno che la conformità è fondamentale e che deviare dalle linee guida e dai regolamenti potrebbe significare la rovina della tua attività. Tuttavia, la conformità è un problema per molti appaltatori.

Non è necessariamente che i dipendenti non siano interessati o non si preoccupino della conformità, ma che le normative tendono a cambiare rapidamente ed è difficile rimanere aggiornati, soprattutto se sei abituato a fare le cose in un certo modo .

Per assicurarsi che i regolamenti e gli standard siano sempre comunicati a tutti i lavoratori, Canada Restoration Services ha creato flussi di lavoro di conformità utilizzando Workflow Asset di Connecteam. L'asset del flusso di lavoro consente a manager e amministratori di creare una progressione di lavoro specifica che deve essere completata prima che un lavoro possa essere considerato completato. I flussi di lavoro possono essere assegnati a ogni dipendente utilizzando l'app mobile e viene quindi prodotto un report che dettaglia il completamento.

Ciò consente a manager e amministratori di avere piena visibilità dell'avanzamento del lavoro per dipendente e fornisce anche la responsabilità di chi ha fatto cosa o chi NON ha fatto cosa. Non dovrai più correre in giro cercando di capire chi è responsabile quando la conformità non viene soddisfatta.

Gestione documenti

I fornitori di compagnie assicurative non sono solo professionisti dell'edilizia, sono anche ninja della burocrazia. Come ti dirà qualsiasi fornitore di assicurazioni, lavorare con le compagnie assicurative significa che hai bisogno di un sistema di archiviazione efficiente o ti garantiamo una giornata molto stressante.

gli appaltatori dovrebbero sviluppare una politica completa di conservazione dei record. Conservare tutti i certificati di assicurazione con le approvazioni, una copia del contratto del fornitore e l'ambito del lavoro del fornitore e le note sul campo per un minimo di 7 anni dopo il completamento del progetto.

Molti stati hanno statuti di 10-12 anni per presentare richieste di risarcimento per danni alla proprietà, ma nessuna limitazione per le richieste di risarcimento per lesioni personali. Sono ancora in corso alcuni contenziosi per richieste di risarcimento per lesioni personali riguardanti l'amianto e la responsabilità per inquinamento che si presume si siano verificati fin dagli anni '60.

Il vantaggio immediato di conservare questi registri assicurativi è quello di evitare i costi di contenzioso di un reclamo per difetto di costruzione di 10 anni alla compagnia assicurativa del tuo subappaltatore di livello inferiore, evitando così l'impatto di queste spese sul tuo bilancio o sul rapporto sinistri. Con la popolarità delle opzioni di archiviazione digitale, è meglio conservare i record in modo permanente.

Canada Restoration Services ha fatto un ulteriore passo avanti nella gestione dei record. Utilizzando Connecteam, hanno potuto rendere disponibili tutti i record sui dispositivi mobili e assegnarli ai responsabili di progetto pertinenti mentre si trovavano in loco. Ciò ha reso i processi di lavoro molto più rapidi e ha ridotto la necessità per i project manager di tornare in ufficio, il che a sua volta ha ridotto i costi del carburante e aumentato la produttività.

Formazione sul posto di lavoro con responsabilità integrata

A partire dal 2014, il Ministero del lavoro dell'Ontario richiede a tutti i datori di lavoro di garantire che tutti i loro lavoratori e supervisori completino un programma di formazione di base sulla salute e la sicurezza sul lavoro. Oltre a questi nuovi requisiti, i datori di lavoro continuano ad avere obblighi in corso ai sensi dell'OHSA per informare i lavoratori sui rischi specifici del posto di lavoro .

Nessuno nega l'importanza della formazione sulla sicurezza, soprattutto nel settore edile. Tuttavia, quando la formazione significa ritirare un dipendente da un progetto per soddisfare i requisiti di formazione sulla sicurezza, ciò può avere serie ripercussioni per un'impresa edile locale.

Canada Restoration Services utilizza i moduli di formazione integrati di Connecteam per fornire moduli di formazione sulla sicurezza OSHA a supervisori e dipendenti . Possono quindi completare il programma di formazione mentre sono in loco, in transito oa casa. L'amministratore riceve un rapporto completo sui propri progressi e può anche aggiungere quiz per valutare le proprie conoscenze.

La formazione sulla sicurezza è ovviamente un ottimo inizio, ma gli usi sono infiniti e possono davvero portare i tuoi team al livello successivo.

Guida professionale in tempo reale

La maggior parte delle società di costruzioni ha difficoltà a portare la conoscenza dall'ufficio al campo. Le sessioni di formazione sono un'ottima soluzione se stai cercando una soluzione strategica ea lungo termine, ma a volte devi solo fornire conversazioni non formali rapide ed efficaci in cui i manager possono discutere problemi in tempo reale con il personale mentre sono fuori sede.

Il Chat Asset di Connecteam è stato messo a frutto dai team di Canada Restoration Services come una sorta di forum professionale in cui poter condividere conoscenze e discutere diverse opzioni. La risorsa chat consente ai team di caricare immagini e commentare i file in un ambiente di chat dal vivo. Per i lavoratori meno esperti la chat si è rivelata un ottimo strumento dove poter chiedere consiglio ai lavoratori più esperti in modo informale e più accessibile.

Cosa possiamo imparare da esso

Quindi, come direbbe Austin Powers: "Cosa significa tutto questo, Basil"? Se gestisci e gestisci un'impresa di costruzioni o di servizi, sei ben consapevole della rivoluzione digitale che sta avvenendo intorno a noi. Sei su Facebook, hai un account Twitter (probabilmente non attivo da qualche anno a questa parte), fai la maggior parte delle tue comunicazioni utilizzando le app mobili sul tuo smartphone.

Tuttavia, la tua azienda funziona ancora con carta, penna, una lavagna e forse un foglio di calcolo Excel se sei super industrioso. Sai anche che anche i tuoi concorrenti stanno iniziando a fare il passaggio al digitale.

Tuttavia, come la maggior parte degli imprenditori, tendi ad aderire al detto: "Se non è rotto, non aggiustarlo". La cosa con i vecchi adagi è che sono, beh, vecchi e non possono essere applicati al mondo frenetico e tecnologico in cui viviamo oggi. Ignorare il cambiamento che sta avvenendo ovunque può essere catastrofico per la tua azienda. Prima entrerai nell'era digitale, più facile sarà aumentare la produttività e ottenere un vantaggio sui tuoi concorrenti.

Abbiamo chiesto a Darren di riassumere la sua esperienza con Connecteam in una frase: "Non troverai un ROI migliore su nessun software là fuori, 1 piattaforma che fa TUTTO".